《商务文书写作》课件第五章.pptx
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- 商务文书写作 商务 文书 写作 课件 第五
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1、怎样撰写商务函电与商务软文怎样撰写商务函电与商务软文 第一节商务函电第一节商务函电 第二节商务书信第二节商务书信 第三节商务传真、商务电子邮件第三节商务传真、商务电子邮件 第四节商务软文第四节商务软文5商务函电商务函电01/一、谨记企业的商誉一、谨记企业的商誉商誉虽是抽象无形的东西,但它是客户、供应商及大众对企业的一份信赖,是企业须细心呵护的、不可丢失的无形资产。商务函电的写作者要清晰地认识到,建立和维护商誉是商务函电写作的要务。一封精致的商务函电,承担着建立企业“良好的公共关系”的作用,可为企业做出积极的、正面的贡献。许多举世闻名的企业都深感在企业的发展中,商务函电是持续拓展商业版图不可低估
2、的力量。而一封差劲的商务函电会给企业带来消极、负面的影响,它中伤读信者,离间企业与对方的关系,并波及其他客户、供应商及大众对企业的信赖。所以每封商务函电在本质上都是一封促销信,都是在推销着企业的产品、企划、形象,因此都要用心表达,以提高企业的商誉和商机。二、掌握7C的原则Consid-erationCorrec-tnessClearn-esComple-tenessConcre-tenessConcis-enessCourte-sy正确清楚完整具体简洁礼貌体谅三、使用正确的信函结构(一一)信纸、信封的要求信纸、信封的要求(二二)信函结构的要求信函结构的要求1.信头部分2.正文部分3.信尾部分商
3、务书信商务书信02/日常日常联络联络信信推销推销信信询问询问信信报价报价信信还价还价信信预订预订信信接受接受订购订购信信索赔索赔信及信及答复答复催款催款信信致歉致歉信信婉拒婉拒信信商务传真、商务电子邮件商务传真、商务电子邮件03/一、商务传真制作商务传真件时要注意下述几点制作商务传真件时要注意下述几点:(一一)发传真要使用企业正规传真首页发传真要使用企业正规传真首页(二二)商务传真内容书写如同商务信函商务传真内容书写如同商务信函二、商务电子邮件(一一)商务电子邮件概述商务电子邮件概述 在当今企业中,运用电子邮件进行办公室通信是最方便和最快捷的通信手段,其发送快速,不受时间、地域的限制,任何一个
4、互联网用户都可以使用电子邮件系统在全球任何地方与也是互联网用户的和自己有商务来往的朋友交换电子邮件。它可以借助互联网强大的力量和技术降低信息传递成本,实现一对多的邮件传发。它可以以附件形式传递各种电子版文件和多媒体商务信息,包括文字、声音、动画等。它还可以举办虚拟会议,与他人沟通,进行不见面的商务谈判、草签合同及保存文件。(二二)编辑电子邮件编辑电子邮件 编辑电子邮件很容易,先单击“新邮件”按钮,在出现的空白电子邮件上填写电子邮件头和电子邮件体两部分。1.电子邮件头的填写2.电子邮件体的书写 电子邮件体主要由正文和附件两部分组成。二、商务电子邮件(三)电子信函的写作要求第一,正文写作要有的放矢
5、、言简意赅,起到及时沟通的作用。第二,主题概括准确、精练,富有吸引力。每一封信件都设一个主题,提醒收信人重视和阅读。第三,语言简明,直接坦率,可以采用对话语气,更富有人情味。第四,内部之间电子邮件结构可从简,省略应酬语、祝颂语等,甚至只保留正文,以提高效率。第五,为了方便快捷,在结构上可以采用齐头文写法,所有段落开头都利用回车打到一行的顶端,落款也顶格写。对于比较重要的商务信函还是用纸质材料传递显得比较庄重。商务软文商务软文04/一、认识商务软文(一一)关于关于“软传播软传播”软传播是从消费者和受众立场出发,以渗透式、互动式和分享式的视角入手,注重挖掘品牌的思想、观点、方法和情感,以非硬性、非
6、强制、非知觉的方式潜入消费者和公众头脑,进而长期影响消费者心智的传播行为。(二二)关于关于“软实力软实力”软实力可以理解为影响力,是一种能够影响他人喜好的能力;也可以理解为吸引力,是通过吸引手段而不是强迫或收买手段达到自己预期的能力;也可以理解为同化力,同化力也是一种重要能力,根据这一能力,一个国家可以创造出一种环境,使其他国家模仿该国的发展方式,确定自己的利益。(三三)商务软文及软文营销商务软文及软文营销 商务软文是带有某种商业动机的文体,是相对于硬性广告而言的,企业的市场策划人员或广告公司文案人员是撰写软文的主要群体。与硬广告相比,软文的精妙之处就在于一个“软”字,好似绵里藏针,克敌于无形
7、,等人们发现这是一篇软文时,人们已经掉入了被精心设计过的“软文广告”陷阱,它追求的是一种春风化雨、润物无声的传播效果。软文营销是个人和群体通过撰写软文,实现动机,直接或间接达成交换或交易目的的营销方式。(四四)软文营销概念的基本要点软文营销概念的基本要点(1)相对于“强势营销硬广告”而言。(2)尊重消费者的体验与感受。(3)淡化营销过程中的商业活动。(4)企业以友好的方式宣传自己。(5)企业提供有价值的内容给公众。(6)重在企业品牌建设与文化的推广。一、认识商务软文一、认识商务软文二、商务软文的范围二、商务软文的范围(一一)传统软文传统软文 传统软文一般是以报纸、杂志、书籍、海报及直接邮寄广告
8、为主。仅限于以文章或图文并茂的形式加以静态地宣传。(二二)网络软文网络软文 网络软文主要是以网页的形式存在,如网站网页、博客博文、论坛发帖,但又不局限于网页,软文可以通过QQ等的对话框加以传播,还可以通过Email、评语、留言、签名、回帖、手机短信、图片内的水印、电子书、PDF、PPT等来表现。互联网的出现丰富了软文的表现形式和传播途径,提高了软文的使用价值,使之成为一种低成本、高效能的营销手段。(三三)网络软文和传统软文的区别网络软文和传统软文的区别(1)传统软文可信度高;网络软文可信度低。(2)传统软文有谋略,抱团打天下;网络软文无布局,独行走天涯。(3)传统软文持久战,一浪高一浪;网络软
9、文游击战,一枪接一枪。二、商务软文的范围二、商务软文的范围(4)传统软文撰写一篇软文价格高;网络软文价格低廉。(5)传统软文发布时间长且门槛高;网络软文发布及时迅速有弹性。(6)传统软文游走在新闻与广告之间;网络软文行走于隐藏与发现之中。(7)传统软文不易转载;网络软文极易被复制、粘贴和传播。(8)传统软文覆盖窄、成本高、不够精准;网络软文覆盖宽、成本低、相对精准。(9)传统软文以大中小企业工厂为主;网络软文以网站站长、网商及店长为主。(10)传统软文以纸质媒体为主,是静态的;网络软文以网络媒体为主,是动态的。(11)传统软文较为成熟,多样多元,多为有偿服务;网络软文方兴未艾,单篇单一,多为无
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