《秘书文档管理（第三版）》课件第四章.pptx

1、04第四章第四章档案的收集与整理档案的收集与整理第一节 档案的收集u档案收集的含义u档案收集工作的内容u档案收集工作的意义一、档案收集的含义 档案收集，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度与专门征集的办法，把分散在各机关、单位或个人手中的档案和散失在国内外的档案，分别集中到单位档案室和各级各类档案馆二、档案收集工作的内容 档案室的收集工作 单位内归档文件的接收 组织制定并贯彻落实单位归档制度 对文件整理归档的监督和指导 全面检查归档案卷的质量 对少数零散文件的收集 档案馆的收集工作 对现行单位具有长远保存价值档案的接收 对撤销机关、团体的档案的接收 各种历史档案的接收与征集 社会散存档案

2、的接收和征集 档案馆之间的档案交接与交换三、档案收集工作的意义 收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象 收集工作是档案集中统一管理的重要内容和首要的具体措施 收集工作质量的高低直接影响到档案工作的其他环节 收集工作是档案部门和社会各方面产生联系的重要环节之一，因此它要求政策性强，工作方法灵活多样第二节 档案的整理u档案整理的概念和范围u全宗u案卷排列一、档案整理的概念和范围 档案整理工作是档案部门将收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务，是档案管理中的一项基础工作 档案机构对档案的整理范围有以下三种情况：系统排列和编目 局部调整 全过程整理二、全宗 全宗含义及类型 全

3、宗的含义 全宗是一个有机整体 全宗是在一定历史活动中形成的 全宗是以一定的社会单位为基础构成的 全宗的类型 按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和人物全宗 按全宗的范围和构成，分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集二、全宗 为什么要按全宗整理档案？全宗整理方法符合档案的形成规律和特点 全宗是组成国家全部档案的基本单位 区分全宗是档案整理工作的第一步 全宗为档案提供利用奠定了科学基础 全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则 立档单位及其构成条件 可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文 设有会计单位或经济核算单位，自己可以编制预算或财务计划 设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权二、全宗 立档单位的变化和全宗划分 政权的变化和立档单位的划分 生产关系的改变和全宗的划分 基本职能方面的考虑 组织全宗划分 人物全宗 全宗的补充形式 联合全宗 全宗汇集 档案汇集 判定档案所属全宗三、案卷排列 按机构（问题）排列 归档文件按年度机构（问题）保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，以便于实体管理。按保管期限排列 归档文件按年度保管期限机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，以便于档案移交进馆