大学精品课件：第5讲 管理沟通之笔头沟通技能.pptx

1、管理沟通之笔头沟通技能,苏玉 2015年5月21日,2,授课计划安排,3,授课安排计划表,4,沟通信息的四大问题,确定目标（目标导向、准确定位） 讲究结构（思路清晰、说服力强） 准确表达（表达顺畅、语言简洁） 对方乐意（尊重情感、价值认同）,5,写作：是通过逻辑性的书面语言，以必要内容和必须形式为载体，能够准确传达信息，达到沟通的目的的重要方式。 能够准确传递信息、感情和思想。,9%书写,16%阅读,35%交谈,40%倾听,6,案例导入,7,8,9,10,11,挑战自己的90后,分析之一： 把握sala的报告逻辑发现问题、分析问题、解决问题 分析之二： sala的沟通方式需要如何改进？,12,

2、为什么要进行书面沟通？,写作是一种重要的沟通方式 写作是企、事业单位内部沟通的重要形方式。 优点：整理思路、建构严密逻辑最有效 弊端：教条刻板、冗长乏味,13,写作是一种重要的沟通方式,正式沟通方式： 规章制度（员工手册）、工作报告、劳动合同、企业文化宣传 非正式沟通方式： 生日贺卡、贺电、慰问函,14,写作是一种特殊的沟通方式,写作的思维缜密性： 充分思考、讲究逻辑、资料支撑 传递的高效性： 避免口头交流信息的衰减，提高效率 存在的独立性： 能够单独传递，不需要其他辅助手段。 写作成为人类文化传承最重要的途径之一。因为，写作为读者留下了遐想的空间。,15,沟通渠道分类,纸张沟通：报告、信件、

3、商务函件、备忘录 传真沟通 纸张媒介VS网络媒介 电子邮件 电子会议系统,16,17,写作是一个不断发展的概念：受众导向,写作的与时俱进，形式多变： 博客（思想整体性，书，缓慢）、微博（思想散点性，报纸，快捷） QQ（思想交流性，互动、即时）、微信（思想融合性，综合） 把握写作的本质以不变应万变 写作体现为文字形式 写作必须具一定创新自己独有见解 写作的目的在于沟通穿越时空沟通,18,文字组织原则：受众导向,投其所好的三大问题 受众对信息的第一反应寻找突破点。 受众需要哪些信息有效定向、经验（数据）支撑、获得理解与支持（协和医院） 编辑信息积极切入、转化消极、促进认同、调整风格,19,写作要则

4、,准 确,流 畅,简 洁,清 晰,完 整,提高效度,没有漏缺,逻辑框架,容易接受,客户体验,大道至简,20,案例模拟,例 A商场通过市场调查发现，最近他们的市场份额正在商场转移。分析后认为，原因在于： A商场降低了广告预算； A 商场在维持商场整洁和有序方面有不良的记录。 A商场在库存、采购和促销方面能力较差； B商场运用丰富多彩的广告方式； B商场重新布置商场以吸引新的顾客； B商场的媒体曝光度提高了20； 现在你是该商场的市场部主任，针对上述现实问题和所导致的结果，你应该如何提出解决问题的对策?,21,主题和目的：如果我们不改变现实，B商场将继续侵蚀我们的市场份额。(引言) 大前提(maj

5、or premise)：B商场正在侵蚀A商场的市场份额的原因在于： A商场的内部问题。在采购、库存、促销、整洁和组织方面缺乏控制，顾客在逐渐疏远，他们不能发现他们想要的东西；(正文) B商场先进的市场营销策略。当我们在减少广告预算的同时，B商场加大了在媒体上的投入，设计更好的广告，重新布置商场以吸引新的顾客。(正文) 小前提(minor premise)：尽管提高A商场的市场份额一开始会增加成本，但从长远看，这些成本相对于最终所能获得的巨大利润是微不足道的。(正文) A花销 B好处 结论(conclusion)：我们应该采取以下一些措施。 【蓝海战略】,22,文字逻辑的三个层次,宏观层次：即最

6、高层次 关注点在逻辑框架： 发现问题分析问题解决问题 中观层次：即中间层次 关注点在论证过程 论点论据论证 微观层次：即基础层次 关注点在句子的完整连贯 全面流畅平和,23,写作过程,24,写作过程,25,第二节 写作过程,准 确,流 畅,简 洁,清 晰,完 整,观点,材料,组织,起草,修改,大道至简,26,写作过程,一、明确写作目标 明确沟通目标、受众和自己拟表达的创新观点 二、收集资料 个人收集：网络资料、内部文档、书籍文献 团队收集：头脑风暴、分工配合 提高技巧： 勤做笔记 带问题与人沟通,27,三、组织观点 (1) 分组 (2) 筛选 (3) 归纳标题 (4) 有策略地编排，及时修正观

7、点 四、提炼材料五种方法，换位思考 设想读者只是浏览了解需求、突出重点 概括你的观点提炼观点、精益求精 灌输你的观点标题突出、吸引眼球 使用“电梯间谈话”技巧重点在前、支持在后 使用“惜字如金”技巧精炼提纲、吸引为先,28,五、起草文章 不要在乎写作顺序成熟一段、完成一段 不要边写边改 系统思维、整体修改 使用打印件修改便捷、打印修正 安排时间间隔多次反复，意外收获 六、修改文稿 从策略上进行修改观点修正 从宏观上进行修改框架修正 从微观上进行修改遣词造句 就正确性进行修改标点别字,29,报告的书写,报告的概念 报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求看 报告的人之间的信息或建议的交流形

8、式。 报告的最终作用通常是作为行动和决策的基础。 报告的类型（纷繁复杂）,30,成功报告要具备的条件,（1）报告内容应该统一 （2）报告内容应该完整 （3）所有的信息应该准确 （4）基于逻辑分析和材料分类的写作 （5）内容表述方式应使计划清楚 （6）报告写作风格应简单精炼，便于阅读 （7）尽量使所有可能的读者都易于了解,31,报告的基本结构,32,报告的格式,信函、便签式 纲要式 混合式 标题设计 文章层级符号,33,起、承、转、合,写文章讲究结构、布局。如何起笔，怎样铺展，又如何落笔，务求读来流畅通达，如行云流水。 “起”，就是文章的开头。或开门见山，点明主题；或从大处着笔，直指主题；或借典

9、故比喻，引出主题；或举出负面材料，反证主题。注意胸怀主题，力求出语惊人，吸引读者把文章读下去。 “承”，就是接承，继承文章的开头，层层递进，一步步深化展开，把文章往幽深处写。在这一部分，要求作者写出层出不穷的新观点、新境界。让读者犹如走在山路上，观看美景，应接不暇。 “转”，就是转换、转折，从“承”的部分峰回路转，掉头转出一个新的视角，或从正面转到反面，从左面转到右面，或从上面转到下面，从宏观转到微观，以求更深一层论述作者的观点。“转”，要让读者有山重水复、柳暗花明，置身于新境界之感。 “合”，可以是前述各段论点的归纳，可以是前述各段演绎出来的结论，也可以是前述各段缕缕分析的结合。文章的结尾要

10、求写得隽永，让读者感到文章读完了，回味没有穷尽，听完一场美妙的音乐之后仍有余音绕梁。,34,35,36,37,38,长篇报告格式,前页 扉页【】、授权、目录、附表与附图、前言、引言、致谢、摘要 主报告 内容简介、事实与讨论、结论和建议 附页 参考书目与文献、附录、索引,39,如何起草公司年度工作报告,常见年度报告的一般性框架： 第一部分：过去一年的工作回顾。 第二部分：提出下年度工作总体思路。 第三部分：确定下年度的工作目标和工作任务。 第四部分：明确完成上述目标和任务的措施。 第五部分：简要总结，发出号召。,40,完整的年度报告写作,41,英文信件最后的 Cheers, Sincerely, Regards, Best Wishes 有什么区别？,谢谢！,