第一章-电子文件管理(电子文件概述)-课件.ppt

1、电子文件管理1电子文件管理电子文件管理 电子文件管理2电子文件管理31、电子文件形成的社会背景1.1 计算机的问世计算机的问世1946年：年：ENIAC1.2 计算机网络的出现计算机网络的出现80年代年代起起：internet电子文件管理41.3 应用系统的发展应用系统的发展OA:Office AutomationMIS:Management Information SystemCAD:Computer Aided Design CAM:Computer Aided ManufacturingCAE:Computer Aided Engineering PDM:Product Data Man

2、agementERP：Enterprise Resources Planning RS:Remote SensingGIS:Geographic Information System1.4 大量传统信息的数字化大量传统信息的数字化1、电子文件的形成背景电子文件管理5 1999 年年90%2.8兆张兆张/年年45%3.4兆张兆张/年年：数字文件：数字文件：纸质文件：纸质文件55%4.2兆张兆张/年年2005年年佳能公司提供的统计资料：佳能公司提供的统计资料：OM.CN/FRONT/SUPPORT/MAJORCLIENTS/SOLUTIONS/OFFICE.JSP电子文件管理62.1 电子文件定义

3、（国际上）电子文件定义（国际上）“通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡片通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡片/带之上的文件带之上的文件/档案，它的档案，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来组织安排”国际档案理事会国际档案理事会/档案术语词汇（第三版）档案术语词汇（第三版）/1984/1984年年 “包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定并且符合文件的规定”美国联邦管理法规美国联邦管理法规

4、/1992/1992年年 “其存储形式只能由计算机处理的文件，也叫机读文件和自动化数据处理文件其存储形式只能由计算机处理的文件，也叫机读文件和自动化数据处理文件”美国联邦文件管理术语手册（第二版）美国联邦文件管理术语手册（第二版）/1993/1993年年2、电子文件的定义电子文件管理7“所载信息的形式适合于数字计算机进行检索、加工和交流的文件所载信息的形式适合于数字计算机进行检索、加工和交流的文件”澳大利亚档案学会澳大利亚档案学会/记录未来记录未来电子文件管理的方针与政策电子文件管理的方针与政策/1995/1995年年“由电子计算机交流与维护的文件由电子计算机交流与维护的文件”澳大利亚文件管理

5、标准澳大利亚文件管理标准/1997/1997年年“通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件”/国际档案理事会电子文件委员会国际档案理事会电子文件委员会/电了文件管理指南电了文件管理指南/1997/1997年年ICA Committee on Electronic Records：Guide for Managing Electronic Guide for Managing Electronic Records from an Archival PerspectiveRecords from an Archival Perspective,ICA stu

6、dies8,februray 1997,http:/.电子文件管理8“在正常的业务活动中以数字形式利用、保留或存储的任何文件，在正常的业务活动中以数字形式利用、保留或存储的任何文件，而无论其是否以数字形式制作或接收而无论其是否以数字形式制作或接收”InterPARES 项目国际研究小组项目国际研究小组/1999/1999年年 “以数字形式存在，依赖于计算机的文件以数字形式存在，依赖于计算机的文件”美国国家文件与档案署美国国家文件与档案署20032003年度报告年度报告The International Research on Permanent Authentic Records in Ele

7、ctronic Systems电子文件管理92.2 电子文件定义（国内电子文件定义（国内）“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列”国家标准国家标准CADCAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB/T17678-1999GB/T17678-1999）“以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件

8、读、处理并可在通信网络上传输的文件”行业标准档案工作基本术语（行业标准档案工作基本术语（DA/T1-2000DA/T1-2000）2、电子文件的定义电子文件管理102.2 电子文件定义（国内电子文件定义（国内）“以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等数字信息载体，依赖计算机系以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等数字信息载体，依赖计算机系统存取并可以在通信网络上传输的文件统存取并可以在通信网络上传输的文件”冯惠玲主编的电子文件管理教程冯惠玲主编的电子文件管理教程/2001/2001年年 “在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光

9、盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”国家标准电子文件归档与管理规范（国家标准电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）电子文件管理112、电子文件的定义2.3 电子文件属于文件范畴，具有文件属性电子文件属于文件范畴，具有文件属性 由机构或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成由机构或个人在履行其法律义务时或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的记录信息，不管其形式和载体如何。或收到和保管的记录信息，不管其形式和载体如何。国际档案理事会档案术语词典国际档案理事会档案术语词典/19

10、84年年 文件？文件？电子文件管理12文件属性？文件属性？n 活动伴生性活动伴生性 n 直接约束性直接约束性n 法定证据性法定证据性电子文件管理13载体载体文件文件内容内容人人存贮存贮展现展现n 文字文字n 图像图像n 声音声音 n 动画动画n 影视影视n 数字形式数字形式n 传统形式传统形式表达形式表达形式记录方式记录方式2.4 电子文件以数字为电子文件以数字为“记录方式记录方式”2、电子文件的定义电子文件管理14记录方式记录方式传统的非数字的记录方式：传统的非数字的记录方式：n 用笔写、画在纸上用笔写、画在纸上n 用话筒录在磁带上用话筒录在磁带上n 用相机拍在相片上用相机拍在相片上数字记录

11、方式：数字记录方式：n 用用“0 0、1”1”记录在记录在“数字载体数字载体”上上数字磁带、磁盘、光盘等数字磁带、磁盘、光盘等问题：如何用问题：如何用“0”、“1”表达表达“图、文、声、像图、文、声、像”等丰富多彩的文件内容？等丰富多彩的文件内容？电子文件管理153、电子文件与相关概念辨析3.1 机读文件机读文件n 是电子文件概念的是电子文件概念的“曾用名曾用名”n “机读文件机读文件”强调文件的阅读方式；而强调文件的阅读方式；而“电子文件电子文件”强强调文件的存在方式调文件的存在方式 n 机读文件概念不太严谨机读文件概念不太严谨电子文件管理163.2 虚拟文件虚拟文件不同于传统实体文件的、具

12、有不同于传统实体文件的、具有“虚拟性虚拟性”的计算机文件。的计算机文件。一度引起关于电子文件的一度引起关于电子文件的“虚拟性虚拟性”之争之争虚拟论者虚拟论者：电子文件具有虚拟性：电子文件具有虚拟性反虚拟论者：反虚拟论者：电子文件具有物理实态。电子文件具有物理实态。3、电子文件与相关概念辨析你认为呢？你认为呢？电子文件管理173.3 数字文件数字文件 数字文件数字文件 =电子文件电子文件国际惯称：国际惯称：电子文件（电子文件（electronic records)数字资源（数字资源（digital materials/resources)但也有观点认为：电子文件但也有观点认为：电子文件 数字文件

13、数字文件（我们不认同）（我们不认同）3、电子文件与相关概念辨析？=电子文件管理183.4 电子档案电子档案n电子档案电子档案=电子文件电子文件 n电子档案电子档案=归档了的电子文件归档了的电子文件n电子档案电子档案=具有档案性质的电子文件具有档案性质的电子文件3、电子文件与相关概念辨析？电子文件管理191.非人工识读非人工识读可以直接阅读可以直接阅读传统纸质文件传统纸质文件四、电子文件的特点电子文件管理201.非人工识读非人工识读必须借助计算机来阅读必须借助计算机来阅读 人们无法直接阅读电子文件人们无法直接阅读电子文件非人工识读？非人工识读？电子文件：电子文件：电子文件管理211.非人工识读非

14、人工识读计算机屏障计算机屏障 电子文件（客体）电子文件（客体）形成者形成者管理者（主体）管理者（主体）利用者利用者电子文件管理221.非人工识读非人工识读计算机屏障带来的结果计算机屏障带来的结果 ：n 计算机成为必需工具计算机成为必需工具n 无法及时发现文件内容的变化无法及时发现文件内容的变化电子文件管理23为什么？为什么？n 因为电子文件的记录方式具有特殊性因为电子文件的记录方式具有特殊性 文件内容文件内容 数字代码序列数字代码序列 光电信号光电信号 人们无法直接阅读电子文件人们无法直接阅读电子文件电子文件管理24“人机屏障人机屏障”使得电子文件成为使得电子文件成为“数字幽灵数字幽灵”数字幽

15、灵行踪不定行踪不定变幻莫测变幻莫测电子文件管理252.对生成技术环境的依赖性对生成技术环境的依赖性电子文件管理26 电子文件电子文件应用软件平台（应用软件平台（WORD、EXCEL、OA）系统软件平台（系统软件平台（0S、DBMS）硬件平台（计算机、网络硬件平台（计算机、网络）电子文件的生成的技术环境？电子文件的生成的技术环境？生存的技术环境生存的技术环境电子文件管理272.对生成技术环境的依赖对生成技术环境的依赖对生成技术环境的依赖？对生成技术环境的依赖？电子文件只有在其生成的技术环境中才能最大限度地保持电子文件只有在其生成的技术环境中才能最大限度地保持其原始面貌。生成环境的改变，可能导致文

16、件信息的失真和处其原始面貌。生成环境的改变，可能导致文件信息的失真和处理、利用上的困难，甚至无法识读。理、利用上的困难，甚至无法识读。电子文件也会电子文件也会“水土不服水土不服”！电子文件管理282.对生成技术环境的依赖对生成技术环境的依赖 思考：思考：电子文件对生成技术环境的依赖将给文件的管理电子文件对生成技术环境的依赖将给文件的管理与保管带来什么问题？与保管带来什么问题？电子文件管理293.信息与载体的可分离性信息与载体的可分离性可分离性应作以下认识：可分离性应作以下认识：n 文件内容文件内容与表达其内容的与表达其内容的数字代码序列数字代码序列之间不具有固定关系之间不具有固定关系n 数字代

17、码序列数字代码序列与其与其存储载体之间存储载体之间具有不具有固定关系具有不具有固定关系文件内容文件内容数字代码序列数字代码序列可改变可改变载体载体不固定不固定电子文件管理30电子文件的寿命远不如纸张电子文件的寿命远不如纸张4.文件寿命较短文件寿命较短存储载体存储载体寿命（年）寿命（年）物理寿命物理寿命技术寿命技术寿命光盘光盘CD-ROMCD-ROM5 5-1001001010磁光盘磁光盘5-1005-1001010WORMWORM10-10010-1001010磁带磁带IBM3480IBM348030302525IBM3490EIBM3490E30302525Phillips NNTPPhil

18、lips NNTP30305 5Quantum DLT4000Quantum DLT400010105 5磁盘磁盘5-105-105 5电子文件管理31几个数据：几个数据：n 自自19571957年硬盘诞生以来，其单年硬盘诞生以来，其单位存储密度已提高了位存储密度已提高了50005000万倍万倍n 索尼开发的索尼开发的BWU-100A BWU-100A 单面双单面双层蓝光光盘，容量层蓝光光盘，容量5050G Gn 存储技术新突破，一个硬币大存储技术新突破，一个硬币大小的面积上将可存储小的面积上将可存储250250张张DVDDVD的的容量。容量。5.存储密度极高存储密度极高电子文件管理326.增

19、殖速度极快增殖速度极快两组数据：两组数据：数据一数据一 1999 年年90%2.8兆张兆张/年年45%3.4兆张兆张/年年：数字文件：数字文件：纸质文件：纸质文件55%4.2兆张兆张/年年2005年年电子文件管理336.增殖速度极快增殖速度极快两组数据：两组数据：数据二：美国从上世纪数据二：美国从上世纪9090年代年代起政府电子文件数量迅速增加。布起政府电子文件数量迅速增加。布什政府电子文件存储量约什政府电子文件存储量约100T100T，为克林顿政府档案总量的为克林顿政府档案总量的5050倍，是倍，是国会图书馆国会图书馆20002000万册编目图书内容万册编目图书内容总量的总量的5 5倍。倍。

20、电子文件管理341101001,00010,000100,0001,000,00010,000,000100,000,0001,000,000,0001965197019751980198519901995200020052010 Year502,500,0002009 year Files NARA Electronic Records Holding 美国国家档案馆已经保存了包括国会、法院、总统办公室、总统委员会和将美国国家档案馆已经保存了包括国会、法院、总统办公室、总统委员会和将近近100100个办公署、部门、分支机构及其承包商的近个办公署、部门、分支机构及其承包商的近10100 0亿份

21、电子文件（亿份电子文件（RecordsRecords）。）。电子文件管理35电子文件可以将文字、图形、图像、声音、影电子文件可以将文字、图形、图像、声音、影像等各种信息形式有机组合（多媒体文件）。像等各种信息形式有机组合（多媒体文件）。7.多种信息形式集成多种信息形式集成电子文件管理36上述特点，极易造成电子文件保管的上述特点，极易造成电子文件保管的“失败失败”由此造成可怕的由此造成可怕的“数据灾难数据灾难”！目前，电子文件丢失事件屡屡发生目前，电子文件丢失事件屡屡发生 人类正遭遇有史以来最严重的人类正遭遇有史以来最严重的“社会失忆社会失忆”危险危险电子文件管理37电子文件电子文件 1、内容信

22、息、内容信息2、结构信息、结构信息3、背景信息、背景信息提取元数据提取元数据五、电子文件的构成（三要素）五、电子文件的构成（三要素）电子文件管理381.内容信息（内容信息（Content）电子文件所要表达、电子文件所要表达、传递的信息内容，是电子传递的信息内容，是电子文件的核心要素。文件的核心要素。五、电子文件的构成（三要素）电子文件管理392.结构结构（Structure）电子文件各组成要素的结构关系，记录了电子文件电子文件各组成要素的结构关系，记录了电子文件内容信息的组织方式。内容信息的组织方式。电子文件结构非常复杂：电子文件结构非常复杂：信息信息 数字代码序列数字代码序列 载体载体 五、

23、电子文件的构成（三要素）1111111111电子文件管理403.背景信息（背景信息（Context）文件背景信息文件背景信息文件的来龙去脉及与其他文件的关联。文件的来龙去脉及与其他文件的关联。1 1）与形成机构有关的背景信息（组织背景）与形成机构有关的背景信息（组织背景）机构的名称、目的、职能、所在地、历史、组织结构，生成电子文机构的名称、目的、职能、所在地、历史、组织结构，生成电子文件的具体活动等信息。件的具体活动等信息。2 2）与文件关联有关的背景信息（卷宗背景）与文件关联有关的背景信息（卷宗背景）文件所属的全宗、案卷，电子文件的办理过程与结果，其相关文件文件所属的全宗、案卷，电子文件的办

24、理过程与结果，其相关文件等。等。3 3）与生成技术环境有关的背景信息（技术背景）与生成技术环境有关的背景信息（技术背景）电子文件生成的操作系统名称及版本，应用系统软件名称及版本，电子文件生成的操作系统名称及版本，应用系统软件名称及版本，硬件环境，文件类型、相关技术参数等。硬件环境，文件类型、相关技术参数等。五、电子文件的构成（三要素）电子文件管理41六、电子文件的生命周期（三阶段）1.电子文件的生命周期：电子文件的生命周期：n （1）设计阶段（设计阶段（concept stage）应用系统的设计、开发和安装阶段应用系统的设计、开发和安装阶段n （2）形成阶段（形成阶段（creation sta

25、ge）每一份电子文件在应用系统环境中产生出来的过程每一份电子文件在应用系统环境中产生出来的过程n （3）维护阶段（维护阶段（maintenance stage）对于形成后的电子文件的技术维护和保管对于形成后的电子文件的技术维护和保管 国际档案理事会电子文件委员会国际档案理事会电子文件委员会/电子文件管理指南电子文件管理指南 思考：文件生命周期与电子文件生命周期的异同？思考：文件生命周期与电子文件生命周期的异同？电子文件管理42六、电子文件的生命周期（三阶段）2.电子文件生命周期理论电子文件生命周期理论 （1）电子文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这个过程可以纳电子文件从形成到销毁

26、或永久保存是一个完整的运动过程，这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统之中；入统一的电子文件管理系统之中；（2）电子文件生命过程依其功能和价值形态的变化可以划分为若干阶段，不同阶）电子文件生命过程依其功能和价值形态的变化可以划分为若干阶段，不同阶段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能；段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能；（3）不同阶段的电子文件具有不同的服务对象和服务方式，但其阶段性与其物理）不同阶段的电子文件具有不同的服务对象和服务方式，但其阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系；位置、保存场所没有对应关系；（4）对电子文件的管理和监控应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中。）对电子文件的管理和监控应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中。澳大利亚澳大利亚 Frank Upward的连续体理论的连续体理论:电子文件的本质是动态的，它是往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过电子文件的本质是动态的，它是往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程，纸质文件的那种线性过程并不适用于电子文件。程，纸质文件的那种线性过程并不适用于电子文件。