某集团档案管理工作培训教材课件.ppt
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- 关 键 词:
- 集团 档案 管理工作 培训教材 课件
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1、南玻集团2015年档案管理工作培训总论总论1理论3实践2规则Page 3档案管理工作收集收集鉴定分类装订排列上架打印目录、贴背脊著录盖章填写档号保管提供利用装盒档档 案案 管管 理理 工工 作作 流流 程程 收 集 整 理 利 用档档 案案 分分 类类文书档案文书档案基建档案基建档案设备档案设备档案专门证照专门证照合同档案合同档案光盘档案光盘档案照片档案照片档案文书档案的收集与整理文书档案的收集与整理归档文件的来源归档文件的来源,包括但不限于,包括但不限于:单位内部形成的文件单位内部形成的文件集团下发的文件集团下发的文件政府部门针对本单位发文政府部门针对本单位发文需要本单位执行的文件及公司参与
2、合作的项目,需要本单位执行的文件及公司参与合作的项目,合作单位按要求向本单位提交的文件合作单位按要求向本单位提交的文件文书档案的收集与整理文书档案的收集与整理收集收集时间时间:公司发文公司发文月度归档或季度归档月度归档或季度归档政府批文政府批文随时归档随时归档零散合同零散合同随时归档随时归档,或定期归档,或定期归档各种请示、报告各种请示、报告按照其编号要求各部门兼职档按照其编号要求各部门兼职档案员定期归档案员定期归档文书档案的收集与整理文书档案的收集与整理档章格式:文书档案档章格式文书档案档章格式 科技档案档案章格式科技档案档案章格式文书档案的收集与整理文书档案的收集与整理档章格式:档章格式:
3、文书档案文书档案 单位代号单位代号文件形成年度文件形成年度保管期限代号保管期限代号一般为三位自然数一般为三位自然数保管期限:永久、保管期限:永久、3030年、年、1010年年代代 号:号:Y Y、3030、1010;件件 号:一个年度一个保管期限编一个流水号,号:一个年度一个保管期限编一个流水号,从从1 1排起排起。文书档案的收集与整理文书档案的收集与整理需要说明的问题:需要说明的问题:保管期限的划分:保管期限的划分:对照本公司归档文件分类、保管期限表对照本公司归档文件分类、保管期限表 将本公司的重要文件、集团下发的跟本公司有关将本公司的重要文件、集团下发的跟本公司有关的人事任命定为永久,其余
4、文件全部保存的人事任命定为永久,其余文件全部保存1010年。年。按照文件原编号或发文时间顺序排序即可。按照文件原编号或发文时间顺序排序即可。文书档案的收集与整理文书档案的收集与整理装盒、排架:装盒、排架:1.1.装盒:按文件顺序进行装盒。为节省空间,不建议一个装盒:按文件顺序进行装盒。为节省空间,不建议一个问题(或类别)仅有几份文件也装为一盒。问题(或类别)仅有几份文件也装为一盒。特别注意:装盒时一定要按照件号的顺序排放,不要把特别注意:装盒时一定要按照件号的顺序排放,不要把里面的文件放错,借阅后也要放回原位,否则以后查找起里面的文件放错,借阅后也要放回原位,否则以后查找起来就会查找不到。来就
5、会查找不到。2 2.背脊:填写年度、保管期限和起止件号。背脊:填写年度、保管期限和起止件号。3 3.排架:按年度从档案柜最上层排起,排架:按年度从档案柜最上层排起,保管期限保管期限永久和永久和3030年年的可以一起排架,的可以一起排架,1010年的年的则另排一架。则另排一架。文书档案的收集与整理文书档案的收集与整理重要文件的整理重要文件:政府针对本公司的发文等重要文件:政府针对本公司的发文等整理方式:原件可单独存放,但要注意:整理方式:原件可单独存放,但要注意:l1.1.单独存放需有目录,编顺序号;单独存放需有目录,编顺序号;l2.2.复印件按原整理方式著录;复印件按原整理方式著录;l3.3.
6、著录的备注里注明原件的存放处。著录的备注里注明原件的存放处。基建文件的收集基建文件的收集和整理和整理前期文件前期文件施工过程文件施工过程文件竣工文件竣工文件竣工验收文件竣工验收文件图纸图纸 决策立项文件:项目建议书及批复决策立项文件:项目建议书及批复 可行性研究报告及批复可行性研究报告及批复 环评报告及批复环评报告及批复 关于立项的会议纪要关于立项的会议纪要建设用地文件:选址申请及规划意见书建设用地文件:选址申请及规划意见书 拆迁安置意见协议、方案拆迁安置意见协议、方案 建设用地规划许可证及其附件建设用地规划许可证及其附件 国有土地使用证国有土地使用证基建文件的收集基建文件的收集和整理前期文件
7、和整理前期文件开工文件:建设工程规划许可证及其附件开工文件:建设工程规划许可证及其附件 建设工程施工许可证及其附件建设工程施工许可证及其附件 工程质量安全监督注册登记工程质量安全监督注册登记勘察设计文件:建设用地钉桩通知单(书)勘察设计文件:建设用地钉桩通知单(书)审定设计方案通知书及审查意见审定设计方案通知书及审查意见 有关部门对于设计方案的审查意见有关部门对于设计方案的审查意见 消防设计审核意见施工图审图审查报告消防设计审核意见施工图审图审查报告基建文件的收集基建文件的收集和整理前期文件和整理前期文件合同文件:勘察招投标文件及合同合同文件:勘察招投标文件及合同 设计招投标文件及合同设计招投
8、标文件及合同 监理招投标文件及合同监理招投标文件及合同施工招投标文件及合同:以合同为主线,将施工过程中施工招投标文件及合同:以合同为主线,将施工过程中产生的一个标段的招标、议标资料、定标通知书、中产生的一个标段的招标、议标资料、定标通知书、中标单位的投标书、合同、施工资料(竣工资料)结算标单位的投标书、合同、施工资料(竣工资料)结算资料(以及施工过程中的工程联系函、工程签证)一资料(以及施工过程中的工程联系函、工程签证)一起排列、组卷起排列、组卷 落标书不用组卷,以标段为主线一起打包(包括招标落标书不用组卷,以标段为主线一起打包(包括招标图纸)图纸)基建文件的收集基建文件的收集和整理和整理u施
9、工过程文件:工程联系函、变更通知书、施工过程文件:工程联系函、变更通知书、工程签证单工程签证单u施工过程文件收集:注意检查工程资料员施工过程文件收集:注意检查工程资料员相关资料存放是否规范相关资料存放是否规范u相关结算资料的规范系统相关结算资料的规范系统基建文件的收集基建文件的收集和整理施工过程文件和整理施工过程文件竣工文件:竣工文件:1.1.施工单位提交的文件施工单位提交的文件 2.2.三算书三算书基建文件的收集基建文件的收集和整理和整理竣工竣工验收验收文件:工程竣工验收申请表文件:工程竣工验收申请表 工程竣工验收会议纪要工程竣工验收会议纪要 工程竣工验收整改意见工程竣工验收整改意见 工程质
10、量评估报告工程质量评估报告 建筑工程室内环境质量检测报告建筑工程室内环境质量检测报告 消防工程验收意见书消防工程验收意见书 环保验收合格证环保验收合格证 污水排放许可证污水排放许可证 注:如竣工资料不多,可以与前期资料中的部分一起组卷注:如竣工资料不多,可以与前期资料中的部分一起组卷基建文件的收集基建文件的收集和整理和整理工程建设工程建设资料收集时就注意的问题:资料收集时就注意的问题:1.1.注意相关电子文件的收集(合同、招投标文件、竣工注意相关电子文件的收集(合同、招投标文件、竣工图)图)2.2.预立卷预立卷基建文件的收集基建文件的收集和整理和整理施工图、竣工图施工图、竣工图:施工设计图由设
11、计单位提供:应将全套施工图、施工设计图由设计单位提供:应将全套施工图、目录及电子版收集到档案室,后颁发;目录及电子版收集到档案室,后颁发;竣工图:一般由施工单位提供;对照施工图来竣工图:一般由施工单位提供;对照施工图来收集竣工图,以保证齐全完整。收集竣工图,以保证齐全完整。基建文件的收集基建文件的收集和整理和整理 基建档案整理基建档案整理原则:即尊重文件的形原则:即尊重文件的形成规律,保成规律,保持文持文件间的有机联系,便件间的有机联系,便于档案的保管利用,符合相关标准规于档案的保管利用,符合相关标准规范。范。基建文件的收集基建文件的收集和整理和整理施工资料:由施工单位进行整理组卷,建设单位施
12、工资料:由施工单位进行整理组卷,建设单位汇总。汇总。监理资料:由监理单位进行整理组卷,建设单位监理资料:由监理单位进行整理组卷,建设单位汇总汇总建设单位:建设单位:对对前期文件和竣工验收文件前期文件和竣工验收文件整理组卷整理组卷 汇总汇总施工文件和监理文件施工文件和监理文件基建文件的收集基建文件的收集和整理整理和整理整理分类:一级类目为基建档案,代号为分类:一级类目为基建档案,代号为0404 二级类目为项目二级类目为项目 三级类目为案卷三级类目为案卷基建文件的收集基建文件的收集和整理和整理图纸:施工图与竣工图一起排在所有文字资图纸:施工图与竣工图一起排在所有文字资料之后,按单体工程、专业组卷。
13、料之后,按单体工程、专业组卷。基建文件的收集基建文件的收集和整理和整理卷内文件整理:卷内文件整理:1.卷内文件一般按照文件间的联系、时间顺序、施工卷内文件一般按照文件间的联系、时间顺序、施工顺序排列。顺序排列。2.2.文字资料与文书档案相同,一般的正本在前底稿在后,文字资料与文书档案相同,一般的正本在前底稿在后,批复在前请示在后,结果在前过程在后。建议:请示批复在前请示在后,结果在前过程在后。建议:请示和批复分别著录。和批复分别著录。基建文件的收集基建文件的收集和整理和整理3.对于图纸对于图纸 有图纸目录的,按图纸的原目录、图号排列;有图纸目录的,按图纸的原目录、图号排列;没有图纸目录的,先排
14、总平面布置图,后排局部图,即按没有图纸目录的,先排总平面布置图,后排局部图,即按图纸类别序号排列。图纸类别序号排列。如果某些专业的图纸较少,可以几个专业的图纸组成一卷,如果某些专业的图纸较少,可以几个专业的图纸组成一卷,卷内排完一个专业,再排另一个专业卷内排完一个专业,再排另一个专业。案卷题名要注明案卷题名要注明XXXX项目项目YYYY及及YYYY(YYYY为专业名称)图纸,为专业名称)图纸,如一期基建项目水电及道路管网竣工图如一期基建项目水电及道路管网竣工图。基建文件的收集基建文件的收集和整理和整理装订:装订:7 7 案卷装订案卷装订7.1 7.1 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。案卷
15、内文件可整卷装订或以件为单位装订。7.2 7.2 以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章号章 科技档案案卷构成一般要求(科技档案案卷构成一般要求(20082008)基建文件的收集基建文件的收集和整理和整理著录:其项目大体与文书档案相同,关于项目、案卷及著录:其项目大体与文书档案相同,关于项目、案卷及卷内文件著录会在档案管理系统操作中讲解卷内文件著录会在档案管理系统操作中讲解 注意:案卷题名注意:案卷题名基建案卷题名一般由项目名称、文件材料类别、文件材基建案卷题名一般由项目名称、文件材料类别、文件材 料料名称三部分组成。题名要确切,能够反应本
16、卷中所含文名称三部分组成。题名要确切,能够反应本卷中所含文件的内容。件的内容。不允许使用不允许使用,如如:“投标资料一投标资料一”“”“投标资料二投标资料二”正确为:正确为:一期厂房装修招投标资料;一期厂房装修招投标资料;二期均化库建设竣工图等。二期均化库建设竣工图等。基建文件的收集基建文件的收集和整理和整理基建档号章格式为基建档号章格式为其中其中:分类号指基建档案的一级类目代号分类号指基建档案的一级类目代号 及项目号的组合及项目号的组合一般为一般为:04.0104.01 基建文件的收集基建文件的收集和整理和整理收集时注意:收集时注意:档案人员参与设备开箱验收档案人员参与设备开箱验收电子文件的
17、收集(包括说明书的电子版、电子文件的收集(包括说明书的电子版、随机的随机的U U盘、光盘等)盘、光盘等)设备档案设备档案的收集的收集和整理和整理采购阶段采购阶段 (1 1)购买仪器设备的审批文件;)购买仪器设备的审批文件;(2 2)招投标资料;)招投标资料;(3 3)协议、合同;)协议、合同;(4 4)谈判备忘录、附录、附件)谈判备忘录、附录、附件 设备档案设备档案的收集的收集和整理和整理各阶段产生的文件各阶段产生的文件开箱阶段开箱阶段装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单;装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单;图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机图样、技
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