采购系统教育训练课件.ppt

1、PURPURDSCDSC采购系统教育训练PURPURDSCDSCPURPURDSCDSCPURPURDSCDSCPURPURDSCDSC（一）、系统功能（一）、系统功能PURPURDSCDSCPURPURDSCDSCPURPURDSCDSCPURPURDSCDSC(一一)、系统主、系统主画画面面PURPURDSCDSC(二二)、系统功能图、系统功能图PURPURDSCDSC基本信息规划基本信息规划日常异动登录日常异动登录应付票据管理应付票据管理信息创建与核对信息创建与核对期初余额导入期初余额导入应付帐款管理应付帐款管理采购人员、厂商、单据性质采购人员、厂商、单据性质未结案采购单未结案采购单.品

2、号厂商信息输入品号厂商信息输入基本信息列表基本信息列表请购单创建请购单创建采购单创建采购单创建进货进货.验收单验收单验退件退回验退件退回退货单创建退货单创建请购单凭证请购单凭证采购单凭证采购单凭证进货单凭证进货单凭证验退单凭证验退单凭证退货单凭证退货单凭证PURPURDSCDSC（四）与其他系统的关联性（四）与其他系统的关联性存货管理系统存货管理系统物料需求计划物料需求计划工令管理系统工令管理系统应付账款系统应付账款系统自动分录系统自动分录系统批次需求计划批次需求计划产品结构系统产品结构系统基本信息系统基本信息系统进口贸易系统进口贸易系统PURPURDSCDSCPURPURDSCDSC3 3、

3、基本信息创建及信息字段说明基本信息创建及信息字段说明1、前序作业前序作业2、采购管理系统基本信息创建、采购管理系统基本信息创建PURPURDSCDSC 1、前序作業基本信息管理信息系统基本信息管理信息系统PURPURDSCDSC3 3、基本信息创建及信息字段说明基本信息创建及信息字段说明1、前序作业、前序作业2、采购管理系统基本信息创建采购管理系统基本信息创建PURPURDSCDSC2.采采购管理系统基本信息创建购管理系统基本信息创建PURPURDSCDSCPURPURDSCDSC 厂商编号范例厂商编号范例參考參考(10(10码码)PURPURDSCDSC.核准状况核准状况:已核准已核准.尚待

4、核准尚待核准.不准交易不准交易.允许分批交货允许分批交货:如如“Y Y”,一张采购单可分一张采购单可分 多笔进货单进货多笔进货单进货.随货附发票随货附发票：如如“Y Y”,进货单输入时，发票进货单输入时，发票 号码不可空白号码不可空白.最近交易日期最近交易日期:由最近一次进货单回写由最近一次进货单回写.单价管制单价管制:可设置可设置“单价超限率单价超限率”,以控管以控管 采购之单价采购之单价PURPURDSCDSC ABCABC等级等级可透过厂商可透过厂商ABCABC分析表更新分析表更新交货评等交货评等可透过厂商交货可透过厂商交货/质量评等作业更新质量评等作业更新质量评等质量评等可透过厂商交货

5、可透过厂商交货/质量评等作业更新质量评等作业更新 以上三字段亦可由人工自行输入与维护以上三字段亦可由人工自行输入与维护加工费用加工费用:加工费用之明细科目加工费用之明细科目(自动分录系统使用自动分录系统使用)应付帐款应付帐款应付帐款之明细科目应付帐款之明细科目(自动分录系统使用自动分录系统使用)应付票据应付票据应付票据之明细科目应付票据之明细科目(自动分录系统使用自动分录系统使用)PURPURDSCDSC以上两个字段均为票据管理系统之资金预估及应付系统 所需求之信息PURPURDSCDSC结帐应付凭单进货单PURPURDSCDSC进货单应付凭单进货单应付凭单应付凭单结帐作业之概念结帐作业之概念

6、直接结帐直接结帐PURPURDSCDSC品号厂商信息品号厂商信息甲厂商甲厂商=A A 品号品号 100 100 元元B B 品号品号 200 200 元元采购单采购单进货单进货单(一)、单价默认来源PURPURDSCDSC品号厂商信息采购单进货单进货单更新核价更新核价Y Y当单据核准时，该单当单据核准时，该单据之新单价将保存于据之新单价将保存于品号厂商档中品号厂商档中(二二)、更新商品计价、更新商品计价(现行单价制现行单价制)PURPURDSCDSC品号厂商档品号厂商档优点：优点：保留变更记录保留变更记录统一议价统一议价单价权限单价权限Y Y优点：优点：采购权限弹性化采购权限弹性化将来可追加比

7、较差异分析表将来可追加比较差异分析表采购单采购单进货单进货单输入及更改输入及更改权限管制权限管制核价单核价单(三三)、标准单价制、标准单价制PURPURDSCDSC采购日期采购日期 采购单价采购单价 4/104/105/205/208/108/10100 元 99 元105 元PURPURDSCDSC 分量计价分量计价PURPURDSCDSC ：厂别区分：厂别区分：系统性质代码：系统性质代码(2(2碼碼)：序号：序号:单据编号原则参考单据编号原则参考PURPURDSCDSC单据性质单据性质 :PURPURDSCDSC编码方式：编码方式：码号共有码号共有1111码码,年码数及流水数的位年码数及流

8、水数的位 数可自行设置数可自行设置 1.1.日日 编编:YYMMDD99999:YYMMDD99999 2.2.月月 编编:YYMM9999999:YYMM9999999 3.3.流水号流水号:99999999999:99999999999 4.4.手动编号手动编号:在异动作业中自行输入编号在异动作业中自行输入编号 PURPURDSCDSC确认确认 =凭证核准凭证核准 交易异动时点交易异动时点PURPURDSCDSC自动打印：自动打印：PURPURDSCDSC更新核价：更新核价：PURPURDSCDSC单别单别 单据名称单据名称 自动自动 自动自动 核对核对 更新更新 直接直接 确认确认 打印

9、打印 采单采单 核价核价 结帐结帐单别示范单别示范PURPURDSCDSC为配合信息的管理请将采购单之编码方式设为自动编号为配合信息的管理请将采购单之编码方式设为自动编号紧急进货单紧急进货单：为紧急采购之需求，尚未有正式采单，：为紧急采购之需求，尚未有正式采单，但已有非正式之通知收料者。但已有非正式之通知收料者。服务进货单服务进货单:费用类的进货费用类的进货(请款时记录请款时记录)若服务性商若服务性商品必须要采购行为，可另辟服务采购单品必须要采购行为，可另辟服务采购单.若进货商品赠品部份不计费，另外仓库若进货商品赠品部份不计费，另外仓库管理数量，则可设管理数量，则可设赠品进货单赠品进货单，或从

10、，或从库库存存系統系統做其他入库。做其他入库。说明：说明：PURPURDSCDSCPURPURDSCDSCPURPURDSCDSCPURPURDSCDSC品号厂商异动核价单核价单确认更新品号厂商信息书面核准或计算机核书面核准或计算机核准准核准核准PURPURDSCDSC核价单创建作业核价单创建作业PURPURDSCDSC(一一)、请购作业之目的、请购作业之目的PURPURDSCDSCPURPURDSCDSC1.请购明细表2.请购状况表3.料品别已请未购明细表4.厂商别已请未购列表二二、请购作业程序、请购作业程序PURPURDSCDSCQ:想一想！前置时间在何系统定呢?(一一)、请购单创建之字段

11、说明、请购单创建之字段说明PURPURDSCDSC(二二)、请购信息维护字段说明、请购信息维护字段说明PURPURDSCDSC.锁定码之意义锁定码之意义:PURPURDSCDSC(三三)、请购信息更新、请购信息更新PURPURDSCDSC(四四)、请购管理报表说明、请购管理报表说明PURPURDSCDSC采购单信息创建采购单进度追踪采购单采购单确认需求确认核准厂商预计进料表厂商预计进料表品号预计进料表品号预计进料表工令预计进料表工令预计进料表采购预计进料表采购预计进料表厂商采购交货状况表厂商采购交货状况表采购需求书面或计算机PURPURDSCDSC(一一)、采购单信息创建之字段说明、采购单信息

12、创建之字段说明PURPURDSCDSCPURPURDSCDSC采购计划采购计划发放发放请购信息请购信息更新更新MRP采购采购发放发放采购单创建作业采购单创建作业(二二)、采购单信息来源、采购单信息来源订单转采购订单转采购单复制作业单复制作业PURPURDSCDSC采购变更信息创建采单进度追踪采购变更单采购变更确认变更变更CFMCFM变更核准采购单厂商预计进料表厂商预计进料表品号预计进料表品号预计进料表工令预计进料表工令预计进料表采购预计进料表采购预计进料表厂商采购交货状况表厂商采购交货状况表PURPURDSCDSC(一一)、采单变更处理之方式、采单变更处理之方式PURPURDSCDSC(二二)

13、、采单变更处理之特性、采单变更处理之特性PURPURDSCDSC进货单创建进货单创建进货单进货单到货检验到货检验进料检验货进料检验货厂商采购收料表厂商采购收料表料件历史进货记录料件历史进货记录厂商进料明细表厂商进料明细表厂商进料汇总表厂商进料汇总表采购单采购单取回取回验退验退验退件未退验退件未退明细表明细表发票与送货文件发票与送货文件PURPURDSCDSC(1).(1).到货登记到货登记(2).(2).质量检验质量检验(3).(3).货款输入货款输入(一一)、进货单创建字段说明、进货单创建字段说明PURPURDSCDSCPURPURDSCDSCPURPURDSCDSCPURPURDSCDSC

14、(二二)、进货单创建主要功能、进货单创建主要功能PURPURDSCDSC进货记录采购单已交数量库存数量批号信息?(三三)、收料单确认后对信息有何影响、收料单确认后对信息有何影响?PURPURDSCDSC进料记录管理报表进料记录管理报表PURPURDSCDSCPURPURDSCDSC退货单信息创建采购进度追踪退货单退货单确认核准核准不良检验不良检验退货单厂商采购进货表料件历史进货记录厂商进货明细表厂商进货汇总表1.1.决定是否冲销已交货决定是否冲销已交货2.2.是否要指定结案是否要指定结案PURPURDSCDSC(一一)、退货单创建字段说明、退货单创建字段说明PURPURDSCDSC(二二)、退

15、货作业之注意事项、退货作业之注意事项PURPURDSCDSCPURPURDSCDSCPURPURDSCDSC1.1.此为信息维护之程序，无须定期运行此为信息维护之程序，无须定期运行。当您当您通过通过厂商采购交货状况表厂商采购交货状况表发现您采购发现您采购单之已交数量异常，而进货作业及退货凭单之已交数量异常，而进货作业及退货凭证信息均正常且正确时，可运行本作业。证信息均正常且正确时，可运行本作业。2.2.造成异常之原因造成异常之原因为为:机器不正常机器不正常DOWN DOWN 机或机或关机造成数据库更新不正常所导致。关机造成数据库更新不正常所导致。PURPURDSCDSC 二二.统计信息更新作业

16、统计信息更新作业PURPURDSCDSC三三.厂商交货厂商交货/质量评等作业质量评等作业PURPURDSCDSCA E F D O P H F G C L IA E F D O P H F G C L I累计进货百分比累计进货百分比厂商厂商进进货货金金额额%A A 级级 B B 级级 C C级级 0%-75%-90%-100%100%100%四四.厂商厂商ABC ABC 分析表分析表PURPURDSCDSCPURPURDSCDSCPURPURDSCDSCPURPURDSCDSCPURPURDSCDSCPURPURDSCDSC七 PURPURDSCDSC一、未结案一、未结案採單採單信息输入信息输

17、入在系统上线时，可能手头上有许多已发的在系统上线时，可能手头上有许多已发的采單采單，但尚未进货完毕，必须对这些信息加以但尚未进货完毕，必须对这些信息加以 收集整收集整理，然后利用理，然后利用“采购单创建作业采购单创建作业”输入，如此，输入，如此，才能在系统上线后对这些采购单纳入进货之管才能在系统上线后对这些采购单纳入进货之管制。制。PURPURDSCDSC二、客户商品计价信息登二、客户商品计价信息登入入 在系统上线在系统上线前前，收集目前收集目前供应商商品计价信供应商商品计价信息，利用息，利用“核价单核价单”或或“品号厂商创建作业品号厂商创建作业”输入，如此，才能在系统上线后对这些厂商输入，如

18、此，才能在系统上线后对这些厂商发采购单时单价作预设。发采购单时单价作预设。PURPURDSCDSC 采购 1.1.重新輸入料件廠商之異動單據更新重新輸入料件廠商之異動單據更新2.2.採單建立時由採購人員逐筆輸入單採單建立時由採購人員逐筆輸入單 價後更新成標準之料件廠商單價。價後更新成標準之料件廠商單價。料件廠商資料3.3.因無標準單價可參考，主管對於因無標準單價可參考，主管對於 單價審查必須更加仔細與小心。單價審查必須更加仔細與小心。料件厂商信息3.3.因无标准单价可参考因无标准单价可参考，主管对于主管对于单价审查必须更加仔细与小心单价审查必须更加仔细与小心。1.1.重新輸入重新輸入品号产商品号产商之之异动单据更新异动单据更新2.2.采单建立时由采购人员逐笔输入采单建立时由采购人员逐笔输入 单价后更新成标准之品号厂商单价单价后更新成标准之品号厂商单价。PURPURDSCDSC