文件控制程序课件.ppt

1、文件控制程序文件控制程序12345 目的目的适用范围适用范围职责职责工作程序工作程序相关文件相关文件Contents 1Contents 2主要内容主要内容1、目的、目的通过对于质量管理体和HSE管理体系有关文件的控制，确保各相关场所使用文件的有效版本，制定本程序。2、适用范围适用于本公司与质量管理体系和HSE管理体系有关的文件的控制。3、职责、职责归口管理部门，具体负责质量管理手册、HSE管理手册及质量健康安全环境管理体系程序文件的编制、发放、更改、控制和管理。负责技改技措、规划和设计类文件的控制和管理。负责外来标准、规范的控制和管理。企管法规处企管法规处质量安全环保处质量安全环保处科技处科

2、技处总经理办公室总经理办公室 生产运行处生产运行处 机动设备处机动设备处3、职责、职责处室处室职责职责 负责以公司名义印发负责以公司名义印发的文件以及外来管理的文件以及外来管理性文件的手法和管理性文件的手法和管理负责相关管理性文负责相关管理性文件的编制和管理件的编制和管理Description of the contentsDescription of the contents 各相关部门各相关部门负责组织工艺技术文负责组织工艺技术文件的编制、审核、发件的编制、审核、发放和管理。放和管理。负责组织设备技术文负责组织设备技术文件的编制、审核、发放件的编制、审核、发放和管理。和管理。2011年1月

3、64、工作程序、工作程序质量管理手册质量管理手册HSEHSE管理手册管理手册质量健康安质量健康安全环境管理体全环境管理体系程序文件系程序文件其他文件，包括其他文件，包括技术性文件和管技术性文件和管理性文件理性文件记录记录4.14.1公司文件的构成和编号：公司文件的构成和编号：4.1.14.1.1质量管理体质量管理体系和系和HSEHSE体系文件体系文件构成有以下几类：构成有以下几类：适当范围的外适当范围的外来记录来记录2011年1月74、工作程序、工作程序4.1.2文件分为受控文件和非受控文件；所有质量管理体系和HSE管理体系文件均为受控文件；受控的质量管理手册和HSE管理手册及质量健康安全环境

4、管理程序文件，在编号的同时用加盖“受控文件”印章，并注明分发号，其它受控文件在编号的同时只注分发号。2011年1月84、工作程序、工作程序4.1.3.2HSE4.1.3.2HSE管理手册管理手册4.1.34.1.3文件编号规则：文件编号规则：4.1.3.14.1.3.1质量管理手册质量管理手册QM是质量管理手册、是质量管理手册、HSE管理手册（管理手册（QMS、HSE Manuals）的缩写）的缩写NH是我公司的标识代号是我公司的标识代号NH/QM/001-XXXX(NH/QM/001-XXXX(批准年号）批准年号）QM是质量管理手册、是质量管理手册、HSE管理手册（管理手册（QMS、HSE

5、Manuals）的缩写）的缩写NH是我公司的标识代号是我公司的标识代号NH/QM/002-XXXX(NH/QM/002-XXXX(批准年号）批准年号）2011年1月94、工作程序、工作程序4.1.3.34.1.3.3程序文件：程序文件：程序文件（程序文件（QMS、HSE Procedures）的缩写）的缩写NH是我公司的标识代号是我公司的标识代号NH/QP/XXX-XXXX(NH/QP/XXX-XXXX(批准年号）批准年号）顺序号，整个程序文件合订本编号为顺序号，整个程序文件合订本编号为000，其他程序文件从，其他程序文件从001开始开始2011年1月104、工作程序、工作程序4.1.3.44

6、.1.3.4其它质量管理体系和其它质量管理体系和HSEHSE体系文件体系文件a)a)宁夏石化公司内部的规章制度等类的质量管理体系文件和宁夏石化公司内部的规章制度等类的质量管理体系文件和HSEHSE文件按下列格式文件按下列格式进行编号：进行编号：规章制度的缩写规章制度的缩写NHNH是我公司的标识代号是我公司的标识代号NH/ZD/XX/XXX-XXXX(NH/ZD/XX/XXX-XXXX(批准年号）批准年号）单位代码单位代码顺序号，从顺序号，从001001开始开始2011年1月114、工作程序、工作程序4.1.3.44.1.3.4其它质量管理体系和其它质量管理体系和HSEHSE体系文件体系文件b)

7、b)其他如操作规程、分析规程、分析频率、技术指标、规范等类的质量、其他如操作规程、分析规程、分析频率、技术指标、规范等类的质量、HSEHSE文文件按下列格式进行编号：件按下列格式进行编号：documentationdocumentation的缩写的缩写宁夏石化公司的缩写宁夏石化公司的缩写NH/DC/XX/XXX-XXXX(NH/DC/XX/XXX-XXXX(批准年号）批准年号）单位代码单位代码顺序号，从顺序号，从001001开始开始2011年1月124、工作程序、工作程序4.1.3.44.1.3.4其它质量管理体系和其它质量管理体系和HSEHSE体系文件体系文件c)c)公司各单位的单位代码如下

8、：公司各单位的单位代码如下：电仪部：电仪部：0505 机动设备处：机动设备处：1313 生产运行处：生产运行处：1212 人事处：人事处：1717 总经理办公室：总经理办公室：08082011年1月134、工作程序、工作程序4.1.3.54.1.3.5记录表格：记录表格：记录表格的编号规则为：记录表格的编号规则为：NH,NH,宁夏石化公司缩写宁夏石化公司缩写Q Q，代表企业标准，代表企业标准Q/NHJ.YXX.XXX-XXXX(Q/NHJ.YXX.XXX-XXXX(批准年号）批准年号）Y Y，代表类别编号，代表类别编号顺序号，从顺序号，从001001开始开始业务主管部门编号业务主管部门编号J,

9、J,代表记录代表记录2011年1月144、工作程序、工作程序4.1.3.54.1.3.5记录表格的编号规则为：记录表格的编号规则为：各类原始记录各类原始记录（包括各类台（包括各类台账、日志、原账、日志、原始记录等）代始记录等）代表用字母表用字母“A”表示。表示。各类表格（包各类表格（包括各类报告单、括各类报告单、报检单、加样报检单、加样单等）带好用单等）带好用字母字母B”表示表示 其他各类记录其他各类记录（包括各类计（包括各类计划、报告、通划、报告、通知等）代号用知等）代号用字母字母”C”表示表示 每种记录表格每种记录表格的编号都是唯的编号都是唯一的一的Image Info www.wizda

10、ta,co,kr Note to customers:This image has been licensed to be used within this PowerPoint template only.You may not extract the image for any other use.2011年1月154、工作程序、工作程序4.1.3.64.1.3.6外来文件：外来文件：a)a)国家、自治区或股份公司下发的法令、法规或文件，以其国家、自治区或股份公司下发的法令、法规或文件，以其文号为体系文件编号，只注分发号，不再另行编号。文号为体系文件编号，只注分发号，不再另行编号。b)b)

11、国家标准、行业标准、地方标准、股份公司及我公司的企国家标准、行业标准、地方标准、股份公司及我公司的企业标准，以其标准编号为体系文件标号，只注分发号，不再业标准，以其标准编号为体系文件标号，只注分发号，不再另行编号。另行编号。4.1.3.74.1.3.7分发号为分发号为6 6位数字，头两位数字为单位代码，后四位位数字，头两位数字为单位代码，后四位数字为顺序号，顺序号从数字为顺序号，顺序号从00010001开始。开始。2011年1月164、工作程序、工作程序4.24.2质量管理体系和质量管理体系和HSEHSE体系文件的编写：体系文件的编写：4.2.14.2.1质量方针、健康安全环境方针由总经理主持

12、制订，质质量方针、健康安全环境方针由总经理主持制订，质量安全环保处负责编制形成文件，总经理批准。量安全环保处负责编制形成文件，总经理批准。4.2.24.2.2质量目标、健康安全环境目标由总经理主持制订，质质量目标、健康安全环境目标由总经理主持制订，质量安全环保处负责编制形成文件，公司指标由规划计划处负量安全环保处负责编制形成文件，公司指标由规划计划处负责编制形成文件，总经理批准。责编制形成文件，总经理批准。4.2.34.2.3质量安全环保处组织编写质量安全环保处组织编写质量管理手册质量管理手册和和HSEHSE管管理手册理手册和和质量健康安全环境管理体系程序文件质量健康安全环境管理体系程序文件。

13、4.2.44.2.4生产运行处组织编写工艺技术文件、操作规程、操作生产运行处组织编写工艺技术文件、操作规程、操作卡等。卡等。4.2.54.2.5机动设备处组织编写设备检修规程。机动设备处组织编写设备检修规程。4.2.64.2.6各相关部门组织编写相关管理型文件。各相关部门组织编写相关管理型文件。2011年1月174、工作程序、工作程序4.2.74.2.7记录表格的编制：记录表格的编制：各部门负责各自部门内部所使用的记录（包括今后随时产各部门负责各自部门内部所使用的记录（包括今后随时产生的新纪录）的设计、编制，按照公司生的新纪录）的设计、编制，按照公司文件控制程序文件控制程序进进行编码标识，由本

14、部门领导审查其真实性、可追溯性、适用行编码标识，由本部门领导审查其真实性、可追溯性、适用性，经业务主管部门批准，报质量安全环保处审核备案后因性，经业务主管部门批准，报质量安全环保处审核备案后因数投用。数投用。2011年1月184、工作程序、工作程序4.34.3文件的审批文件的审批4.3.14.3.1质量管理手册质量管理手册和和HSEHSE管理手册管理手册由管理者代表审由管理者代表审核，总经理批准核，总经理批准;质量健康安全环境管理体系程序文件质量健康安全环境管理体系程序文件由管理者代表批准。由管理者代表批准。4.3.24.3.2公司控制的技术性文件由相关单位编制，经业务主管公司控制的技术性文件

15、由相关单位编制，经业务主管部门审核，报工艺副总工程师或主管副总经理批准；非公司部门审核，报工艺副总工程师或主管副总经理批准；非公司控制的技术性文件由相关生产装置管理单位负责人审核，报控制的技术性文件由相关生产装置管理单位负责人审核，报业务主管部门批准。业务主管部门批准。4.3.34.3.3其他管理性文件由各相关部门负责人审核，报主管副其他管理性文件由各相关部门负责人审核，报主管副总经理批准。总经理批准。2011年1月194、工作程序、工作程序4.44.4受控文件的发放受控文件的发放4.4.1.14.4.1.1质量管理手册质量管理手册和和HSEHSE管理手册管理手册、质量健康质量健康安全与环境管

16、理体系程序文件安全与环境管理体系程序文件由质量安全环保处统一发放由质量安全环保处统一发放；其他质量管理体系和；其他质量管理体系和HSEHSE管理体系文件由各主管部门发放管理体系文件由各主管部门发放。可通过公司局域网和电子公文系统发放文件。可通过公司局域网和电子公文系统发放文件。4.4.1.24.4.1.2文件发放前，由文件审批人审批其实用性，确保质文件发放前，由文件审批人审批其实用性，确保质量管理体系和量管理体系和HSEHSE管理体系运行起重要作用的场所得到有效管理体系运行起重要作用的场所得到有效版本。版本。4.4.1.34.4.1.3文件领用人在文件领用人在“文件发放登记表文件发放登记表”签

17、名领取注有分签名领取注有分发号、编号或加盖发号、编号或加盖“受控受控”印章的受控文件。每份文件都有印章的受控文件。每份文件都有不同的分发号，以便于追溯。不同的分发号，以便于追溯。4.4.1.44.4.1.4当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应道文件管理部门办理领用手续。公司其他人的文件复印，应道文件管理部门办理领用手续。公司内不得使用受控文件的复印件。内不得使用受控文件的复印件。2011年1月204、工作程序、工作程序4.4.1.54.4.1.5当受控文件被损坏不能使用时，原文件持有者应到当受控文件被损坏不能使用时，原文件

18、持有者应到文件管理部门领用新本，并交回旧本。文件管理部门领用新本，并交回旧本。4.4.1.64.4.1.6当文件被丢失，源文件持有者按当文件被丢失，源文件持有者按4.4.1.34.4.1.3条办理申请条办理申请领用手续，但必须在领用申请中说明原因，文件管理员在补领用手续，但必须在领用申请中说明原因，文件管理员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时，将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。必要时，将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。4.4.1.74.4.1.7电子公文的手法按电子公文的手法按中国石油宁夏石化公司电子

19、文中国石油宁夏石化公司电子文件系统运行管理规定件系统运行管理规定第六章第二十四条收文流程和第二十第六章第二十四条收文流程和第二十五条发文流程执行。五条发文流程执行。2011年1月214、工作程序、工作程序4.4.24.4.2非受控文件的发放：非受控文件由文件发放部门进行登记发放。非受控文件的发放：非受控文件由文件发放部门进行登记发放。4.54.5文件的更改文件的更改4.51.4.51.文件需要更改时，应由文件更改人提出，文件更改部门的负责人审文件需要更改时，应由文件更改人提出，文件更改部门的负责人审核，填写核，填写“文件更改申请单文件更改申请单”说明更改原因，对重要的更改（如技术参数说明更改原

20、因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据。）还应附有充分的证据。4.5.24.5.2文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时可文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批，但必须提供原审批时的背景材料。由接替其岗位的人员审批，但必须提供原审批时的背景材料。4.5.34.5.3文件更改时注明更改标记和更改生效时间，对更改不大的文件应发文件更改时注明更改标记和更改生效时间，对更改不大的文件应发放放“文件更改通知单文件更改通知单”，并按，并按“文件发放登记表文件发放登记表”的迷你孤单及时将更改的迷你孤单及时将更改内容发放到个使用场所，有文件

21、管理员组织实施更改。内容发放到个使用场所，有文件管理员组织实施更改。4.5.44.5.4文件更改可采用划改、粘贴或换页等方式，具体更改方式应在文件更改可采用划改、粘贴或换页等方式，具体更改方式应在“文文件更改通知单件更改通知单”中予以明确。中予以明确。4.5.54.5.5所有经更改的文件应注明其更改状态。质量健康安全环境管理手册所有经更改的文件应注明其更改状态。质量健康安全环境管理手册和程序文件以版次和修改状态作为标识表明文件更改状态。其他文件和记和程序文件以版次和修改状态作为标识表明文件更改状态。其他文件和记录表格以年代号作为标识表明文件更改状态，文件在同一年内进行修改时录表格以年代号作为标

22、识表明文件更改状态，文件在同一年内进行修改时，以：，以：“-1-1，-2-2”等顺序号作为标识表明现在文件的修改状态。等顺序号作为标识表明现在文件的修改状态。2011年1月224、工作程序、工作程序4.5.64.5.6记录格式的更改记录格式的更改记录表格的格式根据实际情况需要更改时，由使用部门提供记录表格的格式根据实际情况需要更改时，由使用部门提供新设计的记录表格的样本，执行新设计的记录表格的样本，执行4.2.74.2.7条款的审批程序，其编条款的审批程序，其编码仍沿用原编码，并报质量安全环保处备案。在新纪录表格码仍沿用原编码，并报质量安全环保处备案。在新纪录表格投入使用的同时旧的记录表格作废

23、，停止使用。投入使用的同时旧的记录表格作废，停止使用。2011年1月234、工作程序、工作程序4.64.6文件的作废文件的作废4.6.44.6.4电子公文的作废以公文系统中规定电子公文的作废以公文系统中规定的新程序、标准制度生效时间为准，同时的新程序、标准制度生效时间为准，同时废止旧版程序、标准、制度。相关部门按废止旧版程序、标准、制度。相关部门按上述管理规定进行先用制度的清理。上述管理规定进行先用制度的清理。4.6.24.6.2作废文件的管理，由文件管理员按作废文件的管理，由文件管理员按“文件发放登记表文件发放登记表”收回并记录，作废文件收回并记录，作废文件由文件管理员填写由文件管理员填写“

24、文件销毁申请单文件销毁申请单”，经，经文件管理部门负责人批准后统一销毁。文件管理部门负责人批准后统一销毁。4.6.34.6.3不论银河原因二保留的作废文件由申请人填不论银河原因二保留的作废文件由申请人填写写“文件作废保留申请单文件作废保留申请单”，经文件管理部门负责，经文件管理部门负责人批准并文件上加盖人批准并文件上加盖“作废保留作废保留”印章后，方可留印章后，方可留用，并隔离保存。用，并隔离保存。4.6.14.6.1文件经多次更改或文件需大幅度修改文件经多次更改或文件需大幅度修改时应进行换版。原版次文件作废，换发新版时应进行换版。原版次文件作废，换发新版本。本。2011年1月244、工作程序

25、、工作程序4.74.7文件的管理文件的管理4.7.14.7.1文件采用统一归口，分级管理的方法，各部门建立本部文件采用统一归口，分级管理的方法，各部门建立本部门分管的受控文件清单，质量安全环保处负责汇总体系的受门分管的受控文件清单，质量安全环保处负责汇总体系的受控文件清单，总经理办负责以公司名义引发的文件以及外来控文件清单，总经理办负责以公司名义引发的文件以及外来管理性文件的管理。管理性文件的管理。4.7.24.7.2各部门在每次内审前检查新一次本部门分管的受控文件各部门在每次内审前检查新一次本部门分管的受控文件清单，并报质量安全环保处一份，质量安全环保处根据修改清单，并报质量安全环保处一份，

26、质量安全环保处根据修改情况汇总受控文件清单。情况汇总受控文件清单。4.7.34.7.3各部门依据公司总的受控文件清单的现行有效状态在每各部门依据公司总的受控文件清单的现行有效状态在每次内部质量管理体系和次内部质量管理体系和HSEHSE管理体系审核前全面审查各类在用管理体系审核前全面审查各类在用文件的有效性，核查各在用着手中的文件，发现问题及时处文件的有效性，核查各在用着手中的文件，发现问题及时处理。理。2011年1月254、工作程序、工作程序4.7.44.7.4文件经拟制审核批准后，原版文件由文件管理员填写文件经拟制审核批准后，原版文件由文件管理员填写“归档登记表归档登记表”并列入并列入“受控

27、文件清单受控文件清单”中。电子文件也由文中。电子文件也由文件管理员进行归档登记。件管理员进行归档登记。4.7.54.7.5需临时借阅文件的人员，填写需临时借阅文件的人员，填写“文件借阅申请单文件借阅申请单”，2011年1月264、工作程序、工作程序4.84.8外来文件的控制外来文件的控制外来管理性文件由总经理办负责接收、登记，经主管领导审外来管理性文件由总经理办负责接收、登记，经主管领导审批后转发到各使用部门。批后转发到各使用部门。4.94.9转发文件的控制转发文件的控制公司内部文件需要转发时，由需转发文件单位拟报后报公司内部文件需要转发时，由需转发文件单位拟报后报 被转被转发文件主管部门批准

28、后执行。发文件主管部门批准后执行。4.104.10记录表格控制记录表格控制 各部门负责建立本部门的记录表格清单，质量安全环保各部门负责建立本部门的记录表格清单，质量安全环保处负责汇总公司记录表格清单。各部门在每次内审前检查更处负责汇总公司记录表格清单。各部门在每次内审前检查更新一次本部门的记录表格清单，并报质量安全环保处一份。新一次本部门的记录表格清单，并报质量安全环保处一份。4.114.11文件可以以多种媒体存在。参照外执行本程序。文件可以以多种媒体存在。参照外执行本程序。4.12文件的评审文件的评审不定期评审不定期评审质量管理手册、质量管理手册、HSE管理手册和程序文件的评审管理手册和程序文件的评审.4、工作程序、工作程序其他文件文件的评审其他文件文件的评审.定期评审定期评审经评审不适宜的文件经评审不适宜的文件Thank You!