办公室讲稿：公文写作与公文处理-公文案例解析.docx

1、办公室讲稿：公文写作与公文处理公文案例解析大家好，这一讲选了一些公文的真实的案例跟大家做一个讨论和分享。我按照公文当中经常会遇到的一些问题，我们把案例分为四类。从比较常见的一个问题开始讲，就是逻辑关系。公文的逻辑关系，也是公文质量的一个重要的一环。然后我们再说一下公文的行文关系，也举几个案例。第三个是公文语言的表达，最后说一下公文格式标识的案例。所有这些案例都是有真实的样本的，但是有一些考虑到可能会涉及到单位人员，我们做了一些变更处理，但是内容是一样的。一、公文逻辑关系案例（一）范例一首先我们说一下公文逻辑关系，举三个文件的例子。这是真实的文件，对格式我们重新做了编排，便于解读。这是最近发的国

2、务院文件，时间不长。这是国发201419号文，下发了以后要求普遍贯彻执行的。标题叫做国务院关于加快发展现代职业教育的决定。文种的使用是一种比较典型的决定，是一个比较重要的事项了。抬头是各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构。这就是一个标准抬头，我们国务院向下行文，一直是这样。这里我们注意，没有什么副省级层次等其它的机构。所以，依照抬头，我们各个部委一般行文会在抬头之上再加一个专业部门，比如要是民政部就加一个民政部门，或者叫民政厅局。主要分析第一段。第一段有一段文字。我们把它读一遍，看看它的结构，抬头一开始就是这样一句话，近年来，我国职业教育事业快速发展，体系建设稳步推进，培养培

3、训了大批中高级技能型人才，为提高劳动者素质、推动经济社会发展和促进就业做出了重要贡献。然后接下来，同时也要看到，当前职业教育还不能完全适应经济社会发展的需要，结构不尽合理，质量有待提高，办学条件薄弱，体制机制不畅。这一段说的是问题。然后接下来第三段。加快发展现代职业教育是党中央国务院作出的重要战略部署，对于深入实施创新驱动发展战略，创造更大人才宏利，加快转方式，调结构，促升级，具有十分重要的意义。这是解释了一下加快发展现代职业教育的这种重要意义是什么。然后接下来一句话，现就加快发展职业教育做了以下决定，是一个开头。然后接下来又解释了一下，现代职业教育是什么？是党中央国务院作出的重大决策，对于什

4、么具有十分重要的意义。然后就事情做了决定。这是一个逻辑关系排列问题了。我们这次讨论，当然我们现在正式发的文就是这段文字，不会影响我们去理解贯彻。但是，这种排列组合是不是就是最好的了？还有没有说是更好的一种方式。我们可以做一个讨论，我们把这段原封未动的文字挪到上边来，然后做一个文字调整。红的这段话从后头给移到前头来了，为了衔接后头这句话，我们补了一句话，就是蓝色的，就是为了促进改变。我们按照结构我们再顺一遍看看，和刚才那个结构比哪个可能感觉更清晰，更顺一些。所以以往的思想家和哲学家们，往往注意到，在社会历史中，人们的思想、动机、观念，人们的精神因素在社会历史发展过程中的作用，而忽视了去寻找，在人

5、们精神动力后面的物质动力。这段话的描述，文件上来应该是这样。加快比较现代职业教育，是党中央国务院作出的重要战略部署，对于深入实施创新驱动发展战略，创造更大人才宏利，加快转方式，调解决，促升级，具有十分重要的意义。我们文件标题就是关于现代职业教育决定，上来就说加快发展现代职业教育是什么，给一个定义。再接着，近年来，我国职业教育事业快速发展，体系建设稳进推进，培养培训了大批中高级技能型人才，为提高劳改者素质推动什么，做出重要贡献。同时，也要看到，当前职业教育还能，还不能完全适应经济社会发展的需要，结构不尽合理，质量有待提高，办学条件薄弱，体制机制不畅。这就是讲了原因。然后衔接上怎么办计划，为了促进

6、改变我国职业教育工作的落后的局面，现就加快发展现代职业教育，作出以下规定。我们是不是觉得后一种结构能够比前一种结构，从逻辑关系上来说，就更加地清楚一些，这是国务院文件。我们这是斗胆去点评国务院文件，目的就是为了就是研讨我们的公文机构。其实讲公文结构，国务院的文件也是说由我们各个部门起草的。我们也可以看出来这是哪部门。在没有大的原则、方向问题没有很大的毛病的时候也就通过了，但是是不是还有修改的空间？怎么样使我们的公文精益求精，逻辑关系按照是什么、为什么、怎么办的顺序去捋，更加顺畅。我想这是一段，我们是都是点评的个人意见，我们可以讨论这种结构。我们再来看，下面分成6大部分，共20多条的内容，按照一

7、种法规性质的描述写法，现在决定、规定、意见基本上是按照这一种写法。法规是章节条款项目，但是里面最基准的是条。你在引用的时候，直接引用条就行了。而且条在法规文件里头是是一个系列贯下来的。比如第一章第一节123条，然后第二节接下来不是123条，是456条，第二章第一节下来可能就是789条。它一直到最后是一个顺序贯下来的。法规类文件又不是法律，不使用章节条款项目，我们用大于1小于1排列，但是在条目当中，就是在二级标题下是一次贯下去的。近年来国务院党中央的法规类的这些决定，我们注意写法都是按照一个顺序下去的。将来要说这一个文件是多少条，就答工业60条、农业多少条等，容易记忆，容易上口。引用的时候也是说

8、根据决定的第多少条就行了，不用说中间的一级标题的目录了，我想这是一个结构问题。第二，按照分类，先说什么后说什么。先是挂总的，这种写法中，涵盖全局的放在帽子里的。但是我们有的文件内容比较庞大，也可以把第一条作为挂的总体要求，把所有的属于这种就是准则性质的都放在这里面，其特点是每一条都和后面的内容有关联。如果只和后面某一项内容有关联的，它就不作为准则了，就放到后头了。比如说强化职业教育，技术技能积累作用，在整个的我们决定当中，它就不挂种，它是一个分类下面的一个问题，就不适合于放在总体要求当中。要进行一种梳理，也就是你不能够把萝卜放在大的分类里，要放在小的分类里。我们再看顺序，第一个总体要求有三条，

9、指导思想，基本原则，任务目标，都是挂总的，我们讲都是说是总控全局的，就是公文总控全局的。我们把它纳入总体要求当中。然后按照我前面的，先大后小，先虚后实，先宏观后微观，我们按照看看理理，看看对不对。接下来的第二，第二部分讲的是体系问题。体系问题是宏观的，因此在准则之后讲的宏观的问题是合理表述。还有比体系更大的吗？我们再往后看，比如说第三部分，激发职业教育办学活力，提高人才培养质量，提升发展保障水平，这都大不过体系，所以体系放在第二位没错，这样排列是好的。第三个叫做激发职业教育办学活力，相比来说又比提高人才培养质量和提高、提升发展保障水平，更有就是宏观性和全局性。它的范围更宽，涉及面更广，所以依次

10、把放在第三，我觉得也是可以的。这里还有一种想法，应该把提高人才培养质量放在前面，但是在整个决定当中，提高人才培养质量是指的是我们现代教育的结果。当然它指的也是为了保障提高，它也是方法，是一个过程。但是相比之下，引导和支持社会理想兴办职业教育，比它更宏观，更基础。所以说，把人才培养质量放在社会力量兴办后面，这是合理的。第五个就是提高发展保障水平，保障性的要在政策性的之后。包括组织领导都是保障性的，要放到最后。所以大的顺序是一级标题的这种排列，是非常规整的，逻辑化关系也是非常地清楚的。下面，对于条目的一级一级我就不细讲了。基本上条目和大部分标题都是对应的，都是属于内容之下的，安排很好。我们再注意一

11、个，我们经常搞公文的时候喜欢搞四六句，中央的、国务院的文件，有没有四六句？显然是没有。第一部分总体要求四个字。第二部分加快构建现代职业教育体系，这多少字了。第三部分激发职业教育办学活力，字又少了。第四部分，提高人才培养质量这是八个字，又少了。到了第六个，加强组织领导六个字。所以，我们经常写公文的同志说我非得说每一个标题，字数一样长短，我认为没必要。把意思说准就好了，你追逐了字的多少、长短，最后会影响公文的真实的内涵和质量。所以得不偿失，不要去变成公文的奴隶，我们要做公文的主人，公文是我们手里的工具，这是我们要就是要领会的，要理解的。所以，国务院文件可以当做一个范本。但是即便是范本，我们也可以有

12、一些讨论和推敲。做到一个文件一点挑不出毛病来，真是非常地难。这就是一个文件，我就想看是不是和我前面讲的这些大的原则都对应。（二）范例二第二个文件是国务院办公厅紧接着发的，文号可能有错，是一个示意。国务院办公厅关于印发2014到2015年企业能减排降碳发展行动方案的通知，这是标题。我们注意标题当中，关于印发方案上面没有书名号，而且是2014到2015，中间有扩折号。我们可以讨论一下，没有书名号标题通不通。这应该是通的，没什么毛病。既然是通着，书名号就尽量地不要使用，我想这也是使用书名号的一个原则。但是你要是没有书名号就说不通了，那就非加不行了。像我们14号文，就是中共中央办公厅、国务院办公厅关于

13、印刷党政机关公文条件，我们还是加了书名号了。如果不加能行，那也可以不加，这是一种。再有一个，我们公文一般要求是不允许使用破折号或者其它的标点符号的。但是这里你不这么使用会影响大局，我想也不能僵死的理解，所以用的话也是可以的。这就是一个例子。标题当中如引号是不能用的，但是有的时候涉台文件当中如台湾财政部，那么要加上引号表示它不是一个国家的财政部，甚至表示一种伪财政部的意思，所以要给它加引号。但是它标题当中回避不过去怎么办？有时候引号你也得用，所以我们讲原则上标题当中不使用标点符号，但是说有个别情况、特殊情况、实在躲不开的，也不是说坚决不能用。这些东西都是为公文服务，为我们解决问题服务，不要变成了

14、我们做公文的奴隶，这是一个。我们规定的文种当中没有方案。按说，像过去就是叫做就是关于xx行动、进行工作的意见的方式，没有一个是方案。我们在印发的时候，也不拘泥于这个。我去印发方案，意思上能够行的通，也都是可以的。如果说是我们要是较真，好像说怎么是印发一个方案，没有说不行。我们看到这也是一个典型标题，是一个值得大家注意的地方。再有，我们看国务院办公厅文件的抬头是各省、自治区、直辖市、人民政府、国务院各部委、各直属结构。我们再看国务院抬头，各省、自治区是完全相同的。那你是国务院和国办发文，为什么抬头都是一样的，而且是都是通知，都是下行文，你决定也是下行文？我们注意前边这一段话下边，一定有这句话，x

15、x方案已经国务院同意，现印发你们。没有这句话的不行，有这句话就可以。办公厅和我们省部是行政级别齐。所以经国务院同意，这句话是一定会有的。现印发给你，这就没问题。然后请结合本地区，本部门实际，认真贯彻执行。前面是一个通知，后面是印发的东西不是附件，没有附行动方案没。翻过篇来直接就是行动方案。我们看行动方案，第一段话是这样的，加强节能减排，实现低碳发展，是生态文明建设的重要内容，是促进经济，提制增效升级的必由之路。这段话是什么意思？我们看到的大部分这种文件，上来第一句话都是什么样的？都是非常清楚的说我搞这么个方案，具体方案是什么。都是先跟你讲是什么，说了然后再讲为什么。十二五规划纲要，明确提出了，

16、单位国内生产总值GDP能耗和二氧化碳排放量降低，主要污染物排放总量减少的约束性目标。但11到13年部分指标完全落后，落后于实践进度要求，实行过程是十分严峻的。为了确保全面完成十二五节能减排，降碳目标，制订本行动方案。这就是为什么。先是是什么，然后是为什么，衔接的特别紧密，非常清楚。这个方案有一点点和其它一些文件不一样的创新之处。它是把工作目标单提出来一个自然段，不是像第一个文件，单有一个第一部分，叫总体；方案不是这样，它是单提出来的。下头一个自然段，工作目标，2014到2015年单位GDB能耗、化学需氧量、二氧化硫、氨氮化物、排放量分别逐年下降百分之多少以上。单位GDB二氧化碳排放量，两年分别

17、下降百分之多少以上，就是目标。排列也是挺有意思的。按说目标，就是应该有一个总体描述，总体要求，放在第一章，它一个特点是目标不多，篇幅不大，另外就是纯粹数字组成，非常的简单明了，所以说放到这儿以后，起到一个更加醒目的作用，我觉得这种安排，就是从公文的角度来看，比我们常规的这种安排，单起一章效果更好。我们在这一段把总体的要求说完了，后头就是全部都是怎么办，都是要求了。我们看排列，第一个大力推进产业结构条件，是不是宏观的大，毫无疑问是宏观的大，产业结构提出这是最大的、最宏观的一个工程。结构条件里头所涉及到四件事儿，分别是积极化解产能严重过剩矛盾、加快发展低能耗，低排放产业，优化能源消费结构、强化能评

18、，环评约束作用。优化能源消费结构，具体说比如我们用煤的，改成用气用电，用一些洁净能源，就是要减少一些环境污染，第四个强化能评，环评约束作用，就是指能耗评估，环境评估，当时可能觉得标题过长，用了一个业内简称。但是既然说是一种普发的公文，我倒觉得这儿不应该用简称。用简称大家就得猜，什么叫能评、环评，还得解释。当然也不是说太为难的事儿。这是一个大的部分结构了。第二部分，加快建设节能降排、减排降碳工程，产业结构调整和加快工程建设来讲，我想孰大孰小应该是很容易分辨。下边就是推进重点工程，加快更新改造燃煤锅炉，加大机动车减排力度，强化水污染防治。再下来是第三个，狠抓重点领域节能降碳。重点领域前面是全局性工

19、程，第一个是整个的行业结构改造，是最大，第二个是前面的基础工程，第三个是领域内的，又小了一点具体了一点。它的地位作用不减，但是就它涉及的领域，比较起来就是更加具体。第四个是强化技术支撑。技术支撑再往下，第五个加强政策扶持，第六个推行市场减排机制，第七个加强预警和监督，第八个落实目标。你看这几个基本上一个比一个更加具体化。都是保障政策保障性质的政策，前面是叫做开源，后面，是保障节流。所以说，按照逻辑关系看也是非常地清晰，我觉得公文就总体结构来说，它的逻辑关系排列应该说是很到位的。下头就是附件。附件还真是有点疑义的事，这里我们只是讨论讨论。附件是这样三个附件：14到15，各地区燃煤锅炉淘汰任务，那

20、后头就是数字、表格。哪个省多少都有任务的，很具体。第二，各地区主要大气污染、减排工作任务，第三个各地区黄标车、老旧车的淘汰任务。下达了任务指标这种方式，可能也会是各有各的难处。但是，最近有一个事情。我就咱们局里制订公文的时候，恐怕是要做前后都得考虑到，都得照顾到，不能够就是纯粹的任务指标，这样可能会有副作用。我最近去到基层调研，去了几个省的一些乡镇，其中有一个县，我一到县境内，隔不远就有一条大的红色横幅标语。写的就是严禁烧麦秸、烧麦秸可耻、不烧麦秸光荣、烧麦秸拘留15日罚款1万元。这种标语满街都是。后来我就问当地的领导：一是现在有没有科学的论据能够证实PM2.5是烧麦秸造成的？我还真是没看到这

21、类的宣传报道说是烧麦秸造成的PM2.5。人类有农业以来就是刀耕火种，是一个传统农业方式。人类社会这么多年来也没有过PM2.5，怎么现在烧麦秸就产生PM2.5？怎么解释呢？科学上怎么论证的？我想这是我的一个疑惑。第二个，你可以不让农民烧麦秸，那有没有想过麦秸怎么办？有没有国家收购？没有。虽然有用麦秸去转化如沼气技术，但是效果很不理想，不靠谱，推行了很多年也实行不了。我问是不是增加农民成本了？他说那是当然的。既然你号召起来的是增加成本的事情，你就要想一个出路；他说不管，反正你烧了以后，我就得抓人罚款。我觉得我们在处理行政事务的时候这种方针会有毛病的。我们要考虑一个出路，制订政策的一个出路。如硬性指

22、标拍下去了以后你把锅炉淘汰了，有没有想过人家烧什么、后期措施有没有、是不是增加成本、增加的成本由谁来负担。比如说黄标车、老旧车的淘汰，是不是会分摊到私家车的这种负担上去？我想这些都要广为宣传和制订配套政策。如果配套政策跟上了那就是没有问题；如果跟不上，这种硬性指标恐怕就会成为一种疑惑、一种遗憾。因此我们在制订公文的时候，凡是涉及到的都要考虑周全。这是第二个文件。（三）范例三第三个文件也是国务院办公厅的，是国办发的国发201430号文。标题叫国务院办公厅关于进一步加快社企收费管理、减轻企业负担的通知。前面标题抬头都一样，第一个部分就是帽子。为贯彻落实党的十八届三中全会精神和国务院的部署要求，进一

23、步推进减政放权，建立权力清单制度。建立权力清单制度，现在是一个很大的事情。充分发挥市场配制资源的决定性作用，激发企业，特别是小微企业的活力，经国务院批准，你看都有这句话。经过批准现就进一步加强社企管理，减轻企业负担，有关事项通知如下。这段话都在这一句话里，也是一个简明的开头，也可以作为我们一个公文的范文，非常清楚。接下来第一，建立和实施社企收费目录清单制度。前面是权力清单制度，后面是社企收费目录清单制度，是在权力清单制度下面的一个分支。我们社企收费管理这件事情，减轻企业负担这件事情。这是一个根本性的制度，所以放在前头。这里，进一步提高社企收费政策的透明度，对按照法律、行政法规和国家有关政策规定

24、设立的社企行政事业性收费，政府基金和实施政府定价或指导价的经营，服务性消费，实行目录清单感觉，不断完善公司制度。我觉得这是一个非常好的公文方向，也是一个政府治理方向的转变。我们是从中国古代到现代，和西方国家的政府治理的理念和方式，我们在讨论的时候经常说差异最大的是许可制还是禁止制。中国古时候的制度一直到现在还有影响。这是一种皇上恩准的制度。诺大一个社会管理、公共事务，皇上能够恩准的事务只有一点点，结果大家能做的事情就是这一点点是绿色的，其它都是红色的。凡是皇上没有说的、没想到的、没有明确表态的，你都不能干，这就是皇权政策。现代的发达国家就是这种模式，比如说美国原来没政府，那你想干吗都可以。但是

25、你想干吗行吗？就会触及到一些公共利益、公共事务。所以要制订法律，法律成立政府，成立政府建立法律，建立法律是在什么基础上，主要是尽职。大的一个社会事务全是绿的，你想干吗都可以，但是发生了一些问题，我不得不禁止一些行为，我就规定了，这个事儿不能干，那个事儿不能干，这样就禁止来禁止去，剩下的都是绿的，禁止的是红的。凡是法律没有禁止的，你都能干。但是我们社会受传统的古代治理文化的影响，遵循的是凡是没有领导批准的都不能干，社会活力就差的太远了。我们现在改革当中有一个非常重要的方面是要规范管理，政府禁止的这块红的是什么，剩下的都是你们自己决定的。这是一个重大的转变。所以，我觉得权力清单制度虽然下放权力，但

26、是你还有多少权力是不知道的。权力清单制度是我就这么多权力，这是我必须要管的，我权力制约的范围当中你不能够违反，你得按照我们要求去做。但是我权力之外的，那当然是你们自己的。我觉得这不是我们现在几句话就能解决的。因为这是我们历史背景之下的，也是一种文化背景之下，要解决问题非常难。但是我觉得我们从党中央国务院现在的发布的文件的字里行间，越来越多的向方向在发展。所以这是一个重大政策。我们在公文表述基础性的政策的时候先说。第二个讲的是从严审批一些管理项目。从严就是你首先要有一个标准。第一个是基础性的，第二个是严格制度，第三是规范权力，第四是查处违纪。层次非常分明。第五个对前面深化，是后续的。前面四个就是

27、眼前的。第五个是全面开深化，也包括一些组织领导或者制度建设，都放在继续全面深化。后面是把事情放长远，不是一个临时措施。虽然是个通知，但是我觉得无论从内容结构，还是逻辑关系上都非常地清楚。以上都是真实的案例，这是第三个文件。逻辑关系的文件我举这三个例子，我希望大家通过这三个例子能够有一些收获，能够有所理解。这是第一种。二、公文行文关系案例（四）请示和报告混用第二，就是公文行文关系的案例。行文关系的案例，一个就是请示和报告的混用问题。我们明确地规定请示和报告是两种文件。但是有的单位好像习惯了或者出于什么想法，一直到现在还有一些集成单位在使用请示报告混用。他报上去的文就是关于什么工作的请示报告。这也

28、是个真实案例。他把请示报告打上去了以后没消息，过了40多天也没消息，上级机关领导也没批。结果，他就耐不住了，然后就探头探脑儿的去找领导的秘书，对领导秘书说我们几月几号报了一个请示，不知道首长什么意见，到现在我们也没有见到回复。后来那个秘书就想，说你们有一个请示我怎么没印象？凡是我经手办的办件我肯定多少有点印象，领导有批示的，我不可能40多天就一点印象没有了呀。人家说我查查吧。最后把办件很快看了一遍，以后怎么做秘书我不知道，我们年轻的时候做秘书办件我定是要登记一下时间什么的。但是阅件一般就不登，因为阅件太多了。办件看一下没有，凭印象也没有。秘书想是放错了，放到阅件里头了。然后中午秘书也就是没休息

29、，就在那儿翻那个阅件，那一大堆可多了去了。就在那儿翻，翻了一身土，没白费，还真是翻出来了。他一看，也是气不打一处来，说这叫什么呀！关于什么什么工作的请示报告，你到底是请示还是报告？秘书说怨不得我给放在阅件堆里，那边一般人，这种阅文习惯就是这样，眼睛就往后面瞄，说最后两个字就是文种了是不是，你最后两个字是报告嘛，那认为就是阅件了，就啪就扔到阅件堆里了。结果就混在里头了，躺了40多天，人家找来说想想怎么办。那还是承认错误吧，拿出来吧，反正咱们也是没仔细看，就拍拍土抖搂出来了。等到领导来了以后，跟领导很谦虚，还说领导，首长，人家报了一个文，请示报告，我就觉得是可能是个报告，我就放那一堆里了，估计您也

30、没看着，结果人家里头还有请示的事儿，这都40多天了，要不您给看看。结果首长就接过来了，接过来了以后拿在手里，远远地拿在手里就这样看，也没翻篇，就这样看。看了两眼以后，拿起来也没翻反然后就直接就在上面就批了，批了什么话？说此件说请示又似报告，说报告又加带请示，退回重拟。打回去了根本就不看。最后也还是耽误你下级机关的事儿。我想这里至少有两个考虑，一个考虑就是你不按规矩办事儿，不能惯你毛病，你既然是这么来，那我就不批，就退回去。再有一个40多天了，你说这么长时间责任谁负。当然是你报文机关负。那我现在批给你了，等于这40多天等于是我给你耽误了40多天，这还有个责任问题。所以他就不能给你批，也就是因为我

31、们自己的工作不到位、不规范造成的。这没什么可说的，直接就打回去了。请示和报告，它有一些相同的地方，有一些不同的地方。相同的地方，都是属于上行文，而且上行文都要标注签发人的姓名，和平行、下行是不一样的。再有一个就是文头。大家注意，不应该有文件字样，我们现在有很多的单位，原因很复杂的了，也有一个原因，可能是在2002年，我们出台的那个当时的公文标准当中，错用了一个试样章，就是在上行文上标注有文件两个字，可能有很多机关就无误了，就认为那个就是对的，其实那个是错的。结果就是出现了大量的在上行文，给上级机关报送的文件里头使用，报送的请示报告里头使用文件两个字。像图兰市民政局文件，这是一个请示报给市政府的

32、。我们记着，只有下行文才有文件两个字，在格式上，你像我们说学习文件，贯彻文件，你让我们的上级机关去学习我们下级机关的文件，这合适吗？这不合适的。所以说上行文不可以有文件两个字。而就是你单位名称就完了。图南市民政局，或者给国务院报的，民政部，财政部就这几个字，不能有文件两个字。平行文我们用函，也没有文件，只有下行文当中，才可以使用文件，叫做学习文件、贯彻文件。概念要搞清楚。再有一个就是要慎用急缓标志。你请示你有急缓、特急标上去，也是一种不礼貌。你确实紧急可以标，但是说你不要乱标，这是它相同的地方。但是有特别重要的四点不相同，也是四点。第一个请示是事前，到报告是事后，一个事前的事，一个事后的事，你

33、怎么放在一起。所以说，我把前一段的工作做个报告，再把下一段的工作做个请示，你倒是省事了。那领导没法给你批，所以一定是分成两件来讲。第二个是请求批复和不要求回复。请示就是请指示、请批示。报告就是报而告之，你爱回复不回复。这两个是不一样的。当然报告上面领导也可以说是，做一些批示，也可以不做批示。但是请示是我请求你回复。当然他不回复你，可能说对你请示不同意、不赞成，或者有什么其它的想法，但是不作为。我是要求你给我回复的，报告没有要求给回复，这是不同的。再有一个，请示是一个办件，但是请示非常特殊，不是一般的办件。请示不可以分送，比如会议、通知、邀请函这一类的，你还可以分送。但是，请示时千万不要分送。报

34、告是阅件，是可以分送，一个人一份拿着看去就完了。你把请示分送了，成员一个人一份，一个人给你一个批复，主管的领导和一把手的意见还不一致，那你按谁的执行，那不乱套是吗？这是你报送的造成的。所以请示时千万不能分送，棍扫一大片，枪走一条线，请示就是枪，就是一个眼扎到底，你不能够一大片你搞过去，回过头来以后领导的意见不一致怎么执行。像碰到这种事儿，你问我怎么办，我真不知道。那我告诉你的唯一建议，就是你先把脖子洗干净等着。所以这种事儿是非常的难堪的，比糠里掺米产生的危害还要大，后果还要严重。所以我们千万记住，请示是千万不要分送的，你分送了以后后果可能非常严重，没法解释。你不执行也不行，你执行你怎么执行。这

35、是请示报告。再有，请示是单一事项，报告是综合事项。我们一个请示上去就一件事儿，一事一报一人，你就给一个领导，不能给多个领导。报告就是综合情况了，你请示这一件事儿，领导划个那就是你可以执行了，同意了。请示里一堆事儿，这圈怎么画呀？这没法回复里呀。第一个事儿同意了，第二个事儿没搞明白，还得是再听听汇报，第三个事儿，不能同意。第四个事儿同意了，第五个事儿不能同意。这样请示怎么回复你、怎么批？我这圈是划还是不划？所以你搞的领导是很为难，你不能一行划一个圈。所以说，往往像这种混合请示就是没有后文，没有回音，因为没法批。所以请示一定是一事一报，不要把请示写成报告式的，里嗦一大堆什么事儿都有，就没法讲了。请

36、示的语言非常地简练，搞的越复杂了越难有明确地回复。这是请示和报告的使用当中的区别。另外，过去请示报告还有一个区别，就是请示要留篇头。这次公文处理的工作条例里，在格式规定上没有再区分请示和报告的格式。我想，可以由各个单位根据工作实际情况确定。如果有的单位请示事项习惯性的批复字数比较多，你可以适当地调整一下结构，留比较大的篇头给领导。我们注意到一个格式的改变，跟过去相比，不论是请示还是报告，都把上边缘的距离拉大了，也就是比过去的留的篇头空白多了。但是小于上一次的标准，上一次标准就是红线在二分之一位置，那个篇头就更大。这一次请示和报告没有再做区分。我想，如果说没有什么特殊的需要，应该是现在的红白处，

37、够批示用了。如果我们行业事儿比较复杂，经常会有一些比较长的批示回来，我们不妨放宽一点的篇头。我们不要学死，用死了就是国家标准。我们的国家标准是推荐标准，又不是强制标准。所以还是美观、大方、适用实用原则，是可以做一些就是特殊的要求。（五）使用函发送通知第二就是，就是使用函发送通知，我在很多机关都看到这种用法，我觉得这种用法是没有依据的，也是错的。有一个实例，是发了一个召开会议的通知。它是不是以局本级的名义发布的，是局办公室发布的。局办公室认为我要发给各区县民政局，我的办公室和区县办公室是同级别机构，我给人家发展通知是下行文是不是就不合适，用函头来发通知是不是比较尊重，比较客气了？我想，没有必要。

38、因为我前面说了，你发的文很明确，是经过你的上级批准的事儿，你上边也是经市政府批准，什么会议定于几月几号，在哪里召开，你既然有这句话，你就直接用正式通知行文就可以了。那你没这句话，就不是上级批准的，就没有权力去开这种会，你的通知更不应该发了，你发函也不行。所以说你要么就没文，要是有文就可以使用常规的通知格式。在函的使用范围，一是适合是不相隶属机关之间地商洽工作。二是询问和答复问题。三是请求批准和答复审批事项。没有一个通知事项，告知事项。所以在范围之外的用文，我们觉得是不规范的，这是第二个例。（六）向业务主管机关的请示第三个例子，就是用函向业务主管机关的请示是可以的。我们曾经有一些就是使用函的要求

39、。比如标题可能这样写，关于调整追加什么专项资金的函，受理单位受理了以后可能就很不痛快。你给我一个函，发文的机关也有点觉得不痛快。曾经有一个地方同志要给财政局写有一个文要钱，他说我们当时培训说是2002年以后平行行政机关之间行文只能是函，不可以使用请示和批复。他学了以后就把名字改成了函，关于追加什么资金的函。结果改完了以后，送到他们局长手里签发的时候，局长又把追加资金的函的字给签了，改成叫请示。他就有点不服气，就找局长去了，说局长，我刚参加了学习回来，老师讲了，不可以用请示批复要用函。局长说，那钱要不回来你负责。他说这是两码事，但是我们刚学了公文规定，就是要这样。局长就说了，你别听那个了，能把钱

40、给要过来，你让我管他叫爷爷都行，你还跟人家函，你再给我函没了，我找谁去呀。然后他就说反正我们也是一种推荐，还是听局长的吧。很矛盾。后来，既然这边要求我们要用函，那边又怕要不来钱，那就是干脆就这样，就是一种新的用法就出来了，当时还挺普遍，就变成了这样了，关于追加什么资金请示的函。倒是谁也不得罪了，又是请示，又是函。很快国务院秘书局，就有一个秘函，就是来讲事情，说不可以双文种并用，你一个标题里头，你不可能列两文种进去。所以也禁止了，怎么办？你用函要不来钱，你用请示的函，双文种不能用。那时候干脆就是请示吧。最后明确函里头是允许请示和批复事项。所以现在基本上都是按照模式，用函头，以区别与和上级机关的请

41、示批复。但是里头的标题，就是请示和批复。也是对的，因为它本来就是一个核准事项，它也不是商量的事儿。你批复了以后，钱才能到位，资金才能到位。你商量的结果，东西怎么说。所以现在按照这么一个模式来进行的，这是向业务主管机关的请示。（七）通知和通告混用再一种，就是通知和通告混用。市交通局发了一个文，关于图南市东南三环部分路段施工暂停通车的通知。上来就说，根据我市什么建设规划，市政施工的需要，经过市政府批准，几月几号到几月几号，部分路段具体通知如下，1234，最后特此通知。这是通知吗？我们看一下通知的要义，通知是这样写的。两个作用，一个是发布传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项。显然是要有指定

42、主送机关的是不是？这里没有，就没抬头。第二，我们看看通告。通告是这样的，在一定范围内，公布应当遵守或者周知的事项。看内容，根据我市什么建设规划市政施工需要，经过市政府批准，是不是说属于通告里头，一定范围内公布，应当遵守或者周知的事项。非常典型就是，所以是什么？我们在使用的时 候要注意是通告不是通知。通告可以在街头上去张贴的，你张贴在文件上，算怎么回事儿。你就是直接上红头也没有，就是一张白纸上的通告两个字，下边是具体内容，关于什么的通告。下头内容落款，也不用盖章。你贴大街头也行，你登在报上也行，就是通告，是这种用途，这是容易搞混的。我想这是第二种，就是跟大家讲是这种在它的文种使用上容易出现的一些

43、问题的一些实事儿，一些实例，这是关于行文关系。三、公文语言表达案例第三个就是公文语言的案例。公文语言的案例，我前头也讲了不少了，还有一些，我想就是也都是一些实例。有一些我们有时候用眼睛看不出来，要读出来，还有一些是文字上，修辞上并没有什么大的问题。但是，我们能会有一些感受，比如我们党政领导干部选拔任用工作条例，最近做了修订，其中修订了一段文字。原来的老的工作条例上有这么一段文字，这次给它删掉了。原来我们看条例的时候就有一种感觉，觉得这段文字的表述让人看了不太舒服。原来这段话是这么写的，我们条例修订前的第十一章的第62条，犯过错误的领导的再使用问题。有这么一段明文。这段描述是，我们来读一遍这段话

44、，这段话是这样的。引咎辞职，责令辞职，降职的干部，在新的工作岗位里工作一年以上，实际突出，符合提拔任用条件的，可以按照有关规定重新担任，或者提拔担任领导职务。就这句话你说从文字上有什么毛病没有，但是给人家的感觉，就是这段话太正面了，像是这段鼓励性语言。你读完了以后是不是有这种感觉，就感觉说我辛辛苦苦的干活，还不如犯了错误的干部，你看看人家犯了错的干部，还在新的工作岗位上工作一年以上，实际突出，符合提拔条件怎么样。我犯了错误可能倒能提拔我，不犯错误倒提拔不了。这段表述口吻语言太正面了。那你要说文字，它没毛病。但是这种口吻感觉是非常不好的。修订了以后，这段话就给它改掉了修订以后就变了，是第六十条第

45、二款，就这句话删掉了以后，变成这么很简短的一句话，叫做降职使用的干部，重新提拔，按照有关规定执行。很简明扼要，很简单，也没有多的感情色彩。相比之下第一段话，多么关心爱护犯了错误的干部。犯了错误的干部要不要关心爱护？要。但是在这么一种语言氛围之下，这种表述就显得的是非常的，就是不相称。所以我觉得工作条例的修订，包括其它地方，我觉得是在文字修订也好，内容修订也好，应该是一个比较成功的范例，利于大家学习还把对照稿印发给大家，我觉得这都是非常好的做法。你通过对照稿学习，理解就要比新旧对照看的清楚的多，这些修改我觉得都是非常成功的，非常好的，这是一个案例。再有一个案例，就是一个征求意见。平行机关之间，在

46、教育实践活动当中征求意见，图南市的财政局就给各个的平行的局就发了一个函。征求人家对我们财政局的意见，请大家提出批评意见和建议，是一个高姿态。教育实践活动中，民政局接到函以后，领导说你看看人家姿态多高。还正式来函，来征收意见。这样，我们既然是正式来函，咱们也正式复函吧。别打个电话就算了，也算是正式函复人家，我们没什么意见，我们像他们一样也是互相学习，我们共同帮助，共同提高，完成任务。找一个同志给它回个复函，半页纸就行，也不用很复杂。他们也觉得事儿也不大，那找了个同志。这个同志在机关工作时间比较短，缺乏一些公文经验。那就觉得也不是一个多么大的事儿，说你连这么一个复函还不能写嘛，很简单嘛，你凑点词就

47、行了。就交给他了。很快，半页纸他就搞完了，就报上来了，一层一层领导也都看了，也觉得没问题。结果到了文秘部门了，文秘部门一看吓一跳，说这可不行。他在回复意见的时候就说了，说你局关于在教育实践活动中，向有关部门征收意见，建议的函收讫，是一个抬头，什么什么什么什么，这样说了一段。然后是没什么意见，最后提了一点希望，觉得没什么意见提点希望吧。说批评和自我批评都是以希望代意见了。他也给人提了点希望，这么一句话，叫做希望今后你们要严格贯彻执行，党中央国务院的路线方针政策，这是没意见。一关一关领导都看了，也都觉得没什么。我就是讲，有一些字，我们拿眼睛看，可能就看不出毛病，但是这一读出来，就觉得不对了。这一读

48、出来，我们可能也听出来了，这意见大了，这是砍头的意见，掉脑袋的意见。是不是？那合着人家原来就没贯彻执行党中央国务院路线方针政策。那还行？那你给人家提这种意见，人家干吗？说那你是意思吗？那个起草人说，我不是那意思，说我们不是好上加好吗？但是话说出去，人家理解就不是什么好上加好了，那就是我原来就没干好事儿。所以这种也是一种词不答意。你说的不是那个意思，但是人家感觉就是这种意思。所以像这种，这也是一个例子，这是一个。再有一个，就是请示报告这种例子，用语。市文化局给市政府的关于2013年工作总结报告，地方倒是可以写，就是去掉办文机关名称，因为它是独立上报的，一对一的，落款和红头都有文化局的字样，一般也

49、不会说是转引。这些东西也没有。所以说就上来就是关于用法，我想也是可以的。我们看，报告的这一段抬头文字挺顺的，但是念起来就觉得空洞无比。2013年市政府冒号，2013年在党的十八大精神指引下，在党中央国务院的正确路线方针政策指导下，在省委省政府，市委市政府的正确领导下，在市文化局党组的正确指挥下。它是一级都不落，全都下来了。你想想，到这儿你们听出来了，是谁对谁的报告，是你文化局给市政府的吗？是公文的起草给市政府的，还写上说是在你市文化局，党组的正确指挥下，你又变成了你市文化局的党组书记，跟你那个市长说，说在我的正确指挥下，那你让人听起来，话是不是怪怪的，有一点，不知道几斤几两。接下来，我局高举中国特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论，“三个代表”重要思想科学发展观为指导，解放思想，改革开放，凝聚力量，攻坚克难，坚定不移，沿着中国特色社会主义道路前进。这段话是