文书工作与档案管理课件第一章文书概述.ppt

1、文书工作事关管理效率 主讲人 王林l文书的含义l动词、名词、称谓文书：组织和个人在相互之间发生关系时，依据一定的目的，使用的相对规范的文字材料。文书的相关概念文书的相关概念l文书是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，包括公务文书和私人文书。公务文书 公务文书是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中，按照规范的体式形成与使用的，具有法定效用的各种信息记录，简称公文。一般称为文件。l 对文件的概念，可以从以下几方面理解：l1.文件是在处理公务活动中形成的l2.文件的形成单位和使用范围十分广泛l3.文件是机关管理信息的记录和传递l4.文

2、件是国家管理政务的工具私人文书l 私人文书是个人、家庭或宗族在与他人交往和处理私人事务中形成和使用的信息记录。如日记、手稿、遗嘱等。广义的文件指公文、也指书信或指有关政策、理论等方面的文章。涵义狭义的文件是指红头文件，范畴很广泛，如电脑上运行的程序、杀毒等都叫文件。文件的概念文件的概念概念：概念：社会组织或其领导人在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。文件文件特点特点(一)由法定作者制发(二)具有法定的权威性和现行效用(三)公文具有规范的体式和特定的处理程序。1.领导指导作用领导指导作用2.行为规范作用行为规范作用3.宣传教育作用宣传教育作用4.公务联系作用公务联系作用5.

3、凭证依据作用凭证依据作用1.管理的管理的工具工具2.沟通的沟通的手段手段基本功能具体功能文件的具体功能文件的具体功能文件的性质 l一、文件的本质属性现实执行性l 1.“对号入座”式地贯彻执行文件的精神l 2.文件是作为解决文件所规定需要解决问题的依据l 3.文件在贯彻执行过程中，对解决问题具有指导意义l文件的非本质属性l1.文件的政治性l2.文件的机密性l3.文件的信息内容与载体的不可分割性l4.文件的信息内容的独立性电子文件电子文件文件的种类文件的种类（1）物质载体角度纸质文件纸质文件感光介质文件感光介质文件磁介质文件磁介质文件知照类文件知照类文件契约类文件契约类文件会议文件会议文件内容性质

4、角度 领导指导类文件领导指导类文件规范类文件规范类文件报请类文件报请类文件政策水平高政策水平高政治觉悟高政治觉悟高 平件平件急件急件 特急件特急件办理时限角度内部文件内部文件文件的种类文件的种类（2）机关授受公文角度 收文收文发文发文公开性文件公开性文件涉密程度角度 机密级文件机密级文件秘密级文件秘密级文件政策水平高政策水平高政治觉悟高政治觉悟高 下行文下行文平行文平行文 上行文上行文行文方向角度 绝密级文件绝密级文件通用文种通用文种专用文种专用文种文件种类文件种类（3）规范类文件规范类文件：条例、办法、规定领导指导类文领导指导类文件：件：命令、决定、批复报请类文件：报请类文件：方案、报告、请

5、示 知照类文件：知照类文件：公告、通告、通报、公函 会议文件：会议文件：会议纪要党的机关公文行政机关公文决议、决定、批示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要正确选用文种正确选用文种的意义的意义维护公文的严肃性、权威性和有效维护公文的严肃性、权威性和有效性。性。使文件得到及时妥善的处理使文件得到及时妥善的处理。促进公文写作的规范化促进公文写作的规范化。根据发文目的选择文种根据发文目的选择文种 1.根据发文机关的权限选择文种根据发文机关的权限选择文种 3.2.根据行文关系选择文

6、种根据行文关系选择文种4.根据国家的有关规定选择文种根据国家的有关规定选择文种 文 种 选 用文 种 选 用规则规则 草稿草稿定稿定稿正本正本副本副本不同文字的稿本不同文字的稿本l文件生命周期是指文件从产生直至因丧失作用文件生命周期是指文件从产生直至因丧失作用而被销毁或因具有长远历史价值而被档案馆永而被销毁或因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。久保存的整体运动过程。1940年美国档案学者布鲁克斯最早提出年美国档案学者布鲁克斯最早提出“文件文件生命周期生命周期”概念。概念。专业背景：专业背景：20世纪世纪30年代以来，文件数量的急剧膨胀与文年代以来，文件数量的急剧膨胀与文件管理活

7、动日趋专业化。件管理活动日趋专业化。1.关于文件生命阶段的划分关于文件生命阶段的划分文件运动形态角度文件运动形态角度-现行、半现行和非现行阶段现行、半现行和非现行阶段我国学者陈兆祦我国学者陈兆祦-设计形成阶段、现行使用阶段、设计形成阶段、现行使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。暂时保存阶段和永久保存阶段。2.建立文件生命周期理论的依据建立文件生命周期理论的依据文件价值形态及其有规律的转化。文件价值形态及其有规律的转化。文件从形成到销毁或者转化为档案永久保文件从形成到销毁或者转化为档案永久保存是一个完整的生命过程，在这一过程中，存是一个完整的生命过程，在这一过程中，文件的价值形态不断地出现规律

8、性的变化，文件的价值形态不断地出现规律性的变化，处在不同运动阶段的文件具有不同的价值处在不同运动阶段的文件具有不同的价值形态和功用，需要采取不同的管理原则和形态和功用，需要采取不同的管理原则和管理方法。管理方法。3.核心内容核心内容文件从形成到最后处置是一个完整的运动过程；文件从形成到最后处置是一个完整的运动过程；价值形态的变化使这一过程可划分为若干阶段；价值形态的变化使这一过程可划分为若干阶段；不同阶段的文件与各要素之间存在着内在对应关不同阶段的文件与各要素之间存在着内在对应关系。系。第一，文件运动的整体性第一，文件运动的整体性第二，文件运动的阶段性第二，文件运动的阶段性第三，文件运动过程中

9、各要素的内在联系第三，文件运动过程中各要素的内在联系运动阶段运动阶段价值特征价值特征保管场所保管场所管理方式管理方式现行阶段第一价值旺盛机关内部由业务人员或文书人员管理半现行阶段第一价值递减第二价值呈现档案室、文件中心由档案室或文件中心人员管理非现行阶段第二价值旺盛档案馆由档案馆专门人员管理 文件连续体理论是文件连续体理论是20世纪世纪80年代，继文件生命周期年代，继文件生命周期理论之后提出的一个新的文件运行基础理论。主要是指理论之后提出的一个新的文件运行基础理论。主要是指文件往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程。文件往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程。（一）文件连续体理论的形成

10、背景（一）文件连续体理论的形成背景 1.对电子文件生命周期概念的理解。对电子文件生命周期概念的理解。2对电子文件生命周期阶段的划分。对电子文件生命周期阶段的划分。3对电子文件各阶段文件对应关系的理对电子文件各阶段文件对应关系的理解解。l 对文件的管理首先应注入全程、系统的管理思想对文件的管理首先应注入全程、系统的管理思想l 对现有文件、档案管理制度进行协调对现有文件、档案管理制度进行协调l 对分而治之的对分而治之的OA软件和档案管理软件进行整合软件和档案管理软件进行整合OA是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公，微软的OFFICE套件就是用于办公。谢谢各位谢谢各

11、位谢谢各位教你写字l l下面是赠送的下面是赠送的PPT模板不需要朋友可以模板不需要朋友可以下载后编辑删除！谢谢！下载后编辑删除！谢谢！感恩 父母天冷时，是他们给你送来温暖有时，他们会对我们发火感恩父母感谢你们把我带到了这个世界感谢你们给了我自由的空气感谢你们 谆谆的教导 殷殷的嘱托 我长大了 而你们却老了 谁言寸草心 报得三春晖 我会向你们献上一片诚挚的孝心 祝你们永远健康 对部门及岗位职责的理解 系统集成（SI，System Integration）：就是通过结构化的综合布线系统和计算机网络技术，将各个分离的设备(如个人电脑)、功能和信息等集成到相互关联的、统一和协调的系统之中，使资源达到充

12、分共享，实现集中、高效、便利的管理。系统集成项目项目实施实施售后售后运维运维负责集成项目软、硬件产品与网络设备的安装、调试及使用培训、售前技术支持。负责项目及相关技术问题的跟踪和解决，售后设备维护工作。岗位职责 项目运维 项目实施 银青高速l 无线网桥l 视频监控 东毛隧道l 语音电话l 人员定位基站l 隧道监控l 停车场项目全面实施（IP设置）银青路基五标贵州独平高速项目全面实施（监控室机柜布线）在这段时间的学习过程中，我对部门很多产品从零学起，刚到公司的时候感觉压力很大，经过这些时间的认真学习和实际操作，调整心态，现已完全能融入公司的各项岗位职责和管理制度中。这些时间，感觉不仅仅是工作技能的提深，更宝贵的是对我人生观念和工作认识有了很大的改变，还让我对工作流程和工作方法有了深刻的体会。由于到达公司时间较短，不可能一下子将公司所有产品亲自操作一遍，但通过公司相关文档的学习收获颇多。希望以后有机会多多参加这些的项目。“九层之台，起于垒土；千里之行，始于足下”只有通过工作中的点点滴滴，脚踏实地做事，才能成为一名优秀的集成工程师。第二阶段低姿态起步、踏实做事虚心请教，加强相关产品学习成为一名优秀的集成项目管理工程师 相关证件的考取项目管理流程的学习第一阶段第三阶段