学术会议流程课件.ppt

1、学术会议办会流程学术会议办会流程1 12主要内容主要内容会议前期准备会议前期准备会议进行中会议进行中会后跟进会后跟进2 22022-12-43 32022-12-4会议吃住行会议吃住行餐饮：根据会议预算定制不同的餐标，提前确认好餐饮：根据会议预算定制不同的餐标，提前确认好菜单，确认是否可自带酒水，容纳人数，餐厅布置菜单，确认是否可自带酒水，容纳人数，餐厅布置住宿：住宿：分房单间：分房单间：VIPVIP单间的预留，标间客户的分配单间的预留，标间客户的分配房间内房间内minibaminiba收费情况，放置水果、欢迎信等收费情况，放置水果、欢迎信等接送站：接送站：制作接送站表：参会人员信息，具体到达

2、离开时间，航制作接送站表：参会人员信息，具体到达离开时间，航班班次班班次制作接站牌：会议名称、公司名称、产品形象名称制作接站牌：会议名称、公司名称、产品形象名称用车：根据到达离开时间及人数安排车型用车：根据到达离开时间及人数安排车型4 42022-12-4学术会议学术会议会议内容：演讲题目及内容（较新学术关注点或较热会议内容：演讲题目及内容（较新学术关注点或较热的学术论点、最新文献，能引起医生的听会兴趣，有的学术论点、最新文献，能引起医生的听会兴趣，有利于产品优势的宣传）利于产品优势的宣传）会议时间：尽量有利于医生参会，如周五下午、周六会议时间：尽量有利于医生参会，如周五下午、周六周日周日讲者

3、：区域知名教授，有较高学术地位或是有较高的讲者：区域知名教授，有较高学术地位或是有较高的学会行政职务；会前和讲者过片子，确认需要他重点学会行政职务；会前和讲者过片子，确认需要他重点讲解的内容，告知讲课时间、会议议程讲解的内容，告知讲课时间、会议议程大会主席：有较老的学术界资质，学术带头人，区域大会主席：有较老的学术界资质，学术带头人，区域内有一定的学术影响力，支持公司和产品；何其确认内有一定的学术影响力，支持公司和产品；何其确认此次会议的目的、会议日程，需要他重点总结的要点此次会议的目的、会议日程，需要他重点总结的要点会议地点：医生容易找到，交通便利，有学术交流的会议地点：医生容易找到，交通便

4、利，有学术交流的氛围，带给医生专业化的形象氛围，带给医生专业化的形象5 52022-12-4会议室：与参会人数匹配，大小适中，隔音效果好，会议室：与参会人数匹配，大小适中，隔音效果好，会议室温度及灯光能调节会议室温度及灯光能调节参会人数：确认参会区域及人数参会人数：确认参会区域及人数负责人：确认好会议的负责人或总协调人负责人：确认好会议的负责人或总协调人邀请函：邀请函的制作和派送（有邀请参会者的姓邀请函：邀请函的制作和派送（有邀请参会者的姓名，有公司及产品的简介或强调，有重要演讲者及名，有公司及产品的简介或强调，有重要演讲者及演讲内容的介绍，重要医生一定要亲自送，确保重演讲内容的介绍，重要医生

5、一定要亲自送，确保重要客户一定到会）要客户一定到会）简历：大会主席及演讲者的简历最好做成简历：大会主席及演讲者的简历最好做成PPTPPT代表参会人数：根据参会人员进行会议分工、协调代表参会人数：根据参会人员进行会议分工、协调6 62022-12-4会议物品准备会议物品准备茶休：水果点心，数量按照参会人数的茶休：水果点心，数量按照参会人数的2/32/3安排即可安排即可仪器：电脑、投影激、光笔、无线话筒仪器：电脑、投影激、光笔、无线话筒签到表：签到表：桌卡：讲者、大会主席、相关桌卡：讲者、大会主席、相关VIPVIP引导牌：会议张贴海报、带有箭头的引导牌引导牌：会议张贴海报、带有箭头的引导牌挂旗挂旗

6、/横幅横幅/易拉宝：和大会主题、公司文化及产品相关的易拉宝：和大会主题、公司文化及产品相关的会议工具：相机及资料、会议工具：相机及资料、BATSBATS、本子、笔、袋子（数量、本子、笔、袋子（数量与参会人数一致）与参会人数一致）奖品：备有会议提问及有奖问答的奖品奖品：备有会议提问及有奖问答的奖品外协劳务收据及大会主席、讲者感谢信：打印与劳务费放外协劳务收据及大会主席、讲者感谢信：打印与劳务费放在一起在一起7 72022-12-4团队活动团队活动景点安排：景点线路的选择一定要考虑时间上的限制，景点安排：景点线路的选择一定要考虑时间上的限制，与导游确认好以免影响全局与导游确认好以免影响全局用车及分

7、车：合适的车型，分车时客户组合的考虑，分用车及分车：合适的车型，分车时客户组合的考虑，分车牌的制作车牌的制作客户生日：预先留意，为客户安排生日庆贺客户生日：预先留意，为客户安排生日庆贺活动中的餐饮：旅游餐一般比较低档，最好能提前查看活动中的餐饮：旅游餐一般比较低档，最好能提前查看菜单，若不能就提前与旅行社确认好环境及主要菜品菜单，若不能就提前与旅行社确认好环境及主要菜品活动物资准备：活动物资准备：车上：水、小食品、干湿纸巾、垃圾袋游、戏问答题目及小礼车上：水、小食品、干湿纸巾、垃圾袋游、戏问答题目及小礼品、雨衣、品、雨衣、CDCD药物：晕车药、消化用药、感冒用药、跌打创伤用药药物：晕车药、消化

8、用药、感冒用药、跌打创伤用药客户活动物品：防晒霜、洗漱用品等客户活动物品：防晒霜、洗漱用品等特产：活动结束后的特产纪念品特产：活动结束后的特产纪念品其他：胸牌、留言薄、客户反馈表、笔其他：胸牌、留言薄、客户反馈表、笔8 82022-12-49 92022-12-4会议吃住行会议吃住行餐饮餐饮主桌安排：可以放置鲜花等做标识主桌安排：可以放置鲜花等做标识代表分散入座：最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户代表分散入座：最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户上菜：注意督促服务员的上菜速度上菜：注意督促服务员的上菜速度酒水安排：之前和服务员去任好放置的种类和数量酒水安排：之前和服务员去任好放置的种类和

9、数量住宿住宿房卡及胸卡的发放，根据实际情况设置签到台或者是交予负责人房卡及胸卡的发放，根据实际情况设置签到台或者是交予负责人房间内：放置好水果及欢迎信，退房前放置好特产及欢送信房间内：放置好水果及欢迎信，退房前放置好特产及欢送信叫早服务：每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间叫早服务：每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间接送站接送站接站：和客户确认到达时间，以免错过接车时间接站：和客户确认到达时间，以免错过接车时间送站：客户入住后和请客户确认撤离时间和交通工具送站：客户入住后和请客户确认撤离时间和交通工具10102022-12-4学术会学术会会场内布置：桌椅摆放方式（课桌、圆桌等），电脑、投会场

10、内布置：桌椅摆放方式（课桌、圆桌等），电脑、投影仪的摆放和调试，空调的开放，音响、话筒的调试，投影仪的摆放和调试，空调的开放，音响、话筒的调试，投影屏幕的挂置，资料的摆放，挂旗和横幅的张贴，主席台影屏幕的挂置，资料的摆放，挂旗和横幅的张贴，主席台及讲课台的摆放，分发礼品的位置及讲课台的摆放，分发礼品的位置会场外布置：海报的张贴，引导牌的放置，条幅横幅的悬会场外布置：海报的张贴，引导牌的放置，条幅横幅的悬挂挂会前等候时间的安排：会前播放公司文化及产品广告内容会前等候时间的安排：会前播放公司文化及产品广告内容会场巡视：照相、会场灯光、音响的调控，为演讲者及会会场巡视：照相、会场灯光、音响的调控，为

11、演讲者及会场照相以提高医生的注意力场照相以提高医生的注意力演讲者协助：是否由我们放映、激光笔的递送演讲者协助：是否由我们放映、激光笔的递送有奖问答设置：让演讲者得到休息，同时调动医生的积极有奖问答设置：让演讲者得到休息，同时调动医生的积极性、参与性及给与思考时间，病重复演讲内容的关键信息，性、参与性及给与思考时间，病重复演讲内容的关键信息，穿插公司产品信息穿插公司产品信息11112022-12-4提问和讨论：专人负责传递话筒及收取提问纸条，提问和讨论：专人负责传递话筒及收取提问纸条，可安排有目的性的提问，安排人专门记录讨论中的可安排有目的性的提问，安排人专门记录讨论中的敏感问题，对于解释不充分

12、的问题会后继续与医生敏感问题，对于解释不充分的问题会后继续与医生沟通，对于提问过多的问题，收集起来，以后给医沟通，对于提问过多的问题，收集起来，以后给医生答案，增加拜访机会生答案，增加拜访机会茶休的安排：与大会主席确认茶休时间与酒店确认茶休的安排：与大会主席确认茶休时间与酒店确认好茶休时间和份量好茶休时间和份量集体照：演讲者与参会医生合影，安排专业摄影师，集体照：演讲者与参会医生合影，安排专业摄影师，提前确认合适的摄影时间和地点提前确认合适的摄影时间和地点派发礼品：安排好派发的形式派发礼品：安排好派发的形式-放置在座位上或是放置在座位上或是散会时发送（贵重、非贵重）散会时发送（贵重、非贵重）讲

13、者的讲稿与其确认征得同意后可拷贝讲课内容讲者的讲稿与其确认征得同意后可拷贝讲课内容12122022-12-4团队活动团队活动沟通会：每天晚上和旅行社确认当天客户反馈、满沟通会：每天晚上和旅行社确认当天客户反馈、满意程度和第二天详细行程安排意程度和第二天详细行程安排旅游景点旅游景点提醒导游和客户确认每个景点的逗留及集合撤离时间提醒导游和客户确认每个景点的逗留及集合撤离时间客户要全部责任到人，对于没有带队的客户也一定要安客户要全部责任到人，对于没有带队的客户也一定要安排到位排到位路途中活动路途中活动上车分发食品和水，提醒客户吃晕车药上车分发食品和水，提醒客户吃晕车药开车行进一会后，可以为活跃车内气

14、氛组织活动，观察开车行进一会后，可以为活跃车内气氛组织活动，观察客户反馈，如果已经疲惫了，可歇息后再进行活动客户反馈，如果已经疲惫了，可歇息后再进行活动留言薄及活动反馈表：活动快结束时请客户写留言留言薄及活动反馈表：活动快结束时请客户写留言薄，并填写活动反馈表薄，并填写活动反馈表13132022-12-414142022-12-4学术会议过程中，同客户一起认真听取会议内容，把学学术会议过程中，同客户一起认真听取会议内容，把学术核心内容记下，以备和客户日后沟通有共同话题术核心内容记下，以备和客户日后沟通有共同话题观察客户会中听课认真程度，记录客户会上提问，以备观察客户会中听课认真程度，记录客户会上提问，以备会后和客户跟进讨论该话题，已达成共识，并与客户成会后和客户跟进讨论该话题，已达成共识，并与客户成交在该类型患者上适用交在该类型患者上适用对会议内容客户有质疑的问题，也可以在会上或会后征对会议内容客户有质疑的问题，也可以在会上或会后征得专家或市场部的解答，给客户一个较好的答复得专家或市场部的解答，给客户一个较好的答复反馈客户对包括学术、吃住行、活动的感受，对于不满反馈客户对包括学术、吃住行、活动的感受，对于不满意的地方弱化不满感，对于满意的地方尽情展示杨森的意的地方弱化不满感，对于满意的地方尽情展示杨森的文化和风采文化和风采15152022-12-416162022-12-4