电子表格教学课件.ppt

1、第五章第五章 Excel 2003 Excel 2003 Nanjing University of Information Science&Technology,Dept.Computer Science 1 本章要求本章要求?了解电子表格程序的基本功能和特点；?了解Excel窗口的组成；?掌握文件、工作薄、工作表的基本概念和管理；?掌握工作表的建立和使用；?掌握图表的建立和编辑；?掌握数据列表的排序、筛选、分类汇总等操作；?掌握工作表和图表的打印；2 主要内容 5.1 Excel 概述 5.2 Excel 2003的基本操作 5.3 工作表的编辑 5.4 数据图表 5.5 数据清单的管理

2、5.6 数据保护 5.7 页面设置和打印 3 5.1 Excel 概述概述 Excel是制作表格的有力工具。通过Excel，能够制作出集数据、图形、表格、图表等多种形式信息于一体的工作表，可以随心所欲地将工作表中的数据用公式和函数联系起来，并加以统计分析。4 5.1.1 Excel 2003新特性新特性 （1）列表功能 （2）改进的统计函数 （3）XML 支持 （4）智能文档 （5）文档工作区 （6）信息权限管理 5 Excel 2003新特性新特性（7）并排比较工作簿 （8）Office 新外观 （9）Tablet PC 支持 （10）信息检索任务窗格 （11）Microsoft Offic

3、e Online （12）改善客户服务质量 6 5.1.2 启动与退出启动与退出?启动Excel 2003 (1)在Windows 的界面下，用鼠标单击“开始”，选择“程序”下的Microsoft Excel，单击进入Excel 2003。(2)在Windows 桌面上，直接用鼠标双击桌面上的Excel 2003快捷图标。(3)双击一个Excel文件，可以直接启动Excel 2003同时打开这个电子表格文件。7 Excel 主窗口 Excel 主窗口 8 退出Excel 2003 Excel的退出方式与Windows中其它应用程序的退出基本相同。9 5.2 Excel 2003的基本操作的基本

4、操作 5.2.1 工作簿、工作表、单元格 5.2.2 工作簿的建立 5.2.3 数据输入 5.2.4 编辑单元格 5.2.5 使用公式和函数 10 工作簿（工作簿（Book）Excel中用来存储并处理工作数据的文件，以中用来存储并处理工作数据的文件，以.xls扩扩展名保存展名保存 行号 列号 工作表标签 活动单元 格地址 工作工作簿 工作表 编辑栏 行号 活动单元格地址 单元格 列号 11 工作区窗口工作区窗口 标题栏:当前编辑的工作簿名。工作簿:一般由3张表格组成一个工作簿,最多 可有255张 工作表:工作的主要对象,由行,列组成的表格,有：A,B.,IV(256)列;1,2.65536行;

5、单元格:行和列的交叉处，表格的最小单位,每个单元格最多可填写32000字符 活动单元格:当前正在操作的单元格，被黑 线框住。工作表标签:Sheet1Sheet3,当前活动的白色，其余灰色。12 建立与保存工作薄建立与保存工作薄 新建工作薄 打开工作薄 保存 另存为 13 工作表基本操作 单元格选取 单个单元格：单击所需的单元格 连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格 多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格 整行或整列：单击行头或列头 全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮 清除选定的单元格：工作表任意处单击 14 输入数据 文本输入 数值输入 日期/时间的输入 分数输入 自动

6、输入 填充输入 15 数据输入 单击单元格 直接在单元格输入数据 双击单元格双击单元格 在编辑框内输入数据 有规律的数据，例如等差、等比数列可自动填充。拖曳填充柄到结束 单元格数据的输入 系统提供的序列数据 例：甲、乙、丙.；星期一、星期二.方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充 16 数据处理数据处理 公式形式 以“”或“+”开头，由常量、单元格引用、函数、和运算符组成。17 算术运算符+（加号）（减号）*（乘号）/（除号）%（百分号）（乘方）例：=(12+15-3)*5/3 运算结果是数值 18 比较运算符（等号）（小于等于）（小于）（大于等于）(大于)（不等于）例：设 E5单元

7、格是 5，F5单元格是 3,在G5单元格输入=A1B1 运算结果是逻辑值“TRUE”19 文本运算符&(连接)例：设:E8单元格是：南京 F8单元格是：信息工程大学 在 G8 单 元 格 输 入=E8&F8 运算结果是文本:南京信息工程大学 20 运算的优先顺序 当多个运算符同时出现在公式中时，优先顺序由高到低是：、，、空格、（负号）、%、（*、/）、（+、）、&、（、）21 函数 函数的形式：函数名（参数1，参数2，)参数可以是常量、单元格、区域等 例：=SUM(区域)22 常用函数 求和函数 SUM 求平均值函数 AVERAGE 求最大值函数 MAX 求最小值函数 MIN 统计个数函数 C

8、OUNT 条件函数 IF 23 使用公式和函数 公式形式：操作数和运算符 操作数：单元格、数字、字符、区域名、区域、函数 算术运算符：、*、%、?、（）字符运算符：关系运算符：=、=、=、24 使用公式和函数 运算符=（B4+25）/SUM（D5:F5）公式符 区域范围引用 常量 函数 单元格地址 25 输入函数 1.在编辑框直接输函数 2.粘贴函数 26 相对引用 概念：公式中引用的单元格地址在公式复 制、移动时自行调整 表示：列坐标行坐标 例:B6,A4,C5:F8 27 绝对引用 概念:公式中引用的单元格地址在公式复 制、移动时不会改变 表示：$列坐标$行坐标 例:$B$6,$A$4,$

9、C$5:$F$8 28 混合引用 概念:公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时绝对引用不变；相对引用改变。表示：$列坐标行坐标 列坐标$行坐标 例:$B6,A$4,C$5:$F8 例：九九乘法表 =$A2*B$1 29 自动求和按钮 在最接近单元格的数据区域求和。自动产生一公式：=SUM(区域）30 基本操作-使用求和函数 双击看到计算结果 2.求和求和 单击看到 计算公式 1.选取存放 结果的单元格 31 编辑数据?单元格内或编辑栏内的修改?移动和复制数据?插入?清除?删除 32 5.3 工作表的编辑工作表的编辑?5.3.1 工作表的添加、删除和重命名?5.3.2 工作表的移动或复制?5.

10、3.3 工作表窗口的拆分和冻结?5.3.4 工作表的格式化 33 工作表的删除、插入和重命名 1.选取工作表 单个、连续多个、不连续多个。2.删除工作表 选取要删除的工作表,编辑/删除工作表 3.插入工作表 选取插入工作表的位置,插入/工作表 4.重命名工作表 双击要重命名的工作表,输入新名字 34 工作表的移动或复制工作表的移动或复制 35 工作表窗口的拆分工作表窗口的拆分 工作表窗口的拆分：由于屏幕较小，当工作表很大时，往往只能看到工作表部分数据的情况，如果希望比较对照工作表中相距较远的数据，则可将工作表窗口按照水平或垂直方向分割成几个部分。36 工作表窗口的拆分工作表窗口的拆分 37 工

11、作表窗口的工作表窗口的冻结 为了在工作表滚动时保持行列标志或其它数据可见，可以“冻结”窗口顶部和左侧区域。窗口中被冻结的数据区域不会随工作表的其它部分一同移动，并始终保持可见。38 工作表窗口的工作表窗口的冻结 39 工作表的格式化工作表的格式化 （1）工作表中数据的格式化 （2）单元格内容的对齐 （3）表格内容字体的设置 （4）表格边框和底纹的设置 （5）表格列宽和行高的设置 （6）自动套用格式和样式 40 5.4 数据图表 图表概念：数据的图形表示 图表类型:有三维、二维 数 据 源:作图的数据区域，可以包含说 明性文字 41 数据图表数据图表 图例 数据标记 数据序列 类型轴(X)刻度线

12、 值轴（Y）图表名词术语 42 创建图表 利用图表向导 图表类型 图表数据源 图表选项 图表位置 4 个步骤完成 43 图表的编辑 图表的缩放、移动、复制和删除 改变图表类型 选中图表 图表/图表类型 选择某种图表类型和子类型 44 5.4.3 图表的编辑与格式化图表的编辑与格式化 (1)选择图表类型(2)增加或删除图表元素?图表标题?X轴标题?Y轴标题?图表标记?数据标签?图例?刻度线 45 5.4.3 图表的编辑与格式化图表的编辑与格式化?Excel的“图表”菜单中的命令是专门为编辑图表设计的，也可使用“图表”工具栏修改图表。?字体格式化?填充与图案?对齐方式?数字格式 46 5.5 数据

13、清单的管理数据清单的管理?Excel 2003是一个强大的数据分析软件。在实际工作中常常面临着大量的数据且需要及时、准确地进行处理，这时可借助于数据清单技术来处理。?数据清单的管理一般是指对工作表进行排序、筛选、分类和汇总等操作。47 数据清单的管理 数据清单（数据列表）：由工作表中单元格构成的矩形区域 特点：?与数据库相对应，表中的一列为一个字段，一行为一条记录?同列数据的数据类型和格式应完全相同?表中不允许有空行或空列 48 数据清单数据清单 49 5.5.1 数据导入数据导入?在Excel 2003中，获取数据的方式有很多种，除了直接输入方式外，还可以通过导入方式获取外部数据。?Exce

14、l 2003能够访问的外部数据库有 Access、Foxbase、Foxpro、Oracle、Paradox、SQL Server、文本数据库等。?无论是导入的外部数据库，还是在 Excel 2003中建立的数据库，都是按行和列组织起来的信息集合，每行称为一个记录，每列称为一个字段。50 5.5.2数据清单的编辑数据清单的编辑?在Excel 2003中，只要在工作表的某一行键入每列的标题，在标题下面逐行输入每个记录，一个数据库就建好了。?（1）添加记录?（2）删除记录?（3）查找记录 51 5.5.3 数据排序 排序的字段叫关键字段，最多允许 3个字段，以主和次区分。复杂排序：单击列表，“数据

15、排序”命令。设置条件 52 5.5.4 数据筛选数据筛选?对数据进行筛选，就是在数据库中查询满足特定条件的记录，它是一种用于查找数据清单中的数据的快速方法。?对记录进行筛选有两种方式：?一种是“自动筛选”；?一种是“高级筛选”；53 自动筛选自动筛选 使用自动筛选功能，一次只能对工作表中的一个数据清单使用筛选命令，对同一列数据最多可以应用两个条件。54 筛选数据 自动筛选 数据筛选自动筛选 55 高级筛选?当所设的条件较多时，可以使用高级筛选来筛选数据。?使用高级筛选，应在工作表的数据清单上方先建立至少有三个能被用做条件区域的空行，且数据清单必须有列标志。?条件区域建立过程：先在第一个空行输入

16、在筛选中必要的字段名，第二行输入筛选条件，第三行作为条件区域与数据清单的分隔线。56 高级筛选 例、如果要找出图中平时120、平时219、平时322分以上的记录。条件区域 数据清单 57 高级筛选?建立条件区域；?单击“数据”菜单，选择“筛选”命令项，单击“高级筛选”命令项 58 5.5.5 分类汇总分类汇总?建立数据清单后，可依据某个字段将所有的记录分类，把字段值相同的连续记录作为一类，得到每一类的统计信息?使用分类汇总工具，可以分类求和、求平均值等。?要进行分类汇总，首先要确定数据表格的最主要的分类字段，并对数据表格进行排序。59 分类汇总?将数据列表以分类汇总的形式反映各类将数据列表以分

17、类汇总的形式反映各类数据的情况。按某关键字段进行分类汇数据的情况。按某关键字段进行分类汇总，在分类汇总前必须按该关键字段排总，在分类汇总前必须按该关键字段排序。序。60 创建分类汇总 选中列表-数据分类汇总 分类字段 汇总方式 选定汇总项（可多个）61 创建分类汇总 必须排序 公式计算公式计算 计算项 62 创建嵌套分类汇总 嵌套汇总嵌套汇总-对同一字段进行多种不方式的汇总。对同一字段进行多种不方式的汇总。不能选中不能选中 63 5.6 数据保护数据保护?5.6.1 设置工作簿的密码?5.6.2 设置信息管理权限?5.6.3 保护工作簿?5.6.4 保护工作表 64 5.7 页面设置和打印页面

18、设置和打印?5.7.1 设置页面区域和分页?5.7.2 页面设置?5.7.3 打印预览和打印 65 页面设置 设置纸张大小、方向设置纸张大小、方向 66 页面设置页面设置 设置页边距设置页边距 67 页面设置页面设置 在此写入页眉 在此写入页脚 计算机文化基础 第1页 页眉页眉 页脚 68 页面设置页面设置 设置打印标题、打印顺序 69 习题 1.工作簿与工作表有什么区别？2.什么是Excel的“单元格”？单元格名如何表示？什么是活动单元格？在窗口的何处能够得到活动单元格的特征信息？3.什么叫“单元格的绝对引用”或“单元格的相对引用”？如何表示它们？4.Excel中的“公式”是什么？公式中可引用哪些单元格？5.在什么情况下需要使用 Excel提供的窗口冻结功能？。70 习题 6.什么叫数据填充、数据复制、公式复制？它们之间有什么区别？7 如何在多个工作表中输入相同的数据？8 打印工作簿、打印工作表、打印数据区域的设置方式各有什么区别？9 工作表中有多页数据，若想在每页上都留下有标题，则在打印中应如何设置？10.如何在数据清单中进行自定义排序？11如何在数据清单中进行数据筛选？数据的筛选和分类汇总有什么区别？71