档案整理培训课件.ppt
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1、目目 录录第一步第一步 件的确定件的确定 件是档案保管的最小个体,一般以每份文件为一件。但实践中件是档案保管的最小个体,一般以每份文件为一件。但实践中文件的情况很多,要用以下标准来确定件。文件的情况很多,要用以下标准来确定件。文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理 *重要文件的正文与历次修改稿为一件(重要文件须保留历重要文件的正文与历次修改稿为一件(重要文件须保留历次修改稿的次修改稿的,应作为一件,如修改稿数量较多也可各为一件)。应作为一件,如修改稿数量较多也可各为一件)。*成套的会议材料各为成套的会议材料各为一件(一个会议的材料不一件(一个会议的材料不能简单作一件处理,而要
2、能简单作一件处理,而要分别以件归档)。分别以件归档)。文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理第二步第二步 文件的修整文件的修整文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理第三步第三步 装订装订文书档案的整文书档案的整理理 归归档文件经修整后要按件装订。档文件经修整后要按件装订。不锈钢钉装订方式不锈钢钉装订方式 注:装订时,纸张要对齐装订的一边,一个单位的装订方式应相对注:装订时,纸张要对齐装订的一边,一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式
3、不变。文书档案的整文书档案的整理理较厚的文件采用三孔一线的装订方式。较厚的文件采用三孔一线的装订方式。文书档案的整文书档案的整理理第四步第四步 分类排列分类排列最常用的分类方案有:最常用的分类方案有:保管期限保管期限年度年度保管期限保管期限年度年度机构(问题)机构(问题)类目(问题)类目(问题)年度年度保管期限保管期限 因故未及时整理因故未及时整理归档的零散文件材料,归档的零散文件材料,可排在同一年度、期可排在同一年度、期限、机构(问题)的限、机构(问题)的所有文件的最后,或所有文件的最后,或并入关系密不可分的并入关系密不可分的相关文件中作为一件。相关文件中作为一件。上述情况应在盒内备上述情况
4、应在盒内备考表中加以说明,而考表中加以说明,而在实际整理工作中应在实际整理工作中应尽量避免。尽量避免。适用于企业适用于企业适用于小单位适用于小单位文书档案的整文书档案的整理理适用于内设机构适用于内设机构较多的大单位较多的大单位文书档案的整文书档案的整理理 事由:是指一件具体的事,一个具体的问题,一段紧事由:是指一件具体的事,一个具体的问题,一段紧密的工作过程,不是指一类相同性质的事或某一方面的工密的工作过程,不是指一类相同性质的事或某一方面的工作内容。作内容。文书档案的整文书档案的整理理按按“保管期限保管期限年度年度”分类的:分类的:永久永久 20082008年(归档文件件)年(归档文件件)3
5、030年年 同上同上1010年同上年同上按按“保管期限保管期限年度年度机构机构”分类的(采取部门立卷的单位):分类的(采取部门立卷的单位):永久永久20082008年年 办公室,综合处,业务处,办公室,综合处,业务处,(室编件号)(室编件号)1 1,1 1,1 1,(馆编件号)(馆编件号)11 3030年年20082008年年 同同 上上 1010年年20082008年年 同同 上上按按“类目类目年度年度保管期限保管期限”分类的:分类的:党群类党群类 (0 0)20072007年年 永永 久,久,3030年,年,1010年年 (件号)(件号)1 1,1 1,1 1 20082008年年 永永
6、久,久,3030年,年,1010年年 (件号)(件号)1 1,1 1,1 1 行政类行政类 (1 1)同同 上上 经营管理类(经营管理类(2 2)同同 上上 生产技术类(生产技术类(3 3)同同 上上文件的排列:文件的排列:第五步第五步 编制归档号编制归档号 归档章用归档章用红色印泥加盖,红色印泥加盖,档号填写用黑档号填写用黑色或蓝黑墨水色或蓝黑墨水笔填写。笔填写。文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理 归档章按标准制作,归档章的填写内容与要求:归档章按标准制作,归档章的填写内容与要求:特别提醒:一个类一个流水号,如采用特别提醒:一个类一个流水号,如采用“保管期限年度保管期限
7、年度”分类方法,永久、分类方法,永久、30年、年、10 年分别自年分别自1开始编流水号(件号),开始编流水号(件号),第二年仍然分别从第二年仍然分别从1开始编号。开始编号。文书档案的整文书档案的整理理最容易出现的问题:最容易出现的问题:文书档案的整文书档案的整理理(歪章)(歪章)(用蓝色、黑色印泥)(用蓝色、黑色印泥)(在文字上盖章)(在文字上盖章)(位置不对)(位置不对)(不按规定填写)(不按规定填写)第六步第六步 编目编目文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理 特别提示:题名十分重要,特别提示:题名十分重要,是以后查找档案时的最重要的要是以后查
8、找档案时的最重要的要素,填写时一般应照实抄录。来素,填写时一般应照实抄录。来文与复文作为一件,只对复文进文与复文作为一件,只对复文进行编目,题名后注明行编目,题名后注明“(附请(附请示)示)”;任免文件和表彰文件中;任免文件和表彰文件中本单位人员未列在题名中的,在本单位人员未列在题名中的,在题名后将本单位人员列出,原题题名后将本单位人员列出,原题名简单的要重拟,这些补充的内名简单的要重拟,这些补充的内容都要加容都要加“()()”。文书档案的整文书档案的整理理 特别提示:日期的特别提示:日期的书写方式不得省略,不书写方式不得省略,不能只写月日,要写全年能只写月日,要写全年月日。月日。常见的错误常
9、见的错误文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理 在背脊上贴标签,注明在背脊上贴标签,注明 全宗号、年度、全宗号、年度、保管期限,放入目录橱柜中。保管期限,放入目录橱柜中。贴标签高度没有规定,一个档案室内一致贴标签高度没有规定,一个档案室内一致就行了。就行了。全宗名称:立档单位全宗名称:立档单位的名称,填写时应使用全称的名称,填写时应使用全称或规范化简称。或规范化简称。年度:文件形成年度。年度:文件形成年度。(注意不是整理年度)(注意不是整理年度)保管期限:对应归档保管期限:对应归档文件的保管期限,填写永久、文件的保管期限,填写永久、30年、年、10 年。年。机构(问题):根据
10、机构(问题):根据分类方案,填写对应归档文分类方案,填写对应归档文件的类目。件的类目。归档文件目录装订成归档文件目录装订成册,外封面可用档案服务部册,外封面可用档案服务部统一制作的归档文件目录夹。统一制作的归档文件目录夹。第七步第七步 装盒装盒文书档案的整文书档案的整理理 特别提醒:纸张中的酸性对档案有很大危害,酸会使纸张变硬发脆,严重的特别提醒:纸张中的酸性对档案有很大危害,酸会使纸张变硬发脆,严重的会导致纸张成粉沫。确保档案安全最重要会导致纸张成粉沫。确保档案安全最重要,所以长期保存的档案必须要采用无所以长期保存的档案必须要采用无酸纸书写,装具也要用无酸档案盒。要求使用档案局监制的无酸纸盒
11、。酸纸书写,装具也要用无酸档案盒。要求使用档案局监制的无酸纸盒。文书档案的整文书档案的整理理 盒的背面有监制标志盒的背面有监制标志 脊背字体适脊背字体适中,用黑色或蓝中,用黑色或蓝黑墨水书写或盖黑墨水书写或盖章,字迹要端正。章,字迹要端正。按按“保管期限保管期限年度年度”和和“保管期限保管期限年度年度机构机构”分类的:分类的:永久永久 20082008年盒年盒 3030年年 20082008年盒年盒 1010年年 20082008年盒年盒 文书档案的整文书档案的整理理盒号的编制:盒号的编制:按按“类目类目年度年度保管期限保管期限”分类的:分类的:党群类党群类 (0 0)20072007年年 永
12、久(永久(1 1件),件),3030年(年(1 1件),件),1010年(年(1 1件)件)(盒号)(盒号)1n1n盒盒 20082008年年 永久(永久(1 1件),件),3030年(年(1 1件),件),1010年(年(1 1件)件)(盒号)(盒号)1n1n盒盒 行政类行政类 (1 1)同同 上上 经营管理类(经营管理类(2 2)同同 上上 生产技术类(生产技术类(3 3)同同 上上第八步第八步 入库排架入库排架文书档案的整文书档案的整理理 “保管期限年度保管期限年度”:先分保管期限排放,然后每种保管期限内分:先分保管期限排放,然后每种保管期限内分别按年度连续排放。别按年度连续排放。“保管
13、期限年度机构(问题)保管期限年度机构(问题)”:在上述排列方式的基础上,:在上述排列方式的基础上,再在同一年度中,按分类方案中设定的机构(问题)顺序排列。再在同一年度中,按分类方案中设定的机构(问题)顺序排列。文书档案的整文书档案的整理理文书档案的整文书档案的整理理科技档案的整科技档案的整理理 将将科技文件材料按项目叠开。科技文件材料按项目叠开。组卷要求:组卷要求:第一步第一步 分项目分项目 1、案卷内科技文件材料内容必、案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。及其管理活动的真实情况。2、案卷内科技文件材料要齐全、案卷内科
14、技文件材料要齐全、完整。完整。3、案卷内科技文件材料的载体、案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、红有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。迹。第二步第二步 组卷组卷科技档案的整科技档案的整理理 操作方法:操作方法:根据一个项目文件材料的数量和形成时间情况,按项目形成阶段,结合根据一个项目文件材料的数量和形成时间情况,按项目形成阶段,结合科技文件的内容、性质,选择一定数量文件材料组成一卷。科技文件的内容、性质,选择一定数量文件材料组成一卷。1、产品档案按结
15、构或阶段分别组卷。产品档案一般有:、产品档案按结构或阶段分别组卷。产品档案一般有:等阶段或内容。组卷时可按阶段分别组合,也可几个内容合在一起,图纸按等阶段或内容。组卷时可按阶段分别组合,也可几个内容合在一起,图纸按部件分别组卷。部件分别组卷。科技档案的整科技档案的整理理 3、基建档案一个项目一个流水号,按形成阶段结合内容分别、基建档案一个项目一个流水号,按形成阶段结合内容分别组卷。基建档案一般有:组卷。基建档案一般有:等不同阶段和内容。基建文件材料数量多、规格杂,组卷时可考虑等不同阶段和内容。基建文件材料数量多、规格杂,组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷,如竣工图组一卷或若干卷,在同
16、一阶段内同一种格式的材料组卷,如竣工图组一卷或若干卷,原材料检测、质保书组一卷或若干卷。原材料检测、质保书组一卷或若干卷。科技档案的整科技档案的整理理 遇到以下情况要特殊处理:遇到以下情况要特殊处理:引进项目中的成套科技文件材料及设备说明书等可不拆散组卷,引进项目中的成套科技文件材料及设备说明书等可不拆散组卷,保持原有装订方式。保持原有装订方式。一个单位保存一套相关的通用图、标准图,并单独组卷;采用了一个单位保存一套相关的通用图、标准图,并单独组卷;采用了这些通用图、标准图的项目,其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说这些通用图、标准图的项目,其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准
17、图、通用图的图号。明并标注标准图、通用图的图号。底图以张为单位单独保存和管理,另行整理编目。底图以张为单位单独保存和管理,另行整理编目。产品更新换代或更换零部件时,保留新形成的科技文件材料并单独产品更新换代或更换零部件时,保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。组卷排列在原产品案卷之后。设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。材料可以单独组卷。第三步第三步 卷内文件排序卷内文件排序科技档案的整科技档案的整理理 科技档案的内容繁科技档案的内容繁多,产品、设备、基建、多,产品、设备、基建、
18、科研等都有相关的归档范科研等都有相关的归档范围和组合方法,组卷时请围和组合方法,组卷时请查阅相关标准。查阅相关标准。科技档案的整科技档案的整理理第四步第四步 去订、折叠、编号去订、折叠、编号科技档案的整科技档案的整理理小于小于A4 的文件材的文件材料要裱贴在料要裱贴在A4 纸上纸上图纸边要裁剪图纸边要裁剪按按A4 高度向内折(做一块高度向内折(做一块A4 标准的标准的硬质纸板或铁皮板作为折叠标准板)硬质纸板或铁皮板作为折叠标准板)折成折成A4 规格,左边留规格,左边留出装订边出装订边 影响装订部分向上折角影响装订部分向上折角 右下角露出标题栏右下角露出标题栏 如风琴一样折展自如如风琴一样折展自
19、如 科技档案的整科技档案的整理理国家标准页号编国家标准页号编写在右下角,但写在右下角,但一般文件的页眉一般文件的页眉大,页脚小,很大,页脚小,很难敲页号,所以难敲页号,所以江苏省采取编在江苏省采取编在右上角的办法解右上角的办法解决。决。科技档案的整科技档案的整理理 档号:档号应档号:档号应填写全宗号、分类号填写全宗号、分类号(项目代号或目录(项目代号或目录号)、案卷号。如:号)、案卷号。如:B01552。非进。非进馆单位如没有全宗号馆单位如没有全宗号可不写全宗号,具体可不写全宗号,具体要求详见后面填写封要求详见后面填写封面一节。面一节。序号:用阿拉序号:用阿拉伯数字从伯数字从1起依次标起依次标
20、注卷内科技文件材料注卷内科技文件材料的顺序。的顺序。特别提示:加盖档号章的目的:一是固定整理成果,二是在单独抽特别提示:加盖档号章的目的:一是固定整理成果,二是在单独抽出借阅此件后能准确归还到盒内。出借阅此件后能准确归还到盒内。科技档案的整科技档案的整理理档档 号号序号序号B015-5-2B015-5-24 4填写方法:填写方法:件号件号案卷号案卷号目录号目录号全宗号全宗号 序号:用阿拉伯数字从序号:用阿拉伯数字从1起依起依次标注卷内科技文件材料的顺序。次标注卷内科技文件材料的顺序。文件编号:应填写科技文件材文件编号:应填写科技文件材料的文号或图纸的图号、设备代号、料的文号或图纸的图号、设备代
21、号、项目代号等。项目代号等。责任者:应填写科技文件材料责任者:应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。的形成部门或主要责任者。文件材料题名:应填写科技文文件材料题名:应填写科技文件材料的全称。件材料的全称。日期:应填写科技文件材料的日期:应填写科技文件材料的形成日期,要求以形成日期,要求以8 位阿拉伯数字位阿拉伯数字标注年月日,不要省略,如标注年月日,不要省略,如2002.09.09。页号:应填写每件科技文件材页号:应填写每件科技文件材料首页上标注的页号,最后一件文料首页上标注的页号,最后一件文件写起止页号。不装订的文件材料件写起止页号。不装订的文件材料此项填写该件的页数。此项填写该件的页数
22、。卷内文件以件为单位,采用不装订组卷的,卷内文件以件为单位,采用不装订组卷的,页号中登录该件的总页数。页号中登录该件的总页数。第五步第五步 编制内目、备考表编制内目、备考表科技档案的整科技档案的整理理 说明:包括案卷内科技说明:包括案卷内科技文件材料的件数、页数以及组文件材料的件数、页数以及组卷和案卷提供使用过程中需要卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题,一般可不填写。说明的问题,一般可不填写。立卷人:应由责任立卷立卷人:应由责任立卷人签名,一般是档案整理者。人签名,一般是档案整理者。立卷日期:应填写完成立卷日期:应填写完成立卷的日期。立卷的日期。检查人:应由案卷质量检查人:应由案卷质量审核者
23、签名,一般是科技项目审核者签名,一般是科技项目的负责人或档案室主任、鉴定的负责人或档案室主任、鉴定小组组长。小组组长。检查日期:应填写审核检查日期:应填写审核的日期。的日期。互见号:应填写反映同互见号:应填写反映同一内容而形式不同且另行保管一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式,并用后应注明档案载体形式,并用括号括起。括号括起。科技档案的整科技档案的整理理 采采用装订方式的,用档案局统一监制的软卷皮,将卷内目录、归档文件材抖和备用装订方式的,用档案局统一监制的软卷皮,将卷内目录、归档文件材抖和备考表一起装订成册,装订方式用三孔一线。装
24、订成册后再装入科技档案盒内保存。考表一起装订成册,装订方式用三孔一线。装订成册后再装入科技档案盒内保存。采用不装订方式的,可将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技挡案盒内保存。采用不装订方式的,可将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技挡案盒内保存。第六步第六步 装订装盒装订装盒科技档案的整科技档案的整理理第七步第七步 编制封面编制封面科技档案的整科技档案的整理理科技档案的整科技档案的整理理案卷题名:编制在卷盒或软卷皮案卷题名:编制在卷盒或软卷皮的正面。案卷题名应简明、准确地揭示的正面。案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容,主要包括项卷内科技文件材料的内容,主要包括项目名
25、称或代字、代号及其结构、阶段的目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等,案卷题名一般由立卷人拟写。名称等,案卷题名一般由立卷人拟写。如:如:“C6136 通用车床车头部分零件通用车床车头部分零件图图”、“BX 型立式三层玻璃门冷柜压型立式三层玻璃门冷柜压缩机设计文件、部件图缩机设计文件、部件图”“一车间依据一车间依据性、基础性文件材料性、基础性文件材料”、“办公楼竣工办公楼竣工图图”。立卷单位:应填写负责科技文件立卷单位:应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门,一般材料组卷的部门或项目负责部门,一般小单位可写立档单位名称。小单位可写立档单位名称。起止日期:应填写案卷内科技文起止日期:应
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