《商务文书写作》课件第三章.ppt

1、怎样撰写通用文书怎样撰写通用文书 第一节通知、通报第一节通知、通报 第二节请示、报告第二节请示、报告 第三节函、纪要第三节函、纪要3通知、通报01/一、通知一、通知 (一)通知的特点1.广泛的适用性2.主题的单纯性3.内容的时效性4.事项的可操作性5.表述形式的灵活性(二)通知的结构形式 1.标题2.主送机关3.正文4.附件和附件说明5.落款部分一、通知一、通知(三三)通知的类型及写法通知的类型及写法(四四)通知的撰写要求通知的撰写要求1.中心明确,说明清楚2.主题集中,一文一事3.条理清晰,表达简练4.雷厉风行,讲求时效1.指示性通知2.规定性通知3.事务性通知4.会议通知5.批转、转发通知

2、6.知照性通知二、通报二、通报1.告知广泛2.客观真实3.行文及时4.正面引导1.标题2.主送机关3.正文4.署名5.发文时间(一)通报的特点(二)通报的结构形式1.表彰性通报2.批评性通报3.情况通报二、通报二、通报(三)通报的类型及写法(四)通报的撰写要求1.通报内容必须准确无误2.通报的事实必须具有典型性3.通报的语言必须慎重推敲,讲究分寸4.通报要讲究时效性请示、报告02/一、请示(一一)请示的应用范围请示的应用范围(1)对上级机关的法规、政策及决定、指示等有不理解之处,或它们不适应本单位情况而需要变通处理时,需要请求上级机关予以解释、指示与认可。(2)请求审批或批转本机关制定的重要规

3、章、重大决策意见。(3)请求批准人员编制、机构设置、干部任免、领导班子的组成与调整、经费预算以及重要人员或事故的处理。(4)请求协调与解决本机关无法解决的困难或问题。(5)根据规定必须履行审批手续的事项。(二二)请示的特点请示的特点一、请示512345.结果的期复性2.行文的超前性1.成文的条件性4.明显的时效性3.内容的单纯性一、请示(三三)请示的结构形式请示的结构形式请示由标题、主送机关、正文、生效标志、发文时间等部分组成。(四四)请示的类型及写法请示的类型及写法根据请示的用途以及行文目的的区别,请示可以分为下述三类。1.请求指示类的请示2.请求批准类的请示3.请求批转类的请示一、请示(五

4、)请示的撰写要求(1)严格遵行一文一事原则,一份请示只讲一个问题,切忌数事混杂。(2)请示的理由必须充分,一般包括两个方面:一是需要;二是可能。讲需要就是要强调现实必要性以及请示事项办成后,将会带来的经济效益、社会效益;讲可能就是要说明办成请示事项已经具备的有利条件。(3)请示目的要明确,做到提出的建议和要求具体明确,解决问题的措施、办法和要求必须切实可行。(4)严格按照隶属关系逐级行文,不能多头主送,也不能主送领导者个人(领导人明确要求的除外)。(5)请示必须在事前行文,切忌先斩后奏;未获上级机关批复之前,请示不得抄送下级机关。(6)行文之前要主动与主管领导取得联系,做好沟通工作,求得领导的

5、同情、理解和支持。大量经验证明,提前沟通是请示事项容易获得批准的重要因素。二、报告二、报告(一)报告的用途及与请示的区别 报告用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。报告与请示都是上行文。从行文关系的角度来说,都反映了下情上达,下级机关接受和服从上级机关的领导与指导的关系。但是,从写作角度来说,报告与请示的区别十分明显,主要有下述几方面。1.行文目的不同 2.行文时间不同 3.内容要求不同 4.处理结果不同二、报告二、报告(二二)报告的类型报告的类型1.按照报告的内容划分,有综合报告、专题报告2.按照报告的目的划分,有工作报告、情况报告、答复性报告等(三)报告的结构形式(三三)报

6、告的结构形式报告的结构形式1.标题2.主送机关3.正文4.发文机关名称5.成文时间二、报告二、报告(四四)工作报告正文的写作方法与要求工作报告正文的写作方法与要求 1.工作报告正文的写法(1)开头部分。(2)报告主体部分。(3)结尾部分。2.工作报告正文的撰写要求(1)采用记叙的方式,概述工作内容及完成情况,既不用细节描写,也无须罗列过多事例。一般按照时间顺序或工作步骤进行概括叙述。(2)突出重点内容,做到点面结合。(3)坚持实事求是的态度,对成绩不夸大,对问题不缩小,尊重事实的本来面貌。(4)报告中不能写请示事项。函、纪要03/一、函(一一)函的特点函的特点1.适用范围广泛2.内容单纯具体3

7、.格式灵活简便4.文字表达简练(二二)函的结构形式函的结构形式 函一般由标题、主送机关、正文、发文机关、发文时间等组成。(三三)函的类型及写法函的类型及写法 根据发函的目的和内容,可以划分为请求函、批准函、商洽函、询问函、答复函、知照函等。一、函(四四)函的撰写要求函的撰写要求(1)函的正文内容要开门见山,具体明确,无论是主动发函还是复函,都要直陈其事,交代清楚,不要转弯抹角,要去掉一切客套和空泛的议论。(2)要按照一文一事的规则,一封公函谈一件事,便于处理和答复。(3)行文要郑重其事,要讲究体例和格式规范,维护公文的严肃性。(4)语言要得体而有分寸。(5)复函的态度要明确,不可模棱两可,含糊

8、不清。批准函的结语,应用“特此函复”而不用“特此批复”,以示尊重。二、纪要(一一)纪要的用途及与会议记录的区别纪要的用途及与会议记录的区别 纪要用于记载和传达会议情况和议定事项,是传达会议信息的主要媒介之一。它与会议记录虽然都源自会议,都反映会议内容,但是,两者有很大区别。1.性能上的区别 2.内容上的区别 3.形式上的区别 4.表达方式上的区别 5.发布方式上的区别二、纪要(二)纪要的整体格式安排 纪要的整体格式分为版头、主体和文尾三大部分。(三)纪要正文写作要求 纪要的正文分为会议概况和会议主要精神两个部分。(四)纪要正文的表述方式 1.条款式 2.概述式 3.归纳分类式 4.发言记录式二

9、、纪要(五五)纪要的类型及写法纪要的类型及写法 1.决议性纪要主要记载和反映领导层做出的重要决策事项,以作为传达和部署工作的重要依据,对今后的工作具有直接的指导作用。常用于领导机关办公会,如市长办公会议纪要、院长办公会议纪要等常采用这种类型。2.协议性纪要主要记载双边或多边会议有关内容及达成的协议情况,以便作为会后执行公务和履行职责的依据,对协议各方今后的工作具有约束作用。这类会议纪要常用于领导机关主持召开的多部门协调会或不同单位共同召开的联席办公会。3.研讨性纪要主要记载和反映经验交流会议、专业会议或学术性会议的研讨情况,各抒己见,不需做出决议,不必统一意见,旨在阐明各方的主要观点、意见或情况。这类纪要常见于专门职能部门和学术研究机构召开的专业会议或学术研讨会议。二、纪要(六六)纪要的撰写要求纪要的撰写要求01写作之前做好必要的准备工作03要掌握综合提炼会议结论的常规要领02忠实于会议内容,掌握会议要点04注意表达的逻辑性和条理性非常感谢您的观看非常感谢您的观看