职场公文写作培训课件.pptx

1、职场公文写作培训此PPT下载后可自行编辑修改公文的种类02什么是公文01公文的格式03通知的撰写04请示的撰写06报告的撰写05函的撰写07目录CONTENTS条据的撰写08应用文是指日常生活和工作中经常使用的，为某种具体的实用目的而写的文体。大到国家，小到单位、个人，要进行正常的活动，都离不开应用文，也就离不开应用文写作。应用写作成为一个有教养的现代公民必备的素质之一。什么是应用文书信、启事、会议记录、读书笔记、说明书等一般性应用文以党和国家机关、社会团体、企事业单位的名义发出的文件类应用文。如：通知、请示、报告、函公文性应用文请柬、计划、总结、规章制度、调查报告及鉴定等事务性应用文应用文的

2、分类公文也称公务文书，公文是各级各类国家机构、社会团体、企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书。公文是机关单位表达意志、传递策令的文字工具和手段，是传达政策，公布法规和规章，知道、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文的概念有规范的格式公文写作的特点有明确的阅读者有很强的实用性有特定的术语有特定的作者公文的种类02什么是公文01公文的格式03通知的撰写04请示的撰写06报告的撰写05函的撰写07目录CONTENTS条据的撰写08党政机关公文处理工作条例中分为15种：公文的种类公文是一个独立的文体，它是由若干具体的公文组成，由于具体的公文性质有

3、别、用途不同，故为每个具体的公文规定了专门的名称，一般将这种具体的公文名称成文种。公报报告请示批复议案函纪要决议决定命令（令）公告通告意见通知通报明确了文件的不同性质反应了文件的不同行文方向表达了文件的不同目的和要求揭示了文件各自的特点划分特点文体公文文种法规性公文制度、流程、办法、章程、规定、条例、细则等计划性公文计划、规划、设想、方案、纲要、安排、工作要点等指导性公文命令、通知、会议纪要等决策性公文决定、决议、下行的意见等陈述性公文工作总结、纪要报告、调查报告、说明等请求性公文请示、申请、上行的意见等沟通情况性公文通报、简报、信息快讯等宣传教育性公文讲话稿等商洽性公文函、平行的意见等契约性

4、公文协议书、合同等凭证性公文备忘录、条据、大事记等批复性公文批示、批复等建议性公文决策方案报告、经济活动分析、签报、建议书等礼仪性公文喜信、贺电、唁电、慰问信、感谢信等公文的种类草稿未完成版本定稿完成但未印制的版本正式稿完成并印制保存的版本稿体是指同一公文在撰写、审核、印制过程中形成的在形式、内容、作用上有所不同的文稿、文本。公文的稿体领导和被领导关系上下级关系不是同一垂直组织系统不发生直接职能往来的机关之间的关系非隶属关系同一垂直组织系统中存在职能往来的上下级机关之间的关系隶属关系同等级别的关系平级关系公文的行文关系公文的行文规则上行文：上行文是下级机关向上级领导机关（包括有业务指导关系的上

5、级机关在内）的行文，在上行文的行文关系上，应该注意把握一下四点：1、要选准文种；2、一般不能越级；3、不能交叉向上提出请示报告或意见；4、受双重领导的机关，在向上级请示时，应主送一个上级机关，同事抄送另一个上级机关，不可一并主送。下行文：是上级机关对所属下级组织的行文。要选准文种：一般只发指数下级，也可以扩大所属各级；对下属受双重领导的，应到根据需要，抄送另一个上级机关；上级机关不可与下级机关联合基层行文。平行文：是平行机关或不隶属机关之间的行文。要选对文种：“函”、“周知性通知”、告知性的“意见”；平行文在写法上要注意态度谦和，多用商量的语气，不能强加于人，更不能用指示性口吻。行文方向公文的

6、种类02什么是公文01公文的格式03通知的撰写04请示的撰写06报告的撰写05函的撰写07目录CONTENTS条据的撰写08公文的格式公文格式，是指公文的外部组织形式。公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm297mm。页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156 mm225 mm。行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。版心长225mm版心宽156mm上白边高37mm1左白边宽28mm1公文的文面结构眉首（文头）主体（正文）版记（文尾）份号、秘密等级、保密

7、期限、紧急程度、发文机关名称、发文字号、签发人标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件内容主题词、抄送机关、印发机关、印发日期眉首主体版记结构层次序数标注要求：公文写作要标注序数、分条列项，以显得眉目清楚，易于阅读、理解和执行。题目：二号宋体加粗题目：二号宋体加粗。一级标题：三号黑体加粗。例：一、二、三、二二级题目：三号楷体加粗。例：（一）（二）（三）级题目：三号楷体加粗。例：（一）（二）（三）三级题目：三号宋体加粗。例：三级题目：三号宋体加粗。例：1.2.3.1.2.3.和和A.B.C.A.B.C.（后面用齐线墨点）（后面用齐线墨点）四四级题目：三号仿宋加粗。例：（级题目：

8、三号仿宋加粗。例：（1 1）（）（2 2）（）（3 3）五级题目：例：正文：三号仿宋；固定值：25磅；首行缩进：2字符；一般每页面排22行，每行排28个字；“第一”“第二”“首先”“其次”等词后面用逗号，例：“第一，”公文的字号公文的版头份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。紧急程度如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。X

9、X X X XX X X X X 文 件文 件国办发201876号000001 机密1 年 特 急版头发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。北京贝瑞礼品有限公司北京贝瑞长春燃气股份有限公司长春燃气华北煤炭医学院秦皇岛分院秦皇岛卫校上海吊车厂上吊厂发文机关的名称发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。发文机关的名称

10、X X X X XX X X X X 文 件文 件国办发201876号单一机关发文带“文件”二字X X X X X X XX X X X X X XXXXXXXXXXX发201833号多个发文机关联合发文可不带“文件”二字000001 机密1 年 特 急000001 机密1 年 特 急发文机关同一年度公文排列的顺序号。它是公文特定的标志，正式公文均应标注发文字号。发文字号由：发文机关代字+年份+序号组成。字体3号仿宋，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编01），在阿拉伯数字后加“

11、号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。科尔沁右翼中旗人民政府文件科尔沁右翼中旗人民政府文件右中政报字20195号 签发人：*发文字号右中政报字20195号 发文机关代字年份序号机关代字是发文机关全称的简缩语，要选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字，每一个机关都有自己的代字，并只有一个代字。如：“河南大学”的机关代字不能写成“河大”，因为另外还有“河北大学”。发文字号常见错误01 机关代字混淆综合办（98）第12号：年份不全，应写为：1998，应用六角括号“”，“第”字多余应删去信技发（2019）68号：年份应该用六角括号“”党校发2019年011

12、号：把“年”字去掉，序号不编虚位改为“11号”02 年份不全，乱用括号机关代字的结构形式是：“发文机关代字+年份+序号”南开大学【18】经管发第23号：机关代字分列年份两边，且年份不全，“第”字多余，正确的应该是“南开大学经管发【2018】23号”2018综合办字第91号：年份放在了发文机关字前，“字”“第”多余，应改为“综合办发【2018】91号”03 结构先后顺序颠倒由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般

13、每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。X X X X XX X X X X 文 件文 件国办发201876号 签发人：诸葛亮单个签发人X X X X X X XX X X X X X XXXXXXXXX发201833号 签发人：XXX XXX XXX 多个签发人签发人文件文件公文标题，是公文内容和作用的高度概括。位于红色间隔线下空2行位置上（“信函式”公文标题位于发文字号下空1行），公文标题的字体要稍大于正文，用2号小标宋体字分一行或多行居中排布，以显突出。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。*关于关于*的的*发文机关全称或规范简称（

14、有时可省略）事由（动宾词组）文种（15种之一）公文的标题公文的标题公文标题应选准文种，表述准确，不产生歧义公文标题应做到简明，不拖沓冗长公文标题的排列和标点符号要求010203公文的标题从实际出发，省略其中的某些成分，对事由部分的文字表述要反复提炼，力避拐弯抹角，啰嗦冗长。例：关于申请拨款维修公司库房的请示：“申请”和“请示”词义重复关于宝莲汽车项目中发现的问题报告：未说明具体问题，空洞五一劳动节体育比赛通知：少了介词“关于”*县税务局关于重建办公楼的请示报告：“请示”和“报告”词义重复02 公文标题应做到简明，不拖沓冗长公文的标题03 公文标题的排列和标点符号要求第一，在移行排列时不要将结构

15、紧密的词语拆开跨行排列*集团公司关于加强防火安全管理的通告*集团公司关于加强防火安全管理的通告*集团公司关于加强防火安全管理的通告公文的标题第二，要保持标题的适中、对称和醒目。简短的标题，通常是一字式排列；长标题采用两行或多行的方式排列。*两行排列多行排列03 公文标题的排列和标点符号要求公文的标题转发*省*厅关于函大招生问题的通知的通知：“关于函大招生问题的通知”属一般的告知性公文，不具有法律性质，故不能使用书名号，只能用引号。关于观看“神州7号”飞船直播的通知：“神州7号”是一个特定称谓，必须用引号表明。例如：“农转非”等。*市人民政府住房公积金管理办法（试行）：括号多针对文件内容的成熟度

16、予以说明，括号只可放在文末。例：*暂行办法的“暂行”就不能使用括号标准。第三，公文标题中一般会使用到的标点符号为引号、括号、书名号03 公文标题的排列和标点符号要求公文的受文机关受文机关是指公文发往的机关，分为主送机关和抄送机关。主送机关是指负有办文责任的机关，非普发性的下行文及上行文、平行文，在一般情况下，主送单位只有一个，即这份文件的接受办理者。只有在普发性的下行文，才可以有若干个主送机关。准确认定公文的主送机关，是文件发出后能否得到及时贯彻处理得一个关键性问题。主送机关的书写位置在“标题之下空一行位置，正文之上，靠左顶格，后加冒号”。抄送机关的书写位置在“公文末页的最下端，靠左空一格”，

17、写抄送机关名称，要按照先上级、后下级、再不相隶属机关的次序排列，在最后一个抄送机关名称后标句号。正文是公文的核心部分，是一份公文具体叙事、明理、提出要求的文字表达部分。主送机关下1行第3个写起，每自然段左空二字，回行顶格写起，数字、年份（用阿拉伯数码标识的），均不能回行。公文的正文其内容或是引据，或讲明背景、原委，或概述情况，或篇前摘要，或明了目的。内容或是针对问题进行分析，在分析问题、讲明道理的基础上提出解决问题办法；或直陈要求、意见；或提出主张、列摆措施、讲明办法。上行文：一般用“当否，请批示”、“以上是否可行，请批示”；下行文：一般用“希即遵照”“特此通知”、“此布”、“此复”、“此令”

18、等；平行文：一般可用“为荷”、“为盼”、“为要”、“特此函复”等。事由部分事项部分结尾部分公文的附件附件是附属于正文的文字材料，是公文格式的一个组成部分。附件不是每份公文都有，只有内容需要，又不便于写入正文的材料才采用附件来处理。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。不能只写“附件如文”、“附件几份”，附件名称之后不加标点符号。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。常见的附件有两类：一是用于补充说明或者证实公文正文的附件，包括各种形式的说明材料、

19、参考材料、图标、凭据等；二是用于向上级机关报送或向下级机关批发（批转、转发、印发）的附件。前一类附件是真正意义上的附件；后一类附件，实际上是主件，而主件实际上只起到报送、发布、按语、转发、函告的作用。举个栗子 X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X附件：XXXXXXXXXXXX XXX X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X附件：1.XXXXXXXXX 2.XXXXXX 3.XXXXXX单个附件多个附件公文的制文机关制文机关，也可称为“落款”。制文机关即发文机关署名，它是公文格式中的一个重要组成部分。发

20、文的名义必须是法定的公文作者，主要是以单位组织的名义为主，有时也用机关首长和国家领导人的名义，如中华人民共和国主席令等。公文的成文日期成文日期即公文的签发日期，一般右空四字编排，是公文格式的一个重要组成部分。任何一份公文都必须标有制成的具体时间。成文日期确定的原则是：会议通过的决定、决议等，以会议通过日期为准；领导签发的，以签发日期为准；联合行文的，以最后签发机关领导人的签发日期为准；法规性公文，以批注日期为准；一般电报、信函则以实际发出日期为准。成文日期在公文中的位置有两种安排方式：安排在文件末尾，落款之下，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文日

21、期与落款要上下对称，“年月日”的第一个数字不宜超过落款的第一个字，“日”字靠右以空四格为宜。安排在标题之下，年月日用括号括起来，这是经会议集体讨论通过批准而又不以“红头文件”形式发出且无主动标志的公文。要在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居 印章中心偏下位置印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决公文的用印和签署XXXX:X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X X X。XXXX部 2019年

22、3月8日一行间距01020304单一机关行文时各发文机关署名要按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间印章要一 一对应、端正、居中下压发文机关署名；最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内公文的用印和签署XXXX:X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X X X。XXXX部 2019年3月8日010203联合机关行文时X X X 部抄送机关如有抄送机关

23、，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。XXXX:XXXXXXXXXXXX X X X X X X X X X X X X。XXXX部 2019年3月8日主送：XXX，XXXXX。抄送：XXXXX，XXXX，XXXXX。XXXXX 2019年3月8日印发抄送机关印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之

24、上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。印发机关和印发日期XXXX:XXXXXXXXXXXX X X X X X X X X X X X X。XXXX部 2019年3月8日抄送：XXXXX,XXXX,XXXXX XXXXX 2019年3月8日印发印发机关印发日期空一字空一字版记中的分隔线X X X X XX X X X X 文 件文 件国办发201876号 签发人：诸葛亮4mm首条分割线XXXX:XXXXXXXXXXXX X X X

25、 X X X X X X X X X。XXXX部 2019年3月8日抄送：XXXXX,XXXX,XXXXX。版记中的分隔线与版心等宽首条分隔线位于发文字号之下4mm处，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）XXXXX 2019年3月8日印发末条分割线中间分割线000001 机密1 年 特 急公文的页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编

26、排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。XXXX:XXXXXXXXXXXX X X X X X X X X X X X X。XXXX部 2019年3月8日抄送：XXXXX,XXXX,XXXXX。XXXXX 2019年3月8日印发27 mm 4号半角宋体阿拉伯数字小结37mm2行4mm2行1行1行3行4字1字1字单页码居右双页码居左公文的种类02什么是公文01公文的格式03通知的撰写04请示的撰写06报告的撰写05函的撰写07目录CONTENTS条据的撰写08什么是通知通知是批转下级机关公文、转发上级机关或不相隶属机关公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的

27、事项和任免和聘用关不干部所用的公文。会议或者活动通知会议或活动通知（告知性）指组织召开会议的机关向参加会议的机关单位行文，告知会议内容、时间、地点和会议要求的公文。国务院办公厅关于国务院办公厅关于20182018年年五一劳动节五一劳动节放假安排的放假安排的通知通知国办发明电201712号各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：经国务院批准，现将2018年劳动节放假调休日期的具体安排通知如下：4月29日至5月1日放假调休，共3天。4月28日（星期六）上班。节假日期间，各地区、各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，确保人民群众祥和平安度过节日假期。国务院办公厅2017年11月3

28、0日通知的变通重要的事项可用正式文件印发，而一般事项，如单位内部的会议通知、政治学习通知、简单的工作通知等，可用大字书写张贴或写在黑板上，放在显眼的地方，让大家都能看到。这类通知被称为“白头通知”，即只写主文部分，不写标题、主送机关，但必须写明发文单位名称、日期和印章（写在黑板上的不用）。通通 知知本学期放假时间：2018年7月30日至2018年8月31日。下学期开学时间2018年9月1日。报道时请携带作业、学费等相关手续。小二郎幼儿园 2018年7月25日 发文机关+事由+文种，齐全的标题例：XXXX关于组织公文知识培训的通知根据需要省去其中的一项或两项省略发文机关：关于组织拔河比赛的通知省

29、略发文机关和事由：周例会通知通知的标题完全式标题省略式标题受文机关也叫公文的抬头，受文对象一般不要是个人，可写为“各”发文机关管辖的、与被通知有关的部门名称。各部门各车间各班组各办事处负责人各地方办事处、公司各部门各车间、各部门各省份公司、直辖市份公司通知的受文机关类型一类型二根据，为了，拟举办（召开）活动（会议），现将有关事宜通知如下：.分条列项，逻辑排列，具体可行，谨防缺漏。通知的正文缘由要求举个栗子课堂练习本公司拟举办一次技能大赛的通知本部门拟组织一次爬山活动的通知0201小结务必要注意格式正确受文机关要清晰明确通知内容主要时间、地点、内容要详细时间、地点要写全，不可缩写，尤其是一些容易

30、引起歧义的地方。如：二楼会议室时间节点要明确，如：9:00准时开始等0102030405公文的种类02什么是公文01公文的格式03通知的撰写04请示的撰写06报告的撰写05函的撰写07目录CONTENTS条据的撰写08报告的注意事项何时写事中或事后写给谁上行文（勿越级）为何写答复询问、汇报、建议写完后无需等待回复写多少不限，不含请求事项报告的分类01020304工作报告情况报告建议报告答复报送报告汇报有一阶段的正常工作反映重大的问题或带有突发性或偶然性的情况，时效性强。提出工作建议，一般要求上级用通知批转给下级机关执行。答复上级查询01 标题关于 *的报告例：关于实施月度安全检查方案的报告02

31、 前言概述所汇报、建议、答复的内容03 正文事由：直陈其事，把情况前因后果写清楚。事项：写工作步骤、措施、效果，也可以写工作的意见或应注意的问题。结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”等。04 落款报告的格式调查报告实验报告分析报告注意区别概念，以下都不是行政公文：报告文种的辨析辞职报告课堂练习010203向上级汇报一下春节年会活动的准备情况报告一下上个月重点工作的进展情况建议上级领导组织专业技能比赛的报告01 文种选择要正确，注意总结和报告的不同02 报告的正文概述不清03 报告的内容关键要素不明确04 语言不够得体小结公文

32、的种类02什么是公文01公文的格式03通知的撰写04请示的撰写06报告的撰写05函的撰写07目录CONTENTS条据的撰写08请示的注意事项何时写事先写给谁上行文（勿越级）为何写请求上级的指示、帮助写完后需等待批复写多少一文一事01 标题关于 *的请示关于 （动词+名称）的请示例：关于增配干部编制的请示02 受文机关一个直接上级业务主管部门03 正文第一段：请示事项（明确具体）第二段：阐述理由（合理充分）结尾第三段：结束语“妥否，请批复”04 落款制文机关全称+印章成文日期：中文小写注：第一段与第二段可调换请示的格式010203拟组织员工集体旅游的请示拟购置空调的请示拟调配人员的请示课堂练习0

33、1 标题事由概括不当（动宾搭配）02 受文对象不准确03 理由不够充分（局部利益）04 请示事项不明确05 结束语不规范小结公文的种类02什么是公文01公文的格式03通知的撰写04请示的撰写06报告的撰写05函的撰写07目录CONTENTS条据的撰写08什么是函函是平级或不隶属单位之间互相商洽工作、询问或答复问题、向有关主管部门请求批准的公文。函也叫信函，作为公文的函是指机关使用的公函，不是个人的信函。函短小精悍，简便灵活。有些函是很短小的，内容单一，语言简洁，有的便函只有三言两语，因此，函有公文“轻骑兵”之称誉。例1：XX省XX厅请示汇报落实企业税收补贴的函例2：XX学校关于请求在华福路修建

34、宿舍的函 商洽函是相互商洽工作的函，平级或不相隶属单位之间有事项需要联系商洽，用其他公文联系不合适，都可以用函来联系 请批函是向有关主管部门请求批准的函。这种函多是向业务主管部门或归口管理部门请求批准事项。函的类型01 问答函是机关单位之间用来相互询问和答复的函。复函是用于恢复来函单位商洽的事项，用于平级单位、不相隶属单位之间。批复函则是用于批准、答复下级机关的请示。批复的事项一般比较重要。从使用范围来看，复函比批复更广泛，使用更灵活0203开门见山，直叙其事措辞得体，平等待人要用“信函式”格式函的写作要求01 标题格式一：发文机关+事由+回复函对象+文种。如国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给重

35、庆市人民政府办公厅的复函，这是较重要的复函常用的标题。格式二：事由+文种。省略发文机关。如关于商请参加第五届广州国际环保展览的函、关于XX分公司招待标准的复函，前例为发函标题，后例为复函标题。格式三：回复函对象+文种。省略事由的。如XX省高级任命法院函，这是司法公文，不属于行政公文范畴。函的格式*关于关于*的复函的复函*：贵公司*年*月*日*关于*的函收悉。我公司*。特此函复 *（章）*年*月*日02 正文缘由：指发出本函的原因。一般写的比较详尽充分。事项：指函的主要内容。把要商洽、请求批准或询问答复的事项写清楚。字数不在于多少，关键要具体、明确，态度鲜明，干脆利索。复函中若需回绝对方要求，理

36、由须客观，语言得体。结束语：问函有“特此函告”、“特此函达”、“专此函达，请复”；复函有“此复”、“特此函复”。03 落款制文机关全称+印章成文日期：中文小写函的格式*关于关于*的复函的复函*：贵公司*年*月*日*关于*的函收悉。我公司*。特此函复 *（章）*年*月*日国务院关于同意设立国务院关于同意设立“中国农民丰收节中国农民丰收节”的批复的批复国函201880号农业农村部：关于申请设立“中国农民丰收节”的请示收悉。同意自2018年起，将每年农历秋分设立为“中国农民丰收节”。具体工作由你部有关部门组织实施。国务院 举个栗子2018年6月7日 XXXX市交通局市交通局关于立即畅通南北交通干线的

37、通知关于立即畅通南北交通干线的通知*市公用局：贵局维修下水道，未经与我局请示，便自作主张，阻断*大马路，严重影响了南北交通干线的正常通行，后果严重。通知贵局所属维修队即刻停止作业，恢复交通。其他事宜，待商谈后再定。*（公章）*年*月*日错误一：标题的文种错误。“XX市交通局”和“XX市公用局”是同级单位，不宜用“通知”，而应该用“商洽函”错误二：标题的事由概括不当，宜改为“请即停修下水大以畅通南北交通干线”错误三：用语不得体。如“通知贵局所属维修队即刻停止作业”，宜改为“请通知贵局所属维修下水道的作业”。又如“未经与我局请示”，“请示”一词不当，发文机关无权通知对方向己方请示，宜用“商洽”函的

38、错误辨析010203租用相邻单位的场地举办活动要求银行查询转账业务与某单位联谊课堂练习公文的种类02什么是公文01公文的格式03通知的撰写04请示的撰写06报告的撰写05函的撰写07目录CONTENTS条据的撰写08凭证类条据收条借条欠条领条条据文书是人们在日常工作、生活中或用作凭据，或起说明作用的篇幅短小、是个固定的应用文书。人们在日常工作中、生活中，或告知事情，或委托办事，如对方不在就写个便条留给对方，这就是便条、留言条，如果收到、领到、借到钱物，也写给对方一个字条作凭据，这就是凭据。条据文书一般可分为两大类：什么是条据说明类条据请假条托事条留言条便条12 凭证类条据一般涉及借、欠、收、还

39、、领、个人或公家现金、财务，它往往起到凭证作用，财物归还后，回收作废或撕毁。写作基本结构是：标题+性质性关系语+正文+尾语+落款+日期标题：在条据正文的上方，写明条据的名称。如：“借条”、“收条”、“欠条”、“领条”正文：正文开头惯用语为“今借到”、“今领到”、“今收到”等，涉及财物数量的，数字要大写，写明钱物名称、数量、归还日期落款：写明当事人的姓名、日期。如果是单位名称，除了写明单位名称，还应写明经办人姓名。如果是熟人，署名只写姓名，如果不是熟人，需要写单位、部门科室、职务。如“浙江大学中文系图书管理员王思聪”等凭证类条据的内容与结构说明类条据的内容与结构说明类条据主要是向有关人员说明情况

40、、托付事情、传递信息用的条子。写作的基本结构是：标题+称谓+正文+落款+日期标题：在条据正文上方，写明条据的名称。如“留言条”、“请假条”正文：在条据标题下一行顶格写受文者称谓，另起空两格，交代清楚原因、时间、具体事情或者有关要求等。行文要注意语言简洁、礼貌落款：落款与日期写在正文的右下角说明类条据的注意事项03 书写工整，结构完整02 言简意赅条据虽小，但种类繁多，有些条据与其他文种有交又重叠之处。因此必须选对文种，该用“函”，不要用“便条”；该用“通知”，不要用“留言”；该用“代收条”，不要用“收条”。要做到要言不繁，无论何种条据都很短小，撰写时不要啰嗦，要抓住要害，一般只讲结论，不要过程

41、，三言两语解决问题，不必把事情的来龙去脉交代清楚。条据虽然不是正式文件，但也是一种常见的实用文书，书写一定要工整，结构要齐全，千万不能马虎潦草，缺三少四。否则，一是显得作者不尊重人，而是达不到目的。尤其是千尺到借债还钱等问题，更马虎大意不得01 要选对文种说明类条据的书写要求条据必须由对方亲笔书写，接收方不能代笔，要交代清楚四项要素，即写给谁，什么事情，谁写的，什么时间写的，要一 一写明。条据涉及的钱物数量要写清楚，数字要大写，数字前不能留空白，后面要写明计量单位，以防添加与篡改。内容不可涂改，文面保持整洁。如确实需要改动内容，改动处必须加盖印章或手印。用墨应用黑色或蓝色钢笔或签字笔，不要用铅

42、笔、易褪色的墨水或红色墨水。字迹应工整、清楚，不要用草书、以免误认。02030401收条也称收到条或收据，是收到个人或单位交还的财物时，写给对方的表明收讫的条据。写收条时，先要把钱物当面点查清楚，数量和金额要用大写。收条收 条 今 收 到 王 思 聪 同 志 归 还 的 借 款 伍 佰 元 整。北京阿里妈妈有限公司财务部 经手人：马芸 2019年03月01日例：收条例：如果是代本单位的某一部门或代熟识的个人受到财物时，所开的条据叫代收条。代收条 今收到行政部王思聪归还给财务部点钞机壹台，电脑三台，均完好无损。此据 北京阿里妈妈有限公司财务部 经手人：马芸 2019年03月01日借条例：借条是向

43、单位或个人借款借物时写给对方的条据，一般借条中应说明归还日期。当归还财物时，一定要取回借条并及时销毁，以免发生事端。借 条 今借到北京王者荣耀有限公司会议桌两张，办公椅叁拾贰张，定于9月1日前归还。诸葛亮 2019年08月20日欠条是在人们在经济往来中，因不能立即结清某种款物手续而写给对方的条据。写欠条有四种情况：01 购物时携带现款不够，赊欠部分需要打欠条。02 归还钱物时，只归还一部分，余款部分需要打欠条。03 购物时，因商店商品不足，未给消费者全部商品，不足部门需打欠条。04 向单位或个人借款借物时，当时因各种原因未打借条，事后需补写欠条。欠条欠 条 欠北京阿里妈妈有限公司维修费共捌万元

44、整，今付伍万元整，尚欠三万元于2019年08月09日前结清。北京王者荣耀有限公司（公章）2019年07月09日领条例：领条是向单位或部门领取发放的财物时，给经手发放人写的条据。领条是发放人结账的凭证。领 条 今领到行政部发放的8月份劳保用品，计毛巾叁条、手套肆双、工作服壹套。此据 领取人：车间二组周瑜 2019年08月09日请假条请假条是因为生病或因事不能上班或不能出差、参加会议以及其他活动而向有关领导部门说明情况的条据。病假条人事部陈经理：我因为感冒发烧，今天不能上班，故请假l两天，特此请假。附:医院证明 请假人：黄盖 2019年08月09日事假条党支部书记陈芳同志：因王主任派我明天去参加省

45、厅月度工作会议，故不能参加支部培训。特此请假 请假人：诸葛亮 2019年08月09日留言条留言条是在日常生活或工作中，因未能见到期望人而留给对方说明性的条据，或者已同别人约好而因有事外出或突然有变动无法赴约，需要给对方留言所写的条据。留言条是一种传递信息的工具，可以在约人不见、等人不见、求人不见的情况下，把有关情况介绍给对方，以免引起误会或等候。留言条的突出特点是说明性和公开性，有保密性的信息传递是不能用留言条的。留言条的传递方式有：01 请传达室、办公室或相关人转交02 自己将留言条纺织对方的信箱中03 张贴在自己活对方的办公室、家门口或其他容易被发现的地方留言条留言条张经理：今天上我找您，有重要事情商量，巧不相遇，不能久等，明日上午10:00,我准时再来，务请等候。周瑜 2019年08月09日留言条韩信同志：今天晚上的值班，发现男生宿舍三楼走道灯坏了三盏，请你尽快通知后勤处的同志来把灯修好。诸葛亮 2019年08月09日感谢观看