《秘书文档管理（第三版）》课件第二章.pptx

1、02第二章第二章文书处理文书处理第一节 行文制度u行文关系与行文方向u行文方式及行文规则一、行文关系与行文方向 行文关系 隶属关系 非隶属关系 行文方向 下行方向，即有隶属关系的上级机关单位或部门发文给下级机关单位或部门，其文件称为下行文，如“决定”“通知”等 上行方向，即有隶属关系的下级机关单位或部门送文给上级机关单位或部门，其文件称为上行文，如“请示”“报告”等 平行方向，即没有隶属关系的机关单位或部门之间互相行文，其文件称为平行文，如“函”“议案”等二、行文方式及行文规则 行文方式 逐级行文 越级行文 多级行文 普发行文 联合行文 平行行文二、行文方式及行文规则 行文规则 关于行文的必要

2、性问题 条例规定：“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。”（第十三条）关于部门内设机构的行文问题 对部门内设机构的行文权加以严格限制、明确部门在职权范围内行文、强调部门之间的协调一致 关于文件抄送问题 主送与抄送对象要根据行文目的和送文对象的职权范围来确定，不能简单照搬党政顺序硬性规定 关于“请示”的使用问题 关于文件报送主要负责人的问题第二节 文书办理u文书办理流程u文书办理的方法和要求一、文书办理流程二、文书办理的方法和要求 收文办理 签收 第一，确认来文、邮件是否应由本机关单位接收 第二，外收发将所有来文、来函按部门或收件人分门别类，及时送达各部门或相关人员手中 登记 登记

3、前先要拆封，即由秘书人员对文件进行启封并作进一步检查清点 拆封时要注意保护封内的文件或物品，检查文件及其他随信物件是否齐全、完整，内容、数量是否有误 来件中附带的零散物件如汇票、单据、发票、现金、照片等，应放在专用纸袋内，做上标记并一一登记 重要的物件送交领导处理；与文件直接相关的随文一起办理；凭据性的物件则暂存于秘书部门，统一保管和处理二、文书办理的方法和要求 收文办理 初审 承办 认真阅读来文，正确区分筛选 针对不同文件，分别承办落实 传阅 催办 答复二、文书办理的方法和要求 发文办理 起草 审核 签发 复核（复审）登记 印制 确保质量、确保时效、确保安全 核发 传递第三节 文书管理u文书

4、管理职责u文书管理原则u文书管理制度u文书管理方法u内部文件管理一、文书管理职责 文书管理职责即文书管理人员的职责 秘书部门作为各级机关单位的综合管理部门，是直接辅助领导做好各项管理工作，处理各项日常事务，集综合性、辅助性、服务性和保密性于一体的部门 秘书部门最基本、最主要的工作就是文书处理，在日常工作中对文书进行专门管理，使文书发挥“实施领导、履行职能、处理公务，传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的工具”作用二、文书管理原则 实事求是原则 准确规范原则 精简高效原则 安全保密原则三、文书管理制度 条例第七章为文书管理确定了

5、一系列基本制度，如下：“各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。”（第二十八条）“设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。”（第二十九条）“公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。”（第三十条）“公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布

6、的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。”（第三十一条）“复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。”（第三十二条）三、文书管理制度 条例第七章为文书管理确定了一系列基本制度，如下：“公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。”（第三十三条）“涉密公

7、文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。”（第三十四条）“不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。”（第三十五条）“机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。”（第三十六条）“新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。”（第三十七条）四、文书管理方法

8、文件密级管理 文件确定密级前的管理 涉密文件在使用中的管理 文件密级变更和解除的管理 文件印发传达管理 印发传达的范围：只发给组织，不发给个人 公开发布的文件四、文书管理方法 文件翻印复制汇编管理 文件翻印复制管理 文件汇编管理 涉密文件汇编 汇编收录范围 技术处理要求 文件撤销和废止管理 文件清退销毁管理 文件合并移交管理 发文立户管理五、内部文件管理 内部文件办理 内部文件从拟制到出台、从收文到传阅以及最后的存档备查，也要经过基本的发文办理和内部流通程序 发文办理要经起草、审核、签发、复核、印制和核发这几个程序 收文办理则相对简单，一般只需经过签收、登记、传阅、承办等几个程序五、内部文件管

9、理 内部文件保管 内部文件办理完毕后，同样要及时归卷存放 秘书人员应将内部文件与外部文件分别存放，可按照文件分类方法，依据部门名称或工作性质设置不同条款名称的文件夹，将内部文件分门别类、对号入座，存放到各个文件夹里暂存，待文件归档前统一整理五、内部文件管理 内部文件利用 秘书不单要为领导利用文件提供便利，随时按照领导的要求快速调取文件，而且对其他各个部门利用文件同样要以认真服务的态度，积极、主动地做好提供利用工作 对经常要利用的文件，秘书应放在近旁；对不常利用的文件，要熟练利用检索工具快速调取。秘书部门应配合有关部门搞好文档数据库建设，建立信息资源共享平台 另外，秘书部门还可以编发文件汇编、技术手册、员工大全等工作资料，使文件利用工作得到全面提升