应用语言系《秘书实务》教课件.ppt

1、制作人:文秘教研室 林双琴 福建省信息职业技术学院应用语言系 “谁掌握了信息,控制了网络，谁就掌握了整个世界。”世界著名未来学家世界著名未来学家 阿尔温阿尔温托夫勒托夫勒第八讲第八讲 信息工作信息工作本讲内容及要点本讲内容及要点 信息与信息工作的含义；信息工作的特点、意义和要求；秘书部门和秘书人员获取、加工、提供和存储信息的要领和方法；高层次信息的开发。8-1 信息工作概述8-1-1 8-1-1 信息与信息工作信息与信息工作 A.广义信息与狭义信息：广义信息与狭义信息：狭义信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。广义信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。课堂讨论：课堂讨论：

2、1，报纸、电台、电视台以及网络等所传播的新闻是不是信息？如果是，属广义还是狭义信息？2，气象信息属广义信息还是狭义信息？信息的七种特性：信息的七种特性：1，客观性；，客观性；2，无限性；，无限性；3，时效性；，时效性；4，共享性；，共享性；5，可传输性；，可传输性；6，可加工性；，可加工性；7，可扩散性。，可扩散性。B.B.信信 息息 的的 特特 征征 我们这里讲的信息工作，特指秘书获取、加我们这里讲的信息工作，特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。工、传递、储存和利用信息的一系列活动。秘书部门既是各级领导机关的办公机构，又秘书部门既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系

3、各方的信息中心。对领导是承上启下、联系各方的信息中心。对领导来说，它又是参谋、助手和来说，它又是参谋、助手和“耳目耳目”。秘书。秘书部门的这些功能，哪一条都离不开信息。部门的这些功能，哪一条都离不开信息。为领导工作提供全面、准确、对路的信息，为领导工作提供全面、准确、对路的信息，是秘书义不容辞的重要职责。是秘书义不容辞的重要职责。8-1-2 （上）（上）信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。案案 例例 “新疆金石集团”开发“改性沥青”生产并将产品逐步推向全国的决策过程中信息的作用。科学管理的实质：按一定的目标，对一个管理系统进行有效的控制。过过 程程 各方信息领导者

4、信息处理发出指令控制管理系统达到既定目标 C.C.开阔领导者与秘书的思路开阔领导者与秘书的思路 信息社会 现代领导者的“信息饥饿”。秘书自身也极需通过信息工作来开阔视野和思路，提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、参谋咨询能力和应用写作能力。D.D.提高秘书工作效率提高秘书工作效率 秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等等，实质上都是在处理信息。8-1-3 8-1-3 信息工作的特点信息工作的特点“四性特点四性特点”A.A.服务性服务性秘书部门信息服务的多向性。其中最直接最主要的是为领导决策服务B.B.综合性综合性秘书部门提供信息种类

5、非常广泛；其内容具有综合性C.C.针对性针对性同一信息对于不同的对象，其有用性即价值各不相同D.D.适时性适时性秘书部门提供信息要选择最佳时机以取得最高的吸收率8-1-4 信息工作的要求信息工作的要求 信息工作信息工作6 6项要求：项要求：A.敏锐敏锐 B.准确准确 C.及时及时 D.全面全面 E.适用适用 F.经济经济案例案例 某企业抓住APEC(亚太经济合作组织)峰会在沪召开这一信息开发唐装生产大赚一把取得成功8-2 8-2 信息的获取信息的获取 信息获取信息获取秘书利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。这是信息工作的基础性环节。领导者领导者秘书秘书上级信息内部信息社会信息同业信息历

6、史信息国际信息8-2-1 8-2-1 信息信息获取的范围获取的范围8-2-2 信息获取八渠道信息获取八渠道 秘秘书书领领导导者者信息网络渠道文书 渠道书刊 渠道调查 渠道会议 渠道信访 渠道科研 渠道档案 渠道各 种 信 息8-2-3 信息获取的方法信息获取的方法 怎样捕捉信息？怎样捕捉信息？“八法八法”。B.文字文字阅读法阅读法A.网络网络查询法查询法C.收看收看收听收听法法D.会议会议记录记录法法E.相互相互交流交流法法F.专题专题调查法调查法G.观察观察体验法体验法 H.索取索取求购求购法法8-3 8-3 信息的加工信息的加工8-3 8-3 信息的加工信息的加工 信息从初始状态到具有可用

7、性，必须经过加工处理。信息加工信息加工将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息资料，以便提供使用。信息加工既是一种工作过程，更是一种创造性思维活动；加工的成果是科学方法与智力劳动的结晶，具有比原始信息更大的使用价值。8-3-1 8-3-1 信息加工的方法信息加工的方法（上）A.A.归纳法：归纳法：筛选合并同类项专题信息 此法便于领导深入了解研究某一方面问题。B.B.浓缩法。浓缩法。在保证信息量不变的前提下，将长信息压缩成简短信息。通常动态性信息宜短，调研、经验等信息材料可长些。C.C.纵深法。纵深法。“打破沙锅问到底”。沿纵向，一层层、一步步、一环环深透揭示问

8、题。D.D.扩充法。扩充法。对残缺不全的原始信息加以补充，使之成为完整有用的信息资料。E.E.对比法。对比法。纵向比较；横向比较；两种比较结合起来。此法反差鲜明、印象强烈。F.F.转换法。转换法。将较抽象的内容转换成人们容易理解的事例。此法一是转换对象之间要有可比性，二是转换对象要通俗易懂。G.G.图表法。图表法。一目了然，易传易用。H.H.剪接法。剪接法。多用于动态性信息的加工。要求确定好信息主题，并正确选材、剪接。8-3-1 8-3-1 信息加工的方法信息加工的方法（下）8-3-2 8-3-2 信息简报信息简报（信息内刊）记载和传递、报送信息的文字材料。特点：“新、深、实、短”。秘书编写信

9、息简报秘书编写信息简报6 6点要领：点要领：标题醒目；主题集中；内容新鲜；结构简单；篇幅简短；语言简洁。讨论讨论信息的加工与信息简报的编写之间有着什么样的关系？案例一 A.为本级领导了解情况、正确决策、指导工作提供信息；B.为上级领导了解情况、正确决策、指导工作提供高层次信息；C.为下级机关和基层单位提供信息。8-4 8-4 信息的提供与存储信息的提供与存储8-4-1 8-4-1 秘书信息提供的对象秘书信息提供的对象“三个提供三个提供”14-4-2 信息提供的要求和方式信息提供的要求和方式A.秘书机构提供信息服务必须符合秘书机构提供信息服务必须符合“四性四性”要要求求 a.有很强的针对性；b.

10、在内容上要有多样性；c.在时间上要把握适时性；d.十分注意信息提供的保密性。B,信息提供方式信息提供方式 简简报报 传传真真电电 报报 网网 络络音音像像制制品品电电话话8-5 高层次信息开发 案例案例 衡量经济增长的若干有趣指标衡量经济增长的若干有趣指标 衡量经济增长状况,除了用GDP（国内生产总值）等指标外，还有没有一些非数字的乃至人性化的指标呢？请看：英国经济学家提出的6项“民间指标”：1，新车销售量大增；2，司机需求量大增；3，房地产热；4，赴海外度假者大增；5，纯种狗与纯种狗主人数量俱增；6，女性做隆胸手术者与女性胸围尺码俱增。（这些信息反映经济状况？）案例案例（续）（续）“美联储”

11、主席格林斯潘：“GDP变轻了！”（用重量来衡量经济增长？）一些经济学家提出的“垃圾指标”（用垃圾量的变动来衡量经济状况？）“股市道琼斯、标准普尔指数女士裙子长短（上个世纪四五十年代）”（是否很离奇？）经济学家们从上述本来非常不起眼的经济学家们从上述本来非常不起眼的和似乎毫无关联的信息中开发了什么？和似乎毫无关联的信息中开发了什么？高 层 次 信 息 要 素 有分析有分析 有情况有情况 有建议有建议情况情况:明晰性典型性分析分析:中肯性深刻性建议建议:可行性创见性 高层次高层次信息信息秘书秘书 秘书秘书 领导决策领导决策全全 面面 严严 密密导导 向向准准 确确超超 前前8-5-2 高层次信息的

12、开发途径高层次信息的开发途径初级信息零散信息积累信息高高层次层次信息信息重点调研综合归纳升华突破秘书机构秘书人员8-5-3 高层次信息的开发方法高层次信息的开发方法 要领要领:根据领导决策的不同阶段开发不同内容的高层次信息 方法：方法：5种种(与教材略有不同:将“超前预测法”与“拓展延伸法”合并;“热点扫描”改为“热点聚焦”)中心中心跟踪跟踪法法热点热点聚焦聚焦法法难点难点突破突破法法亮点亮点放大放大法法拓展拓展延伸延伸法法 信息反馈信息反馈 （正反馈与负反馈）（正反馈与负反馈）秘书信秘书信息系统息系统信息信息传递传递领导领导决策决策决策决策实施实施反馈信反馈信息系统息系统 信息反馈之大忌：报喜不报忧！信息反馈之大忌：报喜不报忧！案例：有一次，钟苗接待了一位有业务往来的客户。在交谈中，客人提到：他刚从国外回来，该国的商店里摆放着不少中国陶瓷，当地人很喜欢，而且对中国文化非常感兴趣。钟苗敏锐地感到，这是很有用的信息，于是向对方详细了解了有关具体情况。送走客人，钟苗立即将此信息汇报给上司，并建议企业生产反映中国民俗的陶瓷，到国外开辟市场。事实证明，钟苗的建议是正确的。本本 讲讲 要要 点点 回回 眸眸 信息的特征；信息工作的特点及要求；秘书部门和秘书人员获取信息的范围、渠道和方法；秘书部门和秘书人员加工信息的主要方法；信息简报的编写；高层次信息的开发。