电子文件管理培训教材课件.ppt

1、电子文件管理电子文件管理课程性质：电子文件管理是档案学专业的核心课程之一。它是一门综合性、实践性较强的应用学科。主要以电子文件管理的理论和方法，重点介绍电子文件及其管理概述、电子文件的鉴定、归档和整理、著录与检索、保护、利用、元数据管理以及组织管理等内容，从而为电子文件的科学管理提供知识基础。学习目的和要求：让学员能比较全面、系统地了解电子文件管理的基本内容。在理解电子文件管理的一些基本概念、基本原理以及电子文件及其管理变化规律的基础上，掌握电子文件管理的基本方法和技能，并能运用所学知识科学地开展电子文件管理的基础工作。第一章电子文件概述学习目的和要求：了解现代信息技术发展对档案工了解现代信息

2、技术发展对档案工作的影响；电子文件的产生及其形成作的影响；电子文件的产生及其形成规律。掌握电子文件的原始性与法律规律。掌握电子文件的原始性与法律证据效力；电子文件的生命周期理论。证据效力；电子文件的生命周期理论。熟练掌握电子文件的内涵、基本特点熟练掌握电子文件的内涵、基本特点和作用。和作用。第一节第一节 电子文件的概念和种类电子文件的概念和种类 一、信息技术的发展对档案工作的影响一、信息技术的发展对档案工作的影响二、电子文件的来源二、电子文件的来源办公自动化（办公自动化（OA）计算机辅助设计和辅助制造（计算机辅助设计和辅助制造（CAD/CAM）模数转换（扫描仪、数码相机和摄象机等）模数转换（扫

3、描仪、数码相机和摄象机等）电子商务（电子商务（E-business）收发邮件（收发邮件（E-mail）1 1、“机读文件机读文件”定义定义 通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡片上的文件，它的内容只有用机器带或穿孔卡片上的文件，它的内容只有用机器才能存取。才能存取。“机读文件机读文件”和和“电子文件电子文件”名称使用年代名称使用年代机读文件：机读文件：18901890年年2020世纪世纪8080年代年代电子文件：电子文件：2020世纪世纪9090年代初开始年代初开始三、电子文件的概念三、电子文件的概念u首先是文件，应该满足文件的所有要求首先是文件，

4、应该满足文件的所有要求u是以数字形式进行记录的，并可为电子计算机是以数字形式进行记录的，并可为电子计算机等设备所处理等设备所处理u电子文件的构成方式由内容、背景信息、结构电子文件的构成方式由内容、背景信息、结构三要素构成。三要素构成。2、电子文件的、电子文件的定义定义电子文件与电子信息的区别电子文件与电子信息的区别四、电子文件的种类四、电子文件的种类 从不同角从不同角度分类度分类按存储载按存储载体分类体分类按文件信息按文件信息存在形式分存在形式分按文件生按文件生成方式分成方式分按文件的按文件的属性分类属性分类按文件组成按文件组成方式分类方式分类按文件的按文件的功能分类功能分类按电子文件的信息存

5、在形式分类按电子文件的信息存在形式分类文本文件文本文件数据文件数据文件声音文件声音文件影像文件影像文件命令文件命令文件图形文件图形文件图像文件图像文件按电子文件的组成方式分类按电子文件的组成方式分类简单简单文件文件复合复合文件文件复杂复杂文件文件普通文件普通文件只读只读文件文件隐含文件隐含文件加密文件加密文件压缩文件压缩文件按文件生成方式分类按文件生成方式分类计算机直接生成计算机直接生成的原始文件的原始文件传统文件经模转数后的电子文件传统文件经模转数后的电子文件电子档案定义电子档案定义具有参考和利用价值并作为档案保具有参考和利用价值并作为档案保存的存的电子文件称为电子文件称为“归档电子文件归档

6、电子文件”。GB/T 18894-2002五、电子档案五、电子档案 19961996年年国际档案大会上，国际档案大会上，戴维戴维比尔曼比尔曼作了作了题为题为虚拟档案虚拟档案virtual archivesvirtual archives的报告，的报告，“虚拟档案虚拟档案”一词被广泛使用一词被广泛使用电子文件与电子档案电子文件与电子档案电子档案由电子文件转化而来电子档案由电子文件转化而来 档案是文件转化的结果，是两种在功能、档案是文件转化的结果，是两种在功能、时间和空间上相对独立又密切联系的社会时间和空间上相对独立又密切联系的社会事物。事物。文件与档案的关系呈现出从属关系或者说文件与档案的关系呈

7、现出从属关系或者说文件线型运动过程中整体与特殊的关系文件线型运动过程中整体与特殊的关系电子档案是电子档案是“归档电子文件归档电子文件”。第二节第二节 电子文件的基本特点和作用电子文件的基本特点和作用对纸质文件和电子文件特点描述比较对纸质文件和电子文件特点描述比较（一）电子文件信息的（一）电子文件信息的非人工识读性非人工识读性电子文件的非人工识读性的特点，要求管理电子文件的非人工识读性的特点，要求管理电子文件，需要的相应硬件与软件。电子文件，需要的相应硬件与软件。一、电子文件的基本特点一、电子文件的基本特点纸质文件纸质文件 stable static stable static安稳刻板安稳刻板石

8、板石板电子文件电子文件 unstable dynamic unstable dynamic活泼好动活泼好动河流河流（二）电子文件对系统的依赖性（二）电子文件对系统的依赖性 一方面，从文件制作、处理到归档一方面，从文件制作、处理到归档后的全部管理活动都必须借助于计算机后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。系统才能实现。另一个方面，不兼容的计算机和应另一个方面，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。需要保存老的系统，或者通很大困难。需要保存老的系统，或者通过转换、移植等工作才能确保电子文件过转换、移植等工作才能确保电子文件的的可读

9、性和可管理性可读性和可管理性（三）文件信息与载体之间的可分离性（三）文件信息与载体之间的可分离性传统文件传统文件：信息与其载体是不可分离，固化在一起：信息与其载体是不可分离，固化在一起的，象纸质档案，甲骨文，碑文，传统胶片等。的，象纸质档案，甲骨文，碑文，传统胶片等。电子文件电子文件：文件不再具有固定的物理位置，对特：文件不再具有固定的物理位置，对特定记录载体也不再定记录载体也不再“从一而终从一而终”，可以根据需要，可以根据需要随时扩展、缩小或改变其存储空间，也可以改变随时扩展、缩小或改变其存储空间，也可以改变其在载体上的路径，或在不同存储介质之间转换。其在载体上的路径，或在不同存储介质之间转

10、换。信息与载体之间的可分离性使电子文件不再具有信息与载体之间的可分离性使电子文件不再具有物理意义上的物理意义上的“实体实体”状态，成为状态，成为“非实体文非实体文件件”、“虚拟文件虚拟文件”。（四）电子文件信息的可变性（四）电子文件信息的可变性u信息相对独立性信息相对独立性增删、更改容易，增删、更改容易，无修改痕迹无修改痕迹u操作人员为重复利用载体介质，把信息操作人员为重复利用载体介质，把信息认为无用而删除。认为无用而删除。u系统中的动态文档不断更新或补充。系统中的动态文档不断更新或补充。u载体和信息技术的更新容易使原有信息载体和信息技术的更新容易使原有信息在转换过程中出现损失、变异。在转换过

11、程中出现损失、变异。（五）电子文件信息存储的高密度性（五）电子文件信息存储的高密度性（六）电子文件多媒体信息的集成性（六）电子文件多媒体信息的集成性 “多媒体文件多媒体文件”文字、图形、图文字、图形、图 像、影像、声音等二种以上组合。像、影像、声音等二种以上组合。（七）电子文件信息的可操作性（七）电子文件信息的可操作性二、电子文件的作用二、电子文件的作用优点优点（一）使用电子文件可改变办公方式和提高效率（一）使用电子文件可改变办公方式和提高效率（二）使用电子文件有利于文档一体化的实现（二）使用电子文件有利于文档一体化的实现（四）电子文件能集成多元化信息（四）电子文件能集成多元化信息（三）电子文

12、件能进行网络话传输，充分发挥（三）电子文件能进行网络话传输，充分发挥 信息资源共享的优势。信息资源共享的优势。（五）有助于组建国家综合信息系统（五）有助于组建国家综合信息系统第三节第三节电子文件原始性与法律证据效力电子文件原始性与法律证据效力一、电子文件的原始性一、电子文件的原始性（一）传统文件的原始性（一）传统文件的原始性原始性体现为：内容与形式的统一原始性体现为：内容与形式的统一传统文件的原始性是不能随意改变的传统文件的原始性是不能随意改变的（二）电子文件原始性认定的困难（二）电子文件原始性认定的困难1、电子文件易于修改、电子文件易于修改4、电子文件不再具有固定的存储载体、电子文件不再具有

13、固定的存储载体2、制作过程虚拟化使得对原件界定困难、制作过程虚拟化使得对原件界定困难3、软硬件技术更新形成的文件迁移问题、软硬件技术更新形成的文件迁移问题5、电子文件不再具有特定的字迹、电子文件不再具有特定的字迹6、电子文件的签署技术尚未普及、电子文件的签署技术尚未普及（三）重新界定（三）重新界定“原始性原始性”对于一份电子文件来对于一份电子文件来说，只要它的内容确确说，只要它的内容确确实实是当时的，由原作实实是当时的，由原作者撰写或制作出来，此者撰写或制作出来，此后从未修改过，我们就后从未修改过，我们就应该承认它是原始的，应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，尽管它没有固定的载体，没有实

14、在的物理形态，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原甚至因转换而失去了原来的格式。来的格式。第四节第四节 电子文件的形成规律和生命周期电子文件的形成规律和生命周期一一 电子文件与纸质文件形成特点的比较电子文件与纸质文件形成特点的比较1、电子文件形成与业务活动开展同步进行、电子文件形成与业务活动开展同步进行4、电子文件数据类型与文件格式多样化、电子文件数据类型与文件格式多样化2、电子文件的形成依赖于系统、电子文件的形成依赖于系统3、电子文件信息形成与存储分散化、电子文件信息形成与存储分散化5、电子文件信息生成的动态性、电子文件信息生成的动态性二二 电子文件的生命周期电子文件的生命周期文件生命周

15、期理论文件生命周期理论的基本内容的基本内容文件从形成到销毁或永久保存是一个完整过程文件从形成到销毁或永久保存是一个完整过程依据文件价值形态的变化可划分为若干阶段依据文件价值形态的变化可划分为若干阶段文件与服务对象、保存场所和管理形式之间文件与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一定对应关系存在一定对应关系（一）国际档案理事会对电子文件生命（一）国际档案理事会对电子文件生命周期阶段的划分周期阶段的划分 电子文件管理指南电子文件管理指南将电子文件将电子文件划分为三个阶段：概念阶段、产生阶段、划分为三个阶段：概念阶段、产生阶段、维护阶段。维护阶段。（二）何嘉荪对电子文件运动阶段的阐释（二）何嘉荪对电

16、子文件运动阶段的阐释整个文件运动过程划分为四个阶段整个文件运动过程划分为四个阶段第一阶段：文件的设计、制作形成阶段第一阶段：文件的设计、制作形成阶段（一）孕育期（一）孕育期（二）形成期（二）形成期第四阶段：文件的永久保存或历史阶段第四阶段：文件的永久保存或历史阶段第三阶段：文件的暂时保存阶段第三阶段：文件的暂时保存阶段第二阶段：文件的实现使用阶段第二阶段：文件的实现使用阶段 并非所有文件都能一次并非所有文件都能一次走完四个阶段的历程，在特走完四个阶段的历程，在特殊情况下，某些文件还会做殊情况下，某些文件还会做逆向运动，甚至跳跃式向前逆向运动，甚至跳跃式向前运动。运动。第一章 考核要求1、识记：

17、电子文件、电子档案。2、领会：电子文件的内涵；电子文件的形成规律。3、简单应用：电子文件的种类；电子文件与电子档案的关系、电子文件的生命周期。4、综合应用：电子文件的基本特点和作用；电子文件的原始性。本PPT为可编辑版本，您看到以下内容请删除后使用，谢谢您的理解【解析】【解答】（1）氯化钠是由钠离子和氯离子构成的；金刚石是由碳原子构成的；干冰是由二氧化碳分子构成的；（2）质子数为11的是钠元素，钠元素原子的最外层电子数1，在化学反应中容易失去一个电子形成阳离子；（3）化学变化是生成新分子的变化，其实质是分子分解成原子，原子重新组合形成新的分子，故该反应中没有变的是碳原子和氧原子。故答案为：氯化

18、钠；失去；D。【分析】物质有微粒构成，构成物质的微粒有原子、分子、离子是那种，金属、稀有气体由原子构成；常见气体由分子构成；碱和盐由离子构成。在化学变化中，原子种类、质量、数目保持不变。26.用微粒的观点解释下列现象：（1）今年我国要求“公共场所全面禁烟”非吸烟者往往因别人吸烟而造成被动吸烟。（2）夏天钢轨间的缝隙变小。【答案】（1）分子是在不断的运动的.（2）夏天温度高，铁原子间的间隔变小.【考点】物质的微粒性 【解析】【解答】（1）吸烟生成烟雾，烟雾分子因为运动，扩散到空气中，使非吸烟者被动吸入烟雾分子，造成被动吸烟；（2）钢轨由铁原子构成.每两根钢轨间都有一定的间隙，夏天由于气温高，使得

19、钢轨中铁原子的间隔变大，表现为钢轨的体积膨胀，则钢轨间的间隙变小.故答案为：（1）分子是在不断运动的；（2）夏天高温，铁原子间的间隔变小.【分析】微粒观点的主要内容：物质是由分子（或原子构成），分子间有间隔，分子处于永停息的运动状态中.（1）烟雾分子属气体分子，在空气中扩散较快，使非吸烟者被动吸烟；（2）铁原子间有一定的间隔，温度升高，则铁原子间间隔变大，反之则变小，夏天高温状态下，铁原子间间隔变大，使得钢轨体积膨胀，则钢轨间的缝隙变小.【考点】物质的微粒性 【解析】【解答】（1）铁属于金属单质，是由铁原子直接构成；氯化钠是由钠离子和氯离子构成的；二氧化碳是由二氧化碳分子构成的（2）当质子数=

20、核外电子数，为原子，a=2+8=10，该粒子是原子原子序数=质子数=10当a=8时，质子数=8，核外电子数=10，质子数核外电子数，为阴离子。故答案为：原子；离子；分子；10；10；阴离子。【分析】物质有微粒构成，构成物质的微粒有原子、分子、离子是那种，金属、稀有气体由原子构成；常见气体由分子构成；碱和盐由离子构成。当核电荷数等于核外电子数，表示原子，小于时表示阴离子，大于时表示阳离子。25.初中化学学习中，我们初步认识了物质的微观结构。（3）升高温度分子运动速度就加快，只要能说明温度高了运动速度快了的例子都可以，例如阳光下或者温度高衣服干得快，温度高水蒸发的快，糖在热水里比在冷水里溶解的快等

21、；（4）由于注射器装入的药品少，现象明显，又是封闭状态，所以可以控制体积节省药品、可以减少气体挥发造成的污染等故答案为：（1）固体；（2）分子的质量大小或者相对分子质量大小（合理即给分）；（3）阳光下或者温度高衣服干得快，温度高水蒸发的快，糖在热水里比在冷水里溶解的快等；（4）可以控制体积节省药品、可以减少气体挥发造成的污染等【分析】（1）根据实验现象判断氯化铵的状态；（2）根据它们的相对分子质量的区别考虑；（3）根据温度与运动速度的关系考虑；（4）根据注射器的特点考虑【解析】【解答】A、向一定质量的盐酸和氯化钙的混合溶液中逐滴加入碳酸钠溶液至过量的过程中，生成氯化钠的质量不断增大，当碳酸钠与

22、盐酸和氯化钙完全反应时，氯化钠的质量不再增大，A符合题意；B、向稀硫酸中加水，溶液的pH逐渐增大至接近于7，B不符合题意；C、向一定质量的稀硫酸中逐滴加入氢氧化钡溶液至过量的过程中，氢氧化钡不断和硫酸反应生成硫酸钡沉淀和水，溶质的质量减小，质量分数也减小，当氢氧化钡和稀硫酸完全反应时，继续滴加氢氧化钡溶液时，质量分数应该由小变大，C不符合题意；D、加热高锰酸钾时，当温度达到一定程度时，高锰酸钾开始分解生成锰酸钾、二氧化锰和氧气，随着反应的进行，剩余固体的质量不断减少，当高锰酸钾完全反应时，剩余固体的质量不再变化，D符合题意。【解析】【解答】A、可燃物的在着火点是一定的，不会降低，故说法错误，可

23、选；B、爆炸是物质在有限的空间内，发生急剧燃烧，短时间内聚集大量的热，使周围的气体的体积膨胀造成的可见爆炸需要氧气的参与，可使燃烧处于暂时缺氧状态，达到灭火的目的故说法正确，不可选；【解析】【解答】燃烧需要同时满足三个条件：一是要有可燃物，二是可燃物要与氧气接触，三是温度要达到可燃物的着火点；以上三个条件都能满足时，可燃物才能发生燃烧。灭火的原理就是破坏燃烧的条件。根据描述，自动灭火陶瓷砖会喷出氦气和二氧化碳，故灭火的原理是隔绝氧气。【解析】【解答】解：A、从题目中表格知，H2体积分数为10%70%的H2和空气混合气体，点燃时会发生爆炸，故A正确；B、收集的H2能安静燃烧，说明H2的纯度大于等

24、于80%，故B项错误；C、用向下排空气法收集H2 ，保持试管倒置移近火焰，如果没有听到任何声音，表示收集的H2纯度大于等于80%，故C项错误；D、氢气和空气的混合气体点燃不一定发生爆炸，只有在爆炸极限范围内才会发生爆炸，故D项错误故选A【分析】可燃物质（可燃气体、蒸气和粉尘）与空气（或氧气）在一定的浓度范围内均匀混合，遇着火源可能会发生爆炸，这个浓度范围称为爆炸极限可燃性混合物能够发生爆炸的最低浓度和最高浓度，分别称为爆炸下限和爆炸上限，在低于爆炸下限时不爆炸也不着火，在高于爆炸上限同样不燃不爆因此可燃性气体在点燃前需要先检验气体的纯度，以防发生爆炸【解析】【解答】A、通过实验可以知道烧杯中的

25、白磷没有燃烧，说明烧杯中的白磷虽然温度达到着火点，但没有与氧气接触，所以不能燃烧，从而可以判断烧杯中的热水不仅仅是只起到加热的作用，故A说法正确；B、铜片上白磷燃烧是温度达到了着火点且与氧气接触，满足燃烧的条件，故B说法正确；C、铜片上的红磷没有燃烧是温度过低没有达到其着火点，没有满足燃烧的条件，故C说法正确；D、烧杯中的白磷通入空气（氧气）就会燃烧，出现“水火相容”的奇观，故D说法错误故选D24.能源、环境、安全已成为人们日益关注的问题 （1）三大化石燃料包括煤、_、天然气等；它们都是_（填“可再生”或“不可再生”）能源 （2）控制反应的条件可使燃料充分燃烧燃煤发电时，将煤块粉碎成煤粉的目的

26、是_ （3）天然气主要成分为甲烷，写出甲烷充分燃烧的化学方程式_ 下列有关天然气（或甲烷）的说法正确的是_（填字母）A沼气中的主要成分是甲烷B甲烷气体不会产生温室效应C用天然气代替煤作燃料，有利于减少酸雨形成 You and your friends are leaving a concert on a Friday night.When you get outside,your ears are ringing.You have to shout to be heard.36 So no harm doneright?Not quite.Temporary buzzing may be ea

27、sy to ignore,but repeated exposure to loud noise will eventually cause serious-and irreversible(无法治愈的)-hearing loss.A new study conducted by researchers at Brigham and Womens Hospital in Boston shows that one in five people between the ages of 12 and 19 are experiencing slight hearing loss,and one i

28、n 20 have mild hearing loss.37 But the good news is that there plenty of ways you can protect your ears from further damage and still listen to the music you love:Ask around.Ask around.Put your earbuds in or your headphones on,and then ask a friend next to you whether or not he or she can hear what youre listening to.38 Turn it down.Buy noise-canceling headphones.Buy noise-canceling headphones.A pair of earbuds or headphones that fits comfortably will limit outside noise so that you can hear your music better at lower volumes.