科技档案管理课件.ppt

1、科技档案管理科技档案管理 主要内容主要内容第一章第一章 科技档案科技档案第二章第二章 科技档案工作科技档案工作第三章第三章 科技档案的整理工作科技档案的整理工作第四章第四章 科技档案的鉴定工作科技档案的鉴定工作第五章第五章 科技档案的保管工作科技档案的保管工作第一章第一章 科技档案科技档案 主要内容主要内容 第一节第一节 科技档案概念和种类科技档案概念和种类 第二节第二节 科技档案的基本特征科技档案的基本特征 第三节第三节 科技档案与文书档案的区别科技档案与文书档案的区别第一节第一节 科技档案概念和种类科技档案概念和种类主要内容主要内容一、科技档案的概念二、科技档案的基本种类及内容构成一、科技

2、档案的概念一、科技档案的概念 科技档案指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料档保存的科技文件材料。这个定义要从四个方面理解和掌握这个定义要从四个方面理解和掌握:（一）从事物本质属性来看，科技档案是一种历史（一）从事物本质属性来看，科技档案是一种历史记录。记录。（二）从内容特征来看，科技档案记录的是人们的（二）从内容特征来看，科技档案记录的是人们的科技活动。科技活动。（三）从形式特征来看，科技档案是一种知识形态（三）从形式特征来看，科技档案是一种知识形态的历史记录。的历史记录

3、。（四）从价值特征来看，科技档案是一种有保存价（四）从价值特征来看，科技档案是一种有保存价值的历史记录。值的历史记录。二、科技档案的基本种类及内容构成二、科技档案的基本种类及内容构成（一）科技档案按载体形式划分，可分三类：（一）科技档案按载体形式划分，可分三类：1、原始型科技档案、原始型科技档案2、传统型科技档案、传统型科技档案3、现代型科技档案、现代型科技档案（二）按内容性质划分，可分为四大类（二）按内容性质划分，可分为四大类（主要了解产品、科研、基建、设备档案（主要了解产品、科研、基建、设备档案。）。）科技档案 科研档案 生产技术档案基建档案专门行业技术档案农业生产技术档案工业生产技术档案

4、工程档案设备档案设计档案施工技术档案水文档案地质档案地震档案测绘档案天文档案气象档案医疗卫生档案环境保护档案第二节第二节 科技档案的基本特征科技档案的基本特征 一、专业性一、专业性 二、成套性二、成套性 三、现实性三、现实性 四、复用性四、复用性第三节第三节 科技档案与文书档案的区别科技档案与文书档案的区别 一、从定义上看，文书档案是指各级机关、一、从定义上看，文书档案是指各级机关、团体、企业、事业单位在贯彻执行党的方针、团体、企业、事业单位在贯彻执行党的方针、政策和行政管理活动中形成的历史记录，又称政策和行政管理活动中形成的历史记录，又称为党政档案。而科技档案则是机关档案和个人为党政档案。而

5、科技档案则是机关档案和个人在科技活动中形成的具有保存价值的知识形态在科技活动中形成的具有保存价值的知识形态的历史记录。的历史记录。二、从生产领域来看，文书档案产生于社会二、从生产领域来看，文书档案产生于社会管理的领域，而科技档案则产生于自然科学的管理的领域，而科技档案则产生于自然科学的领域。这是判定一份具体文件应归哪一种档案领域。这是判定一份具体文件应归哪一种档案的决定因素。的决定因素。第二章科技档案工作第二章科技档案工作主要内容主要内容第一节第一节 科技档案工作的内容科技档案工作的内容第二节第二节 科技档案工作的基本原则科技档案工作的基本原则第三节第三节 科技档案的收集工作科技档案的收集工作

6、第一节第一节 科技档案工作的内容科技档案工作的内容 科技档案工作，是用科学的原则和方法管科技档案工作，是用科学的原则和方法管理科技档案理科技档案,充分发挥科技档案作用为社会服务充分发挥科技档案作用为社会服务的工作。的工作。科技档案工作有两项内容：科技档案工作有两项内容：1、科技档案、科技档案业务管理工作；业务管理工作；2、科技档案事业管理工作。、科技档案事业管理工作。第二节第二节 科技档案工作的基本原则科技档案工作的基本原则一、科技档案要实行集中统一管理一、科技档案要实行集中统一管理二、科技档案的完整、准确、系统、安全的基本二、科技档案的完整、准确、系统、安全的基本要求要求三、实现科技档案的有

7、效利用三、实现科技档案的有效利用一、科技档案收集工作的要求 （一）要认真贯彻集中统一管理集中统一管理科技档案的原则 （二）要遵循科技档案的自然形成规律 （三）要保证科技档案的完整准确第三节第三节 科技档案的收集工作科技档案的收集工作 二、基层档案部门开展科技档案收集工作的方法和措施 （一）按归档制度的规定接收科技文件材（一）按归档制度的规定接收科技文件材料归档料归档 归档制度由归档范围、归档时间、归档分数、归档要求、归档手续五个方面组成。（二）纳入计划管理，实行多种方式结合的收集方法1、把材料形成工作纳入有关的管理制度管理制度；纳入工作程序及网络图工作程序及网络图；纳入科技人员的职责范职责范围

8、围；纳入有关承包合同承包合同；纳入经济责任制经济责任制。2、把科技文件材料的形成、积累整理、归档和归档后的修改补充纳入工作计划工作计划。收集方式收集方式：接收归档与现场收集相结合；随时收集和集中收集；对内收集和对外收集相结合。（三）确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集（四）抓住重要环节和关键阶段进行收集 1、产品档案的产品试制鉴定或定型阶段试制鉴定或定型阶段；2、工程设计档案的设计结束和总结阶段设计结束和总结阶段；3、基建档案的工程竣工验收阶段工程竣工验收阶段；4、设备档案的开箱、安装、调试阶段开箱、安装、调试阶段；5、科研档案的成果鉴定和年度总结阶段成果鉴定和年度总结阶段。第三章第三

9、章 科技档案的整理工作科技档案的整理工作 主要内容主要内容第一节第一节 科技档案整理工作的内容和原则科技档案整理工作的内容和原则第二节第二节 科技档案的分类科技档案的分类第三节第三节 科技档案的组卷科技档案的组卷第四节第四节 科技档案案卷的排列科技档案案卷的排列第五节第五节 科技档案案卷的标引科技档案案卷的标引第一节、科技档案整理工作的内容和原则第一节、科技档案整理工作的内容和原则 一、科技档案整理工作的内容一、科技档案整理工作的内容 两个过程：一是两个过程：一是科技业务部门科技业务部门对科技文件材料的对科技文件材料的整整理理；二是科技文件归档后，；二是科技文件归档后，档案部门档案部门独立进行

10、的独立进行的整理整理，这又包括这又包括分类、排列、编档号等环节分类、排列、编档号等环节。整理工作过程一般为：整理工作过程一般为：分类组卷卷内文件排列卷内文件编目案分类组卷卷内文件排列卷内文件编目案卷排列案卷目录编制库房排列卷排列案卷目录编制库房排列 二、科技档案整理的原则二、科技档案整理的原则 1、遵循、遵循自然规律，保持文件之间的，保持文件之间的有机联系 2、充分利用档案、充分利用档案原有的整理基础，对科技档，对科技档案进行案进行分门别类的整理的整理 3、便于保管和利用第二节、科技档案的分类第二节、科技档案的分类 一、科技档案分类的基本要求一、科技档案分类的基本要求 1 1、科技档案的分类，

11、要符合形成档案的专业和、科技档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的形成单位的科技活动性质和特点科技活动性质和特点；2 2、在一个单位内部和一个专业系统内部，同一、在一个单位内部和一个专业系统内部，同一科技档案的科技档案的分类标准应该一致分类标准应该一致；3 3、分类的层次、分类的层次类目要简明类目要简明，不宜过多过繁；，不宜过多过繁；4 4，分类应力求，分类应力求按专业系统按专业系统实现标准化实现标准化；二、科技档案分类的规则二、科技档案分类的规则、排他规则、排他规则、包含规则下位类之和必须等于上、包含规则下位类之和必须等于上位类位类、同一规则同位分类必须按同一标、同一规则同位分类必须按

12、同一标准进行准进行 三、科技档案分类的方法及实际应用三、科技档案分类的方法及实际应用 第一步，对库藏按种类划分大类：第一步，对库藏按种类划分大类：产品档案、基产品档案、基建档案、科研档案、设备档案等；建档案、科研档案、设备档案等；第二步，对每种科技档案进行分类：第二步，对每种科技档案进行分类：工程项目分工程项目分类法、型号分类法、课题分类法、专业分类法、时类法、型号分类法、课题分类法、专业分类法、时间分类法、地域分类法间分类法、地域分类法。四、科技档案分类方案的编制四、科技档案分类方案的编制 1、根据库藏科技档案的、根据库藏科技档案的基本种类基本种类设大类，有多设大类，有多少种科技档案，就可以

13、设置多少个大类；少种科技档案，就可以设置多少个大类；2、在每个大类中，根据科技档案的内容构成和、在每个大类中，根据科技档案的内容构成和形成特点，按照已确定的形成特点，按照已确定的分类标准和分类方法分类标准和分类方法，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系；形成不同的类别层次，构成一个完整的类系；3、给每一个类目以固定的、给每一个类目以固定的代字或代号代字或代号；4、将形成的类目体系用、将形成的类目体系用文字叙述或图表文字叙述或图表的形式的形式表达出来；表达出来；5、撰写说明撰写说明，指出分类方案的编制依据、分类，指

14、出分类方案的编制依据、分类标准、类目代字和代号的使用方法。标准、类目代字和代号的使用方法。第三节第三节 科技档案的组卷科技档案的组卷 一、组卷的要求一、组卷的要求 1、案卷必须是一组有机联系的科技文件。、案卷必须是一组有机联系的科技文件。2、案卷内科技文件的数量要适度、案卷内科技文件的数量要适度 3、卷内文件的保存价值和密级应该基本、卷内文件的保存价值和密级应该基本一致一致二、组卷方法二、组卷方法 因为组卷实质上是一种分类，我们在因为组卷实质上是一种分类，我们在讲科技档案分类方法时已经讲过，同样讲科技档案分类方法时已经讲过，同样适用于组卷，这里就不再赘述了。适用于组卷，这里就不再赘述了。第四节

15、、科技档案案卷的排列第四节、科技档案案卷的排列一、卷内文件的排列一、卷内文件的排列 案卷内科技文件的系统排列，也是组织案卷案卷内科技文件的系统排列，也是组织案卷的一项工作内容，其目的是为了更好地保持和的一项工作内容，其目的是为了更好地保持和正确的反映科技文件之间的有机联系，便于日正确的反映科技文件之间的有机联系，便于日后的管理和查找利用。后的管理和查找利用。1、图样的排列：、图样的排列：一般分为两种情况：一种在形成时编制了一般分为两种情况：一种在形成时编制了图样目录；另一种是在形成时没有编制图样目图样目录；另一种是在形成时没有编制图样目录。对于第一种情况，可以按已编制好的图样录。对于第一种情况

16、，可以按已编制好的图样目录顺序进行排列，对于第二种情况，在进行目录顺序进行排列，对于第二种情况，在进行排列时，有以下几种主要方法可以选择排列时，有以下几种主要方法可以选择。（1 1）按隶属关系排列（机械产品）按隶属关系排列（机械产品）（2 2）按总体和局部关系排列（基本建设）按总体和局部关系排列（基本建设）（3 3）按时间顺序排列（自然现象观测）按时间顺序排列（自然现象观测）还有按比例尺寸大小排列（主要适还有按比例尺寸大小排列（主要适用于测绘、测量图样的排列）、按地区用于测绘、测量图样的排列）、按地区特征进行排列（主要适用于地质勘探图特征进行排列（主要适用于地质勘探图样、地震观测图样的排列）样

17、、地震观测图样的排列）2 2、文字材料的排列、文字材料的排列（1 1）按重要程度排列）按重要程度排列（2 2）按地区排列）按地区排列（3 3）按时间排列）按时间排列（4 4）按习惯排列）按习惯排列 3、图文混合文件的排列、图文混合文件的排列 有的案卷是由图样和文字材料混有的案卷是由图样和文字材料混合而组成的，其系统排列是文字合而组成的，其系统排列是文字材料在前，图样在后材料在前，图样在后二、卷的排列二、卷的排列 1、分类排列法、分类排列法 2、顺序排列法、顺序排列法 科技档案的顺序排列和分类排列往往会科技档案的顺序排列和分类排列往往会在一个单位里同时存在。因为每个单位一般在一个单位里同时存在。

18、因为每个单位一般都会有多种科技档案，不同种类的科技档案都会有多种科技档案，不同种类的科技档案总是分别管理的。所以，每个单位对科技档总是分别管理的。所以，每个单位对科技档案的管理，在第一层次上总是分类的。不同案的管理，在第一层次上总是分类的。不同种类的科技档案里，有的要再分属类、小类；种类的科技档案里，有的要再分属类、小类；有的则不必再分。分类部分要分类排列，不有的则不必再分。分类部分要分类排列，不分类部分则按顺序排列。分类部分则按顺序排列。第五节第五节 科技档案案卷的标引科技档案案卷的标引 科技档案案卷的标引科技档案案卷的标引，是指编制管理科技是指编制管理科技档案的案卷题名、档号、检索工具等档

19、案的案卷题名、档号、检索工具等。一、卷内文件标引一、卷内文件标引 （一）编制页号（一）编制页号 （二）填制卷内文件目录（二）填制卷内文件目录 （三）填写备考表（三）填写备考表 二、案卷标引二、案卷标引 就是通过对卷内文件内容和形式特征的分就是通过对卷内文件内容和形式特征的分析，在案卷封面上标注检索标识的工作。它包析，在案卷封面上标注检索标识的工作。它包括：案卷题名、编制单位、归档时间、保管期括：案卷题名、编制单位、归档时间、保管期限、密级、档号等。限、密级、档号等。（一）案卷题名的拟写（一）案卷题名的拟写 要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。内容。结构

20、：案卷题名结构：案卷题名=项目名称项目名称+内容特内容特征征+文件名称文件名称例：自治区档案局例：自治区档案局2号住宅楼号住宅楼 排水排水 竣工图竣工图项目名称项目名称内容特征内容特征文件名称文件名称（二）科技档案号的编制（二）科技档案号的编制 科技档案号是指科技档案号是指保管单位的编号或代号保管单位的编号或代号，是科技档案分类号和保管单位顺序号的组合体。是科技档案分类号和保管单位顺序号的组合体。（1）科技档案号的编制要求）科技档案号的编制要求 反映科学秩序、同分类方法和分类方案一反映科学秩序、同分类方法和分类方案一致；由代字和代号组成；力求简明，最好设置致；由代字和代号组成；力求简明，最好设

21、置三个层次。三个层次。（2 2）科技档案号的编制）科技档案号的编制a、编代字、代号表：、编代字、代号表：以拼音缩写首字母为代字以拼音缩写首字母为代字序号序号科技档案种类名称科技档案种类名称代字代字1基建档案基建档案JJ2设备档案设备档案SB3产品档案产品档案CP4科研档案科研档案KYb、确定档号编制结构，填写档号、确定档号编制结构，填写档号科技档案号分类号科技档案号分类号(项目代号或目录号项目代号或目录号)案卷顺序号案卷顺序号例例1：某单位基建档案号：某单位基建档案号JJ1201基建档案代字业务用房代号楼房代号案卷顺序号分类号例例2：某单位设备档案号：某单位设备档案号SBT200001设备档案

22、代字设备型号案卷顺序号分类号例例3：某单位产品档案号：某单位产品档案号CPM601401产品档案代字产品型号案卷顺序号分类号（3）档案编制的原则）档案编制的原则1、唯一性原则、唯一性原则2、合理性原则、合理性原则3、稳定性原则、稳定性原则4、简单性原则、简单性原则三、科技档案检索工具的编制三、科技档案检索工具的编制（一）总目录（二）分类目录第四章第四章 科技档案的鉴定工作科技档案的鉴定工作 主要内容主要内容第一节第一节 科技档案鉴定工作的内容科技档案鉴定工作的内容第二节第二节 科技档案价值鉴定的原则和价值因素科技档案价值鉴定的原则和价值因素第三节第三节 科技档案保管期限表的编制科技档案保管期限

23、表的编制第四节第四节 科技档案价值鉴定工作的方法和步骤科技档案价值鉴定工作的方法和步骤 第一节第一节 科技档案鉴定工作的内容科技档案鉴定工作的内容 鉴定通过两个过程实现：一是在归档阶段；二是在管理阶段。第二节第二节 科技档案价值鉴定的原则和价值因素科技档案价值鉴定的原则和价值因素一、科技档案鉴定的核心问题是划定保管期限，一、科技档案鉴定的核心问题是划定保管期限，保管期限保管期限确定原则确定原则 1、凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有、凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长长远利用价值远利用价值的科技档案，都应永久保存的科技档案，都应永久保存2、凡是在、凡是在一定时期内一定时期

24、内具有利用价值的科技档案，都可以具有利用价值的科技档案，都可以定期保存（长期或短期）定期保存（长期或短期）3、凡是介于两种保管期限之间的科技档案，保管期限、凡是介于两种保管期限之间的科技档案，保管期限一一律从长律从长二、影响科技档案价值的因素二、影响科技档案价值的因素技术因素技术因素 功能因素功能因素 时间因素时间因素 典型因素典型因素 作者因素作者因素 名称名称因素因素 第三节第三节 科技档案保管期限表的编制科技档案保管期限表的编制一、说明部分：包括保管期限表的编制根据，确定保管一、说明部分：包括保管期限表的编制根据，确定保管期限的原则，保管期限的适用范围，条款分类和排列方期限的原则，保管期

25、限的适用范围，条款分类和排列方法，计算方法，批准时间和使用时间，使用应注意的问法，计算方法，批准时间和使用时间，使用应注意的问题。题。二、条款部分：包括序号、条款名称、保管期限、备注二、条款部分：包括序号、条款名称、保管期限、备注等项目。等项目。其中条款部分说明：其中条款部分说明：1、是一组同类型的科技档案的概括名称，不是某一份、是一组同类型的科技档案的概括名称，不是某一份科技档案的名称；科技档案的名称；2、同一条款保管期限不同的在条款下分别注明，但条、同一条款保管期限不同的在条款下分别注明，但条款的序号不变。款的序号不变。第四节第四节 科技档案价值鉴定工作的方法和步骤科技档案价值鉴定工作的方

26、法和步骤 一、方法：直接鉴定法一、方法：直接鉴定法 二、步骤：个人初步鉴定；集体审查二、步骤：个人初步鉴定；集体审查三、销毁和善后处理三、销毁和善后处理1、编写销毁清册编写销毁清册 编写鉴定工作报告编写鉴定工作报告 组织销毁组织销毁2、善后处理工作、善后处理工作 （1）注销已经销毁的科技档案；）注销已经销毁的科技档案；（2）变更调整过的保管期限；）变更调整过的保管期限；（3）案卷内文件有变动的要调整重新组卷；）案卷内文件有变动的要调整重新组卷；（4）调整科技档案的排架顺序；）调整科技档案的排架顺序；（5）将鉴定工作表按编号顺序排列装订成册，连同销毁清册、）将鉴定工作表按编号顺序排列装订成册，连同销毁清册、鉴定工作报告等材料组成鉴定工作卷，由档案部门妥善保管。鉴定工作报告等材料组成鉴定工作卷，由档案部门妥善保管。第五章第五章 科技档案的保管工作科技档案的保管工作主要内容主要内容一、一、保管工作主要内容保管工作主要内容二、二、实施保护性措施实施保护性措施三、三、科技档案的修复科技档案的修复四、库房及设备的管理四、库房及设备的管理