公文写作材料写作业务培训课件.pptx

1、2018-08讲师这里可以输入公司/团队名称实 用 公 文 写 作规范 简洁 流畅前言公文即公务文书，是党政机关、企事业单位、社会团体在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种书面材料。按使用范围划分，公文分为政务公文、专用公文、经济公文和日常事务类。政务公文包含法定文种和非法定文种。法定文种即13类14种，命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。非法定文种即9类14种，即计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、提案、建议书、合同、聘书、章程、条例、规定、办法、电报日常事务公文：包括规章制度、简报、计划、总结、演讲稿、述职报告、倡议书、建议书、挑

2、战书、表扬信、感谢信、慰问信、聘书、请柬、证明、介绍信、启事等经济公文：包括经济合同、市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告、产销分析报告、质量分析报告、广告、意向书、商务说明书等.前言 公文，全称公务用书，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程。目录公文的基本介绍1常用公文写作要领2公文写作解决方案3公文写作的常见问题41Part公文的基本介绍公文的含义、特点及作用公文的重要性公文的基本原则公文的种类及行文规则6page第一章公文基本介绍公文的含义、特点及作用公文是国家机关

3、、社会团体、企事业单位，用于行 政管理，具有法定效力和规范体式的文书。1、指导工作，传达意图2、联系工作，交流情况公文的五大特点政策性和权威性规范性和约束性针对性和指导性程序性和严密性对应性和定向性公文的作用3、请示工作，答复问题4、总结工作，推广经验5、记载工作，积累史料7page第一章公文基本介绍公文的基本原则公文的四个基本原则1、实事求是原则l 发文要务实，要根据实际需要发文l 办文要切实，要细化办文规范l 拟文要朴实，文字要简炼精确2、准确规范原则l 认真把好公文的质量关l 认真把好公文的程序关l 认真把好公文出入关8page第一章公文基本介绍公文的基本原则公文的四个基本原则3、精简高

4、效原则l 坚持少而精的标准l 坚持快而好标准4、安全保密原则l 确保公文使用和传递安全l 确保公文保管安全l 确保公文销毁安全 9page第一章公文基本介绍公文的重要性1公文是企业实现管理职能的重要途径2公文是体现企业形象的重要手段3公文是员工履行岗位职责的重要工具4公文是衡量员工综合素质的重要标尺10page第一章公文基本介绍公文的种类及行文规则公文种类很多，常见的有15个文种：决议命令决定公报公告通告通知通报报告意见请示批复议案函会议记要11page第一章公文基本介绍公文的种类及行文规则行文关系上行文平行文下行文泛行文下级单位向上级单位的发文。如：请示、报告等平级单位或不相隶属单位之间的发

5、文。如：通知、函等上级单位向下级单位的发文。如：命令、决定、决议、指示、通报、通知、批复等面向全社会、没有特定的主送机关的行文，如公告、通告等。2Part常用公文写作要领一、请示的写法 四、报告的写法 二、通知的写法五、函的写法三、通报的写法六、会议纪要的写法13page第二章常用公文写作要领一、请示的写法妥否，请批示标题主体下级向上级请求指示、批准（上行文）。请示请示的结构、标题：事由文种（关于*的请示）、主体：（）起因（）事项（）提出处理意见、结尾用“妥否，请批示”14page第二章常用公文写作要领1“理由”部分简明扼要2主要内容在正文中表述3要有倾向性意见，且具可操作性4一事一请示、不越

6、级、不多头请示、请批对应5送往政府部门的请示要注明联系人和联系电话6请示和报告有本质上的区别一、请示的写法请 示应注意的事项15page第二章常用公文写作要领案 例一、请示的写法XX煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司 关于主斜井施工联络巷与副斜井对打施工的请示能源投资开发有限公司：为加快矿建进度，福昌煤业根据实际情况，拟采取从主斜井施工联络巷与副斜井对打施工方案，这样将最少缩短矿建周期3个月以上。妥否，请批示。XX煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司 2018年5月16日16page第二章常用公文写作要领 二、通知的写法适用于公司批转至下级公司和有关部门的公文，转发上级单位的公文；传达要求下级公司和

7、有关部门办理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。通知通知的分类1、批转性通知2、转发性通知5、一般性通知6、事务性通知3、印发性通知4、指示性通知7、会议性通知8、任免性通知主要特点1、适用范围广、适用性强、形式灵活2、适用频率高3、专项性强17page第二章常用公文写作要领 二、通知的写法特此通知标题正文n 意尽言止，不单写结束语。n 在前言和主体之间，如未用“特通知如下”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。n 再次明确主题的段落描写通知的格式一、标题：制发机关事由通知二、正文：通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决的问题，经批准，现将，具体规定通知如下。通知主体：写出通

8、知事项，分条列项，条目分明。三、结尾（三种写法）18page第二章常用公文写作要领 二、通知的写法案 例XX煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司关于转发集团公司关于厉行节俭反对浪费的六条规定的通 知各煤业公司，机关各部室：为积极贯彻中央八项规定、六项禁令，以及省委、省政府有关压缩公务费用开支的规定，集团公司特制定关于厉行节俭反对浪费的六条规定，现转发你们，请认真学习贯彻，严格遵照执行。XX煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司 2018年5月16日转发性通知19page第二章常用公文写作要领三、通报的写法标题开头主体结尾适用于向下级部门传达信息（下行文）。一般分为表彰性通报和批评性通报。通报通报的格式1

9、、标题：事由文种2、主送部门3、正文：开头主体结尾主送部门通报应具备的几个要素1、引言部分2、事实部分3、分析处理部分4、号召要求部分20page第二章常用公文写作要领三、通报的写法案 例关于批评一班组不参加安全法规培训的通报公司各部门、机关：近年来，我公司在加快企业建设发展，始终把安全生产工作放在首位，专门举办了安全管理知识培训，但一班组在培训期间思想态度散漫，不重视安全法规学习，多次不参加安全法规培训，为教育本人、提高意识，现将有关事项通报如下：根据XX钢铁公司安全工作管理条例第十条第二款，给予一班组成员通报批评之处分希望广大干部职工高度重视，以此为警告，转变观念，积极参加培训，使本公司安

10、全工作取得长足进步。XX煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司 2018年5月16日21page第二章常用公文写作要领 四、报告的写法标题正文落款成文日期主送机关适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告特点1、广泛性，适用范围广泛2、陈述性，内容以陈述为主3、单向性，下级机关向上级机关单向文4、事后性，“事前请示、事后报告”结构标题+主送机关+正文+落款+成文日期22page第二章常用公文写作要领 四、报告的写法汇报工作报告：汇报例行工作，成绩经验，问题教训，今后打算，上级交办的事项完成情况等；反映情况报告：报告特殊、重大、突发事件等；答复询问报告：被动行文，答复上级机关询问事项

11、。报告的类型1、标题：发文机关+事由+文种主送机关：有隶属关系的上级领导机关或上级业务主管部门。2、正文：发文缘由：写明报告的意义、背景或根据。报告事项：汇报工作报告：例行工作，成绩经验，问题教训，上级交办的事项的完成情况，进度等；反映情况报告：事件的原因、经过、结果、性质和建议等；答复询问报告：答题式的回复，问什么答什么。3、结尾：今后工作的意见；对事件原因的总结报告的写法23page第二章常用公文写作要领 四、报告的写法案 例24page第二章常用公文写作要领五、函的写法标题开头主体结尾部门+年份+数字 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项（平行文）。函函

12、的格式1、标题：事由文种 如：“*公司关于调用办公物资的联系函”2、函件编号（部门+年份+数字）3、正文：开头主体结尾25page第二章常用公文写作要领五、函的写法适用范围及分类、适用于不相隶属单位之间商洽工作（商洽函）、适用于同单位各部门之间工作联系（联系函）、询问或答复问题（问答函）函的要求1、对于同级单位，大胆用函。2、根据不同的收文单位和要办的事情，采用不同的语气和结尾方式。3、商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编号（如：贵公司*号函已收悉，现答复如下）。26page第二章常用公文写作要领五、函的写法案 例XXXXXX公司关于对新员工开展技能培训的商洽函*大学：我公司最近招聘

13、了20名新员工，为了使其能够尽快胜任工作，将在近期对新员工进行物探专业技能培训。但我公司缺乏授课培训的经验，特邀请贵院校培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下：一、培训内容：物探勘查基本知识二、培训时间：定于2012年9月10日12日，训期3天。三、培训地点：*公司办公楼三层会议室。联系人：*公司联系电话：0351-51*136*（*经理）特此函询，盼尽速回音。编号：DC20120012013年4月10日27page第二章常用公文写作要领六、会议纪要的写法标题主体用于记载会议主要情况和议定事项。会议纪要标题主要反映会议的性质和范畴。1、会议名称+会议纪要（例行会议）如:*公司月度总结会会议

14、纪要2、关于*问题+会议纪要（专项会议）如:关于协调*公司开业庆典事宜的会议纪要导言28page第二章常用公文写作要领六、会议纪要的写法时 间：*年*月*日下午14：30分地 点：公司办公楼一层会议室主 持：*出 席：*缺 席：*记 录：*主要内容：总结本月工作情况，计划下月工作安排。详细如下：导言主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括标题、时间、地点、主持、出席、缺席、记录和主要内容等。*公司月度总结会会议纪要29page第二章常用公文写作要领六、会议纪要的写法主体这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。1、重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清楚，简明扼要。不要把会议

15、纪要写成会议记录。2、要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。3、会议纪要用“会议”作主语，即“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议认为”、“会议确定”、“会议指出”、“会议强调”等。4、会议纪要须以第三人称的语气来拟写。5、会议纪要没有落款。3Part公文写作解决方案确立为别人而写的原则注意逻辑、顺序掌握公文写作的“三步曲”紧凑连贯、力求简洁层次分明、不重复公文格式具体要求31page第三章公文写作解决方案一、确立为别人而写的原则l 拟文的直接目标是“四好”：好读、好懂、好记、好执行l 让你自己明白很重要，但让读者明白更重要l 公文“四宜”：

16、宜短、宜实、宜准、宜平和32page第三章公文写作解决方案二、掌握公文写作的“三步曲”交代发文的背景、依据、目的，为后面叙述主体进行铺垫。宜开门见山、简短利落。阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要求。宜多费笔墨、重点对待。宜寥寥几笔、谨慎用字。开头主体结尾33page第三章公文写作解决方案三、层次分明、不重复段落之间分界清晰，一个段落重点阐述一个方面，提行后阐述另一个方面，但各个段落之间必须是围绕一个中心观点展开论证，也就是文章的中心思想。每个问题只在文章中讲述一次，且讲透，不在其它地方再讲。不重复原则：层次分明：34page第三章公文写作解决方案四、注意逻辑、顺序l 表述符合逻辑要求和一般

17、人的思维习惯l 采用直叙法，不要用倒叙法和插叙法l 注意相互依存关系l 有一必有二 l 有先必有后逻辑顺序四有l 有好必有坏 l 有内必有外l 思想在先，行动在后l 原因在先，结果在后l 综合在先，具体在后l 铺垫在前，运用在后八先八后l 大事在先，小事在后l 优点在先，缺点在后l 上级在先，下级在后l 别人在先，自己在后35page第三章公文写作解决方案不犯语法错误五、注意语法、紧凑连贯、力求简洁l 主语、谓语、宾语齐全l 正确运用标点符号l 不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来紧凑连贯l 能用一句话表达清楚的，绝不用两句话l 尽量用一个主语把后面的语言串起来l 语句、段落之间要有连

18、贯性力求简洁l 一份公文只解决一个问题l“复文”切忌不厌其烦地引述“来文”l 在报告和请示中，不要向上级大讲方针政策l 尽量用简短的句子准确明了l 标题要高度概括全文主旨l 内容复杂、篇幅较长的公文，正文要分段描述l 直接表述事由或要求，不要转弯抹角l 观点明确，不要用模棱两可、易生歧义的词句36page第三章公文写作解决方案六、公文格式具体要求l 版面：天头（上白边）为37mm，订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156225mm。l 无页眉无页脚l 页码：普通阿拉伯数字、页面底端右侧l 标题字体：宋体二号字加粗l 正文字体：仿宋_GB2312三号字 l 段落格式：单倍行距，提行空两格l 行

19、数：每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。页面设置正文格式37page第三章公文写作解决方案六、公文格式具体要求l 第一层 一、二、三、l 第二层 （一）（二）（三）l 第三层 1、2、3、l 第四层 （1）（2）（3）l 第五层 序号的运用l 公文标题、引用文件名中有日期的，必须用阿拉伯数字；l 公文最后的落款日期必须用阿拉拍数字（如：2018年9月10日）；l 正文中凡涉及到日期、数字等一律只能用阿拉拍数字。数字的用法一、（一）1、（1）38page第三章公文写作解决方案几点心得l 公文写作，简明扼要很重要，要加强这种功力的修炼。l 语言忌夸张。要努力追求“清水出芙蓉，天然去修饰”的语

20、言境界，夸张的修饰是写作文，不是写公文。l 掌握格式是有效途径。l 标题的草拟很重要。标题要与正文相一致，一目了然。l 要学会用分列项式起草公文。学会用序号区分。l 一件事一段文字，逻辑要清楚，忌混乱。l 文字是行政人员的职业工具，公文写作水平是衡量一名行政人员业务能力高低的重要标尺。希望各位引起重视、勤学苦练、提高公文质量，维护企业形象。4Part公文写作的常见问题公文写作的一般要求公文写作中容易出现的问题40page第四章公文写作的常见问题一、公文写作的一般要求1、正确选用文种，体式规范2、标题准确反映全文的主题3、观点明确，阐述清楚，逻辑关系明了4、简明扼要，直书不曲5、表述紧凑严密6、

21、用语庄重平实7、概念稳定8、用语要礼貌得体9、正确运用标点符号10、准确计算公文写作的一般要求41page第四章公文写作的常见问题语言重复、啰嗦 二、公文写作中容易出现的问题1l 经公司领导批准同意l 2016年5月25日5月31日 下午18：45分l 事故发生后，公司总部高度重视这次事故，接报事故后，立即-。l 工作人员24小时夜以继日轮班作业。l 词序、语序不当2n 关于部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文，限期要求解决。修改：关于三、四号线部分施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文，要求限期解决。

22、n*工程是*市委、市政府及广大市民备受关注的大型市政工程。修改：*工程是备受*市委、市政府及广大市民关注的大型市政工程。42page第四章公文写作的常见问题二、公文写作中容易出现的问题词义混淆3词义：制定制作、定出。公文中习惯用在较大场合。举例：党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。词义：制订制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。举例：公司制订了防火、门卫等安全管理制度。制定制订和表示两者都是，是并列关系。与表示两者对立，是平等关系。或表示两者其一，是选择关系。举例：集团公司举办的篮球赛经过两天的激烈攫夺，A公司和B公司一起进入了准决赛，明天，A公司与B

23、公司将展开争夺决赛权的较量，届时，A公司或B公司将在决赛中向冠军宝座发起冲击。和与或43page第四章公文写作的常见问题二、公文写作中容易出现的问题词语搭配不当4u借阅人必须履行档案借阅登记制度分析：履行对应的是义务、职责、承诺等，否则词不达意修改：借阅人必须遵守档案借阅登记制度u为杜绝管理漏洞分析：杜绝对应的是动词，而不是名词，管理漏洞属名词修改：为杜绝管理出现漏洞 为杜绝此类情况的发生u嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年所为 分析：主、谓、宾混乱，主语是嫌疑人，谓语是应为，宾语却是本地青年所为。修改：嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年 案件应为熟悉当地环境的本地青年所为44page第四章公文写

24、作的常见问题二、公文写作中容易出现的问题逻辑混乱5u*公司领导：*年*月*日，我公司向*公司呈报了关于*的请示，在请示中，王总提出了有关要求，请答复。修改*年*月*日，我公司向*公司呈报了关于*的请示，在请示中，王总提出了相关意见，妥否，请批示。u总部要求提高产品的折扣优惠度，建议从7折提高到9折。修改总部要求产品的折扣优惠幅度从7折降低到9折。45page第四章公文写作的常见问题二、公文写作中容易出现的问题逻辑混乱5u孤本、秘密档案不予借阅；确需借阅的，须在指定时间内归还。修改孤本、秘密档案原则上不予借阅；如因特殊情况确需借阅的，须在指定时间内归还。u*年上半年，我公司共组织培训30次，其中

25、：总公司培训5次，企业培训19次。修改*年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培训19次，其它培训6次。46page第四章公文写作的常见问题二、公文写作中容易出现的问题附件格式不当6l 若公文附有附件资料，而公文内容中又有涉及附件内容，应备注说明，如：详细情况见附件1。l 若公文附有附件资料，应在公文最后加上附件名称，如有多份附件，应当逐个列示，格式如下：附件：1、关于*的办法 2、关于*的通知 3、关于*的方案47page第四章公文写作的常见问题结语我们应纠正公文管理中的不良习惯，做到领导带头，有目的、有组织的加强本单位、本部门的学习及培训，普及标准化公文的写作知识，提高公文写作人员的综合素质，避免出现公文处置不当的现象，使公文在我们繁忙的工作中最大限度地发挥作用。请输入您的公司/团队名称2018年10月29日