高教版中职语文职业模块服务类:写作《应用文-说明书》课件1.ppt
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1、应用文写作应用文写作说明书说明书你知道以下产品如何使用吗?你知道以下产品如何使用吗?定义 说明书是用以对工商业产品、工程或产品说明书是用以对工商业产品、工程或产品设计、图书报纸、影视戏剧、文艺演出、旅设计、图书报纸、影视戏剧、文艺演出、旅游胜地及各种博览、展销活动做介绍、说明游胜地及各种博览、展销活动做介绍、说明的一种应用文体,在商品经济社会,说明书的一种应用文体,在商品经济社会,说明书的应用极其广泛。的应用极其广泛。说明书的概念说明书的概念 产品说明书是一种概括介绍产品的用途、性能、特征、使用方法及保养方法、注意事项的说明性文书。产品说明书在商业活动中使用相当广泛,是产品用户了解产品的性能、
2、特点,掌握产品使用方法和操作维护知识、保障使用安全的基本依据,是企业用户服务体系的组成部分。是指导用户选择产品、使是指导用户选择产品、使用产品的用产品的“路标路标”和和“向导向导”说明书的作用说明书的作用一、解释说明一、解释说明二、广告宣传二、广告宣传三、传播知识三、传播知识说明书的分类说明书的分类一、按对象:商品说明书一、按对象:商品说明书 影视戏剧说明书影视戏剧说明书 旅游景点说明书旅游景点说明书 单位简介单位简介 人物简介等。人物简介等。产品说明书:产品说明书:主要是关于那些日常生产、生活产品的说明书。它主要是对某一产品的所有情况的介绍,诸如其组成材料、性能、存贮方式、注意事项、主要用途
3、等的介绍。这类说明书可以是生产消费品的,如电视机、数码产品;也可以是生活消费品的,如食品、药品等。使用说明书:使用说明书:使用说明书是向人们介绍具体的关于某产品的使用方法和步骤的说明书。安装说明书:安装说明书:主要介绍如何将一堆分散的产品零件安装成一个可以使用的完整产品。我们知道,为了运输的方便,许多产品都是拆开分装的。这样用户在购买产品之后,需要将散装部件合理地安装在一起。这样的产品中就需要有一个详实的安装说明书。戏剧演出说明书:戏剧演出说明书:这是一种比较散文化的说明书,它的主要目的是在于介绍戏剧、影视的主要故事情节,同时也是为了向观众推荐该影视剧集。大型的演出活动,对于演职员的介绍,节目
4、的介绍等等也是为了吸引更多的观众而采用的一种宣传式说明文字。说明书的分类说明书的分类二、按表述形式:条款式说明书、二、按表述形式:条款式说明书、文字图表说明书。文字图表说明书。说明书 【药品名称】【药品名称】通用名称:瓜霜退热灵胶囊通用名称:瓜霜退热灵胶囊 汉语拼音:汉语拼音:Guashuang Tuireling JiaonangGuashuang Tuireling Jiaonang 【成分】西瓜霜、寒水石、石膏、玄参、水牛角浓缩粉、【成分】西瓜霜、寒水石、石膏、玄参、水牛角浓缩粉、羚羊角、升麻、麝香、冰片、朱砂、沉香、甘草等羚羊角、升麻、麝香、冰片、朱砂、沉香、甘草等1414味。味。【形
5、状】本品为胶囊剂,内容物为灰色的粉末,气芳香,【形状】本品为胶囊剂,内容物为灰色的粉末,气芳香,味咸凉。味咸凉。【主治功能】清热解毒、开窍镇静。用于热病高烧、惊【主治功能】清热解毒、开窍镇静。用于热病高烧、惊厥抽搐、咽喉肿痛等症状。厥抽搐、咽喉肿痛等症状。【规格】每袋装【规格】每袋装1.8g1.8g 【用法用量】口服,一次一岁以内【用法用量】口服,一次一岁以内0.15g0.3g0.15g0.3g,一只三,一只三岁岁0.3g0.6g0.3g0.6g,三至六岁,三至六岁0.6g0.75g0.6g0.75g,六至九岁,六至九岁0.75g0.9g0.75g0.9g,九岁以上九岁以上0.9g1.2g0.
6、9g1.2g,成人,成人1.2g1.8g1.2g1.8g;一日;一日3434次。次。【禁忌】孕妇忌服。【禁忌】孕妇忌服。【注意事项】本品不宜久服。【注意事项】本品不宜久服。【是否处方】非处方。【是否处方】非处方。【有【有 效效 期】期】2 2年,生产日期见外包装。年,生产日期见外包装。【贮藏】遮光,密封保存。【贮藏】遮光,密封保存。【批准文号】(略)【批准文号】(略)【生产企业】(略)【生产企业】(略)这是一份药品说明书,属于这是一份药品说明书,属于条款式产品条款式产品说明书说明书。采用条款式说明书,是为了使消费。采用条款式说明书,是为了使消费者对者对产品的成分、特点、使用方法、注意事产品的成
7、分、特点、使用方法、注意事项项等等一目了然一目了然。这一份药品说明书把这些说。这一份药品说明书把这些说明要素明要素按事物的逻辑顺序排列按事物的逻辑顺序排列,然后,然后简明扼简明扼要、通俗易懂要、通俗易懂地列条介绍,消费者阅读后能地列条介绍,消费者阅读后能看懂并遵医嘱正确使用。看懂并遵医嘱正确使用。特点:条理清楚、醒目特点:条理清楚、醒目在产品说明书中,可以配以插图或表格,使抽象在产品说明书中,可以配以插图或表格,使抽象说明变得具体直观,帮助消费者准确、快速而又说明变得具体直观,帮助消费者准确、快速而又轻松地理解所要说明的内容。插图包括彩色、黑轻松地理解所要说明的内容。插图包括彩色、黑白照片,图
8、画和示意图等。白照片,图画和示意图等。产品说明书可配以必要的插图和表格产品说明书可配以必要的插图和表格直观直观形象形象说明书的特点1.1.科学性:说明书必学突出科学性,概念明确,内容实事求科学性:说明书必学突出科学性,概念明确,内容实事求是是2.2.说明性:说明书以说明为主要表达方式,一般较少运用抒说明性:说明书以说明为主要表达方式,一般较少运用抒情和议论。情和议论。3.3.简明性:说明书大多是作为某一事物的附件而出现的,所简明性:说明书大多是作为某一事物的附件而出现的,所以应该篇幅短小、表述简明。以应该篇幅短小、表述简明。4.4.条理性:主要指产品说明书务必注意结构层次的条理性。条理性:主要
9、指产品说明书务必注意结构层次的条理性。知识性和实用性知识性和实用性说明书的重要性说明书的重要性 由于产品技术信息的缺乏导致用户利由于产品技术信息的缺乏导致用户利益的损失,而设计者通常不可能与用户直益的损失,而设计者通常不可能与用户直接交流,只有通过产品的生产者为用户提接交流,只有通过产品的生产者为用户提供产品的使用说明产品说明书或用户供产品的使用说明产品说明书或用户手册手册。产品说明书的重要之处就是产品说明书的重要之处就是直接面对用户直接面对用户二、条款式说明书的格式二、条款式说明书的格式1.1.标题标题 标题有两种写法,标题有两种写法,一种是只有商品名称一种是只有商品名称,例,例如如“瓜霜退
10、热灵胶囊瓜霜退热灵胶囊”。还有一种是商品名称还有一种是商品名称加上品种加上品种,例如,例如“飞利浦电吹风的说明飞利浦电吹风的说明”。标题要单独成行,居中,字体稍大。标题要单独成行,居中,字体稍大。2.2.正文正文 正文是说明书的主体部分,具体说明相关事项,正文是说明书的主体部分,具体说明相关事项,多分条写明。多分条写明。一般包括构成、特点、作用等。一般包括构成、特点、作用等。产品说明书主要包括:产品说明书主要包括:产品概况、产品的性能产品概况、产品的性能和特点、产品的使用方法、产品的保养与维护等。和特点、产品的使用方法、产品的保养与维护等。如果是食物药品,则还要如果是食物药品,则还要详细标明原
11、料、成分、详细标明原料、成分、生产批准号、保质期、存储方法、生产日期等生产批准号、保质期、存储方法、生产日期等。3.3.落款落款 落款要写明生产厂家、厂址、邮编、电话、网落款要写明生产厂家、厂址、邮编、电话、网址等。址等。二、产品说明书的写作 标题 正文落款 1、产品说明书的、产品说明书的 一般结构一般结构 标题:标题:置于文首或封面。完整的标题由产品的商标、型号、货名以及“说明书”或“使用说明书”构成。简洁、鲜明、醒目简洁、鲜明、醒目正文:正文:说明书的主体,包括说明书的主体,包括产品构造、性能、适用范围、产品构造、性能、适用范围、技术参数、安装、适用方法、技术参数、安装、适用方法、注意事项
12、等。注意事项等。选择主体内容选择主体内容 标记:标记:标记包括产品商标、厂标记包括产品商标、厂家名称、地址、电话、邮编家名称、地址、电话、邮编等。产品标记置于文末或封等。产品标记置于文末或封面的标题之下。面的标题之下。内容清楚明白内容清楚明白二、产品说明书的写作 标题 正文 标记 1、产品说明书的、产品说明书的 一般结构一般结构双温自动引水机说明书双温自动引水机说明书 致顾客:致顾客:各部件名称各部件名称 型号规格型号规格 使用说明使用说明 使用注意事项使用注意事项 生产企业生产企业设计说明设计说明使用说明使用说明注意事项注意事项联系方式联系方式产品说明书的正文组成产品说明书的正文组成实例分析
13、实例分析(1)设计说明)设计说明(2)使用说明)使用说明(3)注意事项)注意事项(4)联系方式)联系方式一、产品说明书的正文组成一、产品说明书的正文组成双温自动引水机说明书双温自动引水机说明书 致顾客:致顾客:各部件名称各部件名称 型号规格型号规格 使用说明使用说明 使用注意事项使用注意事项 生产企业生产企业设计说明设计说明主要包括产品的性能主要包括产品的性能特征和技术参数。特征和技术参数。双温自动引水机说明书双温自动引水机说明书 致顾客:致顾客:各部件名称各部件名称 型号规格型号规格 使用说明使用说明 使用注意事项使用注意事项 生产企业生产企业使用说明使用说明 主要介绍产品具体主要介绍产品具
14、体正确的操作使用方法。正确的操作使用方法。双温自动引水机说明书双温自动引水机说明书 致顾客:致顾客:各部件名称各部件名称 型号规格型号规格 使用说明使用说明 使用注意事项使用注意事项 生产企业生产企业注意事项注意事项 主要介绍在使用主要介绍在使用该产品时要着重注意该产品时要着重注意的地方,或者可能出的地方,或者可能出现的负面作用。还应现的负面作用。还应包括出现意外时的应包括出现意外时的应急维修办法。急维修办法。双温自动引水机说明书双温自动引水机说明书 致顾客:致顾客:各部件名称各部件名称 型号规格型号规格 使用说明使用说明 使用注意事项使用注意事项 生产企业生产企业联系方式联系方式主要包括生主
15、要包括生产单位名称、产单位名称、地址、邮编、电地址、邮编、电话、传真以及网址等话、传真以及网址等利乐牌利乐饮料说明书利乐牌利乐饮料说明书【主要成分主要成分】每每100ml含:总黄酮含:总黄酮 20mg总皂甙总皂甙 19mg【主要原料主要原料】纯化水、枸杞子、桑椹、黄芪、木糖醇、柠檬酸、山梨酸钾、桂花香精纯化水、枸杞子、桑椹、黄芪、木糖醇、柠檬酸、山梨酸钾、桂花香精【包装规格包装规格】100ml瓶瓶200ml瓶瓶500ml瓶瓶【用法用量用法用量】【适宜人群适宜人群】血糖偏高者免疫力低下者血糖偏高者免疫力低下者【不适宜人群不适宜人群】少年儿童孕妇少年儿童孕妇【贮藏方法贮藏方法】【保质期保质期】24
16、个月个月【生产企业、厂址及电话生产企业、厂址及电话】跟踪练习:下面说明书的各项分别属于哪个部分跟踪练习:下面说明书的各项分别属于哪个部分1、设计说明、设计说明2、使用说明、使用说明3、注意事项、注意事项4、联系方式、联系方式说明书 【药品名称】【药品名称】通用名称:瓜霜退热灵胶囊通用名称:瓜霜退热灵胶囊 汉语拼音:汉语拼音:Guashuang Tuireling JiaonangGuashuang Tuireling Jiaonang 【成分】西瓜霜、寒水石、石膏、玄参、水牛角浓缩粉、【成分】西瓜霜、寒水石、石膏、玄参、水牛角浓缩粉、羚羊角、升麻、麝香、冰片、朱砂、沉香、甘草等羚羊角、升麻、麝
17、香、冰片、朱砂、沉香、甘草等1414味。味。【形状】本品为胶囊剂,内容物为灰色的粉末,气芳香,【形状】本品为胶囊剂,内容物为灰色的粉末,气芳香,味咸凉。味咸凉。【主治功能】清热解毒、开窍镇静。用于热病高烧、惊【主治功能】清热解毒、开窍镇静。用于热病高烧、惊厥抽搐、咽喉肿痛等症状。厥抽搐、咽喉肿痛等症状。【规格】每袋装【规格】每袋装1.8g1.8g 【用法用量】口服,一次一岁以内【用法用量】口服,一次一岁以内0.15g0.3g0.15g0.3g,一只三,一只三岁岁0.3g0.6g0.3g0.6g,三至六岁,三至六岁0.6g0.75g0.6g0.75g,六至九岁,六至九岁0.75g0.9g0.75
18、g0.9g,九岁以上九岁以上0.9g1.2g0.9g1.2g,成人,成人1.2g1.8g1.2g1.8g;一日;一日3434次。次。【禁忌】孕妇忌服。【禁忌】孕妇忌服。【注意事项】本品不宜久服。【注意事项】本品不宜久服。【是否处方】非处方。【是否处方】非处方。【有【有 效效 期】期】2 2年,生产日期见外包装。年,生产日期见外包装。【贮藏】遮光,密封保存。【贮藏】遮光,密封保存。【批准文号】(略)【批准文号】(略)【生产企业】(略)【生产企业】(略)格式范例格式范例 XXXX XXXX说明书说明书 产品名称:产品名称:产品型号:产品型号:-产品结构:(由哪几个部分组成)产品结构:(由哪几个部分
19、组成)产品功能:(主要用于干什么)产品功能:(主要用于干什么)产品保质期:(一年或两年)产品保质期:(一年或两年)注意事项:(列出三到四条注意事项)注意事项:(列出三到四条注意事项)售后服务:(保修、维修售后服务:(保修、维修)服务网点:服务网点:服务电话:服务电话:生产厂家(地址):生产日期:2012年1月14日 电热壶使用说明书电热壶使用说明书 产品名称:产品名称:XXXXXX牌电热壶牌电热壶 产品型号:产品型号:SH12523NSH12523N 产品结构:电源底座、盛水容器。产品结构:电源底座、盛水容器。产品功能:烧水、煮茶、煮咖啡。产品功能:烧水、煮茶、煮咖啡。产品保修期:一年。产品保
20、修期:一年。注意事项:注意事项:1 1、电源为、电源为220V-50HZ220V-50HZ 2 2、用完立即拔出插头,以免火灾发生。、用完立即拔出插头,以免火灾发生。3 3、远离水源,切勿在浴室等潮湿地方使用。、远离水源,切勿在浴室等潮湿地方使用。4 4、如果发现电源线损坏,必须及时更换。、如果发现电源线损坏,必须及时更换。5 5、切勿让小孩使用该电器。、切勿让小孩使用该电器。售后服务:服务网点:售后服务:服务网点:XXXXXXXXXXXXXXXXXX 服务电话:服务电话:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 生产厂家:生产厂家:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 生产日期:
21、生产日期:20122012年年8 8月月三、说明书的写作要求三、说明书的写作要求1.1.写说明书要讲究科学性和实用性写说明书要讲究科学性和实用性 说明书的内容要符合实际情况,不能出现知识说明书的内容要符合实际情况,不能出现知识性的错误。比如介绍商品时,要把用料、成分、性性的错误。比如介绍商品时,要把用料、成分、性能和技术数据等准确地告诉使用者,对于使用方法、能和技术数据等准确地告诉使用者,对于使用方法、维护保养要求、安全注意事项等更应该交代清楚,维护保养要求、安全注意事项等更应该交代清楚,以保证使用者能安全、有效、正常地使用。以保证使用者能安全、有效、正常地使用。2.2.说明书要全面地说明事物
22、说明书要全面地说明事物 不仅介绍其优点,同时还要清楚地说明应注意不仅介绍其优点,同时还要清楚地说明应注意的事项和可能产生的问题。的事项和可能产生的问题。3.3.写说明书要注意突出重点,合理安排顺序写说明书要注意突出重点,合理安排顺序 重点要介绍读者最希望知道、最希望了解重点要介绍读者最希望知道、最希望了解的内容,根据不同的说明书内容,来用恰当的、的内容,根据不同的说明书内容,来用恰当的、便于读者理解的说明顺序。例如对产品的介绍,便于读者理解的说明顺序。例如对产品的介绍,则可按产品名称、功能、作用、使用方法、保则可按产品名称、功能、作用、使用方法、保养、禁忌等顺序说明。养、禁忌等顺序说明。4.4
23、.说明书的言语要简明、通俗、易懂说明书的言语要简明、通俗、易懂 应该让具有普通文化水平的消费者能看明应该让具有普通文化水平的消费者能看明白。要尽量避免使用一般人看不懂的专业术语白。要尽量避免使用一般人看不懂的专业术语撰写说明书应遵循的原则 (1 1)实事求是)实事求是 (2 2)表达准确)表达准确 (3 3)通俗易懂)通俗易懂产品说明书写作六句“话”1 1、不能说空话:、不能说空话:不能泛泛而谈,要针对产品的设计特点不能泛泛而谈,要针对产品的设计特点进行介绍。进行介绍。2 2、不说过时话:、不说过时话:随着产品的不断改进和更新换代,说明随着产品的不断改进和更新换代,说明书也应随之修改和补充。书
24、也应随之修改和补充。3 3、说好中国话:、说好中国话:对一些进口商品必须有准确、完备的中对一些进口商品必须有准确、完备的中文说明,除了介绍产品的原产地、名称和规格外,还要介文说明,除了介绍产品的原产地、名称和规格外,还要介绍其功能、使用方法、注意事项、禁忌等关键内容,尤其绍其功能、使用方法、注意事项、禁忌等关键内容,尤其对警示性内容更不可掉以轻心。对警示性内容更不可掉以轻心。4 4、不说含糊话、不说含糊话5 5、说清楚提醒话、说清楚提醒话6 6、说好关键话、说好关键话说明书写作中应注意的问题 1.内容针对性不强,不能切中要害2.条理比较混乱,不能使人一目了然3.用词不当,晦涩难懂4.格式不完整
25、,造成阅读困难阅读以下说明书的要点,你认为有什么问题u吹风机:吹风机:“睡眠时请勿使用。睡眠时请勿使用。”u香皂:香皂:“如一般香皂使用。如一般香皂使用。”u冷冻食品:冷冻食品:“建议先解冻。建议先解冻。”u点心(印在盒子底部):点心(印在盒子底部):“请勿倒置。请勿倒置。”u儿童咳嗽药(儿童咳嗽药(24岁儿童专用):岁儿童专用):“服用后请勿开车。服用后请勿开车。”u某圣诞节灯泡:某圣诞节灯泡:“限室内或室外使用。限室内或室外使用。”u罐装花生:罐装花生:“警告警告内含花生。内含花生。”u某航空公司的坚果点心包装上(飞机上常会发的某航空公司的坚果点心包装上(飞机上常会发的 点心,点心,内含花
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