Access基础与应用教程课件-第3章-表-.ppt
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- Access 基础 应用 教程 课件
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1、 表(即是数据表)表(即是数据表)是是AccessAccess数据库最基本的数据库最基本的对象对象,用于存储数据库用于存储数据库的所有数据。的所有数据。退出退出3.1 3.1 表结构设计概述表结构设计概述3.2 3.2 创建表创建表3.3 3.3 表之间的关系表之间的关系3.4 3.4 表的基本操作表的基本操作3.5 3.5 导入表、导出导入表、导出表表与链接表与链接表 表(即是数据表)是表(即是数据表)是Access数据库最基本的对象,数据库最基本的对象,用于存储数据库的所有数据信息。表是与特定主题(如用于存储数据库的所有数据信息。表是与特定主题(如“学生学生”)有关的数据组成的集合。对每个
2、主题使用一)有关的数据组成的集合。对每个主题使用一个单独的表意味着用户只需存储该数据一次,这既可减个单独的表意味着用户只需存储该数据一次,这既可减少不必要的数据重复,又可减少数据输入错误。少不必要的数据重复,又可减少数据输入错误。表由表结构和表内容组成。表结构就是每个字段的表由表结构和表内容组成。表结构就是每个字段的字段名、字段的数据类型和字段的属性等。表内容就是字段名、字段的数据类型和字段的属性等。表内容就是表的记录。一般来说,先创建表(结构),然后再输入表的记录。一般来说,先创建表(结构),然后再输入数据。数据。一个数据库根据需要可以包含多个表。表将数据组一个数据库根据需要可以包含多个表。
3、表将数据组织成列(称为字段)和行(称为记录)的二维表格形式,织成列(称为字段)和行(称为记录)的二维表格形式,如表如表3-1所示。第一行是各个字段名,从表的第二行开所示。第一行是各个字段名,从表的第二行开始的每一行数据称为一个记录始的每一行数据称为一个记录或一个元组。或一个元组。表表3-1 二维表格形式的二维表格形式的“学系学系”表表 记录记录字段字段字段字段字段字段字段字段记录记录记录记录记录记录记录记录 表结构是由构成该表的每个字段的字段名、字表结构是由构成该表的每个字段的字段名、字段的数据类型和字段的属性等组成,在创建表时要段的数据类型和字段的属性等组成,在创建表时要指定这些内容,如图指
4、定这些内容,如图3-1所示。在创建表结构之前,所示。在创建表结构之前,要先设计好该表的结构。要先设计好该表的结构。字段名称不能以空格开头字段名称不能以空格开头建议建议 字段字段数据数据类型决定该字段所保存数据的类型。类型决定该字段所保存数据的类型。在在Access中包括如下中包括如下12种数据类型。种数据类型。1文本文本 文本类型字段用于保存字符文本类型字段用于保存字符串串的数据,例如:的数据,例如:姓名、产品名称等。一些只作为字符用途的数字姓名、产品名称等。一些只作为字符用途的数字数据也使用文本类型,例如:电话号码等。数据也使用文本类型,例如:电话号码等。文本类型字段的大小最大为文本类型字段
5、的大小最大为 255 个字符。可个字符。可通过通过“字段大小字段大小”属性来设置文本类型字段最多属性来设置文本类型字段最多可容纳的字符数。这里的字符是指一个英文字符,可容纳的字符数。这里的字符是指一个英文字符,或者是一个中文的汉字。或者是一个中文的汉字。文本类型字段的大小最大为文本类型字段的大小最大为 255 个字符。个字符。可通过可通过“字段大小字段大小”属性来设置文本类型字段属性来设置文本类型字段最多可容纳的字符数。这里的字符是指一个英最多可容纳的字符数。这里的字符是指一个英文字符,或者是一个中文的汉字。文字符,或者是一个中文的汉字。3数字数字 数字字段用于保存需要进行数值计算的数据,通过
6、数字字段用于保存需要进行数值计算的数据,通过“字段大小字段大小”属性可以指定如下几种类型的数值:属性可以指定如下几种类型的数值:(1)字节)字节 占占1个字节,保存个字节,保存0255之间的整数。之间的整数。(2)整型)整型占占2个字节,保存个字节,保存-3276832767之间的整数。之间的整数。(3)长整型)长整型占占4个字节个字节。(4)单精度)单精度 占占4个字节。(有效数字最多个字节。(有效数字最多7位)位)(5)双精度)双精度 占占8个字节,个字节,(6)同步复制)同步复制ID 占占16个字节。个字节。(7)小数)小数 占占12个字节。个字节。对于数字类型,单击下拉对于数字类型,单
7、击下拉按钮,展开数字类型列表按钮,展开数字类型列表4日期日期/时间时间 字段大小为字段大小为8个字节,用于保存日期或时间。例个字节,用于保存日期或时间。例如:出生日期、发货时间、购买日期等等。如:出生日期、发货时间、购买日期等等。5货币货币 字段大小为字段大小为 8 个字节,用于保存科学计算中的个字节,用于保存科学计算中的数值或金额等数据。其精度为整数部分为数值或金额等数据。其精度为整数部分为 15 位,小位,小数部分为数部分为 4 位。位。6自动编号自动编号 用于在添加记录时自动插入的唯一顺序(每用于在添加记录时自动插入的唯一顺序(每次递增次递增 1)或随机编号。字段大小为长整型,即)或随机
8、编号。字段大小为长整型,即存储存储 4 个字节;当用于个字节;当用于“同步复制同步复制 ID”(GUID)时,存储时,存储 16 个字节。当向表中添加一条新记录个字节。当向表中添加一条新记录时,这种数据类型会自动为每条记录存储一个唯时,这种数据类型会自动为每条记录存储一个唯一的编号,故自动编号类型的字段可设置为主键。一的编号,故自动编号类型的字段可设置为主键。7是是/否否 该类型的实际上是布尔型,用于只可该类型的实际上是布尔型,用于只可能是两个值中的一个(例如能是两个值中的一个(例如“Yes/No”、“True/False”、“On/Off”)的数据。)的数据。通常来说,其取值是通常来说,其取
9、值是 True 或或 False 两个两个之一。之一。8OLE 对象对象 用于将用于将 OLE 对象(如对象(如 Microsoft Office Excel 电子表格)附加到记录中。最多存储电子表格)附加到记录中。最多存储 1 GB。大多数情况下,应使用。大多数情况下,应使用“附件附件”字段代替字段代替“OLE 对象对象”字段。字段。9超链接超链接 用于用于存放链接到本地或网络上资源的地址,用作存放链接到本地或网络上资源的地址,用作超链接地址超链接地址。超链接可以是。超链接可以是 UNC 路径或路径或 URL。最多。最多存储存储 64,000 个字符。个字符。UNC(通用命名规则)是一种对文
10、件的命名规则。(通用命名规则)是一种对文件的命名规则。它提供了独立于机器的文件定位方式。它提供了独立于机器的文件定位方式。UNC 名称使用名称使用 serversharepathfilename 这一语法格式,而不是这一语法格式,而不是指定驱动器符和路径。指定驱动器符和路径。URL(统一资源定位符)是一种地址。它指定协(统一资源定位符)是一种地址。它指定协议(如议(如 HTTP 或或 FTP)以及目标对象在)以及目标对象在 Internet 上的上的位置,例如:位置,例如:http:/ 超链接信息可以是文本或文本和数字的组合,以文本超链接信息可以是文本或文本和数字的组合,以文本形式存储并用作超
11、链接地址。其内容可以由三部分(也可形式存储并用作超链接地址。其内容可以由三部分(也可由头二部分)组成,每两部分之间要用由头二部分)组成,每两部分之间要用#号间隔开。这三号间隔开。这三部分组成如下:部分组成如下:(1)显示文本)显示文本这是显示在字段中的内容。这是显示在字段中的内容。(2)地址)地址指向一个文件的指向一个文件的UNC路径或网页的路径或网页的URL。(3)子地址)子地址位于文件中的地址(例如:锚)。位于文件中的地址(例如:锚)。在该超链接字段中输入具体数据时,输入的语法格在该超链接字段中输入具体数据时,输入的语法格式如下:式如下:显示文本显示文本#地址地址#子地址子地址#例如:希望
12、在一个超链接字段中显示中山大学,并且只要例如:希望在一个超链接字段中显示中山大学,并且只要用户单击该字段时便可转向中山大学的网址:用户单击该字段时便可转向中山大学的网址:http:/。键入字段中的内容如下:。键入字段中的内容如下:中山大学中山大学#http:/10查阅向导查阅向导 用于创建这样的字段,它允许用户使用组用于创建这样的字段,它允许用户使用组合框选择来自其他表(或查询)或来自一组列合框选择来自其他表(或查询)或来自一组列表的值。在数据类型列表中选择此选项,将会表的值。在数据类型列表中选择此选项,将会启动向导进行定义。需要与对应于查阅字段的启动向导进行定义。需要与对应于查阅字段的主键大
13、小相同的存储空间。主键大小相同的存储空间。11计算字段计算字段 用于存放根据同一表中的其他字段计算而用于存放根据同一表中的其他字段计算而来的结果值,字段大小为来的结果值,字段大小为8个字节。可以使用表个字节。可以使用表达式生成器创建计算。达式生成器创建计算。表达式表达式例子:例子:周学时周学时*上课周数上课周数12附件附件 将图像、电子表格文件、将图像、电子表格文件、Word文档、图表文档、图表等文件附加到记录中,类似于在邮件中添加附等文件附加到记录中,类似于在邮件中添加附件。使用附件字段可将多个文件附加到一条记件。使用附件字段可将多个文件附加到一条记录中。录中。在在Access中,在创建表之
14、前,要根据表模式(即关系模式)中,在创建表之前,要根据表模式(即关系模式)及字段对数据类型的要求等,详细地设计出该表的结构。学生管及字段对数据类型的要求等,详细地设计出该表的结构。学生管理系统数据库中的所有表的表结构设计如下:理系统数据库中的所有表的表结构设计如下:1学系学系 表模式:学系(学系代码,学系名称,办公电话,学系简介,表模式:学系(学系代码,学系名称,办公电话,学系简介,学系资料)学系资料)在在“学系学系”表中,主键是表中,主键是“学系代码学系代码”。表表3-2 “学系学系”表结构表结构字段名字段名学系代码学系代码学系名称学系名称办公电话办公电话学系简介学系简介学学系资料系资料字段
15、类型字段类型字段大小字段大小文本文本2文本文本30文本文本11备注备注 附件附件2专业专业 在在“专业专业”表中,主键是表中,主键是“专业代码专业代码”。表表3-3 “专业专业”表结构表结构字段名字段名专业代码专业代码专业名称专业名称学制年限学制年限学系代码学系代码专业简介专业简介字段类型字段类型字段大小字段大小文本文本3文本文本30数字数字整型整型文本文本2备注备注字段名字段名班级号班级号班级名称班级名称年级年级专业代码专业代码班主任班主任联系电话联系电话字段类型字段类型字段大小字段大小自动编号长整型文本30文本4文本3文本10文本113班级班级 在在“班级班级”表中,主键是表中,主键是“班
16、级号班级号”。表表3-4 “班级班级”表结构表结构4学生学生 在在“学生学生”表中,主键是表中,主键是“学号学号”。表表3-5 “学生学生”表结构表结构字段名字段名学号学号姓名姓名班级号班级号性别性别出生日期出生日期优干优干高考总分高考总分特长特长相片相片字段类型字段类型字段大小字段大小文本文本8文本文本30数字数字长整型长整型文本文本1日期日期/时间时间是是/否否数字数字长整型长整型备注备注OLE 对象对象5课程课程 在在“课程课程”表中,主键是表中,主键是“课程代码课程代码”。表表3-6 “课程课程”表结构表结构字段名字段名课程课程代码代码课程课程名称名称周学时周学时上课上课周周数数总学时
17、总学时学分学分课程课程简介简介字段类型字段类型字段大小字段大小文本文本8文本文本30数字数字整型整型数字数字整型整型计算计算 数字数字整型整型文本文本255总学时总学时计算的表达式是计算的表达式是:周学时周学时*上课周数上课周数6修课成绩修课成绩在在“修课成绩修课成绩”表中,主键是:表中,主键是:“学年度学年度”+“学期学期”+“学号学号”+“课程代码课程代码”。表表3-7 “修课成绩修课成绩”表结构表结构字段名字段名学年度学年度学期学期学号学号课程代码课程代码课程类别课程类别成绩性质成绩性质成绩成绩字段类型字段类型字段大小字段大小文本文本9文本文本1文本文本8文本文本8文本文本4文本文本2数
18、字数字整型整型 在设计好表的结构之后,便可以使用在设计好表的结构之后,便可以使用Access2010 提供的功能,在打开的当前提供的功能,在打开的当前数据库中创建表。通常,要先创建表的结数据库中创建表。通常,要先创建表的结构,然后再往表中输入数据。构,然后再往表中输入数据。通过以下通过以下4种方式,可以在数据库中创建一个新表。种方式,可以在数据库中创建一个新表。(1)使用数据表视图直接插入一个表。)使用数据表视图直接插入一个表。(2)使用设计视图创建表。)使用设计视图创建表。(3)使用)使用SharePoint列表创建表。列表创建表。(4)导入表或链接到表。)导入表或链接到表。与与Access
19、 2003相比,相比,Access 2010不能使用表向导创建不能使用表向导创建新表,但是提供了利用新表,但是提供了利用SharePoint网站来创建表的方法。网站来创建表的方法。在在Access窗口,打开某个窗口,打开某个Access 2010数据库。单击功数据库。单击功能区上的能区上的“创建创建”选项卡,可以看到在选项卡,可以看到在“表格表格”组中,有三个组中,有三个按钮,用于创建表,如图按钮,用于创建表,如图3-3所示。所示。图图3-3“创建创建”选项卡中的选项卡中的“表格表格”组组 在数据表视图下创建表,是一种方便简单的方式,能够迅速在数据表视图下创建表,是一种方便简单的方式,能够迅速
20、地构造一个较简单的数据表。地构造一个较简单的数据表。当新建一个空数据库时,当新建一个空数据库时,Access 2010自动创建一个新自动创建一个新表,并打开如图表,并打开如图3-4的数据表视图,使用户可以从此处开始一的数据表视图,使用户可以从此处开始一个数据表的设计工作。个数据表的设计工作。图图3-4创建新表创建新表 例例3-1 要求按要求按“表表3-2”所示的所示的“学系学系”表结构,在表结构,在“学学生管理系统生管理系统”中,使用数据表视图创建表的方法,创建一个中,使用数据表视图创建表的方法,创建一个名为名为“学系学系”的表。的表。字段名字段名学系学系代码代码学系学系名称名称办公电话办公电
21、话学系学系简介简介学系资料学系资料字段类型字段类型字段大小字段大小文本文本2文本文本30文本文本11备注备注 附件附件 打开打开“学生管理系统学生管理系统”数据库,在数据库,在“创建创建”选项卡上选项卡上的的“表格表格”组中,单击组中,单击“表表”按钮,系统创建一个默认名按钮,系统创建一个默认名为为“表表1”的新表的新表。如图如图3-4所示。所示。创建完表结构之后,可以直接在该视图下输入表的内容。创建完表结构之后,可以直接在该视图下输入表的内容。图图3-6图图3-4单击单击“单击以添加单击以添加”下拉菜单下拉菜单,选择新字段的数据类型。,选择新字段的数据类型。如图如图3-6所示。所示。图图3-
22、10Go 例例3-3修改表结构修改表结构 单击单击“创建创建”选项卡上的选项卡上的“表格表格”组中的组中的“表设表设计计”按钮,显出表的设计视图。按钮,显出表的设计视图。表的表的“设计视图设计视图”分为上、下两部分。上半部分分为上、下两部分。上半部分是字段输入区,下半部分是字段属性区。是字段输入区,下半部分是字段属性区。上半部分的字段输入区包括字段选定器、字段名称上半部分的字段输入区包括字段选定器、字段名称列、数据类型列和说明列。列、数据类型列和说明列。字段输入区的一行可用于定义一个字段。字段输入区的一行可用于定义一个字段。字段选定器用于选定某个字段(行),如单击它字段选定器用于选定某个字段(
23、行),如单击它即可选定该字段行。即可选定该字段行。字段名称列用来对字段命名。数据类型列用来对字段名称列用来对字段命名。数据类型列用来对该字段指定数据类型。说明列用来对该字段进行必要该字段指定数据类型。说明列用来对该字段进行必要的说明描述,仅起注释作用,以提高可读性。的说明描述,仅起注释作用,以提高可读性。下半部分的字段属性区用于设置字段的属性。下半部分的字段属性区用于设置字段的属性。例例3-2在在“学生管理系统学生管理系统”数据库中,使用设计视图数据库中,使用设计视图的方法,创建一个名为的方法,创建一个名为“专业专业”的表。的表。“专业专业”表结构表结构如如“表表3-3”所示,主键是所示,主键
24、是“专业代码专业代码”。字段名字段名专业代码专业代码专业名专业名称称学制年学制年限限学系代码学系代码专业简专业简介介字段类型字段类型字段大小字段大小文本文本3文本文本30数字数字整型整型文本文本2备注备注 例例3-3 在例在例3-1中通过使用数据表视图创建出来的中通过使用数据表视图创建出来的“学系学系”表,并不完全符合表表,并不完全符合表3-2的要求,的要求,图图3-10有一有一个名为个名为“ID”的字段,并且当的字段,并且当试图删除该试图删除该 字段列字段列时时,系统系统提示用户该列不能删除。这是由于使用数据表视提示用户该列不能删除。这是由于使用数据表视图创建表时,图创建表时,Access
25、2010自动创建一个类型为自动自动创建一个类型为自动编号的编号的“ID”字段,并且默认为新表的主键。现在要字段,并且默认为新表的主键。现在要求按求按“表表3-2”所示的所示的“学系学系”表结构要求,对例表结构要求,对例3-1所创所创建的建的“学系学系”表进行修改完善,删除表进行修改完善,删除“ID”字段,设字段,设置主键为置主键为“学系代码学系代码”。字段的属性是描述字段的特征,用于控制数据在字段的属性是描述字段的特征,用于控制数据在字段中的存储、输入或显示方式等。对于不同数据类字段中的存储、输入或显示方式等。对于不同数据类型的字段,它所拥有的字段属性有所不同。型的字段,它所拥有的字段属性有所
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