项目采购管理概述课件.ppt
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1、项目采购管理概述课堂要求及与课程相关的几个问题 1、课堂要求(1)课堂纪律(2)手机关机或静音(3)与课程无关事宜 2、与课程学习及考核相关的几个问题(1)课程内容的安排(2)笔记(3)平时分课程主要内容 第一章:项目采购管理概述 第二章:工程项目采购 第三章:货物采购 第四章:咨询服务采购 第五章:项目采购合同及合同管理 第六章:新版FIDIC合同管理 FIDIC:是国际咨询工程师联合会(Fdration lnternationale Des lngnieurs Conseils)的法文缩写。FIDIC的本义是指国际咨询工程师联合会这一独立的国际组织。习惯上有时也指FIDIC条款或FIDIC
2、方法。主要内容主要内容 项目采购管理;项目采购管理;工程项目采购管理模式;工程项目采购管理模式;项目合同分类;项目合同分类;有关国际组织对国际项目采购的规定有关国际组织对国际项目采购的规定 第章项目采购管理概述第章项目采购管理概述PMBOK将项目采购管理定义为:为达到项目范围而从执行组织外部获取货物或服务所需的过程。PMBOK:Project Management Body Of Knowledge的缩写,即项目管理知识体系,是PMI对项目管理所需的知识、技能和工具进行的概括性描述。PMI:美国项目管理协会,世界领先的非营利会员协会的项目管理专业机构,在全球185个国家有50多万会员和证书持有
3、人。创造性地制定了行业标准。通常又把货物或服务(无论是一项还是多项)称为“产品”。1.1 项目采购管理项目采购管理1 1采购的定义和内容采购的定义和内容采购(Procurement)是从组织外部或者个人获得所需要的有形产品和无形服务的行为。简言之,采购即设法搞到,或采办。采购的类型有:(1)按采购内容可分为以下三种:1)货物采购 2)土建工程采购1 11 11 1 采购的定义和内容采购的定义和内容)咨询服务采购主要服务包括:项目投资前期准备工作的咨询服务。工程设计和招标文件编制服务。项目管理、施工监理等执行性服务。技术援助和培训等服务。(2)按采购方式可分为招标采购和非招标采购1)招标采购主要
4、包括国际竞争性招标、有限国际招标和国内竞争性招标。2)非招标采购主要包括国际、国内询价采购(或称“货比三家”)、直接采购、自营工程等。2 2采购与项目执行的关系采购与项目执行的关系 (1)项目周期 每一个项目都要按照规定的程序,经历一个从开始到结束的周期性过程,这就是我们常说的项目周期。项目周期一般包括六个阶段:即项目的鉴别(或称“鉴定”,“选定”或“确定”)、项目的准备、项目的评估、项目的判别和签订、项目的执行与监督、项目的总结与评价。这六个阶段的最后一个阶段又与新项目的探讨与设想相联系,使周期本身不断的更新。图1.1是世行项目周期循环的示意图,并标明了每一个阶段的大致时间。半年1年 1年2
5、年 2周4周(4个月左右)6个月9个月 3年6年 1周2周 图1.1项目周期循环示意图项目鉴定项目鉴定项目准备项目准备项目评估项目评估项目总结与评估项目总结与评估项目执行与监督项目执行与监督项目谈判和签订项目谈判和签订(2)项目周期与采购安排 项目的采购工作从项目选定阶段就开始了,并贯穿于整个项目周期内。在项目周期内不同的阶段采购问题有:1)鉴定阶段,制定初步的采购计划和清单。2)准备阶段,确定采购分标或合同包的划分问题。3)评估阶段,主要讨论采购计划安排,以及采购方式、组织管理等问题。4)谈判阶段,就采购计划和采购方式最后达成协议。5)执行阶段,具体办理采购事宜。6)总结阶段,总结评定采购的
6、整体执行情况,总结经验教训。(3)项目执行项目的采购是这一阶段的主要工作内容,所以,如果说,项目执行是项目周期中时间最长的重要一环,那么,项目采购就是确保项目能否达到即定目标的重要步骤。(4)采购在项目执行中的重要性 任何项目的执行都离不开采购活动,可以说采购工作是项目实施中的重要环节,甚至是一个项目建设成败的关键。以世界银行贷款项目为例,采购对项目执行的重要性,可归纳为以下几点:1)采购工作是项目执行中的关键环节并构成项目执行的主要内容。2)项目采购工作涉及巨额费用的管理和使用 3)按照世界银行规定,采购要兼顾经济性和有效性两个方面 4)世界银行贷款的资金来源于成员国的捐款和国际资本市场因此
7、,采购工作是否公正合理,直接影响着世界银行能否从其成员国和国际资本市场上筹集到足够的资金 5)借款国在项目采购中可利用世界银行的国内供货商和国内承包商优惠政策,促进本国制造业和工程承包业发展。本节以PMIPMBOK2000版中的项目采购管理过程为主线,重点介绍项目采购管理一般性的各个主要过程。表1.1概述了项目采购管理的主要过程。112 项目采购的主要过程项目采购的主要过程 表1.1项目采购管理概览1、采购文档2、评价标准3、更新的工作说明书 1、标准表格2、专家判断 1、采购管理计划2、工作说明书3、其他计划编制的结果 询价计划编制 1、采购管理计划2、工作说明书 1、自制外购分析2、专家判
8、断3、合同类型选择 采购计划编制1、范围说明2、产品说明3、市场状况4、采购管理5、其他计划编制的结果6、约束条件7、假定主要过程 依据资料 工具和手段 结 果续 表1、合同归档2、正式验收和收尾 采购审计 合同文档 合同收尾 1、来往函件2、合同变更3、支付申请1、合同变更控 制系统2、绩效报告3、支付系统 1、合同2、工作结果3、变更申请4、卖方发票合同管理 合同1、合同谈判2、加权系统3、筛选系统3、独立估算1、建议书(或投标书)2、评价标准3、组织政策供方选择 建议书 1、投标者会议2、广告1、采购文档2、合格的卖主清单 询价 主要过程 依据资料 工具和手段 结 果1 1采购计划编制采
9、购计划编制 采购计划编制是确定从项目组织外部采购哪些产品和服务能够最好地满足项目需求的过程 (1)进行市场调查和市场分析 掌握有关采购内容的最新国内国际行情 (2)采购计划的编制依据资料 1)范围说明书 2)产品说明书 3)采购资源 4)市场状况 5)其他计划编制的输出 6)约束条件 7)假定 (3)采购计划编制的工具和技术 1)自制/外购分析 2)专家判断 意见可以源于很多渠道,包括:执行组织单位内的其他单位。咨询工程师。专业和技术协会。行业集团。3)合同类型选择 (4)采购计划编制的结果 1)采购管理计划 采购管理计划应说明如何管理其采购过程 (从询价计划编制到合同收尾)2)工作说明书 工
10、作说明书足够详细地说明了采购项目 详细的程度随采购项目的性质、买方的需求,或与其合同形式的不同而不同。一些应用领域对工作说明书的形式有不同的认同 工作说明书应尽可能地明确、完整和简练。它应包括一份对所附属服务的说明书。2 2询价计划编制询价计划编制(1)询价计划编制依据的材料 1)采购管理计划 2)工作说明书 3)其他计划编制的结果 (2)询价计划编制的工具和技术 1)标准表格 2)判断 (3)询价计划编制的结果 1)采购文档 采购文档用于向可能的卖主索要建议书各种类型采购文档的常用名称包括投标邀请、邀请提交建议书、邀请报价、谈判邀请和承包商初步答复。采购文档应以便于可能的卖主做出准备、全面的
11、答复为目的进行构架设计 2)评价标准 评价标准用于对建议书进行排序或评分 3)更新的工作说明书 询价是从预期的卖主那里获取有关项目需求如何被满足的意见反馈(建议书或投标书)。一般说来,这时候项目一般没有成本。(1)询价的依据 1)采购文档 2)合格的卖主清单 (2)询价的工具和技术 1)投标者会议 2)广告 (3)询价的结果 建议书(或投标书)是提供所要求物品的能力和意愿的文档 3 3询价询价 4 4供方选择供方选择价格可能是决定现货采购的首要因素。建议书通常分为技术(方法)部分和商务(价格)部分。两部分可分别进行评价。对于关键产品,可能需要有多个供方。(1)供方选择依据的资料 1)建议书 2
12、)评价标准 3)组织政策(2)供方选择的工具和技术 1)合同谈判 通常涉及的主题包括(但并不限于)责任和权力、适合的条款和法律、技术和管理方法、合同融资和价格等。对于复杂采购项目,合同谈判可能是独立的输入和输出。2)加权系统加权系统是一种量化定性数据的方法 3)筛选系统 筛选系统是为一个或多个评价标准设立最低工作要求。4)独立估算 独立估算经常称为“合理成本”的估算。(3)供方选择的结果 合同是一个约束双方的协议 合同也可以称为协议、分包合同、采购订单 5 5合同管理合同管理必须执行的项目管理过程包括:项目计划的实施 绩效报告 质量控制 变更控制 (1)合同管理所依据的材料 1)合同 2)工作
13、结果 3)变更申请 4)卖方发票 (2)合同管理的工具和技术 1)合同变更控制系统 2)绩效报告 3)支付系统 (3)合同管理的结果 1)来往函件 2)合同变更 3)支付申请 6 6合同收尾合同收尾提前终止合同是合同收尾的一种特殊情况。(1)合同收尾所依据的资料 合同文档,其内容包括(但不限于)合同本身以及附带的所有支持性文档以及任何与合同有关的检查结果。(2)合同收尾的工具和技术 采购审计,是对从采购计划编制到合同管理的采购过程的结构性审查。采购审计的目的是识别成功和失败事项,它保证了向本项目其他采购或执行组织内其他项目的转移。(3)合同收尾的结果 1)合同归档对最终项目记录应做出一套完整的
14、索引记录。2)正式验收和收尾正式验收和收尾的要求,通常在合同中定义。1 11 13 3 项目采购方式项目采购方式1 1国际竞争性招标及程序国际竞争性招标及程序 世界银行于1951年将国际竞争性招标(International Competitive Bidding,简称ICB)作为一种极好的采购方式加以推广。能取得以下效果:帮助借款者以最低价格取得符合要求的工程或货物。保证世界银行规定的所有合格货源国的投标者有机会参加投标。确保根据事先确定的各方所知的准则,公正、公开地进行采购。避免贪污贿赂的行为。有利于促进发展中国家的承包商和制造商参加投标。国际竞争性招标的基本程序一般分为10个步骤,具体介
15、绍如下:(1)刊登采购总公告(GPN)(2)资格预审 (3)编制招标文件 (4)刊登具体招标通知 (5)发售招标文件 (6)投标 (7)开标 (8)评标 (9)授标 (10)签订合同(1)刊登采购总公告(GPN)国际竞争性的投标机会必须通过国际公开广告的途径予以通知它分两步进行:第一步先刊登采购总公告(GPN)。第二步刊登具体招标通告(SPN)采购总公告应包括:贷款国家、借款者及贷款金额、用途、国际竞争性招标方式采购的范围,货物或工程大体内容、发行资格预审文件或招标文件的时间(如可能的话),负责招标的单位名称、地址等。有(2)资格预审 1)资格预审的目的缩小投标人范围,使不合格的厂家避免因准备
16、投标而花费大量的开支,也使项目单位减轻评标的负担资格预审中主要考虑的内容有:经验和以往承担类似合同的经历为承担合同任务所具有的或能配备的人员设备、施工或制造能力的情况财务状况法律地位 2)资格预审程序 编制资格预审文件。邀请有资格参加预审的单位参加资格预审。发售资格预审文件和提交资格预审申请。资格评定、确定参加投标的单位名单。(3)编制招标文件其重要性表现在:1)招标文件是招标者招标承建工程项目或采购货物及服务的法律文件;2)招标文件是投标人准备投标文件及投标的依据;3)招标文件是评标的依据;4)招标文件是签订合同所遵循的文件。5)在确定某些规范或规格、性能参数时,要尽量根据项目的需要选用国际
17、通用的标准和规格,以吸引更多的投标商。(4)刊登具体招标通知在借款者国内一份广泛发行的报纸及官方杂志(如有)上刊登资格预审或招标通告作为具体采购通告。招标或预审通告还要发给对采购总公告作出了反应的厂商投标准备时间的确定要根据所采购的内容区别对待,不宜过长,也不宜过短。招标通告包括的内容有:1)借款国名称;2)项目名称;3)采购内容简介;4)资源来源;5)交货时间或竣工工期;6)对合格货源国的要求;7)发售招标文件的单位名称、地址以及文件售价;8)投标截止日期和地点的规定;9)投标保证金的金额要求;10)开标日期、时间、地点。(5)发售招标文件招标文件的发售可按通过资格审查的厂商名单发送。(6)
18、投标 1)投标准备考虑以下几点:要根据实际情况合理确定投标文件的编制时间对大型工程和复杂设备,招标人要组织标前会和现场考察对投标人提出的书面问题要及时予以澄清、答复 2)招标文件的提交和接受投标截止日期之前提交的标书,才能被接受截止日期过后收到的标书要原封退还要签收或通知投标人确认已收到提交的标书,并记录收到日期和时间所有的投标文件均不得启封,并要妥善保存。(7)开标 开标要做开标记录,记录内容应包括:项目名称、贷款号、招标号、投标截止的日期和时间、开标的日期和时间、投标人的名称、籍贯、投标货币、投标价格、是否提交投标保证金、有无降(提)价或折扣率以及截止后收到标书的处理情况等。(8)评标 1
19、)评标目的选出最低评标价的投标商。2)评标的依据、标准和方法 招标文件是评标的依据评标不得采用招标文件规定以外的任何标准和方法。3)评标程序 初评;审查投标文件是否完整,有无计算上的错误,是否提交了合格的投标保证金,文件签署是否合乎要求、投标文件是否基本上符合招标文件的要求。对评标书的具体的评价和比较;通常在出现下列任一情况时可以考虑废除全部投标。最低评标价的投标人的报价远远高于费用概算(标底)时;所有投标人对招标文件没有做出实质性响应;缺乏有效的竞争性。(9)授标合同要授予最低评标价的投标商通知其他没有中标的单位并按期及时退还投标保证金(10)签订合同 合同的签订可采用下列方式:1)签字退回
20、。此方法适用于较简单的仪器、工具和设备采购。2)派人前来洽谈并签订合同。合同签订前,允许相互澄清一些非实质性的技术性或商务性的问题 在签订合同后,除内部办理有关手续外,应尽快将合同副本一式两份寄给世界银行。合同签字和提交履约保证金之后,合同就正式生效。然后进入合同实施阶段。2 2有限国际招标方式及程序有限国际招标方式及程序 有限国际招标(LIB)方式实际上是一种不公开刊登广告,而直接邀请有关厂商投标的国际竞争性招标。适用于下述情况:采购金额较小。有能力提供所需货物的供货商、服务的提供者或工程的承包商数量有限。有其他特殊原因,证明不能完全按照国际竞争性招标方式进行采购。除了不刊登广告、不实行国内
21、优惠外,有限国际招标的程序与国际竞争性招标的程序是相同的.3 3国内竞争性招标方式及程序国内竞争性招标方式及程序(1)国内竞争性招标(NCB)适用于下述情况:1)合同金额小。2)土建工程地点分散,而且施工时间可能要拖得很长。3)劳力密集型的土建工程。4)在国内能够采购到的货物或工程,其价格低于国际市场的价格。5)如果采用国际竞争性招标的方式所带来的行政或财务上的负担,明显地超过ICB所具有的优越性,在这种情况下,也可以采用国内竞争性招标。(2)这种方式与国际竞争性招标方式的不同之处,表现在:1)广告只限于刊登在国内报纸或公办的杂志上,广告语言可以用本国语言,不向国际竞争性招标那样要求刊登总采购
22、通告。2)国内竞争的招标文件可用本国语言编写。(3)采用国内竞争性招标,采购时间可以大为缩减。做到既经济又有效,从而加速项目的实施进度因为:1)在商务、法律的条款方面大为简化。2)所需的时间缩短了。3)更短的时间动员施工队伍组织交货。(4)国内竞争性招标的基本原则和程序基本原则即:充分的竞争,公开的程序,对所有的投标人公平一致,根据事先公布的标准,把合同授予最低评标价的投标人等等。一般包括编写招标文件、刊登招标广告、投标、开标、评标、合同谈判等步骤。4 4其他采购方法其他采购方法(1)国际和国内询价采购 国际询价采购(IS)和国内询价采购(NS)也称之为“货比三家”,是在比较几家国内外厂家(通
23、常至少三家)报价的基础上进行的采购这种方式只适用于采购现货或价值较小的标准规格设备,或者适用于小型、简单的土建工程。(2)直接采购或称直接签定合同 不通过竞争的直接签定合同(DC)的方式适用于下述情况:1)对于已按照世界银行同意的程序授标并签约、而且正在实施中的工程或货物合同,在需要增加类似的工程量或货物量的情况。2)向原来的供货厂家增购货物。3)所需设备具有专营性,只能从一家厂商购买。4)负责工艺设计的承包人要求从指定的一家厂商购买关键的部件。5)在一些特殊情况下,如抵御自然灾害,或由于需要早日交货,可采用直接签定合同方式进行采购,以免由于延误而花费更多的费用。(3)自营工程 自营工程(fo
24、rce account)是土建工程中采用的一种采购方式它是指借款人或项目业主不通过招标或其他采购方式而直接使用自己国内、省(区)内的施工队伍来承建的土建工程。1)工程量的多少,事先无法确定。2)工程的规模小而分散,或所处地点比较偏远,使承包商要承担过高的动员调遣费用。3)必须在不干扰正在进行中的作业的情况下进行施工、并完成工程。4)没有一个承包商感兴趣的工程。5)如果工程不可避免地要出现中断。1 12 2 工程项目采购管理模式工程项目采购管理模式 传统模式又称设计招标建造方式(DesignBidBuild Method)。这种模式下的项目各参与方的关系如图1-2所示。1 12 21 1 传统的
25、(通用的)工程项目采购管理传统的(通用的)工程项目采购管理 模式模式 图1-2传统的工程项目采购管理模式建筑师/咨询工程师的顾问建筑师/咨询工程师(进行可行性研究、设计等工作)监理工程师 业 主 贷款方业主代表 承包商承包商承包商承包商承包商 供 货 商 承包商合同关系 管理协作关系 业主的要求概念设计设 计 文 件招标文件招标评标施工竣工投产是否在预算内第一阶段可行性研究现场选择概念设计项目概算融资方案第二阶段 初步设计详细设计 招标文件 招标、评标 修改设计(超预算时)第三阶段工程施工 设备安装施工监理竣工投产 图1-3传统工程项目采购管理模式项目实施过程传统工程项目采购管理模式项目实施过
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