公司常用公文写作教材课件.ppt

1、如何让妙笔生花？公司常用公文写作山外有山目录Contents第一章 公文ABC第二章 公文格式第三章 行文Style第四章 写作宝典第五章 避开雷区Chapter1 公文ABC公文ABC 国家法定的行政公文种类党政机关公文处理工作条例(中办发201214号)规定：15种：决议、决定、命令（令）、公告、通告、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。一公文ABC 常用公文 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报 报告、请示、批复、意见、函、纪要12种一公文ABC 应用文含义：是国家机关、企业、事业单位、社会团体、人民群众用于工作、学习、生活等方面，直接为现实生活服务，具有实用价

2、值、惯用格式的一类文章的总称。分类：公文、工作文书（章程、制度）、法律类（笔录、诉状、判决书）、经济类（财务报告、市场调查、招投标书、合同）、条据类（请假条、留言条、借据、收条欠条）、书信类（慰问信、推荐信、情书、辞职申请书）、礼仪类（祝词、贺信、请柬、欢迎词、悼词、讣告、对联）、启事类（征稿启事、征婚启事、寻人启事、寻物启事、招聘启事）。一公文ABC 公文之初了解命令（令）：适用于宣布施行重大强制性措施，嘉奖有关单位及人员。决定：适用于对重要事项或重大行动做出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下属机关不适当的决定事项。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。一公文ABC 公文

3、之初了解通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或告知重要情况。一公文ABC 公文之初了解报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问事宜。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关的请示事项。一公文ABC 公文之初了解意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。会议纪要：适用于记载会议情况和议定事项。一公文ABC 公文之再判断公告VS

4、通告：一是从所宣布告知事项的性质来看，“公告”重于“通告”；二是从所公布的范围看，“公告”大于“通告”；三是从发布的机关看，“公告”高于“通告”。一公文ABC 公文之再判断通告VS通知：告 “告”字是普遍告知的意思，是把某一机关、组织的意图、要求普遍告诉人们知道并加以遵守。知 “知”字具有特定告知的意思，有可能告知所属单位全部下级单位、人员，也可能告知部分下级单位，要求他们知照办理。一公文ABC 公文之再判断请示VS报告（都是上行文）行文要求不同 “报告”不要求上级批复，“请示”要求上级批复；行文时间不同 “报告”是事中或事后行文，“请示”只能是事前行文；文种性质不同 “报告”属陈述性的上行公

5、文，“请示”属请求性的上行公文。结尾用语不同 报告”一般用“特此报告”、“以上报告如有不妥，请批示”等用语；“请示”一般用“可否（妥否、当否），请批示”。一Chapter2 公文格式公文格式 版头版头：“公文份数序号”、“秘密等级”和“保密期限”、“紧急程度”、“发文机关标识”、“发文字号”、“签发人”等内容。行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字。二公文格式 主体、版记、公文纸型主体版记公文纸型标题主送机关正文附件成文时间公文生效识附注抄送印发机关和印发时间公文用纸采用国际标准A4型。公文一律采取左侧装订的形式。二公文格式 成文日期安排在文件末尾，落款之下；没有落款的公文，日期就直接写

6、在写在正文右下方；成文日期与落款要上下对称，年月日的第一个数字不宜超越落款第一个字，日字靠右以空四个字为宜。成文日期必须写明年月日，使用阿拉伯数字（15年05月X）。二公文格式 用印和签署用印和签署：除“会议纪要”外，公文均应加盖印章。一般用印方法：居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文用印：主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，排列整齐，不相交或相切，相距不超过3毫米。二Chapter3 行文Style行文Style 上行文上行文是下级机关向上级领导机关（包括有业务指导关系的上级机关在内）的行文。文种

7、一般是请示、报告和上报的意见。总结、计划等可另加“文头”。一般不能越级。不能交叉向上级机关行文请示、报告或提出意见。受双重领导的机关，在向上级请示时，应主送一个上级机关，同时抄送另一个上级机关，不可一并报送。三行文Style 下行文下行文是上级机关对所属下级组织的行文。一般是决定、命令（令）、意见、通知、通报、会议纪要、批复等，另加通知为主件，将下发的应用文作为附件一并下发。一般只发直属下级。上级机关不可与下属机关联合向基层发文。三行文Style 平行文平行文是平行机关或不相隶属机关之间的行文。一般是“函”、“周知性通知”和告知性的“意见”。写法上要做到态度谦和，多用商量的语气，不能强加于人，

8、更不能用指示性的口吻。三Chapter4 写作宝典写作宝典 通知一般分为公布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、一般性通知、事务性通知、会议性通知、任免性通知。周知性通知：要求受文机关知晓某一事项的通知，例如会议通知、人事通知、人事任免通知等。会议性通知用于发布召开会议、告知有关事宜时使用的通知，限于上级对下级机关，平级机关或不相隶属机关之间用“邀请函”（工作联系单）。四写作宝典 通知 周知性通知：标题：一般应由发文机关、事由和文种三要素组成。国务院关于印发中国制造2025的通知正文：会议通知应写明召开会议缘由、目的、会议名称、组织召集单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到

9、的时间及地点，需要准备的材料、食宿安排和其它事项；有时还要写明交通路线、交通工具等。四写作宝典 请示各机关都有自己的职权范围，对属超出职权范围的事项，凡涉及有关方针政策界限、工作中的重大问题、需要上级机关予以审核批准的事项（如财政支持、资产购置、人员定编、机构设置）等诸多方面的内容时，应以“请示”行文。四写作宝典 请示标题：由发文机关、事由、文种三要素组成。某市交通局关于扩建长途客运站所需费用的请示正文：请示事由要用简明扼要的语言将请示的原因和背景情况或者请示问题的依据、出发点及思想基础交代清楚；要抓住主要矛盾，采取叙事和说理相结合的表达方式，叙事要精炼，说理要透彻，力戒繁冗累赘。请示事项要和

10、盘托出，直截了当，明白显露，请求上级机关作出答复。结尾：妥否（可否、是否可行），请批示。四写作宝典 报告一般分为工作报告、情况报告、呈请性报告、检讨（检查）报告、例行报告、回复性报告、送文送物报告。写作通用规则三段式：情况，做法，问题（意见）/情况（做法），问题，今后意见/情况，原因（责任），下步做法/情况，原因，责任及处理意见/情况，问题，建议。四写作宝典 报告标题：由发文机关、事由、文种三要素组成。关于渤海2号钻井翻沉事故的检讨报告正文：开头为报告引据，简明扼要的语句交代出全文主要内容或基本情况，也可陈述有关的背景或缘由，开门见山，落笔入题。报告事项，要准确简要、条理明晰的将有关工作或事情

11、的情况表达清楚，给人全面、深刻的了解。结尾：以上报告如有不妥，请批示。/特此报告。四写作宝典 会议纪要会议纪要是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的文种。主要内容：一是写明会议研究和解决的中心议题；召开会议所依据的文件精神或上级指示以及批准机关；会议召开的政治、经济背景；会议的宗旨、目的。二是写明会议的名称、召开的时间、地点、主持人、参加人员及所在单位，会议的经过，主要收获。三是会议研究讨论的问题及决定事项，包括会议的基本情况，对工作的分析、提出的问题、决定的事项以及大会提出的要求和希望。四写作宝典 会议纪要（会议记录）标题：机关名称+会议名称+文种/会议名称+文种/正、副

12、标题式。某某座谈会议纪要正文：总述部分，是全文的前言、导语，即会议情况；分述部分，应写出会议讨论的情况和结果，一些小型会议可不写讨论情况直接写决议事项。结尾：一是提出希望、号召；二是交代会议的有关事项。四写作宝典 函标题：关于+事项+的函。关于XX公司建立食品购销站征用土地的函正文：缘由+事项结尾：申请函（可否，请函复。）/商洽函（可否，盼予函复。）/答复函（此复。）四写作宝典 函函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。答复函申请函询问函按内容分商洽函告知函来函复函按行文方向分四写作宝典 条例、规定、办法要注意体现整体政策思想的准确性，做到既无“缺口”，又

13、无“重叠”，更无矛盾。形式多样，不离其宗。可以章条款式（全篇设章、章下分条、条下有款），也可以开头说明制发缘由、目的和依据，然后分条列项；还可以全文由若干条项贯通，但内在结构就是“总-分-附”。“总”即开端要讲明制定的目的、依据与适用范围，“分”即规定的具体事项内容，“附”即用来明确时效、地效、人效、解释权及未尽事宜的部分。四写作宝典 条例、规定、办法区别情况，规范行文。在行文时，要用“通知”作“文件头”来加以颁行。全面具体，用语严谨。内容要合理、切实、全面、具体，要字字清清楚楚、句句掷地有声。四写作宝典 总结标题：公文式标题单位名称+适用时限+文种。新闻式标题开足马力 保持第一某某公司201

14、4年度工作总结。基本情况概述：概述工作的基本情况、背景、环境、指导思想及工作成效和总体评价。主文：“三大块（基本情况、主要做法、问题及今后打算）”式；“因果倒置（先讲成绩再讲取得成绩的原因）”式。四写作宝典 总结基本做法写明做了哪些工作，是怎样做的。成绩与经验对成绩进行分析研究，并上升到理性高度，总结出带有规律性的认识。问题与教训存在的不足之处和尚未解决的问题。四 总结 四项注意找出规律突出重点功夫下在平时磨刀不误砍柴工+不要十步九回头+忌“流水账”（不分主次，不讲轻重，事无巨细，面面俱到）。平时占有丰富材料，不再“巧妇难为无米之炊”。跑步向前把初稿写出来，再精雕细琢。“七分想，三分写”，先列

15、提纲再下笔。写作宝典 计划标题：制文单位+时间概念+文种。某某公司2015年度工作计划。正文：一般由“做什么”、“怎样做”构成正文主体，最后由一个极其简短的号召性结尾组成。“做什么”即计划的指导思想、总的要求与主要指标；“怎样做”即实现主要指标或目的、要求而采取的各种措施、办法，包括人力、物力、财力、技术、设备、手段等。四写作宝典 计划两项注意：要突出重点，加强预见性。紧紧围绕和结合中心工作去做一般工作，切不可平分秋色地或孤立地去安排工作。要切实把握计划主体的内在逻辑要求。所谓“做什么”，即工作的目标、任务，要明确各自目标、任务的质量要求，同时写明完成的时限；所谓“怎样做”，即完成目标、任务的

16、具体措施与步骤、方法、措施。四Chapter5 避开雷区避开雷区 文种使用不规范除法定公文种类之外，均不可直接行文，但可作为“通知”的“附件”行文。例如，关于使用社会保障卡有关问题的说明，这里的“说明”不应作为文种使用，可以改成关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知，不能作为文种使用的还有“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。五 文种使用不规范把相近的“请示”和“报告”、“函”等文种张冠李戴。报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”，这类报告

17、，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是“向上级机关请求指示、批准”，需要回复，两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。办法规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。有些单位当有求于对方（不相隶属单位）时却用请示。五避开雷区避开雷区 格式不规范排版规格不当。标题滥用符号。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。关于转发市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知结构层次序数使用不规则。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（

18、1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。只有两个层次时，可用“一、”“（一）”或“1.”“（1）”表示。五避开雷区 标题拟写不规范提炼不精:XX集团公司关于转发国资委关于转发财政部的通知的通知 XX集团公司转发国资委关于转发财政部XX年XXXX工作有关问题通知的通知介词使用不当:XX集团公司关于对XXXX案件查处情况的通报 五避开雷区 引文不规范引用公文，应先引标题，后引发文字号。在同一公文中同一文件再次引用的可省略文件标题或发文字号。根据国资委关于XXXX通知（国资XX20051号）文件有关精神五避开雷区 附件不规范正文中标有附件而未附。附件名称与正文附

19、件说明所标注的不统一。附件置于成文日期之后。附件1：XX运动会羽毛球项目报名表 附件2：XX运动会乒乓球项目报名表五避开雷区 其他事项公文中使用简称时，应先用全称并注明简称（后附括号标注简称）；同一篇公文中，简称前后保持一致。绿地控股集团安徽房地产事业部（下称：绿地安徽）日期应当写具体的年、月、日，一般不用“今年”、“上月”、“昨天”等词来表达。（15年）五TIPS五个锦囊 精选材选材料，须扣题；选新颖，是第一；选典型，有情趣。巧构思先构思，后动笔；想开头，思顺序；立好意，才下笔。开凤头开好头，是关键；直入题，时地点；要成功，须新颖。顺过渡衔接段，思路清；妙连接，要自然；忌生硬，忌跳跃。结豹尾

20、结尾好，味无穷；善启发，留余声；呼开头，成一体。感谢各位本PPT为可编辑版本，您看到以下内容请删除后使用，谢谢您的理解【解析】【解答】（1）氯化钠是由钠离子和氯离子构成的；金刚石是由碳原子构成的；干冰是由二氧化碳分子构成的；（2）质子数为11的是钠元素，钠元素原子的最外层电子数1，在化学反应中容易失去一个电子形成阳离子；（3）化学变化是生成新分子的变化，其实质是分子分解成原子，原子重新组合形成新的分子，故该反应中没有变的是碳原子和氧原子。故答案为：氯化钠；失去；D。【分析】物质有微粒构成，构成物质的微粒有原子、分子、离子是那种，金属、稀有气体由原子构成；常见气体由分子构成；碱和盐由离子构成。在

21、化学变化中，原子种类、质量、数目保持不变。26.用微粒的观点解释下列现象：（1）今年我国要求“公共场所全面禁烟”非吸烟者往往因别人吸烟而造成被动吸烟。（2）夏天钢轨间的缝隙变小。【答案】（1）分子是在不断的运动的.（2）夏天温度高，铁原子间的间隔变小.【考点】物质的微粒性 【解析】【解答】（1）吸烟生成烟雾，烟雾分子因为运动，扩散到空气中，使非吸烟者被动吸入烟雾分子，造成被动吸烟；（2）钢轨由铁原子构成.每两根钢轨间都有一定的间隙，夏天由于气温高，使得钢轨中铁原子的间隔变大，表现为钢轨的体积膨胀，则钢轨间的间隙变小.故答案为：（1）分子是在不断运动的；（2）夏天高温，铁原子间的间隔变小.【分析

22、】微粒观点的主要内容：物质是由分子（或原子构成），分子间有间隔，分子处于永停息的运动状态中.（1）烟雾分子属气体分子，在空气中扩散较快，使非吸烟者被动吸烟；（2）铁原子间有一定的间隔，温度升高，则铁原子间间隔变大，反之则变小，夏天高温状态下，铁原子间间隔变大，使得钢轨体积膨胀，则钢轨间的缝隙变小.【考点】物质的微粒性 【解析】【解答】（1）铁属于金属单质，是由铁原子直接构成；氯化钠是由钠离子和氯离子构成的；二氧化碳是由二氧化碳分子构成的（2）当质子数=核外电子数，为原子，a=2+8=10，该粒子是原子原子序数=质子数=10当a=8时，质子数=8，核外电子数=10，质子数核外电子数，为阴离子。故

23、答案为：原子；离子；分子；10；10；阴离子。【分析】物质有微粒构成，构成物质的微粒有原子、分子、离子是那种，金属、稀有气体由原子构成；常见气体由分子构成；碱和盐由离子构成。当核电荷数等于核外电子数，表示原子，小于时表示阴离子，大于时表示阳离子。25.初中化学学习中，我们初步认识了物质的微观结构。（3）升高温度分子运动速度就加快，只要能说明温度高了运动速度快了的例子都可以，例如阳光下或者温度高衣服干得快，温度高水蒸发的快，糖在热水里比在冷水里溶解的快等；（4）由于注射器装入的药品少，现象明显，又是封闭状态，所以可以控制体积节省药品、可以减少气体挥发造成的污染等故答案为：（1）固体；（2）分子的

24、质量大小或者相对分子质量大小（合理即给分）；（3）阳光下或者温度高衣服干得快，温度高水蒸发的快，糖在热水里比在冷水里溶解的快等；（4）可以控制体积节省药品、可以减少气体挥发造成的污染等【分析】（1）根据实验现象判断氯化铵的状态；（2）根据它们的相对分子质量的区别考虑；（3）根据温度与运动速度的关系考虑；（4）根据注射器的特点考虑【解析】【解答】A、向一定质量的盐酸和氯化钙的混合溶液中逐滴加入碳酸钠溶液至过量的过程中，生成氯化钠的质量不断增大，当碳酸钠与盐酸和氯化钙完全反应时，氯化钠的质量不再增大，A符合题意；B、向稀硫酸中加水，溶液的pH逐渐增大至接近于7，B不符合题意；C、向一定质量的稀硫酸

25、中逐滴加入氢氧化钡溶液至过量的过程中，氢氧化钡不断和硫酸反应生成硫酸钡沉淀和水，溶质的质量减小，质量分数也减小，当氢氧化钡和稀硫酸完全反应时，继续滴加氢氧化钡溶液时，质量分数应该由小变大，C不符合题意；D、加热高锰酸钾时，当温度达到一定程度时，高锰酸钾开始分解生成锰酸钾、二氧化锰和氧气，随着反应的进行，剩余固体的质量不断减少，当高锰酸钾完全反应时，剩余固体的质量不再变化，D符合题意。【解析】【解答】A、可燃物的在着火点是一定的，不会降低，故说法错误，可选；B、爆炸是物质在有限的空间内，发生急剧燃烧，短时间内聚集大量的热，使周围的气体的体积膨胀造成的可见爆炸需要氧气的参与，可使燃烧处于暂时缺氧状

26、态，达到灭火的目的故说法正确，不可选；【解析】【解答】燃烧需要同时满足三个条件：一是要有可燃物，二是可燃物要与氧气接触，三是温度要达到可燃物的着火点；以上三个条件都能满足时，可燃物才能发生燃烧。灭火的原理就是破坏燃烧的条件。根据描述，自动灭火陶瓷砖会喷出氦气和二氧化碳，故灭火的原理是隔绝氧气。【解析】【解答】解：A、从题目中表格知，H2体积分数为10%70%的H2和空气混合气体，点燃时会发生爆炸，故A正确；B、收集的H2能安静燃烧，说明H2的纯度大于等于80%，故B项错误；C、用向下排空气法收集H2 ，保持试管倒置移近火焰，如果没有听到任何声音，表示收集的H2纯度大于等于80%，故C项错误；D

27、、氢气和空气的混合气体点燃不一定发生爆炸，只有在爆炸极限范围内才会发生爆炸，故D项错误故选A【分析】可燃物质（可燃气体、蒸气和粉尘）与空气（或氧气）在一定的浓度范围内均匀混合，遇着火源可能会发生爆炸，这个浓度范围称为爆炸极限可燃性混合物能够发生爆炸的最低浓度和最高浓度，分别称为爆炸下限和爆炸上限，在低于爆炸下限时不爆炸也不着火，在高于爆炸上限同样不燃不爆因此可燃性气体在点燃前需要先检验气体的纯度，以防发生爆炸【解析】【解答】A、通过实验可以知道烧杯中的白磷没有燃烧，说明烧杯中的白磷虽然温度达到着火点，但没有与氧气接触，所以不能燃烧，从而可以判断烧杯中的热水不仅仅是只起到加热的作用，故A说法正确

28、；B、铜片上白磷燃烧是温度达到了着火点且与氧气接触，满足燃烧的条件，故B说法正确；C、铜片上的红磷没有燃烧是温度过低没有达到其着火点，没有满足燃烧的条件，故C说法正确；D、烧杯中的白磷通入空气（氧气）就会燃烧，出现“水火相容”的奇观，故D说法错误故选D24.能源、环境、安全已成为人们日益关注的问题 （1）三大化石燃料包括煤、_、天然气等；它们都是_（填“可再生”或“不可再生”）能源 （2）控制反应的条件可使燃料充分燃烧燃煤发电时，将煤块粉碎成煤粉的目的是_ （3）天然气主要成分为甲烷，写出甲烷充分燃烧的化学方程式_ 下列有关天然气（或甲烷）的说法正确的是_（填字母）A沼气中的主要成分是甲烷B甲

29、烷气体不会产生温室效应C用天然气代替煤作燃料，有利于减少酸雨形成 You and your friends are leaving a concert on a Friday night.When you get outside,your ears are ringing.You have to shout to be heard.36 So no harm doneright?Not quite.Temporary buzzing may be easy to ignore,but repeated exposure to loud noise will eventually cause s

30、erious-and irreversible(无法治愈的)-hearing loss.A new study conducted by researchers at Brigham and Womens Hospital in Boston shows that one in five people between the ages of 12 and 19 are experiencing slight hearing loss,and one in 20 have mild hearing loss.37 But the good news is that there plenty of

31、 ways you can protect your ears from further damage and still listen to the music you love:Ask around.Ask around.Put your earbuds in or your headphones on,and then ask a friend next to you whether or not he or she can hear what youre listening to.38 Turn it down.Buy noise-canceling headphones.Buy noise-canceling headphones.A pair of earbuds or headphones that fits comfortably will limit outside noise so that you can hear your music better at lower volumes.