文件受控管理方法及流程概要课件.ppt

1、文件受控管理方法及流程培训文件受控管理方法及流程培训目录目录文件管理层次及要求1受控的含义及方法2受控印章的使用及授权3文件发放、回收、销毁流程4文件管理层次及要求?为什文件需要分层次管理?意义：大纲-概论-章节展开?一个组织（企业）的运行一定是动态的，作为行为准则的管理文件也是随之需要发生变化的，如果不分层次管理，那么牵一发而动全身，会导致管理文件始终在变动，不利于管理的稳定；采取分层次管理，按照企业变化的程度，只需要对相应层次的文件做变化即可，可以保持文件架构的稳定性。不分层次牵一发而动全身分层次头痛医头，脚痛医脚文件管理层次及要求?文件层次管理模式管理手册程序文件三层次管理文件（职能部门

2、）三层次管理文件（项目部）技术文件记录一层次二层次三层次（文件）三层次（记录）受控的含义及方法受控的含义及方法?为什么文件要受控？（含义）状况一：文件发行份数不清楚，需要回收更改/作废时，不知道该收多少份回来；状况二：现场复印了一些文件，文件变更后，现场存在新旧两个版本的文件；状况三：文件丢失，因无法查证也无法追责，导致无人问津；状况四：需补发文件时，找不到原件，重新打印时又搞错版本。受控的含义及方法?受控的方法受控的方法加盖受控印章！鲜章有效，复印无效！发放/借阅/回收均登记！发放采取编号管理！原件归存，发放时复印加章！受控印章的使用及授权印章名称图样授权使用人员备注“受控”印章办公室文控员

3、生产管理部文控员规划技术部文控员日期可调“作废”印章办公室文控员生产管理部文控员规划技术部文控员“临时”印章办公室文控员生产管理部文控员规划技术部文控员“技术秘密”印章规划技术部文控员蓝色受控印章的使用及授权受控印章的使用及授权?受控印章授权的几个要点：受控印章授权的几个要点：?专人注册领取使用，不得他人使用；专人注册领取使用，不得他人使用；?如管理者因故需将使用权转移时，必须进行临时授权，签字生效；?印章遗失应及时报告，补发新印章，原印章（编号）作废；?加盖印章/发放文件/回收文件均登记并保持记录。文件发放、回收、销毁流程?发放流程：?编制/发放部门持签署文件原件、需发放份数的复印件交相应的

4、文控管理员；?文控管理员保留原件，在需发放的复印件上加盖“受控”印章，并填写发放号；?编制/发放部门将加盖鲜章的文件发放至相应地点，并要求文件接收人签署发放记录；?编制/发放部门将文件发放记录上交给相应的文控管理员，并保留发放记录复件。文件发放、回收、销毁流程?回收（作废）流程：?回收部门按照发放记录将需回收的受控文件（加盖鲜章，且发放号正确的文件）回收，并做好回收记录；?回收部门将回收的文件及回收记录交给相应的文控管理员，文控管理员核对无误后，在回收文件（包括归存的签字版原件）上加盖“作废”印章，并在回收记录上登记；?文控管理员应将所有的回收作废文件统一归存。文件发放、回收、销毁流程?销毁流

5、程：?文控管理员应将已加盖作废印章的文件采取粉碎的方式销毁，但必须保留一份存档件（建议保留签字版原件），同时保持销毁记录。?如需完全销毁该文件（即不保留存档件），应形成销毁文件清单，并经管理者代表签字授权后，方可将其完全销毁。文件发放、回收、销毁流程文件发放、回收、销毁流程?一些注意事项：一些注意事项：?某些文件如果只是用于临时环境，也应送文控管理员备案并加盖“临时”印章，临时文件必须定义有效期，如到期后需继续使用的，应办理延期手续，在文件上再次加盖临时印章，原则上不允许有效期超过3个月。?受控文件遗失的，应及时通知文控管理员进行补发，补发时，原发放号作废，文控管理员按流水号方式赋予新的发放号。?印章内容以及填写的内容，均不得随意更改，如需更改，必须由对应的文控管理员采用划改的方式，并签字后生效。文件发放、回收、销毁流程?一些注意事项：?受控文件复印件均视为参考文件，不具备文件效力，发放/回收时均不用考虑；?任何在已受控文件上的更改均视为无效，除非其办理了临时手续；?文控管理员有权拒绝对不符合公司文件控制程序要求的文件办理受控手续；?技术秘密由规划技术部文控管理员建立专门的档案进行管理，方式同一般受控文件，但技术秘密文件的发放及借阅必须经相关领导授权。