管理沟通的倾听课件.ppt
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- 管理 沟通 倾听 课件
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1、我们百分之七十的我们百分之七十的醒着醒着的时间的时间=交流交流9%书写书写16%阅读阅读30%交谈交谈45%倾听倾听管理沟通的倾听管理沟通的倾听中文听字的符号构成中文听字的符号构成Ear 耳朵耳朵Plus-加加One-一一Heart-心心Eye-眼睛眼睛中文谈中文谈 字的符号构成字的符号构成Words 说话说话 Fire-火火Fire-火火松下幸之助松下幸之助:首先细心倾听他人的意见。艾科卡艾科卡:我只盼望能找到一所能够教导人们怎样听别人说话的学院。假如你要发动人们为你工作,你就一定要好好听别人讲话。作为一名管理者,使我最感满足的莫过于看到某个企业内被公认为一般或平庸的人,因为管理者倾听了他遇
2、到的问题而使他发挥了应有的作用。玛丽玛丽凯凯:一位优秀的管理人员应该多听少讲,也许这就是上天为何赐予我们两只耳朵、一张嘴巴的缘故吧。“听君一席话,胜读十年书听君一席话,胜读十年书”名人论倾听名人论倾听n“上中学的小明特别聪明,心算能力很强。有一天,上中学的小明特别聪明,心算能力很强。有一天,老师又出了一道心算题目,来考考他:老师又出了一道心算题目,来考考他:n有一辆公共汽车,车上有有一辆公共汽车,车上有2828个人。到了一站上了个人。到了一站上了1818人,下了人,下了3 3人;人;n到了另外一站上了到了另外一站上了5 5人,下了人,下了2020人;人;n然后又上了然后又上了1616人,下了人
3、,下了2 2人;人;n到了另一站又上了到了另一站又上了4 4人,下了人,下了1818人;人;n之后上了之后上了7 7人,下了人,下了4 4人;人;n到了下一站上了到了下一站上了2 2人,下了人,下了5 5人;人;n最后上了最后上了6 6人,下了人,下了1010人。人。案例分析:聪明的小明案例分析:聪明的小明n我的问题是什么哪:我的问题是什么哪:n“车上还有多少人吗车上还有多少人吗”一般会自认为如此!一般会自认为如此!n其实,我的问题是:其实,我的问题是:“这辆车停了多少站?这辆车停了多少站?”n有人能告诉我答案吗?智商出众的你,为什么你会有人能告诉我答案吗?智商出众的你,为什么你会没有答出来哪
4、?没有答出来哪?n因为我们没有仔细、耐心的听完问题。因为我们没有仔细、耐心的听完问题。n我们为什么没有耐心听完问题再说出答案呢?我们为什么没有耐心听完问题再说出答案呢?案例分析:聪明的小明案例分析:聪明的小明聪明的小明给我们的聪明的小明给我们的【启示】n显然,显然,“倾听倾听”在我们的工作中占了重要地在我们的工作中占了重要地位,听得准确与否直接关系到我们的行动正位,听得准确与否直接关系到我们的行动正确与否。确与否。n我们在工作中是否也容易犯同样的毛病?我我们在工作中是否也容易犯同样的毛病?我们每一次都真正听清楚对方的要求了吗?们每一次都真正听清楚对方的要求了吗?n细心的聆听既是对自己的负责,也
5、是对他人细心的聆听既是对自己的负责,也是对他人的尊重。的尊重。n生活、工作中是要不得想当然的。生活、工作中是要不得想当然的。第一节第一节 倾听概述倾听概述一、什么是倾听一、什么是倾听n 倾听就是接收其他人所讲的一切倾听就是接收其他人所讲的一切n 倾听就是理解其他人的想法倾听就是理解其他人的想法n 理解并不意味着接受理解并不意味着接受二、倾听的重要性二、倾听的重要性n倾听可获取重要的信息倾听可获取重要的信息n倾听可掩盖自身弱点倾听可掩盖自身弱点n善听才能善言善听才能善言n倾听能激发对方谈话欲倾听能激发对方谈话欲n倾听能发现说服对方的关键倾听能发现说服对方的关键n倾听可使你获得友谊和信任倾听可使你
6、获得友谊和信任三、倾听的对象(以经济管理工作为例)三、倾听的对象(以经济管理工作为例)1、内部倾听对象、内部倾听对象 图 销售经理的内部倾听对象对话一:对话一:下属:嗨老板,我刚听说又要更换颜色,那么下属:嗨老板,我刚听说又要更换颜色,那么我们刚持续生产了我们刚持续生产了3030分钟,又要把设备拆洗一遍,分钟,又要把设备拆洗一遍,我和伙计们都不情愿。我和伙计们都不情愿。老板:老板:BubbaBubba,你和你的伙计们最好别忘了谁在你和你的伙计们最好别忘了谁在这儿说了算。该做什么就做什么,别再抱怨了这儿说了算。该做什么就做什么,别再抱怨了!下属:我们不会忘掉这事儿的下属:我们不会忘掉这事儿的!倾
7、听实例倾听实例倾听员工的意见倾听员工的意见 对话二:对话二:下属:嗨老板,我刚听说又要更换颜色,那么我下属:嗨老板,我刚听说又要更换颜色,那么我们刚持续生产了们刚持续生产了3030分钟,又要把设备拆洗一遍,我和分钟,又要把设备拆洗一遍,我和伙计们都不情愿。伙计们都不情愿。老板:你们真的为此感到不安吗,老板:你们真的为此感到不安吗,Bubba?Bubba?下属:是的,这样我们得多做许多不必要的工作。下属:是的,这样我们得多做许多不必要的工作。老板:你们是觉得这类事情实在没必要经常做是老板:你们是觉得这类事情实在没必要经常做是吗吗?倾听实例倾听实例倾听员工的意见倾听员工的意见 下属:喂,也许像我们
8、这种一线部门没法儿避免下属:喂,也许像我们这种一线部门没法儿避免临时性变动,有时我们不得不为某个特别顾客加班赶临时性变动,有时我们不得不为某个特别顾客加班赶订单。订单。老板:对了。在现在的竞争形势下,我们不得不老板:对了。在现在的竞争形势下,我们不得不尽一切努力为顾客服务,这就是为何我们都有饭碗的尽一切努力为顾客服务,这就是为何我们都有饭碗的原因。原因。下属:我想你是对的,老板。我们会照办的。下属:我想你是对的,老板。我们会照办的。老板:谢谢,老板:谢谢,BubbaBubba。倾听实例倾听实例倾听员工的意见倾听员工的意见 如何有效倾听上级谈话如何有效倾听上级谈话1 1克服下属常有的克服下属常有
9、的“不安全感不安全感”2 2集中精力用眼神与他交流集中精力用眼神与他交流3 3用简短的一两句话或一两个词复述用简短的一两句话或一两个词复述4 4简短、及时地记录关键词简短、及时地记录关键词5 5、注意一些细节、注意一些细节6 6、上级与他人交谈或非正式场合等也应积极倾听、上级与他人交谈或非正式场合等也应积极倾听7 7、注意分辨上级真正的命令和一时快语、注意分辨上级真正的命令和一时快语2、外部倾听对象、外部倾听对象 图图 组织外部倾听对象组织外部倾听对象倾听实例倾听实例倾听顾客的需要和意见倾听顾客的需要和意见 一家仓储服务公司的经理陪同一位有意向的客一家仓储服务公司的经理陪同一位有意向的客户参观
10、公司的仓储库房。这位客户即将有一大批设户参观公司的仓储库房。这位客户即将有一大批设备要暂存,她对该公司的存储设施感到满意。备要暂存,她对该公司的存储设施感到满意。就在经理觉得大功即将告成之时,女客户突然就在经理觉得大功即将告成之时,女客户突然说:说:“我们要求将货物按不同生产日期分别堆放。我们要求将货物按不同生产日期分别堆放。”经理有些惊愕,因为无论按技术要求,还是取经理有些惊愕,因为无论按技术要求,还是取货便利,都是按货物型号种类储存更好。货便利,都是按货物型号种类储存更好。倾听实例倾听实例倾听顾客的需要和意见倾听顾客的需要和意见 但他随即回答:但他随即回答:“好的,我们会努力提好的,我们会
11、努力提供给客户一切便利。供给客户一切便利。”女客户满意地点点头说:女客户满意地点点头说:“那就这么定那就这么定了。非常感谢你们的理解,我已经联系过五了。非常感谢你们的理解,我已经联系过五个别的仓储公司,可他们无一例外地想劝说个别的仓储公司,可他们无一例外地想劝说我们按货物型号分类,说这样可节省不少空我们按货物型号分类,说这样可节省不少空间和时间。间和时间。”四、倾听的要点四、倾听的要点n首先忘掉自己立场和见解首先忘掉自己立场和见解n让对方把话说完(保持沉默)让对方把话说完(保持沉默)n允许别人有不同的观点(求同存异)允许别人有不同的观点(求同存异)n听的过程:点头、微笑、赞许听的过程:点头、微
12、笑、赞许n不走神不走神n注意对方的非语言因素注意对方的非语言因素n收集并记住对方的观点,不要演绎收集并记住对方的观点,不要演绎五、倾听的五个层次五、倾听的五个层次n听而不闻听而不闻忽略不见n假装聆听假装聆听假装在听n选择性的聆听选择性的聆听有选择地听n专注地聆听专注地聆听集中注意力地听n设身处地地聆听设身处地地聆听用心投入地听六、倾听的技巧六、倾听的技巧nA、目光凝视一点,不时与对方进行眼神交流目光凝视一点,不时与对方进行眼神交流nB、面部表情专注,尽量随对方的谈话内容转变、面部表情专注,尽量随对方的谈话内容转变nC、作思考状、作思考状nD、稍侧耳,正面与对方夹角、稍侧耳,正面与对方夹角5-1
13、0nE、身体前倾,与水平面夹角约、身体前倾,与水平面夹角约3-10nF、不时稍点头,说些简短而肯定对方的话语:不时稍点头,说些简短而肯定对方的话语:n 如:对、行、好、嗯、可以、不错、是的、如:对、行、好、嗯、可以、不错、是的、nOK、没问题、太棒了、没问题、太棒了nG、手头不可兼做其他事,身体其他部位最好相对手头不可兼做其他事,身体其他部位最好相对静止静止七、倾听的作用七、倾听的作用n因为倾听而获因为倾听而获理解理解n因为倾听而可以下因为倾听而可以下判断判断n因为倾听而因为倾听而影响对方影响对方1 1、不礼貌、不礼貌 A.A.半听半不听半听半不听 B.B.不看着对方,东张西望不看着对方,东张
14、西望 C.C.始终没有回应始终没有回应 D.D.摆弄物品,抖晃四肢摆弄物品,抖晃四肢2 2、轻慢对方、轻慢对方 A.A.继续自己的工作继续自己的工作 B.B.中途接待他人中途接待他人 C.C.打电话打电话 D.D.走来走去走来走去3 3、粗暴对待、粗暴对待 A.A.插话打断插话打断 B.B.提问误导提问误导 C.C.过早评论过早评论 D.D.粗暴中止粗暴中止八、倾听的禁忌八、倾听的禁忌九、有效倾听的技法九、有效倾听的技法1、重述字句 只有话,不是感受;2、重整内容 用自己的话囊获其意;3、反映感受 深入了解,通过自己的 话、肢体语言表达感受倾听行为注意力集中保持安静保持倾听的姿态做手势及应声以
15、示鼓励作出反 映提问开放式的问题重述谈话内容用语言和行动反馈感受总结表明你了解谈话的内容听留心倾听留心倾听反映反映总结总结开放式和封闭式的问题开放式和封闭式的问题开放式的问题开放式的问题回答者可以选择怎样组织答案 开放式问题经常以怎么样?,什么?,为什么?开头。封闭式的问题封闭式的问题回答者被迫作出具体的答复。封闭式的问题经常以谁?,何时?,哪里?,多少?开头。说话行为组织判断别人的需要决定你所要达到的效果计划谈话要点表达引入话题表述和支持观点谈及他人的需要检查检查对方的反应SPEAK说组织组织检查检查表达表达引入话题引入话题总结情况表明并支持观点表明并支持观点表明观点解释怎样去实行谈及对方的
16、需要谈及对方的需要强调对方的获利提出简单的下一步计划表达表达听说圈听说圈组织组织 判断别人的需要判断别人的需要 决定你所要达到的效果决定你所要达到的效果 计划谈话要点计划谈话要点表达表达 引入话题引入话题 表述和支持你的观点表述和支持你的观点 谈及他人的需要谈及他人的需要检查检查 检查对方的反应检查对方的反应注意力集中注意力集中 保持安静保持安静 保持倾听的姿态保持倾听的姿态 做手势及应声以示鼓励做手势及应声以示鼓励作出反映作出反映 提出开放式的问题提出开放式的问题 重述谈话内容重述谈话内容 总结总结 表明你理解谈话的内容表明你理解谈话的内容说话行为说话行为倾听行为倾听行为LISTENSPEA
17、K行行动动听听说说留心倾听留心倾听组织组织总结总结检查检查表达表达反映反映ACTION第二节第二节 倾听中的障碍倾听中的障碍一、影响倾听的客观障碍一、影响倾听的客观障碍环境障碍环境障碍n噪音和嘈杂的环境噪音和嘈杂的环境n人太多人太多n使用电话使用电话n方言方言n夹杂着外语的表述夹杂着外语的表述n身体状态不佳身体状态不佳n对谈话者所谈话缺乏基本的了解对谈话者所谈话缺乏基本的了解环环境境类类型型 封封闭闭性性 氛氛围围 对对应应关关系系 主主要要障障碍碍源源 办公室 封闭 严肃、认真 一对一,一对多 不平等造成的心理负担,紧张,他人或电话打扰 会议室 一般 严肃、认真 一对多 对在场他人的顾忌,时
18、间障碍 现场 开放 可松可紧、较认真 一对多 外界干扰,事前准备不足 谈判 封闭 紧张、投入 多对多 对抗心理,说服对方的愿望太强烈 讨论会 封闭 轻松,友好积极投入 多对多,一对多 缺乏从大量散乱信息中发现闪光点的洞察力 非正式场合 开放 轻松,舒适散漫 一对一,一对多 外界干扰,易走题 环境类型倾听障碍源分析表环境类型倾听障碍源分析表第二节第二节 倾听中的障碍倾听中的障碍二、影响倾听的主观障碍二、影响倾听的主观障碍倾听者障碍倾听者障碍1、倾听者障碍的表现、倾听者障碍的表现n没有参与感没有参与感n语不投机语不投机n害怕听其他人说害怕听其他人说n倾听并不意味着接受倾听并不意味着接受二、倾听者障
19、碍二、倾听者障碍2 2、倾听者障碍产生原因:、倾听者障碍产生原因:用心不专用心不专 急于发言急于发言 排斥异议排斥异议 心理定势心理定势 厌倦厌倦 消极的身体语言消极的身体语言 只喜只喜欢讲欢讲而不喜而不喜欢听欢听的人的人 只注意只注意听听內容而忽視內容而忽視说话说话者者 过过分分积极而让人胆积极而让人胆怯的人怯的人 時常把別人的意思時常把別人的意思领会错的领会错的人人3 3、四种倾听能力欠佳的人、四种倾听能力欠佳的人(1)1)避免粗心大意导致的沟通失误:避免粗心大意导致的沟通失误:A.A.尽早先列出你要解决的问题。尽早先列出你要解决的问题。B.B.在会谈接近尾声时,与对方核实一下你的理在会谈
20、接近尾声时,与对方核实一下你的理解是否正确,尤其是关于下一步该怎么做的安排。解是否正确,尤其是关于下一步该怎么做的安排。C.C.对话结束后,记下关键要点,尤其是与最后对话结束后,记下关键要点,尤其是与最后期限或工作评价有关的内容。期限或工作评价有关的内容。4、如何克服倾听者的障碍、如何克服倾听者的障碍A.A.不要自作主张地将认为不重要的信息忽略,最好不要自作主张地将认为不重要的信息忽略,最好与信息发出者核对一下,看看指令有无道理。与信息发出者核对一下,看看指令有无道理。B.B.消除成见,克服思维定势的影响,客观地理解信消除成见,克服思维定势的影响,客观地理解信息。息。C.C.考虑对方的背景和经
21、历。考虑对方的背景和经历。D.D.简要附属一下他的内容,让对方有机会更正你理简要附属一下他的内容,让对方有机会更正你理解错误之处。解错误之处。(2)(2)克服误解导致的沟通失误:克服误解导致的沟通失误:一、反馈的特征与技巧一、反馈的特征与技巧双向反馈的特征:双向反馈的特征:语义明确语义明确 心灵相通心灵相通 探究查询探究查询技巧:技巧:1.1.努力树立自己的可信度努力树立自己的可信度2.2.把握适宜的反馈时机把握适宜的反馈时机 3.3.注意传达反馈的方式注意传达反馈的方式第三节第三节 倾听中的反馈倾听中的反馈 1 1造成上下级反馈不畅的主要原因是他造成上下级反馈不畅的主要原因是他们之间的上下级
22、关系。们之间的上下级关系。2 2第二个影响反馈的障碍来自双方的竞第二个影响反馈的障碍来自双方的竞争感。争感。二、反馈的障碍源(二、反馈的障碍源(3点)点)3 3同事之间常常因为一些左右为难的事情,无法有效地同事之间常常因为一些左右为难的事情,无法有效地进行反馈。例如:进行反馈。例如:(1)沟通一方或双方认为没有反馈的必要,因为彼此没什么需要相互学习的。(2)两人都以为别人会提供反馈。(3)双方存在竞争感,低信任度导致信息无法共享。(4)文化背景不同造成的反馈障碍。(5)当对方提出他遇到的困难时,我们常常立即回应,开始分析或试图解决问题。(6)有些因素会阻碍小组,而不是个人之间的反馈交流。二、反
23、馈的障碍源二、反馈的障碍源 命令,威胁命令,威胁 “我不管你怎么去做。但你必须在周五前将报告放到我桌上!”可能的积极回应:意译对方话的内容 “你是说你在周五之前没时间完成报告,是吗?”劝诫,批评劝诫,批评 “你该知道将本部门的问题拿到全体会议上去渲染是不明智的。”可能的积极回应:“听起来你部门里的问题令你非常困扰。”三、阻碍反馈的回应三、阻碍反馈的回应 审问审问 “为什么不告诉我你没明白指令呢?”可能的积极回应:陈述自己的感受 “我很失望工作还没完成,而且担心是否能如期交工。”将问题缩小将问题缩小 “你认为那项任务很糟糕。但你看看我这周得做些什么。”可能的积极回应:要求提供信息或澄清问题实质
24、“任务的哪些部分看来最难解决?”三、阻碍反馈的回应三、阻碍反馈的回应 建议建议 “噢,你为什么不把每件要做的事都列一清单,然后看看哪些项目最重要呢?”可能的积极回应:帮助共同解决问题 “有什么我能帮忙的吗?”三、阻碍反馈的回应三、阻碍反馈的回应一、如何提高倾听效果一、如何提高倾听效果 1、投入投入 排除干扰 集中精力 采取开放式姿势 积极预期 第四节第四节如何提高倾听的效果如何提高倾听的效果 听清全部信息,不要听到一半就心不在焉,更不听清全部信息,不要听到一半就心不在焉,更不要匆忙下结论。要匆忙下结论。注意整理出一些关键点和细节,并加以回顾。注意整理出一些关键点和细节,并加以回顾。听出对方的感
25、情色彩。听出对方的感情色彩。克服习惯性思维。克服习惯性思维。结合视觉辅助手段。结合视觉辅助手段。“倾听倾听”对方的身体语言。(僵硬型、厌烦型、对方的身体语言。(僵硬型、厌烦型、焦虑型、兴奋型、欺骗型、高傲型表情)焦虑型、兴奋型、欺骗型、高傲型表情)2 2、理解、理解 重复听到的信息重复听到的信息 认清说话的模式认清说话的模式 采用某些记忆法采用某些记忆法 记笔记记笔记 3 3、记忆、记忆 运用诚恳适宜的身体语言予以回应运用诚恳适宜的身体语言予以回应 提问的技巧:提问要注意对方特点;用提问的技巧:提问要注意对方特点;用范围较窄的问题促成协议;用范围较大的范围较窄的问题促成协议;用范围较大的问题获
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