教务专员培训课件.pptx

1、 教务专员岗位职责与技能教务专员岗位职责与技能主讲人：杨晓伟教务专员工作简介教务专员工作简介什么是教务？什么是教务？教务即教务管理，属于行政管理层，直属上教务即教务管理，属于行政管理层，直属上级是教学副校长。级是教学副校长。1 1、工作性质：、工作性质：教务部行政文员，负责教务部日常行政工作教务部行政文员，负责教务部日常行政工作的安排及执行。的安排及执行。2 2、工作要求：、工作要求：教务管理是一项需要有高度责任心的工作，教务管理是一项需要有高度责任心的工作，关键要有认真负责、踏实肯干、细致周密的态度。关键要有认真负责、踏实肯干、细致周密的态度。教务专员教务专员主要工作职责主要工作职责学员排课

2、、调课学员排课、调课加课、请假加课、请假学科教师排班学科教师排班陪读安排陪读安排专职教师专职教师薪资计算薪资计算兼职教师兼职教师薪资计算薪资计算授课陪读授课陪读时段巡查时段巡查课时単每日核对课时単每日核对液晶课表制作液晶课表制作教务数据统计教务数据统计调休时间统计调休时间统计教务专员工作职责教务专员工作职责教育顾问教务专员班主任学科教师接单、排课提前预约1、教育顾问在签单当日发出排课申请 2、教务专员根据学科组长建议进行排课。3、教务专员把排课情况通知TR、CR及CC4、CC通知学员第1次来中心上课的具体时间。新签学员排课流程如何有效排课？如何有效排课？一、信息的及时了解与更新一、信息的及时了

3、解与更新跨部门沟通与协作的体现跨部门沟通与协作的体现教育顾问教务专员学科组长学科教师班主任学员如何有效排课？如何有效排课？1 1、当几位学科组长回复排课申请为同一时间段时，教务专员要与、当几位学科组长回复排课申请为同一时间段时，教务专员要与各组组长分别沟通，根据教讨会反馈的情况，安排出合理的时间段。各组组长分别沟通，根据教讨会反馈的情况，安排出合理的时间段。2 2、寒暑假密集上课期间，有可能学生的上课时间段不固定，这时、寒暑假密集上课期间，有可能学生的上课时间段不固定，这时让让CCCC先通知学生按学生所要求的时间上完第一次课，课后由先通知学生按学生所要求的时间上完第一次课，课后由CRCR找学找

4、学生沟通时间段的问题。生沟通时间段的问题。3 3、如果遇见学科组长休假，学生又着急上课的情况，可由、如果遇见学科组长休假，学生又着急上课的情况，可由CCCC给组给组长打电话告知学生情况，让组长安排任课老师；如果组长无法及时长打电话告知学生情况，让组长安排任课老师；如果组长无法及时回复排课申请，只要在电话中敲定任课老师，教务专员可以和签单回复排课申请，只要在电话中敲定任课老师，教务专员可以和签单的的CCCC商量，按学生要求把课排进商量，按学生要求把课排进UPCUPC系统中。系统中。二、排课中经常会遇见的问题二、排课中经常会遇见的问题如何有效排课？如何有效排课？4.4.寒暑假课程开始时，要停止排合

5、同中的常规课，先排寒暑假合同，寒暑假课程开始时，要停止排合同中的常规课，先排寒暑假合同，在排课过程中一定要看清楚合同类型，避免选错合同。在排课过程中一定要看清楚合同类型，避免选错合同。5.5.只要常规课没有结束，赠送课时就不能确认。这时应先告知班主任只要常规课没有结束，赠送课时就不能确认。这时应先告知班主任该情况，随后在该情况，随后在UPCUPC中把所有赠送课时的排课删除；等班主任更改中把所有赠送课时的排课删除；等班主任更改好合同后重新排课，以确保课时票第一时间被确认。好合同后重新排课，以确保课时票第一时间被确认。6.6.日常排课（全日制学员除外）日常排课（全日制学员除外）以月为频率，以月为频

6、率，一次排一个月，在一次排一个月，在月底月底（最后一周）的时候进行（最后一周）的时候进行统一排查统一排查，需要续排的及时续排到系统中，需要续排的及时续排到系统中，确保老师的讲义制作以及正常授课。确保老师的讲义制作以及正常授课。二、排课中经常会遇见的问题二、排课中经常会遇见的问题学员调课制度与流程学员调课制度与流程调课：调课：本周内学员因故不能上课，本周内补上。本周内学员因故不能上课，本周内补上。流程流程：一一)常规调课常规调课1 1、调课申请由班主任提出，确定出补课时间段，确报该时间段可以调课。、调课申请由班主任提出，确定出补课时间段，确报该时间段可以调课。以邮件形式发送调课申请表（见附表）给

7、教务专员，抄送教学副以邮件形式发送调课申请表（见附表）给教务专员，抄送教学副校长（课前一天时间校长（课前一天时间2424小时）。小时）。2 2、教务专员在收到调课申请后进行审核，确认调课课时段无误后，、教务专员在收到调课申请后进行审核，确认调课课时段无误后，2 2小小时之内时之内在在upcupc上处理，同时上处理，同时告知相应班主任主任、任课教师告知相应班主任主任、任课教师。二二)特殊情况特殊情况新学员排课影响到老学员上课段。老学员仍需要由相应班主任提出调新学员排课影响到老学员上课段。老学员仍需要由相应班主任提出调课申请。按常规调课流程提出调课申请。课申请。按常规调课流程提出调课申请。学员调课

8、学员调课 惩处：惩处：教务专员没有调课申请就调课、未及时排课或未能及时告知教务专员没有调课申请就调课、未及时排课或未能及时告知学科教师影响上课，第一次书面警告，第二次书面警告。学科教师影响上课，第一次书面警告，第二次书面警告。注：如教务专员休息，教学副校长负责教务专员排课工作。注：如教务专员休息，教学副校长负责教务专员排课工作。学员加课制度与流程学员加课制度与流程加课：加课：除除常规课常规课，调课调课及及请假补课请假补课之外的上课。之外的上课。加课流程加课流程：(1)(1)加课申请加课申请必须由班主任提出必须由班主任提出，提出申请前，提出申请前与学员家长达成一致与学员家长达成一致意见。意见。学

9、学科教师与学员做好加课沟通的，也要由班主任提出加课申请。科教师与学员做好加课沟通的，也要由班主任提出加课申请。(2)(2)班主任确定好加课课时间段，确保该时间段可以上课。以班主任确定好加课课时间段，确保该时间段可以上课。以邮件形式邮件形式发发送加课课申请表给教务专员，送加课课申请表给教务专员，抄送教学副校长抄送教学副校长（加课前一天时间（加课前一天时间2424小时）。小时）。(3)(3)教务专员在收到加课申请后进行审核，确认加课时段无误后，教务专员在收到加课申请后进行审核，确认加课时段无误后，2 2小时小时之内在之内在upcupc上处理（上处理（课程类型为加课课程类型为加课），告知（），告知（

10、以邮件和飞信以邮件和飞信）相应）相应任课教师任课教师。学员加课学员加课惩处惩处：(1)(1)班主任未按加课流程操作，第一次口头警示，第二次口头警告，第三班主任未按加课流程操作，第一次口头警示，第二次口头警告，第三次书面警告。次书面警告。(2)(2)学科教师及学科教师及cccc未经班主任申请，未经班主任申请，私自进行加课操作私自进行加课操作，教务专员，教务专员有权拒有权拒绝绝，并，并告知告知dosdos及及sdsd。第一次口头警示，第二次口头警告，第三次书。第一次口头警示，第二次口头警告，第三次书面警告。面警告。(3)(3)教务专员未及时排课，未及时告知相应学科教师，第一次口头警告，教务专员未及

11、时排课，未及时告知相应学科教师，第一次口头警告，第二次书面警告。第二次书面警告。注：如教务专员休息，教学副校长负责教务专员排课工作。注：如教务专员休息，教学副校长负责教务专员排课工作。学员请假学员请假请假：请假：学员应以学员应以正当理由正当理由，且，且经过家长同意经过家长同意，才能提出请假申请，才能提出请假申请.请假流程：请假流程：(1)(1)学员请假申请必须在学员请假申请必须在课前课前2424小时小时之前提出，课前之前提出，课前2424之内由相关之内由相关crcr、crscrs当当面向面向dosdos和和sdsd同时申请。请假同时班主任同时申请。请假同时班主任确定好补假时间段确定好补假时间段

12、。(2)(2)学员请假需由班主任向校区提交学员请假单（见附表），班主任在课学员请假需由班主任向校区提交学员请假单（见附表），班主任在课前前2424小时以邮件形式发送学员请假单至小时以邮件形式发送学员请假单至副校长处审批副校长处审批。学员请假学员请假(3)(3)教学副校长审核，教学副校长审核，2 2小时内回复相应班主任。如果批准，发送邮件给教小时内回复相应班主任。如果批准，发送邮件给教务专员，教务专员确认补假时间段，在务专员，教务专员确认补假时间段，在upcupc上处理请假，并在上处理请假，并在处理后处理后1 1小小时内以邮件及短信告知相应学科教师（紧急情况需电话通知）时内以邮件及短信告知相应学

13、科教师（紧急情况需电话通知）。理由不。理由不充分，教学副校长有权不予批准。充分，教学副校长有权不予批准。(4)(4)教务专员在教务专员在下一周审核请假学员的补课情况下一周审核请假学员的补课情况，若未按请假单补课时间，若未按请假单补课时间完成，将对于相应完成，将对于相应crcr进行惩处。进行惩处。(5)(5)若有若有特殊原因特殊原因学员请假不能按此流程进行，需学员请假不能按此流程进行，需crcr当面向当面向dosdos和和sdsd同时沟同时沟通。通。学员请假学员请假惩处惩处：(1)(1)学员请假班主任未能在学员请假班主任未能在2424小时之前提出，第一次口头警示，第二次口头小时之前提出，第一次口

14、头警示，第二次口头警告，第三次书面警告。警告，第三次书面警告。(2)(2)第二周未能按请假单完成请假课时生产，第一次口头警告，第二次书面第二周未能按请假单完成请假课时生产，第一次口头警告，第二次书面警告。警告。(3)(3)若因教务专员未及时修改课表，未及时通知学科教师影响课时生产及产若因教务专员未及时修改课表，未及时通知学科教师影响课时生产及产生学员及家长不满，引起投诉。第一次口头警告，第二次书面警告。生学员及家长不满，引起投诉。第一次口头警告，第二次书面警告。学科教师排班学科教师排班 A班 (8:00-14:50)B班 (10:10-17:00)C班 (12:50-19:30)D班 (15:

15、00-21:40)通A (8:00-19:30)通B (10:10-21:40)休息 灵活班08:00-10:0010:10-12:1012:50-14:5015:00-17:0017:30-19:3019:40-21:40课表时段课表时段学科教师班次学科教师班次学科教师排班学科教师排班 原则：每位教师一周上班每位教师一周上班4040个小时个小时 7 7天之中，天之中，2 2天休息，天休息，2 2天通班（通班天通班（通班A A或通班或通班B B），其余），其余A A、B B、C C、D D班班 正常班中尽量以正常班中尽量以C C班为主，方便安排陪读老师。班为主，方便安排陪读老师。国家法定节假日

16、排成灵活班、寒暑假安排学科教师灵活班，视各中国家法定节假日排成灵活班、寒暑假安排学科教师灵活班，视各中心情况可按正常班安排心情况可按正常班安排学科教师排班学科教师排班 原则:UPC上显示的班次一般不予更改，以下2种情况除外：1.1.学生临时加课学生临时加课 教务专员可根据老师的上课时间给予更改并及时通知老师。教务专员可根据老师的上课时间给予更改并及时通知老师。2.2.老师个人特殊情况老师个人特殊情况 由由学科组长学科组长提出更改要求，教务专员处理。提出更改要求，教务专员处理。陪读安排陪读安排 关于陪读安排：关于陪读安排：(1)(1)根据学科教师的排班表及课程安排，各个学科组之间轮流陪读；根据学

17、科教师的排班表及课程安排，各个学科组之间轮流陪读；(2)(2)尽量避免额外陪读，保证老师们的休息时间；尽量避免额外陪读，保证老师们的休息时间；(3)(3)视各校区具体情况而定视各校区具体情况而定学科教师薪资计算学科教师薪资计算原则：学科教师薪资计算专兼职教师分开原则：学科教师薪资计算专兼职教师分开统计日期：上上月统计日期：上上月2626日至上月日至上月2525日日统计数据：课时费、陪读费统计数据：课时费、陪读费精英俱乐部推荐奖结单奖课时费陪读费报销专职教师薪资组成其它底薪学科教师薪资计算学科教师薪资计算兼职教师薪资计算兼职教师薪资计算绩效的发放前提绩效的发放前提：每次大考后（期中、每次大考后（

18、期中、期末）家长认可进步期末）家长认可进步或保持，无投诉，否或保持，无投诉，否则不予发放或学员正则不予发放或学员正常结课常结课 统计日期：上月26日至本月25日绩效奖金基本课时费基本课时费占75%绩效奖金25%液晶课表制作液晶课表制作 学员面授管理 课表查询 选择条件 日期、排序按学科教师点“查询”导出 进行EXCEL中按学科教师为首要关键字，时段为次要关键字排序，然后将每个老师所带的学员剪切到液晶课表上相应教室。液晶课表模板液晶课表模板授课陪读时段巡查课时単每日核对调休时间统计 UPCUPC系统操作讲解系统操作讲解UPCUPC系统功能介绍系统功能介绍由前台值班人员处理由前台值班人员处理教教务

19、专员处务专员处理理教务专员处理教务专员处理常用工具中心所有学中心所有学员资员资料料常用工具重点常用工具重点常用工具:排课、加课、排课、加课、调课、陪读调课、陪读常用工具常用工具提供毕业班学员提供毕业班学员库存课时跟进表数据库存课时跟进表数据教务专员工作手册合理安排工作时间，提高工作效率合理安排工作时间，提高工作效率 周一 周二至周五主管会周主管会周报报、周、周报汇总报汇总新学新学员员排排课课、调课调课、加、加课课；液晶液晶课课表制作；表制作；周末教周末教师师陪陪读读安排及其安排及其张贴张贴；巡巡课课表的制作表的制作合理安排工作时间，提高工作效率合理安排工作时间，提高工作效率 周末 每月下周学科教下周学科教师师排班；排班；周内老周内老师师的陪的陪读读安排；安排；各位老各位老师额师额外授外授课记录课记录表；表；控制学控制学员请员请假假专专、兼、兼职职教教师师薪薪资统计资统计表制作；表制作；陪陪读读次数核次数核对对及及汇总汇总；各教各教师奖师奖金金计计算；算；每月每月15日日-26日日 教务专员事务繁多，我们需要分清主教务专员事务繁多，我们需要分清主次、缓急，有计划有条理地统筹安排次、缓急，有计划有条理地统筹安排工作；工作；调整好心态，保持乐观愉悦的心情调整好心态，保持乐观愉悦的心情教教务专员飞务专员飞信群：信群：30221859