《秘书实用写作（第二版）》课件第七章.pptx

1、第七章 常用事务文书写作教学提示本章讲授在党政机关、企事业单位、社会团体和个人日常工作事务中经常使用的几种文体，如计划、总结、述职报告、典型材料、调查报告、讲话稿等的写作方法，使学生能够掌握这些文体的写作要领和写作格式。第七章 目录第一节工作事务文书概述第二节计划第三节总结第四节述职报告第五节典型材料第六节调查报告第七节讲话稿第一节工作事务文书概述一、工作事务文书的概念及功用（一）工作事务文书的概念（一）工作事务文书的概念 工作事务文书是党政机关、企事业单位、社会团体和个人在日常事务活动中用来沟通 信息、安排工作、总结得失、研究问题的应用文体，工作事务文书不属于种法定行政公文，但其种类多、使用

2、范围广、使用频率高，是公务活动中不可缺少的辅助性文书。工作事务文书和法定行政公文的区别主要有以下几点：第一，工作事务文书一般不具备法定权威；第二，工作事务文书不能单独作为文件发文，需要时只能作为公文的附件行文；第三，工作事务文书没有法定的格式，在格式上不如公文严格。（二）工作事务文书的功用二）工作事务文书的功用 工作事务文书在日常工作中表现出如下明显的功用：贯彻政策、指导工作功用 宣传教育功用 交流、传递信息功用 凭证和借鉴功用二、工作事务文书的特点及常见种类（一）工作事务文书的特点（一）工作事务文书的特点 专题性：和法定公文相比，工作事务文书更偏重于反映和处理专业性、专题性事务，如“广州国际

3、灯光展方案”“党员民主评议工作总结”这类文章，一般是就某项具体的、专门的问题而制订计划、总结工作、调查研究等。现实性、具体性：工作事务文书是针对实际工作和业务活动的需要而撰写的，因此具有现实性的特点。与法定行政公文相比，工作事务文书一般篇幅较长，且更注意用具体详尽的事实说话，多用典型的、具体的材料和统计数据来说明问题。灵活性：工作事务文书不像公文那样有国家规定的统一格式、版型，虽然也有相对固定的惯用 格式，但其规范程度相对较弱，结构因文而异，作者也相对灵活，可以是法定作者，也可以是个人作者。在表达方法上，工作事务文书可以灵活运用记叙、说明和议论等方法。在表述顺序上，可按照文件、文章的内容和文体

4、写作的要求，灵活确定表述的顺序，合理安排布局结构。（二）工作事务文书的常见种类二）工作事务文书的常见种类 工作事务文书种类繁多，一般包括计划、总结、调查报告、讲话稿、述职报告、典型材料、会议记录、简报、规章制度、大事记等。第二节计划一、计划的概念、功用和特点（一）计划的概念（一）计划的概念 计划是党政机关、企事业单位和社会团体对今后一段时间内的工作、活动作出预想和安排，提出任务、指标、完成时间和步骤方法等的一种事务性文书。通常所说的“规划”“纲要”“要点”“方案”“安排”“设想”等，都属于计划的范畴，只是它们的内涵略有不同。（二）计划的二）计划的功用功用 第一，“凡事预则立，不预则废。第二，计

5、划是监控和检查工作进度和效率的依据和标准，有着较强的约束和督促作用。（三）计划的特点三）计划的特点 极强的预见性、具体可行性、严格的约束力，是计划的突出特点。第一，预见性。计划是以上级部门的规定和指示为指导，以本单位的实际条件为基础，在行动之前对行动的任务、目标、方法、措施、实施步骤等所作的预见性确认。第二，具体可行性。制订计划，目标合适，实施步骤和措施科学合理，使计划具有可行性。第三，约束性。计划一经批准和通过，在其所指向的范围内就有了约束作用。无论是部门还是个人，都必须按照计划的内容开展工作，不得违背和拖延。二、计划的分类（一）按内容分（一）按内容分 按内容分，计划有生产计划、学习计划、科

6、研计划、作战计划、教学计划等。（二）按性质分二）按性质分 按性质分，计划有综合计划、专题计划等。（三）按范围分三）按范围分 按范围分，计划有国家计划、地区计划、单位计划、部门计划、科室计划、班组计划等。（四）按期限分四）按期限分 按期限分，计划有长远计划、年度计划、季度计划、月计划、周计划等。三、计划的写作方法（一）标题（一）标题 计划的标题常规写法是：单位名称计划时限计划内容文种。三、计划的写作方法（二）正文二）正文 正文的三个组成部分：前言、主体和结尾 （）前言。前言是计划的开头部分，主要是用简明扼要的语言对制订计划的基本情况进行概括说 明，说明制订计划的背景、依据、指导思想、目的、意义、

7、主要任务等，常用“根据 制订本计划”或“为了要做好以下工作”等习惯用语过渡到主体，一般一两个自然段即可。（）主体。主体部分要一一列出准备开展的工作任务，并提出步骤、方法、措施、要求。应写出 以下几项内容：第一，各项具体任务的目标和要求（做什么）。有的计划要明确规定数量、质量要求。第二，完成任务的措施、办法和步骤（怎么做），执行任务的有关部门和人员（由谁做）。第三，完成各项具体任务的时间（何时完成）。第四，实施计划的有关事项。如对计划执行情况的检查、评比、奖惩办法等。（）结尾。结尾是主体的辅助和补充，可简要指出任务的重点，强调工作的主要环节；可说明注 意事项，提出实施计划中可能出现的问题，防患于

8、未然；可展望计划实施的前景，发出号 召和希望，或表示完成任务的决心，激励大家为完成计划而努力。正文的三种常见呈现形式：正文的写作一般有条文式、表格式和综合式三种。（）条文式。这是计划常用的格式，即把计划分成若干条款，逐条逐项地写明计划的目标、措施、步骤等。比较复杂的计划，大多把有关内容按不同性质分成若干部分，每部分用小标题概 括重点、提示范围。（）表格式。表格式即用表格的方式来表现计划的内容，表内栏目通常包括任务项目、执行部门、完成时间和具体措施等。时间较短、内容单一的计划，可以使用这种方式。（）综合式。综合式既有文字叙述，又有表格显示。有的以表格为主，加以文字说明；有的以文字为主，附以表格。

9、（三）落款三）落款 落款包括制发单位署名和制订计划的具体日期。如果标题中已有机关名称，可只写日期。如果以文件的形式上报、下发，还要加盖公章。四、计划的写作注意事项（一）从实际出发（一）从实际出发 任何单位制订计划，都要根据上级指示精神，再结合本单位的具体情况，从实际出发，抓住需要解决的主要问题，明确目标、步骤和责任分工。因此，在制订计划时，要集思广益，广泛听取各方面的意见，使计划制订得更完善可靠，切忌盲目地、无根据地制订计划。（二）切实可行，便于实施和检查二）切实可行，便于实施和检查 制订计划的最终目的是完成计划。计划如果写得含糊不清、模棱两可，无法执行、无法检查，就会流于形式，失去意义。因此

10、，计划的内容要具体明确，责任清晰，便于实施和检查。（三）量力而行，留有余地三）量力而行，留有余地 在撰写计划时，不应把话说得太满，要充分考虑到完成的可能性，科学地预留出一定的目标空间和步骤空间。第三节总结一、总结的概念、功用和特点（一）总结的概念（一）总结的概念 总结是党政机关、企事业单位、社会团体和个人在某一时期、某一项目或某些工作告一段落或者全部完成后，通过对已经完成的工作进行全面回顾、检查、分析、评价，认真研究，从而肯定成绩，得到经验，找出差距，总结出经验、教训和规律性的认识，用以指导以后工作的事务文书。（二）总结的功用二）总结的功用 总结是对某项工作实施结果的总鉴定、总评价，它有着非常

11、重要的作用：第一，总结是推动工作前进的重要环节。每一项具体实践工作都有成绩和不足，及时总结，能吸取经验、教训，避免走弯路，从而推动今后工作的顺利开展。第二，总结是寻找工作规律的重要手段。通过总结，可以寻找工作中的规律，遵循客 观规律办事就能顺利达到预期目的，否则就会导致工作失败。第三，总结能为制定正确的决策提供可靠的依据。总结用以回顾上一阶段工作的成绩与不足，从而为下一阶段的决策提供有效的参考。第四，总结还是订立计划的基础和重要参考。（三）总结的特点三）总结的特点 总结具有客观性、过程性、理论性、指导性的特点。总结通过对过去实践的回顾和反思达到认识事物的目的，所以，总结要客观反映前期工作的过程

12、。在此基础上，要透过现象剖析事物，寻求其内在联系，因此，一份好的总结，都具有较强的理论性，它对本单位、本地区、本系统的未来实践活动具有指导意义。二、总结的分类（一）按时间分：按时间分，有月份总结、季度总结、学期总结、年度总结、阶段总结等。（二）按内容性质分：按内容性质分，有工作总结、生产总结、学习总结、思想总结等。（三）按范围分：按范围分，有单位总结、部门总结、科室总结、班组总结、个人总结等。（四）按功用分：按功用分，有经验总结、成绩总结、问题总结等。（五）按性质分：按性质分，有全面总结、专题总结等。在写作实践中，最常用的是全面总结和专题总结。三、总结的写作方法（一）标题（一）标题 标题的写法

13、比较灵活，通常有以下几种形式。分项式：四项式是由单位名称时限内容文种四项内容组成，如 公司年财务工作总结。三项式，时限内容文种，如年党务工作总结；单位名称内容文种，如 局党风廉政建设情况总结。两项式，内容文种，如学习总结教学经验总结。主题式：主题式即用一句话概括全文中心，如 实现“五个一”创造安定的校园环境求真务实开拓创新扎实推进基础教育课程改革。正副式：正标题标明观点、经验，副标题补充说明内容范围和文种。如 知名教授上讲台教书育人放异彩大学德育工作总结精心浇灌国防花军民共建结硕果学校军民共建活动总结。（二）正文（二）正文 前言：前言也称导言、导语，前言的作用在于用简练的文字概括交代总结的问题

14、：或说明所 要总结的问题、时间、地点、背景；或将总结的中心内容如主要经验、成绩与效果等作概括性的提示；或对工作的过程、基本情况、突出的成绩作简洁的介绍。主体：（）主体部分的内容构成。主体是总结的主要内容，这一部分要写明以下几个方面的问题：第一，工作情况。第二，经验和体会。第三，问题和教训。（）主体部分的结构形式。总结的主体内容比较复杂，因此，一定要安排好层次结构。总结的主体部分常用以下 结构形式：第一，四段式。第二，阶段式。第三，小标题式。结尾：这部分主要写出今后的打算和努力方向，即针对工作中存在的问题提出切实可行的改进措施，表明今后的努力方向，或提出新的奋斗目标，表明决心，展望前景，鼓舞斗志

15、。一般来说“今后努力方向”只能粗线条地提一下，不能写成计划。（三）落款三）落款 总结的落款包括署名和日期。如果标题中已有单位名称，落款处只写日期。四、总结的写作注意事项（一）真实全面，实事求是 （二）运用数据和典型事例，内容充实 （三）要总结出事物的内在联系、本质规律（四）文字力求准确、简练、生动、活泼第四节述职报告一、述职报告的概念、功用和特点（一）述职报告的概念（一）述职报告的概念 述职报告是指社会组织机关和部门的负责人根据制度规定或工作需要，定期或不定期向选举或任命机构、上级领导机关、主管部门以及本单位的干部职工，陈述本人在一定时间内履行岗位职责情况，进行总的回顾，找出内在规律，以指导未

16、来实践的履行职务情况的书面报告。（二）述职报告的功用二）述职报告的功用 述职报告在实际工作中具有重要作用：它是组织、人事部门、领导机关及群众了解、评议、监督干部的重要依据；是考核、推荐和任用干部的重要参考；是述职者本人总结经验、改进工作、提高素质的一个途径；是提高干部自身素质的重要渠道；也是领导干部与所属单位群众之间的思想感情和工作见解交流的渠道。（三）述职报告的特点三）述职报告的特点 述职报告既不同于工作总结、工作汇报和思想汇报，又不同于行政公文中的“报告”，也不同于施政演讲，它有其自身的特点：第一，作者的特定性。第二，内容的限定性。第三，时间的限制性。第四，语言朴实、庄重、准确、恰当。二、

17、述职报告的分类（一）年度述职报告（一）年度述职报告 年度述职报告也叫例行述职报告，就是一年一度定期作的述职报告。（二）任期述职报告二）任期述职报告 任期述职报告就是干部在任期届满时所作的述职报告。（三）阶段性述职报告三）阶段性述职报告 阶段性述职报告即领导在年度、任职期间，被要求述职时所作的述职报告。三、述职报告的写作方法（一）标题（一）标题 述职报告常用的标题方法是直述式，如述职报告我的述职报告。如果是某年度的述职报告可写作年度述职报告，如果是阶段性述职报告可写作 年述职报告。（二）署名二）署名 在标题之下写出述职者的职务和姓名。（三）称谓三）称谓 因领导述职的对象不同而称谓各不相同。如果是

18、向组织、人事部门或上级领导述职应写作“组织部”“人事部”或“各位领导”；如果是对下属职工、群众述职可写作“同志们”。（四）正文四）正文 正文由三部分组成引言、主体、结尾。四、述职报告的写作注意事项（一）以事实和材料为依据 （二）要突出重点，忌面面俱到、泛泛而谈 （三）要围绕职责，防止超越范围 第五节典型材料一、典型材料的概念、功用和特点（一）典型材料的概念（一）典型材料的概念 典型材料是把先进集体、先进个人的事迹或犯错误的党员干部、发生问题的单位的情 况加以综合整理，用于上报或在一定范围内交流的书面材料。典型材料包括正面典型材料和反面典型材料。（二）典型材料的功用二）典型材料的功用 典型材料的

19、运用范围极广，机关、团体、企事业单位乃至广大农村基层单位都可以使 用。它有以下功用：推动作用。引导作用。警戒作用。（三）典型材料的特点三）典型材料的特点 典型材料的突出特点是：第一，典型性，即概括、总结出来的人或事物既有代表性又 有普遍性，具有普遍的指导或警戒意义。第二，经验性，即概括、总结出来的经验或教训能够抓住事物的本质，反映事物的规律，具有一定的深层意义，使人悟出道理，给人以启迪。第三，统一性，即观点统率材料，材料反映观点，两者统一而和谐。第四，在写作方法上夹叙夹议。二、典型材料的分类（一）按内容分（一）按内容分 按内容分，可分为工作、学习、生产、企业管理、技术改革、优质服务等典型材料。

20、（二）按性质分二）按性质分 按性质分，可分为综合性典型材料和专题性典型材料。（三）按对象分三）按对象分 按对象分，可分为个人典型材料和单位（集体）典型材料。三、典型材料的写作方法（一）标题（一）标题 公文式 正副式 引用式 （二）正文二）正文 正文分开头、主体、结尾三部分。开头：开头的写法较灵活，可先写先进单位或个人的基本情况，也可先写单位或个人最突出的事迹或群众评价。主体：主体部分要集中、全面、具体地写出先进单位或先进个人的典型事迹或典型经验，可通过一些能够凸显人物形象的具体情节、心理活动、典型语言来表现。具体可采用纵式结 构方法或横式结构方法。还可以加小标题，突出某一方面的中心。可将某单位

21、或某个人的思想、作风、品德方面的特点概括为小标题，也可用人物的个性化语言作为小标题。可用序码分层。主体要做到详略得当。结尾：根据全文的需要，结尾可作总结，可展望远景，可讲体会，可赞颂，可评价。总之，要结得巧，结得有力。（三）落款三）落款 落款要写明写作单位和成文时间。四、典型材料的写作注意事项（一）素材必须真实、准确、可靠 （二）观点和措辞要恰当、有分寸 （三）文字要朴实、简明、生动、感人 第六节调查报告一、调查报告的概念、功用和特点（一）调查报告的（一）调查报告的概念概念 调查报告是根据特定的目的，对社会生活中的某个问题、某个事件进行深入的调查和 科学的分析研究之后，把所得的材料和结论加以整

22、理写成的书面报告。（二）调查报告的功用二）调查报告的功用 调查报告是调查与分析、实践与理论、客观与主观相结合的实用性文体，在实际工作 中的作用主要有：提供真实而丰富的材料，作为领导了解情况的参考，为领导机关制定政策、措施提供依据；交流工作经验，起到表彰先进、推广经验的作用；扶植新生事物，推广先进经验；作为揭露事实真相、宣传政策、指导工作的手段。（三）调查报告的特点三）调查报告的特点 调查报告的主要特点有三个。一是真实性，真实是调查报告存在的基础，因此调查报 告必须立足于事实、凭借大量的数字说明问题，其运用的数据和材料必须是真实的、可靠的，力求揭示出事物的本质规律；二是调查对象具有典型性；三是调

23、查报告的表达方式以说明为主，兼有叙述和议论，多用概述，说明客观真相，夹叙夹议。二、调查报告的类型（一）按调查报告的写作内容分为五类（一）按调查报告的写作内容分为五类 社会状况的调查报告 新生事物的调查报告 典型经验的调查揭露问题的调查报告 市场动态的调查报告 （二）按调查报告的内容范围分为两类二）按调查报告的内容范围分为两类 专题性调查报告 它是对某项工作、某一问题、某个事件进行深入细致的调查研究后写成的。它内容单一，范围较小。这类调查报告针对性强，对工作具有极强的指导作用，如 中学生上网情 况调查报告大学生课外阅读的调查等。综合性调查报告 它涉及面广泛，一般是围绕一个中心，组织多方面的力量进

24、行普遍的调查，在获得大 量材料的基础上进行分析、归纳和综合之后写出的，如中国国情报告（）。（三）按调查报告的功能作用分为三三）按调查报告的功能作用分为三类类 指导型调查报告定性型调查报告建议型调查报告三、调查报告的写作方法（一）标题（一）标题 调查报告的标题形式有以下几种：公文式：由“调查机关事由文种”或“事由文种”构成。主题式：点明调查课题或表述文章观点。正副式。提问式：提问式即标题提出问题或者以设问的形式提示调查报告基本内容，以吸引读者的注意力。（二）正文（二）正文 调查报告的正文由前言、主体和结尾三部分构成。前言：前言即引言，如新闻报道的导语，是调查报告的开头部分，主要介绍调查对象的基本

25、情况，说明调查的背景、范围、经过，或概括全文的主要内容，或提示全文的主旨，目的在于引出主体，给读者一个大概的印象。一般单独成段，写法上灵活多样。主体：主体是调查报告的主干部分。这部分主要通过典型生动的事例和具体确凿的数据介绍调查对象，叙述事物发生、发展的过程，揭示矛盾，分析原因，总结成绩、经验和教训，或提出问题和具体建议。主体从行文结构上看，大致可分为横式、纵式、纵横结合式三种。结尾：调查报告的结尾是全文主题的自然升华和内容的收束，其具体写法要根据主体部分的内容和结构方式而定。（三）落款三）落款 写明调查报告的作者，即调查单位名称或调查组名称或调查人员姓名。如果已在标题下署名，则结尾处只写成文

26、日期。四、调查报告的写作注意事项（一）深入调查，充分占有材料（二）揭示出事物的内在联系、本质规律 （三）观点和材料要统一（四）处理好叙述和议论的关系第七节讲话稿一、讲话稿的概念和特点（一）讲话稿的概念（一）讲话稿的概念 讲话稿有广义和狭义之分。广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿，是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。讲话稿是应用写作研究的重要文体之一。（二）讲话稿的特点二）讲话稿的特点 讲话稿有其突出的特点。内容的针对性 篇幅的规定性 语言的得体性 起草的集智性 交流的互动性 二、讲话稿的分类（一）工作性讲话（一）工作性讲话稿

27、稿 工作性讲话稿包括两类：一类是指领导为在大型会议或重要场合作有关政治、经济、文化、学术和局势等报告及重要讲话而事先撰写的文稿，如开幕词、闭幕词、工作报告、动员报告等；另一类是普通会议代表的发言稿，如经验介绍、讨论发言等。（二）礼仪性讲话稿二）礼仪性讲话稿 礼仪性讲话稿主要是指领导或有特殊身份的人在纪念性、祝贺性会议或群众集会上的讲话稿。如祝贺词、欢迎词、欢送词、答谢词、主持词等。（三）演说性讲话稿三）演说性讲话稿 演说性讲话稿是在竞选大会、就职大会、群众集会或主题演讲会上的演讲稿，内容具有强烈的鼓动性和感染力。三、讲话稿的写作方法 讲话稿由标题、时间和署名、称谓、正文四个部分组成。（一）标题

28、（一）标题 直述式标题 正副式标题 文章式标题 （二）时间和二）时间和署名署名 一般在标题之下居中直署姓名，也可以用括号注明讲话人、讲话时间，也可以不标注讲话人姓名，而在标题下用括号注明发表讲话的时间。（三）称谓三）称谓 称谓，即讲话人对与会者的称呼。称呼要礼貌、亲切、得体，应针对不同的听众，选用不同的称呼用语。（四）正文（四）正文 正文包括开头、主体、结尾三部分。四、讲话稿的写作注意事项（一）了解会议性质，考虑听众对象和讲话人的身份 （二）贯彻和符合领导意图 （三）语言通俗易懂，符合听觉习惯 思考题（一）思考题 工作事务文书为什么被称作“准公文”？计划和总结有哪些联系与区别？演讲稿的语言能使用公文语言吗？为什么？（二）写作训练题 为学校即将举办的某项文体活动（如运动会、校园歌手大赛、演讲比赛、文艺晚会等）写一份计划书。针对本学期应用写作的学习情况写一份学习小结。对高校大学生的思想、学习、生活状况进行调查，在下列题目中任选其一写一份 调查报告：（）当代大学生的消费状况；（）当代大学生的生存状态；（）当代大学生的价值观；（）当代大学生的择业方向与择业观念。课后阅读与研讨（一）课后阅读 王竹洁把握材料写好工作总结，应用写作，（）王淑清演讲稿材料的选择与使用应用写作，（）杨春雨创造讲话稿的最佳听讲效果应用写作，（）（二）研讨题 谈谈如何写好工作总结。谈谈怎样写好讲话稿。