文书与档案管理基础知识(第二版)-教学课件-邹绮-第五章-档案整理.ppt

1、在线教务辅导网：在线教务辅导网：http:/教材其余课件及动画素材请查阅在线教务辅导网教材其余课件及动画素材请查阅在线教务辅导网QQ:349134187 或者直接输入下面地址：或者直接输入下面地址：http:/课程教学课程教学PPTPPT第五章第五章 档案整理档案整理n学习目标学习目标n了解档案整理工作基础知识n掌握全宗在档案管理中的具体应用n掌握档案排列与基本编目第五章第五章 档案整理档案整理n【教学重点】1.全宗的构成及区分全宗的意义。2.档案分类的基本方法。【教学难点】1.判断档案所属全宗 2.如何对全宗内档案进行分类。n【教学方法】理论与实践课相结合。以多媒体课件作为理论课的主要形式。

2、n【教学手段】讨论法、案例分析法n【教学课时】2学时第五章第五章 档案整理档案整理n 档案整理工作是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案工作创建秩序化的管理对象基础。n 数量浩瀚的档案，如不进行科学的整理，查找一份档案就如同“大海捞针”一样困难。而且不把档案联系结合起来，就不能充分体现档案的特点，就会影响以致失去档案的利用价值。第一节第一节 档案的分类档案的分类n 一、全宗一、全宗n 1.全宗的内涵全宗的内涵 全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机构、社会

3、组织或个人形成的具有联系的档案整体。第一节第一节 档案的分类档案的分类n 2.立档单位的构成立档单位的构成n（1）组织立档单位。n（2）个人立档单位。n（3）项目立档单位。第一节第一节 档案的分类档案的分类n 3.判定档案所属全宗判定档案所属全宗 判定档案所属全宗，主要应从立档单位的内部文件、发文和收文三方面着手，分别查明他们的形成者。立档单位的内部文件和发文，他们的作者就是档案的形成者，只要查明了文件的作者，也就确定了他们所属的全宗。立档单位的收文，它的实际收受者就是档案的形成者，只要查明了文件的实际收受者，也就确定了它所属的全宗。第一节第一节 档案的分类档案的分类n 4.立档单位和全宗历史

4、考证立档单位和全宗历史考证 立档单位及全宗历史考证包括以下基本内容：机构、机构变化、领导人情况、职责范围和主要工作、大事记、组织级别、人员编制、档案数量情况等。第一节第一节 档案的分类档案的分类n 立档单位和全宗考证的基本内容【见表5-1】n 表5-1基本项目基本项目 明确内容明确内容 机构 成立、撤销、名称改变、地址迁移、隶属关系改变的时间和依据 内设机构的增设、撤销、所属系统单位的划出、划入变化时间和依据都要写明 领导人员 领导人及内设机构领导人姓名、职务、任免、调出调入时间 职责 特定的职责范围和工作任务及当年的主要工作 大事记 具有历史价值意义的事件。实事求是，思想性鲜明，文字简练 组

5、织级别人员编制 建制定级，人员编制及不同分类标准人数 档案数量 当年建立档案情况，数量及各保管期限各有多少卷 第一节第一节 档案的分类档案的分类n 二、全宗内档案分类的基本方法二、全宗内档案分类的基本方法【见表见表5-2】n 表表5-2分类分类方法方法 基本含义基本含义与分类依据与分类依据 基本要求基本要求 操作要点操作要点 年度分类法 根据归档文件形成和处理的年度分类 正确地判定文件的日期并归入相应年度是问题的关键确保不同年度的文件不得混淆-机构分类法 根据内部组织机构设置情况对归档文件分类 归档文件主要为本单位产生的文件本单位内部设有组织机构而且数量稳定-问题分类法 根据归档文件内容所涉及

6、的工作事务与问题分类 类别应反映单位基本职能类目概念明确，不得交叉-保管期限分类法 根据为归档文件划定的不同保管期限分类 将不同价值的归档文件从实体上区分开来，便于有针对性地管理和保护-第一节第一节 档案的分类档案的分类n 三、复式分类法三、复式分类法n 1.年度机构保管期限分类法n 2.保管期限年度机构分类法n 3.机构年度保管期限分类法n 4.年度问题保管期限分类法n 5.保管期限年度问题分类法 第二节第二节 档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n【教学重点】如何对归档文件进行排列、编号与编目以及档案装盒。【教学难点】归档文件的排列、编号及编目意义和方法。n【教学方法】理论与实践课

7、相结合。以多媒体课件作为理论课的主要形式。n【教学手段】讨论法、案例分析法n【教学课时】2学时第二节第二节 档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n 对归档文件进行分类后，档案整理工作进入排列、编号与编目以及档案装盒的阶段。排列是保证归档文件的有序性；编号是使每一件档案文件都获得一个独立的代码，从而为以后的管理与利用工作提供便利；编目是为所有归档文件编制目录，将为管理和查找档案提供极大便利；最后，整理完成的档案文件一般都是在档案盒中存放。第二节第二节 档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n 一、档案的排列一、档案的排列n 1.同一事由内的归档文件排列同一事由内的归档文件排列n 最

8、简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，或者按文件的重要程度排列.n 2.不同事由的归档文件排列不同事由的归档文件排列n(1)按不同事由形成时间的先后顺序排列.n(2)按事由的重要程度排列.n(3)按事由具有的共同属性分别集中排列。n 3.成套文件可集中排列成套文件可集中排列n 所谓的“成套文件”是在工作中由于流程衔接比较紧密，不同工作环节中产生的文件之间具有密切的天然关系，如果分开的话就不能客观反映工作的全貌，所以应集中排列。第二节第二节 档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n 二、档案编号二、档案编号n 全宗号。全宗号。档案馆给立档单位编制的代号。n 年度年度。文件形成年度，以四位阿

9、拉伯数字标注公元纪年，如2007。n 保管期限。保管期限。归档文件保管期限的简称或代码。n 件号。件号。文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件与的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。n 机构机构(或问题或问题)。作为分类方案类目的机构(或问题)名称或规范化简称。第二节第二节 档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n 三、档案编目三、档案编目n 编目是对归档文件进行著录、标引和组织、制作目录编目是对归档文件进行著录、标引和组织、制作目录的工作，是档案管理中的一项重要内容。的工作

10、，是档案管理中的一项重要内容。n 首先是在档案整理过程中进行初步编目,包括案卷封面编目编制案卷目录和卷内文件目录.n 其次在初步编目的基础上编制全宗目录、案卷(文件)分类目录、主题目录、专题目录和档案馆指南等.第二节第二节 归档文件的排列、编目与装盒归档文件的排列、编目与装盒n 表5-3 归档文件目录的示意。件号责任者文号提名日期页数 备注件号：填写室编件号。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。文号：文件的发文字号。题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“”号。日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。页数：每一件归档文件的页数

11、。文件中有图文的页面为一页。备注：注释文件需说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。第二节第二节 档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n 归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。图5-2 归档文件目录封面式样第二节第二节 档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n 四、装盒四、装盒n 包括两方面的工作内容：一是装入档案材料、归档文件目录和备考表；二是填写档案盒封面、脊背和盒底。n 1.装入档案材料装入档案材料n 2.填写备考表填写备考表 图图5-3 备考表式样备考表式样第二节第二节 档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n 3.填写档案盒封面、脊背和盒底填写档案盒封面、脊背和盒底档案盒封面的规格及式样如图5-4所示 第二节第二节 档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n 档案盒背脊主要由全宗号、年度、保管期限、机构等项目构成，填写的内容和归档文件目录相同，如图5-5所示。档案盒盒底的填写方法与背脊相同。如图5-6所示。图5-5图5-6练习题n 一、名词解释一、名词解释n 1.全宗n 2.档案编号n 二、简答题二、简答题n 1.简述档案整理工作的主要内容。n 2.简述档案分类的基本方法。n 3.简述档案装盒的步骤和方法。