Office-办公软件基础操作课件.ppt
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1、Office-办公软件基础操作课件第一部分Office 2007基础知识认识认识Office2007的操作界面的操作界面设置设置工作环境工作环境BOffice2007的操作界面Word 2007的操作界面:Excel 2007的操作界面:BPower Point 2007的操作界面:B Word 2007应用实现图文混排实现图文混排Word2007高级应用高级应用4Word 2007基础操作基础操作BWord 2007基础操作1、创建新文档创建新文档Ctrl+N根据模板创建文档根据模板创建文档B将文档另存:将文档另存:Word 2007基础操作2、保存文档保存文档Ctrl+SCtrl+shif
2、t+SB3.编辑文档内容编辑文档内容3.1 选择文本选择文本在Word 2007中,经常需要选定部分的文本内容和全部的文本内容来编辑。单击、单击、选择整行双击、双击、选择整段或词组三击、三击、全选 Ctrl+A拖动、拖动、可以竖着选+Alt3.2 编辑文本编辑文本插入与改写插入与改写文本文本“Insert”键撤销撤销、Ctrl+Z恢复、重复恢复、重复操作操作、Ctrl+Y格式、格式、格式刷与清除格式查找替换查找替换、Ctrl+FB 设置字体、字号和字体颜色利用“开始”选项卡中的“字体”选项组设置字体、字号和字体颜色:打开需要编辑的文档,选中要设置字体、字号和字体颜色的文本,在“开始”选项卡的“
3、字体”组中,单击“字体”、“字号”和“字体颜色”文本框右侧的下拉按钮,选择需要的值即可。设置字体:设置字体:B设置字号:设置字体颜色:B设置加粗倾斜效果B选中要设置为下标的文字,然后在“开始”选项卡的“字体”组中单击“下标”按钮。若要设置上标,则单击“字体”组中单击“上标”按钮。设置上标或下标B为文本添加下划线B“突出显示”功能可对文档中的重要文本进行标记,从而使文字看上去像用荧光笔作了标记的效果。选中要设置突出显示的文本,在“字体”组中单击“突出显示”按钮右侧的下拉按钮。设置文本突出显示B 字符间距是指各字符间的距离,通过调整字符间距可使文字排列得更紧凑或者疏散。选中要设置字符间距的文本,再
4、单击“字体”组中的“功能扩展”按钮。设置字符间距B 对文档进行排版时,通常会以段落为基本单位操作。段落的格式设置主要包括段落的对齐方式、段落的缩进、间距、行距、边框和底纹等、,合理设置这些格式,可使文档结构清晰、层次分明。B1 设置对齐方式段落对齐样式是影响文档版面效果的主要因素。在Word中提供了5种常见的对齐方式,包括左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐,这些对齐方式分布在“开始”选项卡的“段落”选项组中。B2 设置段落缩进段落的缩进是指段落与页边的距离,段落缩进能使段落间更有层次感。Word2007提供了4种缩进方式,分别是左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。用户可以使用段落标记、“
5、段落”对话框和工具按钮3种方式设置段落缩进。B3 设置间距与行距 调整文档中的段间距和行间距可以有效的改善版面的效果,用户可以根据文档版式的需求,设置文档中的段间距和行间距。B要制作文档时,为修饰或突出文档中的内容,可对标题或者一些重点段落添加边框或者底纹效果。4 设置边框与底纹B 项目符号和编号是指在段落前添加的符号或编号。在制作规章制度、管理条例等方面的文档时,合理使用项目符号和编号不但可以美化文档,还可以使文档层次清楚,条理清晰。B1 应用项目符号应用项目符号是指在文档中的并列内容前添加的统一符号,使文档条理清晰、分明。在Word中提供了多种项目符号,用户也可以根据需要自定义新的项目符号
6、。B2 应用编号 编号与项目符号有类似的地方,编号是将连续的项目排列,使用编号可以使文档更有条理的排列,让文档更有层次感。B3 添加多级列表 应用多级列表,可以清晰地表现复杂的文档层次。在Word中可以拥有9个层级,在每个层级里面可以根据需要设置不同的形式和格式。B 在对文本设置格式的过程中,可根据需要对格式进行复制与清除操作,以提高编辑效率。B 当需要对文档中的文本或段落设置相同格式时,可通过格式刷快速复制格式。选中要复制的格式所属文本,单击“剪贴板”组中的“格式刷”按钮。此时鼠标呈刷形状,按住鼠标左键不放,然后拖动鼠标选择需要设置相同格式的文本。完成后释放鼠标,即完成操作。1 使用格式刷复
7、制格式B 对文本设置各种格式后,若需要还原为默认格式,则可使用Word的“清除格式”功能,快速清除字符格式。选择需清除格式的文本,再单击“字体”选项组中的“清除格式”按钮。之前所设置的字体、颜色等格式即可被清除掉,还原为默认格式。2 快速清除格式返回B 对文档进行排版时,还可对其设置一些特殊版式,以实现特殊效果,如设置分栏排版、竖排文档等。B 选中要设置分栏排版的对象,切换到“页面布局”选项卡,单击“页面设置”组中的“分栏”按钮,在弹出的下拉列表中选择分栏方式,如“两栏”,此时所选对象将以两栏的形式进行显示。1 设置分栏B 在要进行操作的文档中切换到“页面布局”选项卡,单击“页面设置”组中的“
8、文字方向”按钮,在下拉列表中选择“垂直”选项。2 设置竖排文档B 将光标定位到需设置首字下沉的段落,切换到“插入”选项卡,单击“文本”组中的“首字下沉”按钮,再单击“首字下沉选项”,在“位置”栏中选项“下沉”选项,设置首字的字体、下沉行数等参数。再单击“确定”按钮。3 设置首字下沉B查找文本:查找文本:选择“开始”选项卡,单击“编辑”选项组中的“查找”按钮,将在窗口左侧显示“导航”选项板,用户可以在“搜索文档”文本框中输入要查找的内容,即可在“导航”选项板中列出查找到的对象,并显示相匹配内容的数量,在文档中将重点突出查找到的内容。B替换文本:替换文本:单击“编辑”选项组中的“替换”按钮,打开“
9、查找和替换”对话框,然后在“查找内容”文本框中输入要替换的内容,例如输入“工作”一词,在“替换为”文本框中输入替换后的内容,例如输入“学习”,单击,单击“替换”按钮,会逐个替换指定的对象,同时查找到下一处需要替换的内容,单击“全部替换”按钮,即可替换所有内容。B打印预览:打开需要打印的Word文档,切换到“文件”选项卡,再单击“打印”选项,在右侧窗格中即可预览打印效果。打印输出:用户可以设置打印分数,打印的页数,以及纸张大小等,设置完成后,单击“打印”按钮即可进行打印。返回B实现图文混排BSmartArt图形的应用B在Word文档中编辑表格表格表格与文本相互转换与文本相互转换Word 2007
10、高级操作B设置编辑权限Word 2007高级操作B创建其他模板样式Word 2007高级操作B Excel 2007应用 EXCEL 2007基础操作基础操作函数概述函数概述图表应用图表应用4B Excel 2007应用Excel 2007基础操作基础操作美化工作表美化工作表计算与分析数据计算与分析数据管理数据与打印表格管理数据与打印表格B1.Excel 基础知识基础知识工作表:工作表:工作表用于存储和处理数据的主要文档,也称为电子表格。它是同单元格组工作表用于存储和处理数据的主要文档,也称为电子表格。它是同单元格组成。一个工作簿可以由多个工作表组成,默认情况下包含成。一个工作簿可以由多个工作
11、表组成,默认情况下包含3张工作表。张工作表。可设置默认工作表可设置默认工作表个数。个数。单元格:单元格:一行与一列的交叉处为一个单元格,单元格是组成工作表的最小单位,用于输入各种各样一行与一列的交叉处为一个单元格,单元格是组成工作表的最小单位,用于输入各种各样类型的数据和公式。在类型的数据和公式。在Excel2007中,每张工作表由中,每张工作表由220行、行、214列组成。列组成。活动单元格活动单元格:当前编辑的单元格单元格地址:单元格地址:在在Excel中,每一个单元格对应一个单元格地址(即单元格名称),即用列的字每加上行中,每一个单元格对应一个单元格地址(即单元格名称),即用列的字每加上
12、行数字来表示。例如,选择数字来表示。例如,选择B列第列第2行的单元格,在编辑栏左方的名称框中将显示该单元格地行的单元格,在编辑栏左方的名称框中将显示该单元格地址为址为B2。Excel 2007基础操作B4.3.1 填充相同数据先在某个单元格内输入数据,如“办公室”,然后选中该单元格,将鼠标指向所选单元格右下角,待指针变为黑色十字型时按下鼠标左键不放并向下或向右拖动,则所拖动的单元格中自动填充了“办公室”。B4.3.2 填充序列数据选择输入有序的数据单元格,将鼠标指向所选单元格右下角的填充柄,指针将改变形状为 十字型。按下鼠标左键并横向或纵向拖动鼠标到需要填充的范围,然后松开鼠标,即可自动填充具
13、有规律的数据。B 调整单元格列宽调整单元格列宽:调整单元格列宽与调整其行高的方法基本相同。选择要调整列宽的单元格或单元格区域,然后选择“开始”选项卡,单击“单元格”选项组中的“格式”下拉按钮,在弹出的列表中选择“列宽”命令,在打开的“列宽”对话框中输入调整列宽的值,再单击“确定”按钮即可。B 合并单元格:合并单元格:在Excel中,用户可以根据需要,将多个相邻的单元格合并为一个单元格。选择要合并的单元格区域,然后单击“对齐方式”选项组中的“合并后居中”下拉按钮,在弹出的列表中选择“合并单元格”命令,即可将所选单元格区域合并为一个单元格。5.4 合并与拆分单元格B2.1 设置单元格边框在默认情况
14、下,Excel中的单元格线条并不是表格的边框线,而是网格线,在打印文件时并不会显示出来。用户可以自行添加表格边框,使打印出来的表格具有实际的边框线。添加表格边框的方法通常有如下两种。1.1.使用工具按钮添加边框使用工具按钮添加边框 2.2.绘制边框绘制边框3.3.使用使用“设置单元格格式设置单元格格式”对话框添加边框对话框添加边框:打开需要编辑的工作薄,选中要添加边框的单元格或单元格区域。在“开始”选项卡的“字体”组中单击“边框”按钮右侧的下拉按钮,选择需要的边框线,也可单击“其他边框”选项,在弹出的“设置单元格格式”对话框中选择样式、颜色、及预设,为表格添加边框。B默认情况下单元格背景为白色
15、,为美化表格或突出单元格中的内容,可为单元格设置背景色。1.填充纯色填充纯色2.填充渐变色填充渐变色3.使用图案填充使用图案填充选中要设置背景的单元格或单元格区域,打开“设置单元格格式”对话框,在“填充”选项卡中进行相应设置即可。2.2 设置单元格背景B3.2 显示或隐藏汇总数据在显示分类汇总结果的同时,分类汇总表的左侧将自动显示一些分级显示的按钮 ,使用这些分级显示按钮可以控制数据的显示。例如,单击各个汇总前面的2级“折叠细节”按钮,即可隐藏各电器中各条记录的详细内容。此时再单击“电视机 汇总”前面的2级“展开细节”按钮,即可显示电视机中各条记录的详细内容。B1.1 单条件排序按照单个字段进
16、行排序的具体操作方法是:选择排序列中的任意单元格,根据具体情况可执行以下操作。若按升序排序,则选择“数据”选项卡,然后单击“排序和筛选”选项组中的“升序”按钮。若按降序排序,则单击“排序和筛选”选项组中的“降序”按钮。B自定义筛选B美化工作表用途、是否打印、标题是否写明重点;个人偏好、风格用途、是否打印、标题是否写明重点;个人偏好、风格表格美化考虑的问题:表格美化考虑的问题:表格美化技巧:表格美化技巧:字体:数据区域与标题使用不同字体字体:数据区域与标题使用不同字体 汉字建议使用宋体和微软雅黑汉字建议使用宋体和微软雅黑 数字建议使用数字建议使用Arial、Arial Narrow或者或者Tim
17、es New Roman和谐:和谐:字体协调、颜色协调、版面干净字体协调、颜色协调、版面干净(少用批注、内容格式统一、备注于表尾)(少用批注、内容格式统一、备注于表尾)字号:字号:标题标题建议使用建议使用22-26号字体号字体 表头表头建议使用建议使用12-16号字体号字体 数据正文数据正文建议使用建议使用10-11号字体号字体 批注使用默认字体,建议隐藏。批注使用默认字体,建议隐藏。底色:底色不能太暗也不能太亮底色:底色不能太暗也不能太亮 颜色与字体颜色相协调颜色与字体颜色相协调 底色种类不易过多底色种类不易过多行距、列距:根据实际需要调整行距列距。原则上以一个单元格能显示完当前数据为有限行
18、距、列距:根据实际需要调整行距列距。原则上以一个单元格能显示完当前数据为有限参考,兼顾打印预览。若实在太长,参考,兼顾打印预览。若实在太长,尝试自动换行或自动缩小字体尝试自动换行或自动缩小字体B4.1 套用单元格样式 样式是格式设置选项的集合,使用单元格样式可以达到一次应用多种格式,且保让单元格的格式一致的效果。选择要应用样式的单元格或单元格区域,然后选择“开始”选项卡,单击“样式”选项组中的“单元格样式”下拉按钮,在弹出的列表中选择需要的样式即可。B美化实例实例实例1普通型普通型B美化实例实例实例2清爽形清爽形B美化实例实例实例3简约商务简约商务B美化实例实例实例4典雅商务典雅商务B函数函数
19、:是由Excel内部定义的、完成特定计算的公式。函数名(如函数名(如SUM):):表示将执行的操作。变量(如变量(如A1:H1):):表示函数将作用的值的单元格地址。变量通常是一个单元格区域,还可以表示为更为复杂的内容。函数的概述:B 常用函数常用函数:在Excel中,常用函数主要有以下几个:1.1.求和求和 2.2.求平均值求平均值 3.3.求最大值与最小值求最大值与最小值 4.4.求求操作操作数数个数个数 5.5.使用条件函数使用条件函数B3.1 输入函数 函数是按照特定的语法顺序进行运算的。函数的语法是以函数名开始的,在函数名后面是括号,括号之间代表着该函数的参数。函数的输入包括手工输入
20、、使用函数向导输入、使使函数列表输入和编辑栏函数按钮输入几种方式。1.1.手手动动输入输入 2.2.使用使用“自动求和自动求和”按钮按钮 3.3.通过通过函数向导函数向导输入输入B常用函数数学函数数学函数Sum(计算区域或数值计算区域或数值,计算区域或数值计算区域或数值)函数求和函数求和Sumif(条件判断的单元格区域条件判断的单元格区域,是求和条件是求和条件,由数字、逻辑表达式等组成的判定条件由数字、逻辑表达式等组成的判定条件,为实际为实际求和区域求和区域,需要求和的单元格、区域或引用需要求和的单元格、区域或引用)对满足条件的单元格求和)对满足条件的单元格求和Mod(被除数被除数,除数除数)
21、计算余数)计算余数Abs(数值或者引用数值或者引用)求绝对值)求绝对值Gcd(数值数值,数值数值,数值数值)求最大公约数)求最大公约数Lcm(数值数值,数值数值,数值数值)求最小公倍数)求最小公倍数Pi()圆周率圆周率Trunc(数值数值,取整位数取整位数)四舍五入)四舍五入Product(计算区域或数值计算区域或数值,计算区域或数值计算区域或数值)函数求乘积)函数求乘积Dproduct(条件判断的单元格区域条件判断的单元格区域,是求和条件是求和条件,由数字、逻辑表达式等组成的判定条件由数字、逻辑表达式等组成的判定条件,为实际求和为实际求和区域区域,需要求和的单元格、区域或引用需要求和的单元格
22、、区域或引用)满足条件乘积)满足条件乘积B常用函数时间和日期函数时间和日期函数Today()显示当前日期显示当前日期NOW()表示当前日期及时间表示当前日期及时间COUNTIF(数据区域,条件)统计符合条件单元格个数INDEX(单元格区域,返回行数,返回列数)返回函数MATCH(查找值,查找区域,指定方式)匹配函数Vlookup(查找内容,查找区域,返回列数,0or1)纵向查找函数0精确匹配支持无序查找、如果为1近似匹配方式要求查询区域的首列按升序排序If(条件,条件成立返回值,条件不成立返回值)And(条件1、条件2)条件都满足成立Or(条件1、条件2、)有一个条件满足成立统计函数统计函数B
23、 输入公式输入公式:选择需要输入公式的单元格,然后输入“=”作为公式的开始,再输入公式中的其他元素,如“=5+25”,单击“输入”按钮 或按Enter键,计算结果即可显示在所选单元格中,在编辑栏中将显示公式内容。B1.2 修改公式在输入公式后,如果要对公式进行修改,可以采用以下两种常用的方法。双击公式所在的单元格,将光标移动要修改对象的位置,删除不需要的内容,或输入补充的内容。选择公式所在的单元格,在编辑栏中对公式进行修改。B4.1 创建图表创建图表在Excel 2007中,可以使用图表工具按钮创建图表,也可以通过“插入图表”对话框创建图表。B 使用图表工具按钮使用图表工具按钮:选择数据单元格
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