档案管理培训课件(-).ppt
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1、档案管理培训克拉玛依魔鬼城旅游开发有限责任公司2015.1.26第一章第一章 你知道什么是档案吗你知道什么是档案吗一、从结绳记事到电子文档(一)档案的起源:1.“结绳记事”中国自古就有结绳记事的记载(二)多种多样的档案形式 陶文档案 产生时间:新石器时代晚期,距今5000年左右特点:记录在陶器上的记事符号甲骨档案产生时间:商周时期,距今3000多年。特点:记载内容翔实,保存完整,已达到一定水平。金石档案产生时间:始于商代特点:是铸刻在金属鼎器上的一种铭文,也称钟鼎文,古人称铜为金,所以又称为金文。坚固耐久,但比较笨重。简牍档案产生时间:商周特点:书写在竹片或木板上缣帛档案产生时间:几乎与简牍档
2、案同时产生。特点:轻便,便于传递,但造价昂贵。纸质档案产生时间:汉代特点:书写方便,便于传递和保存,造价低廉。现代载体档案产生时间:近现代以来特点:存储容量大,所需空间小,便于长期保存。邓小平、王震1986年在桂林游览漓江(三)档案名称的演变与沿革(三)档案名称的演变与沿革 最早:“典”和“册”周代:“中”商周:“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“竹帛”等。汉唐:“文案”、“案牍”。二、走出概念认识的误区误区一:图书、报刊、资料就是档案原始记录性是区别档案与图书、报刊、资料的依据 误区之二:文件档案文件是档案的基础,档案是文件的精华。文件转化为档案必须具备三个条件 1.办
3、理完毕的文件才归入档案 2.对日后工作有参考利用价值的文件 3.按一定规律集中保存的文件最终才能成为档案档案的定义档案是处理完毕、具有参考价值的、集中保存起来的历史记录。档案法上的定义第一章“总则”第二条“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”三、档案就是废纸一张吗?1.档案的基本作用 凭证作用参考作用 明内阁大学士邱濬:今世赖之以知古,后世赖之以知今者也(明 实录)郭沫若题赠档案馆 前事不忘后事师,自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史,呼凤舆前听诵诗。
4、国步何由探轨迹,民情从以识端倪。上林春讯人间满,剪出红梅花万枝。2.档案的主要作用机关工作的查考凭据生产建设的参考依据 政治斗争的必要工具 科学研究的可靠资料 宣传教育的生动素材档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。3.档案发挥作用的规律性档案对机关的作用和社会作用的双重性档案机密性的递减律档案科学文化作用的递增律实现档案价值的条件 A、受社会发展水平的限制 B、受公众对档案认识水平的限制 C、受档案管理水平的限制四、档案工作的内容和性质1.内容六环节之说:收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。八环节之说:收集、整理、鉴定、保
5、管、统计、提供利用、检索、编研2.性质档案工作是一项管理性的工作 A、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作 B、是某种管理工作的组成部分 C、是专门管理档案的科学性工作档案工作是一项服务性的工作档案工作是一项政治性的工作第二章第二章 迈出坚实的第一步:迈出坚实的第一步:做好档案的收集工作做好档案的收集工作一、平日做个有心人做好文书立卷工作一)立卷对文书工作和档案工作的意义1.保持文件之间的历史联系,便于查找利用2.保护文件的完整与安全,便是保管(二)科学立卷的方法好的立卷方法要满足两种基本要求保持文件之间的联系便于保管和利用1.按问题特征立卷问题特征指的是文件内容所反映的事件、人物、事物、
6、问题或工作性质。所谓按问题特征立卷,就是将反映同一事件、人物、事物、问题、工作性质的文件组合在一起立卷。特点:保持文件之间的历史联系,反映出一个问题处理的全貌,便于查找。例如:关于撤销经理职务的文件材料 同一人物 关于购买设备的文件材料 同一事物 关于评定工资问题的文件材料 同一问题 关于宣传工件的文件材料 同一性质工作注意:有些文件是不适合、不便于按问题特征立卷的例如:一次会议的文件,不能按问题拆开,插入其他有关这个问题的发件中去。2.按时间特征立卷时间特征指文件内容针对的时间和文件形成的时间所谓按时间特征立卷,就是将属于同一时间(如同一年度或同一季度、同一月份,或上半年、下半年等)的文件集
7、中立卷。特点:可以反映出企业不同时期的工作特点,便于查找企业在不同发展阶段的工作面貌。例如:魔鬼城公司2014年上半年会议记录 魔鬼城公司2014年第一季度旅游人数情况统计表 按时间特征立卷的几种情况(1)一般文件放在写成年立卷。如果是年末起草,在次年初批准、通过和发出的,可放在批准、通过的年度立卷。(2)年度计划、总结、报表、预算、决算等时间针对性很强的文件,一般放在所针对的年度立卷。跨年度的或多年计划,放在开始的年度立卷;跨年度或多年的总结,放在最后的年度立卷。(3)总结和计划放在一的文件,应视文件内容的主次和中心来定。如2001年工作总结与2002年的工作要点(4)经过跨年度办理完毕的文
8、件,可放在处理的主要年度或放在办结的一年立卷。(5)为某项工作或某次会议收集的在关材料,不按文件原来的写成年度或内容针对年度立卷,而应放在使用年度。二、归档档案工作的起点1.归档文书部门或业务部门将文件整理立卷后,按照规定的时间移交给档案室集中保管。2.归档范围(1)需要立卷归档的文件材料 凡是本单位在工作活动中形成的,经过办理完毕的,具有查考利用价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、以及编制的图表、簿册、有关的照片等文件和材料,均需立卷归档保存。(2)不需要立卷归档的文件材料重份文件无查证利用价值的事务性、临时性文件仅供参考、参阅、征求意见,不需要办理的文件未经领导审
9、批或会议讨论通过的未定稿文件、未生效文件一般文件的历次修改稿3.归档时间:第二年上半年4.案卷整理 案卷整理的具体内容:(1)调整立卷检查卷内文件成分检查卷内文件联系检查卷内文件保存价值检查卷内文件数量注意:一个案卷一般200页左右为宜。一般不能少于40页。(2)拟定案卷标题A.案卷标题应具备的条件文字上简练通顺,概括准确。避免过 于抽象或堆砌文件标题基本结构力求完整,合乎语法,标点 正确。B.案卷标题的结构(地区)作者作者(通讯者)(时间)(地区)问题问题名称名称(3)卷内文件的排列、编号排列方法:可按时间、问题、地区、作者、通讯者、名称、重要程度、人名的姓氏笔画或拼音字母的顺序等。编号:用
10、阿拉伯数字编写张号 编号的位置:左侧装订的案卷可编在右上角。编号后,发现有编错、编漏、编重页时,补救的办法:如:第12页后编漏一页跳到14页,可将第12页改为1213页(在备考表中注明第12、13页为一页);如第12页重编,可改为第12(1)、第12(2)页(在备考表中注明第12页共两页)。(4)填写卷内目录与备考表卷内目录的项目有:顺序号作者发文号文件标题文件日期所在张号备注 卷内文件目录式样:卷内文件目录卷内备考表(5)填写案卷封皮与装订A.案卷封皮项目的填写机构名称(全称)案卷标题卷内文件张数年度日期保管期限全宗号、目录号、案卷号B.案卷的装订第三章第三章 档案的整理工作档案的整理工作一
11、、认识一个全新的朋友一、认识一个全新的朋友全宗全宗1.什么是全宗?什么是全宗?所谓全宗,就是一个独立机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案有机整体。2.全宗构成者的条件全宗构成者的条件全宗构成者又叫立档单位,构成立档单位的条件有三条:一是能够独立行使职权,能够以自己的名义对外行文;二是能够独立核算财物,是一个独立的会计单位,自己可以编制并确定经费预算或财务计划;三是具有一定的人事任免权,设有人事管理机构或专门人员。全宗和案卷、文件的关系第四章 档案的保管工作保管工作的任务(一)防止档案的损毁1.人为损毁的原因 政治、经济原因 档案工作人员的素质因素 档案的管理和利用2.自然损毁
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