一般会议流程教学课件.ppt

1、会议举举办办流流程程主讲人：尹锦菱主讲人：尹锦菱1 2目录一、会前准备二、会议期间三、会议后期22022-12-4一、会前准备一、会前准备32022-12-41.会务人员安排会议策划会议策划人员人员负责会议主题、具体流程的策划统筹，所需负责会议主题、具体流程的策划统筹，所需经费的统计预算，解决筹备过程中具体问题。经费的统计预算，解决筹备过程中具体问题。宣传资料宣传资料人员人员负责会议文件材料的收集打印，相关负责会议文件材料的收集打印，相关PPT和影和影音素材的制作、选取、整理，会议的宣传、音素材的制作、选取、整理，会议的宣传、通知等相关事项。通知等相关事项。会场布置会场布置人员人员负责会场的管

2、理，会议室钥匙的收管，会议负责会场的管理，会议室钥匙的收管，会议所需物品的准备与摆放，会议现场仪器的调所需物品的准备与摆放，会议现场仪器的调试准备。试准备。42022-12-42.确定会议主题、流程、时间明确会议主题、名称，名称尽量简洁明晰，切合主题。注意会议时间的确定勿与其他会议时间冲突，协调各方，尽量安排在正常上班时间。策划会议流程、主要内容，若会议议程较多时长较长，可适当安排中场休息时间。52022-12-43.确定参会人员、准备会议材料确定参会人员名单时，如有需要，注意区分参会人员角色。按照参会人员角色划分准备签到表、人员通讯录及会议所需分发的文件材料，文件材料较多时注意装订整齐有条理

3、。准备好会议所需PPT、影音资料等，放在电脑醒目位置确保能在需要展示时第一时间找到。62022-12-44.安排会议场所、发布会议通知考虑会议的性质及与会人数的多少，安排适当的会议场所，确保当天可用并满足会议流程需求。会议通知包括简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点。按照需求选择通知方式：电话通知，书面、邮件通知。如有需与会人员发言等需与会人员准备材料的环节，提前发布通知，提出要求：发言从那些角度写、应该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。72022-12-45.准备会议所需物品，进行会场布置准备好各项会议记录工具，会议记录本、相机等，可带适量纸笔防止参会人员忘记携带。注意茶叶纸

4、杯带够，携带热水，杯中茶叶量注意不要过多或过少，尽量每杯平均。提前进行会场布置，注意桌子的摆放，如需席卡等注意摆放位置，会前调试好投影仪、麦克风等器材，注意确认会议所需材料能正常播放演示。82022-12-4二、会议期间二、会议期间92022-12-41.会务人员安排会议主持会议主持负责会议的主持工作，会议流程控制，会场负责会议的主持工作，会议流程控制，会场秩序管理。秩序管理。礼仪接待礼仪接待负责会议现场参会人员的签到、引领，未及负责会议现场参会人员的签到、引领，未及时到场的与会人员的联络工作，会前及会间时到场的与会人员的联络工作，会前及会间供应茶水等服务工作，相关物品的保管工作。供应茶水等服

5、务工作，相关物品的保管工作。现场拍摄现场拍摄负责会议现场照片拍摄，保证现场拍摄设备负责会议现场照片拍摄，保证现场拍摄设备电量充足，拍摄出清晰符合要求的影片资料。电量充足，拍摄出清晰符合要求的影片资料。设备调控设备调控负责现场仪器设备的调控，空调、灯光、投负责现场仪器设备的调控，空调、灯光、投影仪、麦克风等设备的管理调控，保证设备影仪、麦克风等设备的管理调控，保证设备正常运行，保证会议的正常进行。正常运行，保证会议的正常进行。会议记录会议记录负责会议各项议程的记录，参会人员发言、负责会议各项议程的记录，参会人员发言、讨论等的记录工作。讨论等的记录工作。102022-12-42.会议开始及进行中注

6、意事项提前到达会场，会前注意参会人员的签到及引领，会议即将开始前注意再次通知尚未到场人员。提醒参会人员手机调成震动或静音，会中注意维持会场秩序。注意给领导倒茶顺序，一般茶水不能倒满，会议进行中注意给领导加水及加水时间，加水时拿起水杯，切勿在桌面上直接添加。会中安排专人拍摄，照片切忌模糊，应多角度拍摄，适当拍摄特写。112022-12-4三、会议后期三、会议后期122022-12-41.会务人员安排会场整理会场整理人员人员负责会议结束后会场的清扫清理，设备的检负责会议结束后会场的清扫清理，设备的检查、关闭，会议材料、物品的整理收纳。查、关闭，会议材料、物品的整理收纳。会议总结会议总结人员人员负责

7、会议文件材料的整理备案，会议记录负责会议文件材料的整理备案，会议记录 的的完善总结，会议总结及相关新闻稿的撰写发完善总结，会议总结及相关新闻稿的撰写发布与备案。布与备案。影音编辑影音编辑人员人员负责会场影音资料的整理、选取、上传、归负责会场影音资料的整理、选取、上传、归档。档。132022-12-42.会场整理维护好参会人员出场秩序。清理会场桌面，清扫地面杂物。关闭会场投影仪、灯光、空调等，收纳好麦克风、仪器线路等相关器材，确保器材完好。整理携带好所有会议材料及会前准备的物品，关好门窗，及时归还会前借用物品。142022-12-43.会议总结整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录，进行备案。完成会议记录，内容应包括：会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。及时撰写会议总结及相关新闻稿件，报领导审批后及时发布。及时总结梳理会议筹办过程中的优缺点，为下次工作提供经验。152022-12-4感谢聆听！感谢聆听！162022-12-4