企业档案管理体系建设课件.ppt

1、企业档案管理体系建设 档案：档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的特点：档案的特点：广泛性 价值性 多样性 原始记录性 全宗的构成的三个条件：全宗的构成的三个条件：可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。企业档案：企业档案：是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成有保存价值的各种形式的文件。企业档案工作原则：企业档案工作原则：实行统一领

2、导、统一管理、统一制度、统一标准。企业档案部门职责：企业档案部门职责：1、统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。2、负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。3、指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。4、监督指导检查企业所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作。5、依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。企业档案工作体系企业档案工作体系 档案工作组织建设 档案工作制度建设 档案工作设施设备建设 档案工作业务建设 档案信息化建设建设 一、企业档案工作组织建设 档案工作领导 档案机

3、构设置 档案人员配备 档案工作体系 档案工作职责 办公室或总工办负责人档案部门负责人企业内设职能部门负责人兼、专职档案员企业内设职能部门负责人兼、专职档案员企业分公司负责人兼、专职档员企业分公司负责人档案部门企业分管领导或总工程师 二、档案工作制度 （一）、企业档案工作制度的内容 企业档案工作制度一般分三三部分：第一部分是工作工作规章规章 第二部分是管理制度管理制度 第三部分是业务标准规范业务标准规范企业档案工作规章：企业档案工作规定 档案工作责任追究制度 档案管理应急预案 三纳入、四参加、四同步制度企业档案管理制度 文件归档制度 档案保管制度 档案鉴定销毁制度 档案统计制度 档案利用制度 档

4、案保密制度、电子档案管理制度 档案管理系统操作制度。企业档案业务标准规范 文件、档案整理规范 档案分类方案、档案归档范围和档案保管限期表 特殊载体档案管理规范。三纳入、四参加、四同步制度：三纳入：将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。四参加：企业档案部门或档案人员参加产品鉴定；科研课题审定；基建项目验收；设备开箱验收或引进项目接收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。四同步：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料

5、归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成归档同步。归档制度：归档制度内容应包括：文件归档及保管的期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。管理类档案第二二年一一季度归档产品档案定期或按阶段归档科研、项目档案竣工验收前设备档案开箱验收后会计档案隔年归档职工档案随时归档电子档案逻辑归档定时归档 物理归档与同门类、内容档案同时归档声像实物档案及时归档 （二）、制定企业档案工作制度的要求 遵守宪法和法律；符合国家方针、政策；讲求实际、注重实效；具有操作性、可行性。三、企业档案工作设施设备建设 1、档案库房 库房内要做到八防：防火、防盗、防光、防温、防潮、防尘、防有害生物、防污染。2、档案

6、人员办公室 3、档案阅览室及陈列室 4、档案保管装具五节柜密集柜防磁柜底 图 柜温湿度测试仪档案搬运手推车推车式档案消毒柜消毒柜 四、企业档案工作业务建设 （一）、档案收集 1、收集的定义 企业档案收集就是档案室按照国家有关规定，通过切实可行的措施和方法，把对国家和企业有保存和利用价值各类文件集中到档案管理部门，使它们安全保存的工作。收集的形式：一是对内收集 二是对外收集 2、管理类档案的收集 （1）、收集的要求 归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。归档的文件材料应当精炼准确，并能反映企业的业务活动。要加强收集工作的调查。（2）、收集的方法 严格按照企业归档制度规定进行收集。

7、建立相关制度，加强对零散文件的收集。在实际工作中，可以采取下列做法：一一是将文件材料的形成积累工作纳入有关部门和人员的岗位职责，并与经济责任制挂钩，确保各部门形成的文件，尤其是未经收发文登记的文件能够齐全、完整地收集。二二是对于外出学习（包括出国学习）或开会的人员，应规定只有将带回的文件向档案人员移交后，才能到财务部门办理报销手续。三三是对于工作变动的人员，应规定只有将手中保管的文件向有关人员移交后，才能到人事部门办理调动手续。各司其职，保证归档文件齐全完整。3、科技档案的收集 科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保管的图纸、图表、文字材料、照片、影片、录像、录

8、音等科技文件材料。科技档案的特点：成套性、专业性、可修改性 科技档案的种类：科研档案、工业生产技术档案、农业技术档案、基建档案、设备仪器档案、地质档案、测绘档案、水文档案、天文档案、气象档案、地震档案。科技档案的作用：工作查考、科学研究、经验总结、技术交流等方面的作用。主要表现在以下几个方面：第一，它进行生产管理、技术管理和科研管理的重要依据和凭证。第二，它是科技研究 和设计工作的必要条件。第三，它是进行科学技术交流的工具。此外，科技档案在科学技术、生产建设发展史的研究和政治生活中，也有重要作用。科技文件材料是指科研、生产基建等活动中形成的图样、文字材料、图表、照片、影片、录音、录像等科技文件

9、的总称。科技文件材料的类型：图样科技文件材料、科技文字材料、目录式科技文件材料、声像科技文件材料。科技文件材料的类型 图样科技 文件材料 机械产品制造业技术图样（零件图、装配图、总图、外形图 安装图、系统图、表格图）建筑工程技术图样（总平面图、平面图、剖面图、立面图、大样图、竣工图）其他专业技术图样（地质图、水文图、天气图、地形图）科技 文字材料说明书设计任务书技术任务书技术条件计算书其他科技文字材料目录式科技文件材料明细表汇总表文件目录图样目录声像科技 文件材料影片照片缩微胶卷录音带（1）、收集要求 要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。要遵循科技档案的自然形成规律。要保证科技档案的完整、准

10、确。（2）、收集的方法 按照归档制度的规定接收科技文件归档。纳入计划管理，实行多种方式结合的收集。如：正常正常收集和现场现场收集相结合；随时随时收集和集中集中收集相结合；对内对内收集和对外对外收集相结合。确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集。抓住的重要环节和关键的阶段进行收集。（二）、档案整理 档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排列、编目的工作。1、全宗内档案分类 全宗内档案分类就是以立档单位的职能为基础，以全部档案为对象，结合档案的形成规律和特点，将各种门类、各种载体的档案进行类别划分。即制定分类方案。一般工业企业档案分类编号示意图一

11、般工业企业档案分类编号示意图一级类目一级类目二级类目二级类目类目代号类目代号类目名称类目名称类目代号类目代号类目名称类目名称0101经营管理类经营管理类公元纪年公元纪年年度年度0202生产管理类生产管理类公元纪年公元纪年年度年度0303行政管理类行政管理类公元纪年公元纪年年度年度0404党群管理类党群管理类公元纪年公元纪年年度年度0505产品生产类产品生产类按产品种类或型号设置按产品种类或型号设置0606科研开发类科研开发类按课题或课题类型设置按课题或课题类型设置0707项目建设类项目建设类按工程项目或建筑项目设置按工程项目或建筑项目设置0808设备仪器类设备仪器类按设备仪器种类或型号设置按设

12、备仪器种类或型号设置0909会计业务类会计业务类0101会计凭证会计凭证0202会计账簿会计账簿0303财务报告财务报告0404其它其它类目标识类目标识0101 0202 0303 0404 050506060707080809090101090902020909030309090404一级类目一级类目二级类目二级类目类目代号类目代号类目名称类目名称类目代号类目代号类目名称类目名称1010职工管理类职工管理类0101在岗职工在岗职工0202退休职工退休职工0303离岗职工离岗职工0404死亡职工死亡职工1111声像档案声像档案0101照照 片片0202底底 片片0303录录 音音 带带0404

13、录录 像像 带带1212荣誉实物荣誉实物档案档案0101证证 书书 0202牌牌 匾匾 0303奖奖 杯杯0404锦锦 旗旗0505其其 它它类目标识类目标识10100101101002021010030310100404111101011111020211110303111104041212010112120202121203031212040412120505一级类目一级类目二级类目二级类目类目标识类目标识类目代号类目代号类目名称类目名称类目代号类目代号类目名称类目名称1313电子档案电子档案0101文本文本 13 1301010202图片图片 13 1302020303视频视频 13 1

14、303030404音频音频 13 130404企业文件材料归档范围：（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。企业文件材料不归档范围：（一）有关机关和上

15、级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；（五）其他不需归档的文件材

16、料。永久是指反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家、社会和历史研究有长远利用价值的档案。30年指反映本单位一般职能活动，在较长时间内对本企业工作有查考利用价值的文件材料。10年是指在较短的时间内对本企业有参考利用价值的文件材料。3、组卷 组卷分为按件为单位进行整理和按卷为单位进行整理。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理档案按件为单位进行整理。产品、基建、科研、设备档案按卷卷整理。（科技档案按卷整理）档案整理的流程：收集-分类-排列-组合-编目 五、企业档案信息化建设 档案信息化是运用信息技术对归档文件数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的管理过程和工作方式。企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步发展，将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览具有互联网及内联网检索功能，能够进行收集整理、数据存储、检索浏览、借阅重审、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足企业文档一体化管理、业务流程管理、和信息资源开发利用的需要。谢谢大家谢谢大家 再见！再见！