如何高效组织会议课件.ppt

1、如何高效组织会议如何高效组织会议北京新世纪纪金悦悦酒店管理有限公司主讲人：田仲君 据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，每年企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。如何开会开会，如何使会议会议有效益和有效率，对对于企业业和企业业人来说来说，都具有重要的意义义。另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。实例分析：班前会的召开班前会的召开会议事项：1、昨天下午1人迟到9分钟；2、昨天晚市太平洋服务员在收刀叉时滑落扎到客人；3、金悦厅拿错酒水；4、成竹厅上错菜；5、今天本部门有一新员工入职。会议列举：周大例会周大例会

2、月部门例会月部门例会年终大会年终大会周行政例会周行政例会营销会营销会前奏已前奏已过进过进入第一章入第一章节节一、怎样组织班前会一、怎样组织班前会1、培养良好工作习惯，适应公司氛围；2、进行工作教导、激励工作热情、提升士气的手段；3、快速调整员工精神状态，积极乐观投入工作；（一）班前（一）班前会会的重要性的重要性一、怎样组织班前会一、怎样组织班前会1、工作安排与追踪管理；2、开展学习培训工作；3、促进沟通、达成共识；4、激励、鼓舞士气；5、培养领导的权威与形象，风范与气质。（二）班前（二）班前会会的目的的目的一、怎样组织班前会一、怎样组织班前会1、检查员工出勤情况及仪容、仪表；2、工作回顾及总结

3、；3、新政策、新业务的学习；4、当日工作安排；5、讲述注意事项；6、与员工交流沟通，搜集员工意见。（三）班前（三）班前会会的的内内容容一、怎样组织班前会一、怎样组织班前会1、整队严肃、迅速；2、娱乐不讲工作、来点趣事；3、正题要提前准备(报告单)；4、批评要善意；5、培训要适当；6、口号要振奋精神。（四）班前（四）班前会会的做法的做法一、怎样组织班前会一、怎样组织班前会班前班前会报会报告告单单部门：部门：线：线：日期：日期：市别：市别：1 1、员工出勤情况：、员工出勤情况：2 2、仪容仪表情况：、仪容仪表情况：3 3、礼貌招呼意识：、礼貌招呼意识：4 4、前日工作回顾总结：、前日工作回顾总结：

4、5 5、本日工作要点及注意事项：、本日工作要点及注意事项：6 6、员工工作反映事项：、员工工作反映事项：备注：本单每日交接，报部门主管，确认无误存档。备注：本单每日交接，报部门主管，确认无误存档。部门主管：部门主管：进入下一章节进进入第二章入第二章节节？会议为什么开得没会议为什么开得没有效率呢？有效率呢？二、会议中常见问题二、会议中常见问题原因：原因：1、对会议目标或讨论主题不清楚。2、过度关心某些问题，或基于某些迫切的需要而在无意中离题。（一）离题二、会议中常见问题二、会议中常见问题对策：对策：1、组织者以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉；2、请他做归纳或替他做归纳；3、给予肯定再切断话

5、题；4、将离题的议题留置最后再做讨论；5、发言限定時间。二、会议的常见问题二、会议的常见问题原因：原因：1、对会议目标或讨论主题不清楚。2、对会议过程中的某些问题，具有不同的看法或感受。3、凭会议而相互发泄相互间的不满，甚或借会议而相互挑衅。（二）争议不下二、会议的常见问题二、会议的常见问题对策：对策：1、若争论是离题的则立刻制止；2、参与第三者的意见；3、意见列表比较，进行投票；4、重整双方意见提出新的方案；5、暂停会议休会20分钟以上；二、会议中常见问题二、会议中常见问题原因：原因：1、多数人不积极参与；2、少数人思考快速、善于表达，且热衷于会议；3、少数人好求表现。（三）垄断会议二、会议

6、中常见问题二、会议中常见问题对策：对策：1、巧妙地阻止其行为；2、指派工作给喜欢垄断会议的人去做；3、将视线避开垄断者。二、会议中常见问题二、会议中常见问题原因：原因：1、会议超时。2、与会者有其它事要办。3、会议不具实效。（四）情绪化二、会议中常见问题二、会议中常见问题对策：对策：1、对发言者的情绪表示理解；2、振奋士气，拟定共同目标；3、中途休息或结束会议并安排续会时间；4、以小故事、挑战性问题或节奏的改变，重新鼓动与会者兴趣。二、会议中常见问题二、会议中常见问题原因：原因：1、双方存在误会或利益冲突；2、对与会者的态度表示由衷的不满。（五）人身攻击二、会议中常见问题二、会议中常见问题对策

7、：对策：1、对双方进行安抚；2、重申议事规则；3、重提主题进行讨论。二、会议中常见问题二、会议中常见问题原因：原因：1、权、责、利不对等；2、没有勇气承担而逃避推卸责任。（六）争功诿过二、会议中常见问题二、会议中常见问题对策：对策：1、组织者应制止不当的发言,并给予其适当的肯定；2、引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定；3、组建、规范权、责、利对等机制。二、会议中常见问题二、会议中常见问题原因：原因：1、会议议程安排不合理；2、组织者现场把控不到位；（七）时间不足二、会议中常见问题二、会议中常见问题对策：对策：1、选择重要的议题进行讨论；2、限制发言人数；3、限制发言时间。

8、二、会议中常见问题二、会议中常见问题原因：原因：1、对会议目标及讨论主题不清楚；2、感到沉闷无聊；3、会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈；4、外界环境干扰；5、对会议内容缺乏兴趣。（八）与会者分心二、会议中常见问题二、会议中常见问题对策：对策：1、假定交谈内容与主题的相关性，问其愿否分享他们的看法；2、作短暂的停顿，甚或稍作休息；3、如少数人分心则不予理会或将发言作短暂停顿。4、多数人分心则暂停会议；进进入第三章入第三章节节？会议需要管理吗？会议需要管理吗？三、会议管理1、以人为本；2、停止操控；3、目标与过程兼得；4、感觉与理性兼顾；5、解决问题也处理情绪。（一）（一）组织会议组织会议

9、的原的原则则三、会议管理（二）（二）与会与会人人员员的管理的管理三、会议管理（三）（三）会议会议通知管理通知管理三、会议管理会议会议名称称人资会议目 的总结与指导工作时时 间间2012年10月31日中午1230地 点办公楼三楼大会议室议议 程1、欢迎新入职人资员工；2、总部各模块上阶段工作总结与下月工作计划；3、人资领导讲话。准备资备资料各模块工作总结与计划；需商讨议题。与会与会人员员人资总部所有人员、各店人资专员、培训基地负责人。主办单办单位人资总部三、会议管理（四）（四）会议议会议议程管理程管理三、会议管理（五）（五）会议现场会议现场管理管理三、会议管理（六）（六）会会后跟后跟进进追踪追踪

10、进进入第四章入第四章节节？除了管理，组除了管理，组织会议还需要技巧织会议还需要技巧吗？吗？何为习惯？何为习惯？习惯习惯指逐指逐渐养渐养成而不易改成而不易改变变的行的行为为。总总以某以某种种固定方式行事，人固定方式行事，人便能便能养养成成习惯习惯。亚亚里士多德里士多德 任何技巧只有不任何技巧只有不断实践断实践，反反复练习复练习，成，成为习惯为习惯性行性行为为后后才能才能产产生生应应有的效果。有的效果。插插曲到曲到这这里，里，进进入正入正题题四、组织会议技巧四、组织会议技巧1 1、怎样从怎样从听到听到倾倾听？听？（一）听（一）听 倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内

11、容，与他一起去体验，感受整个过程。倾倾听听听四、组织会议技巧四、组织会议技巧听听别人的故事听听别人完整的故事先听听别人完整的故事2 2、倾倾听的听的礼节礼节四、组织会议技巧四、组织会议技巧点头且微笑眼神的接触发出倾听的声音身体向前倾重复和总结必要时做记录3 3、倾倾听的技巧听的技巧四、组织会议技巧四、组织会议技巧别人说话时你在想你自己的事边听边与自己的不同观点比较经常打断别人的谈话为演讲者结束他的演讲忽略过程只要结果仅听自己想听或愿听的东西精力不集中，易被其他东西干扰4 4、倾倾听的听的误区误区四、组织会议技巧四、组织会议技巧（二）（二）说说1 1、独独白白四、组织会议技巧四、组织会议技巧 背

12、景：背景：近来本店的经营状况因为受到经济不景气的影响,使得本月的营业额目标达成率只有70%。目的：目的：因此今天召开会议主要讨论两个问题,第一就是如何刺激老顾客的人气,第二讨论新顾客的扩展计划。例例举开场举开场四、组织会议技巧四、组织会议技巧 议议程：程：首先将由营业部王总为我们说明目前市场状况,再由各位一起讨论,然后各区域主管一一提出配合方案,最后由营业部门整合后提出执行方案。期待：期待：本次会议的进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划,大家加油!例例举开场举开场四、组织会议技巧四、组织会议技巧过程回顾宣达决议分配妥当激励动机悬

13、念事项准时结束圆满结圆满结束束四、组织会议技巧四、组织会议技巧2 2、巧借、巧借它它物物四、组织会议技巧四、组织会议技巧3 3、所占、所占时间时间90%20%90%20%不等不等四、组织会议技巧四、组织会议技巧4 4、员员工的工的“说说”四、组织会议技巧四、组织会议技巧封闭式问句开放式问句澄清式问句探索式问句5 5、发问发问进进入最后小入最后小测验测验感觉与事实感觉与事实 昨日九昨日九点点过过后后,G,G珠珠宝宝店里店里有一位商人正在收拾店面有一位商人正在收拾店面,一位一位客人出客人出现并现并要求要求鉴赏货鉴赏货品品,店主店主打打开开玻璃玻璃橱橱窗窗,橱橱窗內的窗內的东东西被西被人人抓抓起起,

14、忽然有忽然有个个男人迅速男人迅速跑跑出出店外店外,突然突然间间警警铃铃大大响响保安人保安人员员迅速迅速赶赶至至现场现场。判断问题判断问题 以下问题问题你你认为认为是事实实者请请打 为为感觉觉者请请打1 1、店主正在收拾店面时时,有一个个男人出现现。2 2、那个个男人是強強盗盗。3 3、此事件发发生于昨晚晚九点过过后。4 4、打开橱开橱窗的男人是店主。5 5、強強盗盗抓抓取橱橱窗內物品后迅速跑跑出店外。6 6、有人打开橱开橱窗。7 7、要求鉴赏货鉴赏货品的人在抓抓取橱橱窗內的物品后迅速逃走。8 8、橱橱窗內有金饰饰,且有许许多贵贵重的宝宝石。9 9、強強盗盗威协协店主并进并进行抢抢劫。1010、这个这个故事仅牵仅牵涉店主、客人、保安人员员等三个个角色。问题答案问题答案1 1、客人未指明是男是女2 2、沒有明确的线线索显显示是強強盗盗。3 3、未指明是白天九点是晚晚上九点4 4、沒有明确提出店主的性別 5 5、沒有指明是強強盗盗抓抓取橱橱窗內的物品 6 6、7 7、沒有指明是要求鉴赏货鉴赏货品的人抓抓取橱橱窗內的物品迅速逃走 8 8、只说说有宝宝石,沒有指明是金饰饰 9 9、均沒有在文中提到过过 1010、沒有明确的数数字或说说明显显示参与参与的人数数 你的感想如何？你的感想如何？尾尾声声很短很短到此到此结结束束谢谢谢谢大家，大家，请请多提多提宝贵宝贵意意见见