行政岗位职责介绍课件.ppt

1、目录 行政工作能力行政工作能力 行政职业素质行政职业素质 行政 行政工作重要性行政工作重要性 行政工作职责行政工作职责 日常行政工作日常行政工作 一、行政工作能力 沟通能力 观察能力 写作能力 领悟能力 行政工作能力 组织能力 交际能力 分析能力 操作能力 领悟能力 发现问题、勤思考、发挥想象力 沟通能力 写作能力 观察能力 倾听、表达；全神贯注、耐心 思维清晰、表达贴切 通知、公告、会议纪要、新闻、请示等 观是看，察是想。进行观察时，必须勤做记录。各种知识、能力的实践 操作能力 组织能力 分析能力 交际能力 运用方法，合理地协调和组织各种力量 分解、分类、排序、演绎思维、事物联系 正确处理上

2、下左右关系的能力 二、行政职业素质 职业形象六要素：职业形象六要素：职业形象 二、行政职业素质 仪容 的修饰方面要注意五点事项：其一，是仪容干净 其二，是仪容整洁 其三，是仪容卫生 其四，是仪容简约 其五，是仪容端庄 仪 表 化淡妆、面带微笑 发型文雅、庄重，梳理齐整、长发可用发卡等梳好 正规服装，要大方、得体 裙子长度适宜 指甲不宜过长，并保持清洁，涂指甲油时须自然色 肤色丝袜，无洞 鞋子光亮、清洁 仪态 站：挺拔 坐：切忌将双腿分开 有气势但谦虚 自然 不过于随便 走：谦让有礼貌 勿从谈话的人中间过 速度适中 行走中的尊位 握手：握手：握姿握姿 力度力度 时间时间 谈：态度诚恳 表情自然

3、表达得体 语言和蔼 三、行政工作重要性 接待来访 重要性重要性 接打电话 书面信函 行政行政 影响性影响性 形象 发展 利润?（1）以接打电话为例，说明行政工作对树立单位形象的影响）以接打电话为例，说明行政工作对树立单位形象的影响?接打电话是每个单位最常用的对外交流方法，常给对方留下深刻的第一印象，也直接树立单位良好的对外形象。接打电话要注意：?以友善的帮助对方的态度；规范规范拨打拨打电话的流程：电话的流程：确认对方确认对方?尽快接听，显示单位的高效率；?用令人愉快的、礼貌的语言讲话；?迅速、正确回答内部电话号码和姓名；?如果需要对方等待，不要让对方等太久；?电话机旁备好笔、便笺或留言卡。留言

4、要仔细，自报家门自报家门 先说大概内容（对方感兴趣）先说大概内容（对方感兴趣）大约需要占用对方多长时间大约需要占用对方多长时间 记录（详细记录）记录（详细记录）叙述、谢谢、再见叙述、谢谢、再见 重复重要细节。规范接听重要电话的流程：报出公司名称、姓名、职务报出公司名称、姓名、职务 询问对方公司名称、姓名、职务询问对方公司名称、姓名、职务 根据具体情况判断是否直接转上司接听根据具体情况判断是否直接转上司接听 详细记录通话内容详细记录通话内容 直接转上司接听直接转上司接听 复述通话内容，以便得到确认复述通话内容，以便得到确认 整理记录，提出拟办意见整理记录，提出拟办意见 呈送上司批阅呈送上司批阅?

5、（2）、以接待为例，说明哪些行为有损单位的对外形象?外界对单位的第一接触常常通过接待来体现，在处理时稍有疏忽，就会有损单位的对外形象。接待访客时要注意：?本人形象欠佳或接待区乱七八糟；?对待来访者态度不热情友善，让来访者感到门难进，脸难看；?对来访者讲话粗鲁，不礼貌；?不能迅速与被访人联络，延误来访者时间；?在接待中不使来访者感到舒适，如没有提供座椅和饮料；?不愿或不能为来访者解答问题；?在处理来访者问题时没有耐心，甚至与其争吵；?接待中，违反单位接待访客的规定。?（3）、以收发函件为例，说明哪些行为有损单位的对外形象?收发的函件时要注意：?收到的函件不迅速、准确地传递和处理，拖拖拉拉或传错延

6、误；?外发的函件不按照单位统一规定的格式、用纸，过于随意；?外发的函件不做审查，内容出现错误，甚至违背原意；?外发的函件文字或地址有错误甚至延误收到时间；四、行政工作职责 1 2 3 4 5 6 7 收发信函、邮件、快递、报纸 接打、转接电话、接待来访者 ERP 工作计划与总结工作 会议准备及会议纪要 办公用品、固定资产的管理 办公费用管理 公司卫生管理 8 证件的办理 ERP 工作计划与总结工作 检查时间 月工作计划 月工作总结 周工作计划 周工作总结 日工作计划 日工作总结 每月第一个每月第一个工作日9:00 工作日9:00 每周一 9:00 每周五 6：00 检查时间 每日9:00 第二

7、日9:00 备注 日程日程日程日程ERP“月报”ERP“月报”ERP“周报”ERP“周报”日程 日程 每日早上九点检查各部门完成ERPERP工作计划与总结完成情况，对未按时完成的同事予以记录并按照公司相关规定处理。会务工作 会务工作架构图 会前筹备 会议进行 会议结束 会议时间地点人员通知 布置会场调试设备 制作会议签到表 报到与签到工作 分发会议材料 会议记录与管理 清 理 会 场 整理会议记录 编写会议纪要 办公用品管理 采购 办公用品采购单 每月底，各部门提交物品申购单，经审核后，下月初，行政购买办公用品。存放 发放 办公用品入库单 办公用品采购后，进行登记，并统计库存和存放 办公用品领

8、用单 各部门主管按照提交的申购单领取所需办公用品 固定资产管理 固定资产是指企业为生产产品、提供劳务、出租或者经营管理而持有的、使用时间超过12个月的，价值达到一定标准的非货币性资产，包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等。购置 按需采购 设置编码 入库登记 领用 按需领用 领用登记 盘点 分类盘点 季度盘点 交接盘点 归还 离职归还 归还登记 维修 维修登记 问题统计 折旧 报废 申请报废 盘盈处理 盘亏处理 行政费用 费用名称 缴费时间 费用 备注 按季度缴纳 房租 物业、水电 话费、水费 快递费 办公用品费 每季度初 每月初 不定时 每月初

9、每月初 11500*3=34500元 不定 不定 不定 不定 确保不因停水停电而影响日常工作 保持每部电话不因欠费而停机；确保办公室饮用水不断 中通和顺丰月结 费用根据每月购买的办公用品而定 公司卫生管理 部门 办公室 商务部 卫生区域 主任办公室+接待室 大厅+打印室 卫生标准 1、各部门要保持地面无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑；桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹，清洁、销售部 公共区域 信息安全部 系统集成部 整齐，窗明几净。走道（接待室 销售部）2、办公室内办公用品、书籍、电脑等摆放整齐走道（男厕 大会议室）大会议室 有序，不得存放与工作无关的物品，个人生活用品应放在固定的抽屉和柜内。3、各部门的

10、的垃圾须每天进行清理。4、保持个人工作间和公共区域的卫生干净、整洁。软件开发部 部门区域 小会议室 由各部门员工自行打扫 证照的管理 单位：澄迈县工商行政管理局 地址：澄迈县金江镇金马大道 电话：0898-67623939 67627838 公司营业执照 组织机构代码 年检 单位：澄迈县质量技术监督局（质监局）地址：文明路机关大院南17 幢 电话：0898-67628022 一、日常行政工作 时间 每天8:20 前 每天8:30 每天9:00 每天6:00 后 每周五6:00 后 每周六 （每月前三周）地点 主任办公室 小会议室 办公室 主任办公室 各部门 大会议室 工作 整理总经理办公桌、沙

11、发椅、会议桌；倒垃圾、清洗水杯、打扫地板 部门例会 检查各部门员工工作计划与总结完成情况，记录并提醒未完成的员工 检查空调、灯等是否关闭，垃圾是否需要及时清理 检查各部门的卫生是否符合公司卫生标准，检查合格者，才予以离开。会前准备：打开灯、空调、电脑和投影仪，并调试好角度，摆放好椅子。备注 时间 每周一10:00 前 每天 每天 每月初 每月初 地点 大厅 大厅 大厅 大厅 大厅 工作 编写会议纪要并送交经理核稿 收发快递、包裹，并进行登记。接听电话并进行转接 物业水电费用的缴纳和报销 顺丰和中通的月结单费用的报销 备注 时间 每月初 每月初 每季度初 地点 大厅 大厅 大厅 澄迈澄迈工商行政管理局 工作 打电话定饮用水 发放各部门所需的办公用品 房租费用的缴纳 办理营业执照年检 办理组织机构代码年检 备注 每年3-6 月 每年9月30 前 现改为企业年报，由于系统升级具体时间未定 澄迈县质量技术监督局 时间 不定期 不定期 不定期 不定期 不定期 不定期 地点 不定 不定 大厅 大厅/联通营业厅 大厅 不定 工作 固定资产的维修、保养 组织公司员工活动 预订餐厅、机票、酒店等 公司五部电话费用的缴纳和报销 定日常饮用水和费用报销 领导临时安排的工作 备注