文书工作与档案管理课件.ppt

1、L/O/G/O文书工作与档案管理文书工作与档案管理经济管理系 文秘专业 薛胜男广州铁路职业技术学院精品课程广州铁路职业技术学院精品课程文书档案管理课程文书档案管理课程认知文书、档案管理岗位认知文书、档案管理岗位 6规范完成发文工作规范完成发文工作 10规范完成收文工作规范完成收文工作 6 规范合理进行档案管理规范合理进行档案管理 8 412四大学习任务四大学习任务 3L/O/G/O任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理经济管理系 文秘专业 薛胜男广州铁路职业技术学院精品课程广州铁路职业技术学院精品课程 任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理5.任务考核任务考核 1.任务分析任务分析2.技能

2、目标技能目标3.知识目标知识目标 4.模拟实训模拟实训 岗位认知岗位认知五大环节五大环节任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理 流溪河会议服务公司经流溪河会议服务公司经理办公室的小刘将对理办公室的小刘将对2009年的文件进行立卷。年的文件进行立卷。她将怎么完成此项任务？她将怎么完成此项任务？1.1.模拟任务分析模拟任务分析任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理项目项目1：收集鉴定档案：收集鉴定档案1项目项目2：整理档案：整理档案 2项目项目3：登记统计档案：登记统计档案 3项目项目4：检索档案：检索档案 4任务四由下列五个项目构成任务四由下列五个项目构成5项目项目5：保管利用档案：保管利用

3、档案 任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理知知识识目目标标了解了解“全宗全宗”的概念的概念能够以能够以“件件”为为单位整理档案单位整理档案能够以能够以“卷卷”为为单位整理档案单位整理档案能够拟写立卷说明能够拟写立卷说明了解了解“件件”的概的概念念了解了解“卷卷”的概的概念念2.2.技能目标技能目标 3.3.知识目标知识目标 项目二：整理档案项目二：整理档案 技技能能目目标标任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理3.1“件件”的概念的概念 一般以每份文件为一件。一般以每份文件为一件。特别注意：特别注意：正本与定稿为一件正本与定稿为一件正文与附件为一件正文与附件为一件来文与复文为一件来文与复

4、文为一件原件与复制件为一件原件与复制件为一件正文与发文稿纸、文件处理单为一件正文与发文稿纸、文件处理单为一件报表图册名册按原来装订方式，一册为为一件报表图册名册按原来装订方式，一册为为一件项目二：整理档项目二：整理档 案案 3、知识目标、知识目标 任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理3.2“卷卷”的概念的概念 案卷是由来源时间内容和外形上互有联系的案卷是由来源时间内容和外形上互有联系的若干文件组合而成，并放入卷夹、卷皮的档若干文件组合而成，并放入卷夹、卷皮的档案保管单位。案保管单位。一个案卷包括有案卷封面、卷内文件目录、一个案卷包括有案卷封面、卷内文件目录、卷内文件，卷内备考表。卷内文件，

5、卷内备考表。说明：说明：2000年国家档案局颁布年国家档案局颁布归档文件整理规则归档文件整理规则，文书，文书档案整理单位以档案整理单位以“件件”代替代替“卷卷”是改革最根本的一条。是改革最根本的一条。项目二：整理档项目二：整理档 案案 3、知识目标、知识目标 任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理3.3“全宗全宗”的概念的概念 字面意义就是全部卷宗。字面意义就是全部卷宗。全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机关、社会组织或个全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机关、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。人形成的具有联系的档案整体。一般分为两类：一般分为两类：组织全宗：通常情况，

6、一个独立从事活动的单位所形成的档案应组成一组织全宗：通常情况，一个独立从事活动的单位所形成的档案应组成一个全宗。（独立行文、财权、人事权）而机关内部的组织机构则称个全宗。（独立行文、财权、人事权）而机关内部的组织机构则称“立卷单位立卷单位”。个人全宗：对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个人全宗：对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个实际的个人全宗。个实际的个人全宗。项目二：整理档项目二：整理档 案案 3、知识目标、知识目标 任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理4.1.1按按“件件”整理档案整理档案4.1.2按按“卷卷”整整理理档案档案 4.1.3编写编写立

7、卷说明立卷说明能够规范完成立卷工作、拟写立卷说明能够规范完成立卷工作、拟写立卷说明项目二：整理档案项目二：整理档案 4.1实训目的实训目的 4、模拟实训、模拟实训 任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理4.2应应 用用 环环 境境.天开电化天开电化广州分公司广州分公司小刘是经理小刘是经理办公室秘书办公室秘书对对2009年年资料进行资料进行收集整理收集整理项目二：整理档案项目二：整理档案 4、模拟实训、模拟实训 任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理 4.3实训设备设施：电脑、打印机 档案装具、装订工具 录入软件项目二：整理档案项目二：整理档案 4、模拟实训、模拟实训 任务四：文书档案管理任

8、务四：文书档案管理4.4.1准备工具准备工具 4.4.3拟写立卷说明拟写立卷说明 4.4.2立卷立卷（件）（卷）（件）（卷）4.44.4实实 训训 步步 骤骤项目二：整理档案项目二：整理档案4、模拟实训、模拟实训 任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理4.4.24.4.2立卷立卷（2 2）分类）分类 （1 1）装）装 订订 （3 3）排列）排列 （5 5）编）编 目目 （4 4）编）编 号号 （6 6）装）装 盒盒 项目二：整理档案项目二：整理档案 4、模拟实训（件）、模拟实训（件）任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理 文件排序文件排序 正本在前，定稿在后；正本在前，定稿在后；正文在前，

9、附件在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本、外文本在后；汉文本在前，少数民族文本、外文本在后；有文件处理单的，放在最前加盖归档章。有文件处理单的，放在最前加盖归档章。项目二：整理档案项目二：整理档案 4、模拟实训、模拟实训 装装 订订 任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理 装订方式装订方式 左侧装订左侧装订 左上角装订左上角装订 不锈钢钉装订不锈钢钉装订 铁夹背装订铁夹背装订项目二：整理档项目二：整理档 案案 4、模拟实训、模拟实训 装装 订订

10、 任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理 20002000年国家档案局年国家档案局归档文件整理规则归档文件整理规则选择了年度、机选择了年度、机构、保管期限作为通用的分类方法。构、保管期限作为通用的分类方法。年度分类法：年度分类法：根据形成和处理的年度对归档文件进行分类根据形成和处理的年度对归档文件进行分类一般以文件的签发日期为准；一般以文件的签发日期为准；跨年度形成的文件统一在办结年度归档；跨年度形成的文件统一在办结年度归档；几份文件作为一件时，以装订在前的文件日期为准。几份文件作为一件时，以装订在前的文件日期为准。机构分类法：机构分类法：根据文书处理阶段和承办单位对归档文件进根据文书处理阶

11、段和承办单位对归档文件进行归类。一般一个机构设一个类。行归类。一般一个机构设一个类。项目二：整理档案项目二：整理档案 4、模拟实训、模拟实训 分分 类类 任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理 20062006年国家档案局年国家档案局机构文件材料归档范围和文书档案保机构文件材料归档范围和文书档案保管期限规定管期限规定：永久和定期；定期又分为：永久和定期；定期又分为：3030年和年和1010年。年。保管期限分类法：保管期限分类法：项目二：整理档案项目二：整理档案 4、模拟实训、模拟实训 分类分类 任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理 如我们采取的保管期限如我们采取的保管期限-年度年度-机构

12、的分类办法。机构的分类办法。具体操作：具体操作：在同一年度里，先将文件按保管期限分为在同一年度里，先将文件按保管期限分为3类；类；然后在同一期限内再按机构分类；然后在同一期限内再按机构分类；最后文件应在机构下进行排列；最后文件应在机构下进行排列；同一事由内的文件按时间或重要程度排列同一事由内的文件按时间或重要程度排列 不同事由按时间或重要程度排列不同事由按时间或重要程度排列项目二：整理档案项目二：整理档案 4、模拟实训、模拟实训 排排 列列 任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理在每件归档文件的首页上端空白处加盖归档章，并填写相关内容。在每件归档文件的首页上端空白处加盖归档章，并填写相关内容

13、。项目二：整理档案项目二：整理档案 4、模拟实训、模拟实训 编编 号号 （全宗号）（全宗号）（年度）（年度）（室编件号）（室编件号）（机构问题）（机构问题）（保管期限）（保管期限）（馆编件号）（馆编件号）3 315mm15mm2 28mm8mm任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理项目二：整理档案项目二：整理档案 4、模拟实训、模拟实训 编目编目 件号件号责任者责任者文号文号文文 件件 题题 名名日日 期期页数页数备注备注1天开电化天开电化广州分公广州分公司司天开天开20053号号关于关于XXXXXXXXXXXXXXXXX的通知的通知2005021932XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

14、XXXX200503301归档文件目归档文件目录录盒内文件排列完毕后，另行制作盒内文件目录，介绍盒内文件成份和内容盒内文件排列完毕后，另行制作盒内文件目录，介绍盒内文件成份和内容任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理项目二：整理档案项目二：整理档案 4、模拟实训、模拟实训 编编 目目 归归档档文文件件目目录录一一年年一一本本任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理 不同形成年度的文件不应放入同一档案盒；不同形成年度的文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的文件不应放入同一档案盒；填写封面、盒脊和备考表填写封面、盒脊和备考表项目二：整理档案项目二：整理档案

15、4、模拟实训、模拟实训 装盒装盒 天天开电开电化有限公司化有限公司全宗名全宗名称称任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理项目二：整理档案项目二：整理档案 4、模拟实训、模拟实训 装盒装盒 全宗号126126年 度20052005保管期限永久永久机构（问题）党群工作党群工作起止件号室馆1-91-9盒 号全宗号全宗号盒盒 号号档案盒底边档案盒底边任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理项目二：整理档案项目二：整理档案 4、模拟实训、模拟实训 装盒装盒 备备 考考 表表 盒盒 内内 文文件件 情情 况况 说说明明 整整 理理 人人：检检 查查 人人：年年 月月 日日装盒装盒 任务四：文书档案管理任

16、务四：文书档案管理项目二：整理档案项目二：整理档案 4、模拟实训、模拟实训 备考表填写方法备考表填写方法1 1、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。归档文件目录备注有归档文件目录备注有 *号的，须在盒内备考表中填写详细说明。号的，须在盒内备考表中填写详细说明。2 2、整理人：负责整理本盒归档文件的人员姓名。、整理人：负责整理本盒归档文件的人员姓名。3 3、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。4 4、日期：归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档

17、文件整理完毕的日期。、日期：归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理项目二：整理档案项目二：整理档案 4、模拟实训、模拟实训 装盒装盒 4.4.3编制立卷说明编制立卷说明 一年来立卷一年来立卷单位的主要单位的主要活动情况；活动情况；具体工作和具体工作和生成的数据生成的数据 写明内部写明内部机构的变机构的变化情况；化情况；具体的内具体的内部分工情部分工情况况 立卷单位一立卷单位一年来主要领年来主要领导干部职务导干部职务的任免调离的任免调离招聘解聘奖招聘解聘奖惩的具体内惩的具体内容和次数容和次数1.案卷数量案卷数量2.归档范围归档范围3.立卷组织立卷组织4.立卷时间立卷时间工作概括工作概括立卷单位组织立卷单位组织 机构、内部分工机构、内部分工人事任免变动人事任免变动立卷归档立卷归档 基本情况基本情况任务四：文书档案管理任务四：文书档案管理项目二：整理档案项目二：整理档案 4、模拟实训、模拟实训 L/O/G/OThank You!