《会展策划实务》课件学习情境五 会议策划.pptx

1、学习情境五 会议策划【学习目标】知识目标：1.理解会议的相关概念；2.掌握会议场所的选择和评价方法；3.掌握会议活动安排技巧；4.掌握会场布置方法。能力目标：1.能够根据会议类型的不同对会议场所进行选择和评价；2.能够为指定会议设计活动安排；3.能够独立完成会场布置工作。【思维导读】【情境导入】携手6载，中国脑卒中大会圆满举办阅读课本案例，回答下列问题：（1）召开“中国脑卒中大会2016暨第六届全国心脑血管病论坛”的原因是什么？（2）请你结合该案例，说说什么是会议。目录C O N T E N T S01任务一 明确会议的基本知识02任务二 会议场所的选择03任务三 会议活动安排04任务四 会场

2、布置策划01任务一明确会议的基本知识（一）会议的概念会议是一种信息传递、交流、创造的活动，同时，会议也是一种广泛的社会活动。（二）会议的类型1.按照会议规模划分（1）小型会议。（2）中型会议。（3）大型会议。（4）特大型会议。一会议的概念与类型（三）会议的类型2.按照会议性质划分（1）法定性会议。（2）非法定性会议。3.按照会议活动特征划分（1）政治性会议。（2）商务型会议。（3）专业学术会议。一会议的概念与类型（三）会议的类型4.按照会议的形式划分（1）面对面的会议（2）电子会议一会议的概念与类型（一）主办者主办者通常分为三种情况：（1）由负有领导和管理职权的机关主办。（2）由协会等类似组织

3、会员主办。（3）为公众举办会议的主办者。（二）会议主持人1.会议开始；2.会议进行中；3.会议结束。二、会议的基本要素（三）与会人员（1）正式成员；（2）列席成员；（3）特邀成员；（4）旁听成员。【知识链接】如何确定会议的参与者？二、会议的基本要素（四）会议议题会议议题，是会议所要讨论、协商、决定和处理的一个个具体问题。（五）会议名称会议名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。（六）会议时间即会议的起讫时间和时间跨度。（七）会议地点会场所在地。（八）会议结果会议结束时实现目标的程度。二、会议的基本要素【实例分析】张凡：只讲展览业的

4、会展业是不完整的思考：会议业在会展行业扮演怎样的角色？二、会议的基本要素02任务二会议场所的选择（一）酒店酒店的环境、餐饮和服务都有较高的水准，但价格通常较高。（二）大型会展中心规模较大、面积充足，往往会同时承办若干场会议或展览。（三）中小型会议中心专为提供会议服务而设计建造，会议设备先进。（四）大专院校价格低于其他会议中心，具有很浓的学习氛围。（五）培训中心除餐饮外，这些培训中心具备举办会议的所需条件，且价格适当。一、会议场所的基本类型寻找会议场地需要明确的事项具体有以下几点：1.明确会议的时间、地点、规模。2.明确几种常用的会议摆台形式。3.在所确认的地点附近内查找符合您要求的会议场地。4

5、.根据会议场地的布置方案，您会对会议场地有一个进一步的要求。5.与会议场地的提供商联系，查询档期及报价。6.为场地做预定并支付一定的定金，签订会议场地租赁合同并完善服务信息及会议场地配备要求。二、会议场所的寻找方法（一）地点的选择（二）会议室条件（三）考虑场地周边的干扰因素（四）考虑费用成本的因素三、会议场所的评价与选择(一)安排方式(二)住宿程序(三)预定会议住宿的方式【实例分析】全球100强会议目的地中国占几席？分析：中国的会议城市建设已经取得了显著效果。但与国际会议城市相比，尚存在差距。四、住宿地点的选择03任务三会议活动安排（一）会议签到参加会议人员在进入会场一般要签到，会议签到是为了

6、及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作。1.常见的签到方式（1）簿式签到（2）证卡签到（3）会议工作人员代为签到（4）座次表签到（5）电脑签到一、会议活动设计（一）会议签到2.签到工作注意事项（1）在签到处的工作人员是第一个和与会者接触的，第一印象十分重要，这就要求报到处的工作人员精神饱满，热情高效。着装统一非常有必要。（2）通常在与会者报到时就要求其交齐会务费等各种费用并开具收据，否则会增加收费难度。（3）会议接待人员一定要注意VIP的接待，避免重要嘉宾到场后无人理睬。报到处工作人员如果发现有行为障碍者参加会议，一定要予以充分照料。【实例分析】人脸识别加速会展经济刷脸签到1秒入场零停留一

7、、会议活动设计（二）餐饮1.茶歇（1）含义茶歇即“Tea Break”，是指在平时工作和会议进程的休息时段。（2）茶歇准备1）看清EO单（预订单）的茶点的要求2）根据相关要求准备好茶点物品3）茶歇台布置应该提前一、会议活动设计（3）茶歇摆放1）上茶歇2）放茶歇台卡（4）茶歇装饰1）鲜花和绿植及花瓶2）仿水晶珠及玻璃球（5）茶歇服务一、会议活动设计（二）餐饮2.正餐一些会议的与会者对会议期间的餐饮服务非常重视，会议期间的工作用餐和宴会不仅是享用美食的场所，而且还是重要的交流场所，良好的餐饮服务会让与会者留下深刻印象。（三）出行1接站服务2迎送交通工具与陪车3返离服务一、会议活动设计（一）一日会议

8、第九届CCS企业云计算高峰论坛（二）三日会议第18届上海国际生物技术与医药研讨会二、会议日程案例04任务四会场布置策划1.剧院式一、会场背景板布置二、会议场地的布置方式2.课桌式3.围桌式4.长方形二、会议场地的布置方式课桌式围桌式长方形5.U型式6.鸡尾酒式二、会议场地的布置方式U型式鸡尾酒式1鸡尾酒式21.会议鲜花选择遵循的原则（1）选择会议鲜花需要考虑是否与会议或活动的主题相吻合，确保风格统一、色彩搭配。（2）考虑鲜花与鲜花之间、鲜花与绿植之间、鲜花与会场之间的搭配关系。（3）选择与花期应季的鲜花，鲜花需新鲜、颜色艳丽。2.不同会场的鲜花选择（1）餐桌，签到桌，会议桌鲜花。（2）庆典、开业中讲台花、馈赠花篮等。三、会议鲜花的选择2.不同会场的鲜花选择（3）VIP室等较小的空间内抑或比较有特色的会议活动中装点餐台或展示区域。（4）陈设在讲台等较高之处或者会议台面靠墙处等，同事适合大型会议。（5）庆典仪式中做餐桌花及较大空间的VIP室桌花等。四、会议桌布的选择（一）桌布的颜色选择（二）桌面的材质选择三、会议鲜花的选择会议礼品要综合考虑三个因素（一）选会议礼品要考虑主办方（二）会异礼不同（三）选择会议礼品的注意事项（四）选购会议礼品的选购建议六、主席台、演讲台的布置（一）主席台（二）演讲台五、会议礼品的选择谢谢观看