内部审核流程课件.ppt

1、 内部审核内部审核 内部管理体系审核概论内部管理体系审核概论q审核的定义审核的定义q审核的类型审核的类型q审核的目的审核的目的q审核的特点审核的特点q审核的基本程序审核的基本程序q年度审核进度的安排年度审核进度的安排审核类型审核类型q外部审核外部审核 第二方审核第二方审核 第三方审核第三方审核q内部审核内部审核 第一方审核第一方审核第一方审核第一方审核q使管理体系满足标准和使管理体系满足标准和/或其它约定的文件或其它约定的文件q作为一种重要的管理手段作为一种重要的管理手段q在第二、三方审核前纠正不足在第二、三方审核前纠正不足 q维持、改进和完成管理体系的需要维持、改进和完成管理体系的需要q审核

2、流程审核流程审核的特点审核的特点q正规性正规性q系统性系统性q独立性独立性q审核是一个抽样的过程审核是一个抽样的过程审核的正规性审核的正规性q审核依据正式特定的要求进行审核依据正式特定的要求进行q审核只能由有审核只能由有资格资格的人员进行的人员进行q审核必须按正式程序进行审核必须按正式程序进行q审核必须依据客观证据作出判断审核必须依据客观证据作出判断q审核结果必须有正式报告和记录审核结果必须有正式报告和记录审核的依据审核的依据q合同要求合同要求q管理体系文件和规定管理体系文件和规定qGB/T 23331 GB/T29456q法律、法规法律、法规 审核人员审核人员q接受正式的专业培训接受正式的专

3、业培训q具备参加审核的经历具备参加审核的经历q与被审核的工作无直接责任与被审核的工作无直接责任q经过能力和经验的确认经过能力和经验的确认审核的系统性审核的系统性q全部审核全部审核q部分审核部分审核q后续审核后续审核全部审核全部审核q必须对所有相关部门进行定期审核必须对所有相关部门进行定期审核q至少每年一次至少每年一次q包括标准所有适用的要求包括标准所有适用的要求部分审核部分审核 例行审核之外，下列因素也可能导致进行例行审核之外，下列因素也可能导致进行内部审核：内部审核：q组织机构变化组织机构变化q能源结构变化能源结构变化审核范围审核范围审核涉及的活动或区域包括：审核涉及的活动或区域包括：q组织

4、机构组织机构q管理、运作和体系的程序管理、运作和体系的程序q人员、设备和材料资源人员、设备和材料资源q工作区域和过程工作区域和过程q能源使用和主要能源使用的记录能源使用和主要能源使用的记录q能源绩效参数、目标和指标的记录能源绩效参数、目标和指标的记录q文件、报告和记录的保管文件、报告和记录的保管审核的程序审核的程序q审核准备审核准备q审核实施审核实施q审核报告审核报告q审核的跟踪审核的跟踪年度内审进度安排年度内审进度安排q确定年度审核的频次和形式确定年度审核的频次和形式q集中式审核的进度安排集中式审核的进度安排q分散式审核的进度安排分散式审核的进度安排年度审核的频次和形式年度审核的频次和形式q

5、每年至少一次，覆盖标准所有要求每年至少一次，覆盖标准所有要求q集中某一段时间完成对所有相关部门的集中某一段时间完成对所有相关部门的审核审核q分部门在不同时间进行审核分部门在不同时间进行审核集中式审核进度的安排集中式审核进度的安排q在程序文件中明确大致时间在程序文件中明确大致时间q具体时间用通知或审核实施计划形式通具体时间用通知或审核实施计划形式通知相关部门知相关部门q可不必编制年度内部审核进度计划可不必编制年度内部审核进度计划分散式审核的进度安排分散式审核的进度安排q编制年度内部审核进度计划编制年度内部审核进度计划q对计划进行滚动修改对计划进行滚动修改年度内审进度计划年度内审进度计划q受审核部

6、门受审核部门q预计的审核月份预计的审核月份q滚动修改的状态滚动修改的状态年度内部审核进度计划年度内部审核进度计划 月份 部门 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 管理层 设计部 制造部 品管部 市场部 供应部 已计划已审核已制定措施措施已实施已验证 审核准备审核准备q确定审核组确定审核组q编制审核实施计划编制审核实施计划q制订检查表制订检查表q审核前沟通审核前沟通审核组的确定审核组的确定q管理者代表任命审核组长及成员管理者代表任命审核组长及成员0审核组长的选定审核组长的选定 A)资格资格 B)业务范围业务范围 C)工作经验工作经验 D)组织能力组织能力0审核员的选定审核员的选

7、定 A)资格资格 B)业务范围业务范围 C)专业知识专业知识 D)工作中的协调工作中的协调 E)为受审核部门所接受为受审核部门所接受 审核实施计划审核实施计划q确定审核的目的和范围确定审核的目的和范围q确定审核的方法确定审核的方法q确定审核的时间安排确定审核的时间安排q确定审核组人员的安排确定审核组人员的安排审核的方法审核的方法q 按部门按部门-考虑涉及的主要活动及涉及考虑涉及的主要活动及涉及的相关条款的相关条款q 按条款按条款-考虑涉及的部门考虑涉及的部门审核的目的和范围审核的目的和范围q审核目的审核目的 -体系结果的评价体系结果的评价 -调查重大不合格的原因调查重大不合格的原因 -外部的检

8、查外部的检查 -定期的审核定期的审核q审核范围审核范围 -全公司范围全公司范围 -某一个或几个部门某一个或几个部门 -标准的部分条款要求标准的部分条款要求 -公司部分体系文件的要求公司部分体系文件的要求审核实施计划的内容审核实施计划的内容q审核的目的和范围审核的目的和范围q审核依据的文件审核依据的文件q审核组成员审核组成员q审核详细的日程安排审核详细的日程安排 1)首次会议首次会议/末次会议时间末次会议时间 2)审核组人员的分配审核组人员的分配 3)受审核部门及具体时间受审核部门及具体时间 4)主要的审核要点主要的审核要点q拟制拟制/批准人的签字批准人的签字q通知通知(发放发放)的相关部门的相

9、关部门检查表的编写检查表的编写q检查表的作用检查表的作用q编制的准备编制的准备q检查表的基本内容检查表的基本内容q检查表的要求检查表的要求检查表的作用检查表的作用q指导审核整个过程的路线图指导审核整个过程的路线图q明确审核要点和方法明确审核要点和方法q确保审核的覆盖面确保审核的覆盖面q减少组员之间不必要的重复减少组员之间不必要的重复q保持审核的方向和节奏保持审核的方向和节奏q体现审核的正规化和专业性体现审核的正规化和专业性q作为审核的记录档案作为审核的记录档案编制的准备编制的准备q了解审核的范围了解审核的范围q确定审核的重点确定审核的重点q确定审核的策略确定审核的策略q文件收集和审查文件收集和

10、审查检查表案例检查表案例审核的范围审核的范围 审核涉及的活动或区域包括：审核涉及的活动或区域包括：0能源管理体系的范围和边界能源管理体系的范围和边界明确审核的重点明确审核的重点q 公司的管理重点公司的管理重点q 已出现的能源管理问题已出现的能源管理问题q 标准要求的重点标准要求的重点q 上次审核的信息上次审核的信息审核的策略审核的策略q审核的方法审核的方法 a 按部门按部门-考虑涉及的主要活动及涉考虑涉及的主要活动及涉及的相关条款及的相关条款 b 按条款按条款-考虑涉及的部门考虑涉及的部门q审核的路线审核的路线 a 自上而下自上而下 b 自下而上自下而上 c 随机随机审核路线（审核路线（1 1

11、）某一部门审核路线某一部门审核路线前台预订前台预订接待服务接待服务入住服务入住服务退房退房审核路线（审核路线（2 2）某一活动的审核路线某一活动的审核路线接收预订信息接收预订信息评审评审记录记录抽查抽查更改更改审核路线审核路线 （3 3）运作体系审核的路线运作体系审核的路线签订合同签订合同采购采购制造制造检验检验入库入库交付交付服务服务审核路线审核路线 （4 4）某个活动的审核路线某个活动的审核路线供应商分级供应商分级按级评审按级评审供应商批准供应商批准供应商清单供应商清单供应商监控供应商监控定期评估、沟通、纠正定期评估、沟通、纠正供应商取消供应商取消清单更新清单更新文件的收集与审查文件的收集

12、与审查q与被审核范围相关的文件与被审核范围相关的文件q审核要点中涉及的记录和文件审核要点中涉及的记录和文件检查表的要求检查表的要求q明确部门与条款的关系明确部门与条款的关系q依据标准及体系文件要求依据标准及体系文件要求q选择主要的工作内容选择主要的工作内容q考虑薄弱环节及部门接口考虑薄弱环节及部门接口q抽样具有代表性抽样具有代表性q注意可操作性注意可操作性检查表的基本内容检查表的基本内容q依据的标准条款依据的标准条款q依据的体系文件依据的体系文件q审核区域审核区域/部门部门q检查要点检查要点q验证方法验证方法q抽样数抽样数q验证结果验证结果(记录记录)检查表的四要素检查表的四要素去去 哪哪 里

13、里 地点地点找找 谁谁 被审被审核人核人查查 什什 么么 检查检查要点要点如何检查如何检查 验证方验证方法法检查表案例检查表案例q看什么看什么(LOOK AT)-要点要点 合格能源采购清单合格能源采购清单 q找什么找什么(LOOK FOR)-验证内容验证内容 是否存在，是否存在，是否批准，是否批准，q看什么看什么(LOOK AT)-要点要点 合格能源采购要求合格能源采购要求q找什么找什么(LOOK FOR)-验证内容验证内容 是否包括规定的记录是否包括规定的记录 （能源采购的质量要求、数量等）（能源采购的质量要求、数量等）q提前通知受审核部门提前通知受审核部门q审核组内部会议（必要时）审核组内

14、部会议（必要时）a）审核准备情况）审核准备情况 b）讨论疑难问题）讨论疑难问题 c）提出注意事项）提出注意事项 审核的实施审核的实施q首次会议首次会议q现场审核现场审核q不合格报告不合格报告q审核组会议审核组会议q末次会议末次会议首次会议首次会议q审核签到审核签到q介绍审核组成员介绍审核组成员q介绍审核目的和范围介绍审核目的和范围q审核计划安排的确认审核计划安排的确认q介绍审核的方法和程序介绍审核的方法和程序q问题澄清问题澄清q确认末次会议时间确认末次会议时间现场审核现场审核q组长控制审核的全过程组长控制审核的全过程q审核路线的展开审核路线的展开q检查表的使用检查表的使用q审核技术与诀窍审核技

15、术与诀窍q审核的抽样审核的抽样q审核的验证审核的验证q做好检查笔记做好检查笔记q不确定问题的处理不确定问题的处理q不合格的处理不合格的处理审核过程的控制审核过程的控制q执行计划执行计划q保持进度保持进度q协调气氛协调气氛q保持客观保持客观q审定结果审定结果审核路线的展开审核路线的展开 部门职责部门职责相关文件相关文件 相关活动相关活动 实实 施施记记 录录检查表的使用检查表的使用 依据检查表并考虑灵活性依据检查表并考虑灵活性标准要求标准要求文件要求文件要求检查表检查表(问题问题)回答回答事实事实记录结果记录结果结论结论(合格合格不合格不合格)检查表检查表(答案答案)现场审核现场审核(面谈面谈提

16、问提问观察观察抽样抽样验证验证)技术与诀窍技术与诀窍q询问适当的问题询问适当的问题q验证对问题的回答验证对问题的回答q观察实际发生的事情观察实际发生的事情审核的面谈审核的面谈q选择合适的面谈对象选择合适的面谈对象0 被审核区域被审核区域/部门的负责人部门的负责人0 直接责任人直接责任人/操作者操作者q提问策略提问策略0 提出恰当的问题提出恰当的问题0 正确的提问方式正确的提问方式提问与聆听提问与聆听 (1)(1)提问与聆听提问与聆听 (2)(2)q 正确的提问方式正确的提问方式0开放型开放型 请你谈谈正确操作请你谈谈正确操作/控制的要求。控制的要求。0封闭型封闭型 这份文件是你的吗？这份文件是

17、你的吗？0引导型引导型 你是按主管的要求进行这项工作的你是按主管的要求进行这项工作的，是这样的吗？，是这样的吗？审核的抽样审核的抽样q随机抽样随机抽样q适当数量（检查表）适当数量（检查表）q审核员亲自抽样审核员亲自抽样q征得被审核人员同意征得被审核人员同意审核的验证审核的验证q依据客观证据依据客观证据q面谈所的信息应再验证面谈所的信息应再验证q责任人的谈话可作客观证据责任人的谈话可作客观证据q非责任人的信息只作线索非责任人的信息只作线索客观证据客观证据q实际（客观）存在的实际（客观）存在的q不受情绪或偏见左右的不受情绪或偏见左右的q可以阐述的可以阐述的q可以形成文件（书面表达）的可以形成文件（

18、书面表达）的q可以是定量的可以是定量的q可以是定性的可以是定性的q与能源有关的与能源有关的q可验证的可验证的审核笔记审核笔记q便于下一部门调查便于下一部门调查q同事之间参阅同事之间参阅q需要时查阅需要时查阅审核笔记的内容审核笔记的内容q审核不合格的证据审核不合格的证据0 文件名称、编号、版次文件名称、编号、版次0 产品产品/服务名称、标识服务名称、标识0 区域区域/工位工位0 设备名称设备名称/所在区域所在区域0 记录名称记录名称/标识标识/时间时间0 不合格事实不合格事实q审核线索审核线索 不确定问题的处理不确定问题的处理q立即跟踪立即跟踪q记下来，稍后跟踪记下来，稍后跟踪q忽略，不考虑忽略

19、，不考虑补：不合格的分类？补：不合格的分类？不合格的处理不合格的处理q记录不合格事实记录不合格事实q注意相关事项注意相关事项q同被审核方负责人确认同被审核方负责人确认不合格报告不合格报告q不合格的确定不合格的确定0 不合格的定义不合格的定义0 不合格的确定不合格的确定0 不合格的判断不合格的判断q 不合格的描述不合格的描述q 不合格报告不合格报告不合格的确定不合格的确定q什么是不合格？什么是不合格？-没有满足要求没有满足要求 A）GB/T23331 GB/T29456 B）公司体系文件和有关规定）公司体系文件和有关规定 C）法律、法规、政策、标准及其他要求）法律、法规、政策、标准及其他要求 不

20、合格的确定不合格的确定q体系性不合格体系性不合格 管理体系文件与选定的标准、合同要求或管理体系文件与选定的标准、合同要求或有关法规不符有关法规不符 q实施性不合格实施性不合格 实际操作与体系文件描述不符实际操作与体系文件描述不符q有效性不合格有效性不合格 按规定要求进行实施，但效果未能达到规按规定要求进行实施，但效果未能达到规定要求定要求 不合格的确定不合格的确定 根据不合格的程度，根据不合格的程度，可分为：可分为：q严重不合格严重不合格q轻微不合格轻微不合格严重不合格严重不合格q管理体系与约定的管理体系标准或指定的要管理体系与约定的管理体系标准或指定的要求不符求不符q造成系统性或区域性严重失

21、效的不合格（可造成系统性或区域性严重失效的不合格（可能由多个轻微不合格说明）能由多个轻微不合格说明）q可造成严重后果的不合格可造成严重后果的不合格轻微不合格轻微不合格q孤立的人为错误孤立的人为错误q文件偶尔未被遵守，造成的后果不严重文件偶尔未被遵守，造成的后果不严重q对系统不会产生重要影响对系统不会产生重要影响不合格的判断不合格的判断q依据客观证据依据客观证据q确定不符合标准的条款确定不符合标准的条款q确定不符合相关的文件要求确定不符合相关的文件要求不合格判断不合格判断q是不是孤立次要的问题？是不是孤立次要的问题？q这项不合格是否过于频繁的发生这项不合格是否过于频繁的发生q是严重的还是轻微的？

22、是严重的还是轻微的？q是否有足够的事实支持我的发现？是否有足够的事实支持我的发现？q需要采取什么样的纠正措施？需要采取什么样的纠正措施？q提出这样的问题对受审核方有多大的帮助？提出这样的问题对受审核方有多大的帮助？不合格的描述不合格的描述q事实的准确观察事实的准确观察 （判断）（判断）q在哪里发现在哪里发现 （地点）（地点）q发现了什么发现了什么 （事实）（事实）q为什么不合格为什么不合格 （原因）（原因）q谁在场谁在场 （职位）（职位）q采用专业术语采用专业术语 （正规）（正规）q要便于查找要便于查找 （追溯）（追溯）q利于的改进利于的改进 （帮助）（帮助）不合格描述不合格描述q注意事项注意

23、事项 -描述文件的标识描述文件的标识/名称名称 -描述记录的标识描述记录的标识/名称名称 -描述相关职位描述相关职位/工位工位 -描述设备的编号描述设备的编号/名称名称 -描述相关的区域描述相关的区域 -描述不符合的原因描述不符合的原因 -描述不符合标准条款和文件描述不符合标准条款和文件不合格描述（例一）不合格描述（例一）不完整的描述：不完整的描述：A.工作区域的测量设备有部仪表超出了校工作区域的测量设备有部仪表超出了校 准日期准日期,不符合不符合GB17167的要求和的要求和企企业能源计量器具检定管理办法业能源计量器具检定管理办法。不合格描述（例一）不合格描述（例一）完整的描述：完整的描述：

24、B.放在后车间的设备编号为放在后车间的设备编号为E17上的两个上的两个 电压表已超过校准日期电压表已超过校准日期,表上标签注明表上标签注明 校准有效期为校准有效期为6个月个月,现已超出两个月现已超出两个月,不符合不符合企业能源计量器具管理办法企业能源计量器具管理办法。不合格描述（例二）不合格描述（例二）不完整的描述：不完整的描述：A.高压空气稳压箱的实际压力为高压空气稳压箱的实际压力为P=0.75Mpa,未达到规定压力未达到规定压力P0.85Mpa,不符合不符合 企业能源计量器具管理办法企业能源计量器具管理办法的精确度要的精确度要求求。不合格描述（例二）不合格描述（例二）完整的描述完整的描述:

25、B.在送粉车间，在送粉车间，编号为编号为EQP-A-13的高压空的高压空 气稳压箱上压力表读数为气稳压箱上压力表读数为P=0.75Mpa,而而 编号为编号为WI-PR-007的作业指导书要求此压的作业指导书要求此压 力为力为P0.85Mpa,不符合不符合企业能源计量企业能源计量器具管理办法器具管理办法的精确度要求的精确度要求。不合格描述（例三）不合格描述（例三）不不完整的描述完整的描述:A.成品绝缘性能未测量成品绝缘性能未测量,不符合文件规定不符合文件规定,不不 符合符合GB/T19001-ISO9001的的8.2.4 条款条款。不合格描述（例三）不合格描述（例三）不不完整的描述完整的描述:A

26、.某企业制定的能源基准中可比熟料综合煤耗为某企业制定的能源基准中可比熟料综合煤耗为116kgce/t,不符合不符合GB16780-2012的规定的规定,不不 符合符合GB/T23331-2012的的4.4.2 条款条款。不合格报告的内容不合格报告的内容q受审核部门受审核部门q审核员审核员q不合格报告编号不合格报告编号q日期日期q不合格描述不合格描述q受审核方确认受审核方确认q提出建议的纠正措施要求提出建议的纠正措施要求审核组会议审核组会议q现场审核结束后，末次会议之前，或审核过程中现场审核结束后，末次会议之前，或审核过程中定期（每天结束）召开定期（每天结束）召开q同审核组成员参加同审核组成员参

27、加q讨论审核结果讨论审核结果q沟通审核信息、线索沟通审核信息、线索q协调审核方向协调审核方向q审核组长作审核总结准备审核组长作审核总结准备末次会议末次会议q签到签到q致谢致谢q重申审核目的和范围重申审核目的和范围q确认审核计划的实施情况确认审核计划的实施情况q正式提出不合格项正式提出不合格项q澄清澄清q宣布审核结论宣布审核结论q提出纠正要求提出纠正要求q结束结束第四章第四章 审核报告审核报告q纠正措施纠正措施q审核报告的内容审核报告的内容纠正措施纠正措施q审核员协调受审核部门提出纠正措施要求审核员协调受审核部门提出纠正措施要求q采取必要的补救措施采取必要的补救措施q发现不合格的根源发现不合格的

28、根源q针对根源采取纠正措施针对根源采取纠正措施q纠正措施的描述要具体纠正措施的描述要具体纠正措施纠正措施q修改现行做法修改现行做法q对现有人员进行培训对现有人员进行培训q增加资源增加资源审核报告的内容审核报告的内容q审核的目的和范围审核的目的和范围q审核依据文件审核依据文件q审核组成员审核组成员q审核时间审核时间q审核不合格项分布审核不合格项分布q审核综述审核综述q不合格报告不合格报告审核综述审核综述q说明发现的不合格项说明发现的不合格项q根据审核的不合格项对受审核部门的管理体系根据审核的不合格项对受审核部门的管理体系作出评价：作出评价：-好的方面好的方面 -存在的不足存在的不足 -努力的方向努力的方向审核的跟踪审核的跟踪q审核组提交审核报告审核组提交审核报告q受审核部门采取纠正措施受审核部门采取纠正措施q受审核部门记录已采取的纠正措施受审核部门记录已采取的纠正措施q审核员在规定的时间内验证审核员在规定的时间内验证q根据验证结果判断纠正措施的有效性根据验证结果判断纠正措施的有效性q所有纠正措施完成，审核关闭所有纠正措施完成，审核关闭