会计电算化课件第3章总账系统.ppt

1、第3章 总账系统主要内容：主要内容：1.总账管理系统初始设置总账管理系统初始设置2.总账日常业务处理总账日常业务处理3.总账期末处理总账期末处理学习目标：学习目标：通过本章的学习，了解总账系统的基本内容。通过本章的学习，了解总账系统的基本内容。v1.熟悉总账系统中熟悉总账系统中明细权限和账簿、凭证选项明细权限和账簿、凭证选项的设置；的设置；v2.掌握掌握期初余额录入期初余额录入的方法；的方法；v3.熟练掌握日常熟练掌握日常填制、修改、作废、整理凭证填制、修改、作废、整理凭证的方法的方法v4.掌握掌握凭证审核、记账、现金管理、银行对账凭证审核、记账、现金管理、银行对账的方法的方法v5.掌握掌握查

2、询账簿、期末转账、对账、结账查询账簿、期末转账、对账、结账等账务处理等账务处理 的方法。的方法。3.1 总账管理系统概述总账管理系统概述 3.1 3.1 总账管理系统概述总账管理系统概述 总账管理系统是用友通管理软件的核心子系统，适合于各行各业进行账务核算及管理工作 总账管理系统既可独立运行，也可同其他系统协同运转 3.1 总账管理系统概述总账管理系统概述 3.1 3.1 总账管理系统概述总账管理系统概述 3.1.1 3.1.1 总账系统功能概述总账系统功能概述 总账系统的任务就是在建立的会计科目体系的基础上，通过填制凭证反映企业发生的各项经济业务，对凭证进行审核、记账，输出各种账簿 按照处理

3、流程划分，主要分为初始设置、凭证管理、账簿管理、辅助核算管理和期末处理等 3.1 总账管理系统概述总账管理系统概述 3.1 3.1 总账管理系统概述总账管理系统概述 3.1.1 总账系统功能概述 1.初始设置 由用户根据本企业的具体需要建立账务应用环境，将用友通总账管理系统变成适合本单位实际需要的专用系统 主要工作包括设置各项业务参数、明细账权限的设定和期初余额的录入等 3.1 总账管理系统概述总账管理系统概述 3.1 3.1 总账管理系统概述总账管理系统概述 3.1.1 总账系统功能概述 2.凭证管理 通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差

4、控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制 包括完成凭证的录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签字、常用凭证定义等 3.1 总账管理系统概述总账管理系统概述 3.1 3.1 总账管理系统概述总账管理系统概述 3.1.1 总账系统功能概述 3.账簿管理 强大的查询功能使整个系统实现总账、明细账、凭证联查，并可查询包含未记账凭证的最新数据 可随时提供总账、余额表、明细账、日记账等标准账表的查询 3.1 总账管理系统概述总账管理系统概述 3.1 3.1 总账管理系统概述总账管理系统概述 3.1.1 总账系统功能概述 4.辅助核算管理 总账管理系统除了提供总账、明细账、日记账等主要账

5、簿数据的查询外，还提供以下辅助核算管理：个人往来核算、部门核算、往来管理、现金管理和项目管理 3.1 总账管理系统概述总账管理系统概述 3.1 3.1 总账管理系统概述总账管理系统概述 3.1.1 总账系统功能概述 5.月末处理 灵活的自定义转账功能、各种取数公式可满足各类业务的转账工作 自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务 进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告 3.1 总账管理系统概述总账管理系统概述 3.1 3.1 总账管理系统概述总账管理系统概述 3.1.3.1.2 2 总账管理系统的业务流程总账管理系统的业务流程 启动总账系统启动总账系统 初始

6、设置初始设置 日常处理日常处理 期末处理期末处理3.2 3.2 总账管理系统初始设置总账管理系统初始设置 从原有系统（手工系统或计算机系统）过渡从原有系统（手工系统或计算机系统）过渡到新系统并不是完全照抄照搬，而是需要有到新系统并不是完全照抄照搬，而是需要有一个重新设计的过程。总账初始化就是结合一个重新设计的过程。总账初始化就是结合企业的具体管理需求和用友通管理软件的特企业的具体管理需求和用友通管理软件的特点确定针对企业的业务流程及解决方案，具点确定针对企业的业务流程及解决方案，具体体现为设置总账管理系统运行的各项参数体体现为设置总账管理系统运行的各项参数及录入初始数据及录入初始数据 3.2

7、3.2 总账管理系统初始设置总账管理系统初始设置 3.2.1 3.2.1 选项设置选项设置 首次使用总账管理系统时，需要确定反映企首次使用总账管理系统时，需要确定反映企业具体核算要求的各种参数。通过选项设置业具体核算要求的各种参数。通过选项设置定义总账管理系统的输入控制、处理方式、定义总账管理系统的输入控制、处理方式、数据流程、输出格式等数据流程、输出格式等 总账管理系统中按控制内容将总账选项归并总账管理系统中按控制内容将总账选项归并为凭证、账簿、会计日历和其他四类内容为凭证、账簿、会计日历和其他四类内容 3.2 3.2 总账管理系统初始设置总账管理系统初始设置 3.2.2 3.2.2 明细账

8、权限明细账权限 系统管理中对操作员已做了功能权限的系统管理中对操作员已做了功能权限的授权，但仅限于系统功能菜单一级，不授权，但仅限于系统功能菜单一级，不能提供更明确的权限区分。当需要对操能提供更明确的权限区分。当需要对操作员的权限做进一步的细化，如希望制作员的权限做进一步的细化，如希望制单权限控制到科目、凭证审核权限控制单权限控制到科目、凭证审核权限控制到操作员、明细账查询控制到科目等，到操作员、明细账查询控制到科目等，就要在设置选项时对以上选项作选中标就要在设置选项时对以上选项作选中标记，再到记，再到“明细权限明细权限”功能中进行设置功能中进行设置 明细权限设置明细权限设置v1.1.明细账查

9、询科目权限设置明细账查询科目权限设置v2.2.凭证审核权限设置凭证审核权限设置v3.3.制单科目权限设置制单科目权限设置3.2 3.2 总账管理系统初始设置总账管理系统初始设置 3.2.3 3.2.3 期初余额期初余额 为了保证业务处理的连续性，初次使用总账为了保证业务处理的连续性，初次使用总账管理系统时，应将经过整理的总账启用日期管理系统时，应将经过整理的总账启用日期前一个月的手工账余额数据录入计算机，以前一个月的手工账余额数据录入计算机，以此为起点继续未来的业务处理。在总账管理此为起点继续未来的业务处理。在总账管理系统中主要输入各科目余额，包括明细科目系统中主要输入各科目余额，包括明细科目

10、余额和辅助账余额，总账科目余额自动计算余额和辅助账余额，总账科目余额自动计算 期初余额录入期初余额录入v1.1.只能录入最末级科目的余额只能录入最末级科目的余额v2.2.辅助科目期初余额的录入辅助科目期初余额的录入v3.3.记住记住“试算平衡试算平衡”3.2 3.2 总账管理系统初始设置总账管理系统初始设置 3.2.3 3.2.3 期初余额期初余额 在输入期初数据的过程中，需要注意以下问在输入期初数据的过程中，需要注意以下问题：题：1 1不同性质科目的余额输入不同性质科目的余额输入 2 2关于科目的余额方向关于科目的余额方向 3 3期初试算平衡期初试算平衡 若为年初所建账套：若为年初所建账套：

11、若为年中所建账套：若为年中所建账套：3.3 3.3 总账日常业务处理总账日常业务处理 在总账系统中，当初始设置完成后，就可以在总账系统中，当初始设置完成后，就可以开始进行日常业务处理了。日常业务处理主开始进行日常业务处理了。日常业务处理主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账、总账打印输出各种凭证、日记账、明细账、总账和各种辅助账和各种辅助账 一、凭证管理一、凭证管理二、账簿管理二、账簿管理三、现金管理三、现金管理四、往来管理四、往来管理一、凭证一、凭证1.1.填制凭证填制凭证 5.5.科目汇总科目汇总2.2.出纳签字出纳签

12、字 6.6.记账记账3.3.审核凭证审核凭证 7.7.常用摘要常用摘要4.4.查询凭证查询凭证 8.8.常用凭证常用凭证1.填制凭证v 增加凭证增加凭证v 修改凭证修改凭证v 作废、恢复及整理凭证作废、恢复及整理凭证v 冲销凭证冲销凭证v 二、出纳签字二、出纳签字v 三、审核凭证三、审核凭证v 四、查询凭证四、查询凭证v 五、科目汇总五、科目汇总v 六、记账（反记账）六、记账（反记账）v 七、常用摘要七、常用摘要v 八、常用凭证八、常用凭证第三节第三节 账簿管理账簿管理v企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账簿。账簿管理

13、包程序后，就形成了正式的会计账簿。账簿管理包括账簿的查询和打印。在用友通管理系统中，账括账簿的查询和打印。在用友通管理系统中，账簿簿：v一、基本会计核算账簿一、基本会计核算账簿v二、辅助核算账簿二、辅助核算账簿一、基本会计核算账簿一、基本会计核算账簿v（一）总账查询（一）总账查询v（二）余额表查询（二）余额表查询v（三）明细账查询（三）明细账查询v（四）多栏账查询（四）多栏账查询v（五）日记账及日报表查询（五）日记账及日报表查询（一）查询总账v（1）科目范围：）科目范围：可输入起止科目范围，为可输入起止科目范围，为空时，系统认为是所有科目。空时，系统认为是所有科目。v（2）科目级次：）科目级次

14、：在确定科目范围后，可以在确定科目范围后，可以按该范围内的某级科目，如将科目级次输入按该范围内的某级科目，如将科目级次输入为为1-11-1，则只查一级科目，如将科目级次输，则只查一级科目，如将科目级次输为为1-31-3，则只查一至三级科目。如果需要查，则只查一至三级科目。如果需要查所有末级科目，则用鼠标选择所有末级科目，则用鼠标选择“末级科目末级科目”即可。即可。v（3）若想查询包含未记账凭证的总账，用若想查询包含未记账凭证的总账，用鼠标选择鼠标选择“包含未记账凭证包含未记账凭证”即可。即可。（二）余额表查询（二）余额表查询v余额表用于余额表用于查询统计各级科目查询统计各级科目的本期发生额、的

15、本期发生额、累计发生额和余额等。累计发生额和余额等。v传统的总账，是以总账科目分页设账，而余传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的额表则可输出某月或某几个月的所有总账科所有总账科目或明细科目目或明细科目的期初余额、本期发生额、累的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额，在实行计算机记账后，计发生额、期末余额，在实行计算机记账后，我们建议用户用余额表代替总账。我们建议用户用余额表代替总账。v（1 1）月份范围：）月份范围：选择起止月份，当只查某个选择起止月份，当只查某个月时，应将起止月都选择为同一月份，如查月时，应将起止月都选择为同一月份，如查1998.08 19

16、98.08 月，则月份范围应选择为月，则月份范围应选择为1998.08-1998.08-1998.081998.08。v（2 2）科目范围：）科目范围：可输入起止科目范围，为空可输入起止科目范围，为空时，系统认为是所有科目。时，系统认为是所有科目。v（3 3）科目级次：）科目级次：在确定科目范围后，可以按在确定科目范围后，可以按该范围内的某级科目，如将科目级次输入为该范围内的某级科目，如将科目级次输入为1-11-1，则只查一级科目，如将科目级次输为，则只查一级科目，如将科目级次输为1-1-3 3，则只查一至三级科目。如果需要查所有末，则只查一至三级科目。如果需要查所有末级科目，则用鼠标选择级科

17、目，则用鼠标选择“末级科目末级科目”即可。即可。v（4 4）余额范围：）余额范围：用于指定要查找的余额范围，用于指定要查找的余额范围，例如输入余额下限输入例如输入余额下限输入0.010.01，上限不输，则表示，上限不输，则表示查余额大于查余额大于0.010.01的所有科目；若输入的所有科目；若输入200200400400：表示余额表示余额200200且余额且余额400400的所有科目。的所有科目。v（5 5）科目类型：）科目类型：为空时，系统默认全部类型。为空时，系统默认全部类型。也可用鼠标点取科目类型选择下拉框，选择要查也可用鼠标点取科目类型选择下拉框，选择要查询的科目类型。询的科目类型。v

18、（6 6）外币名称：）外币名称：为空时系统默认所有外币。指为空时系统默认所有外币。指定外币名称时，将只查为核算该外币的科目。定外币名称时，将只查为核算该外币的科目。v（7 7）包含未记账凭证：）包含未记账凭证：若想查询包含未记账凭若想查询包含未记账凭证的余额表，用鼠标选择证的余额表，用鼠标选择“包含未记账凭证包含未记账凭证”即即可。可。注意以下各按钮的使用：注意以下各按钮的使用：（三）明细账查询v系统共提供了系统共提供了四种明细账的查询格式四种明细账的查询格式:1.1.普通明细账普通明细账 2.2.按科目排序明细账按科目排序明细账 3.3.按对方科目展开明细账按对方科目展开明细账 4.4.月份

19、综合明细账月份综合明细账（四）多栏账查询（四）多栏账查询v1.1.建立多栏账建立多栏账v2.2.自动编制自动编制v3.3.多栏账查询多栏账查询二、辅助核算账簿二、辅助核算账簿v1.1.个人辅助账查询个人辅助账查询v2.2.部门辅助账查询部门辅助账查询第三节第三节 出纳管理出纳管理主要内容：主要内容：v一、查询日记账及资金日报表一、查询日记账及资金日报表v二、支票管理二、支票管理v三、银行对账三、银行对账v四、长期未达审计四、长期未达审计三、银行对账三、银行对账v1.录入银行对账期初录入银行对账期初v2.录入银行对账单录入银行对账单v3.银行对账银行对账v4.编制余额调节表编制余额调节表v5.查询对账勾对情况查询对账勾对情况v6.核销银行账核销银行账第四节 期末处理v一、转账定义一、转账定义v二、转账生成二、转账生成v三、对账三、对账v四、结账四、结账一、转账定义一、转账定义 1.1.自定义转账设置自定义转账设置 2.2.对应转账设置对应转账设置 3.3.销售成本结转设置销售成本结转设置 4.4.汇兑损益结转设置汇兑损益结转设置 5.5.期间损益结转设置期间损益结转设置 6.6.售价售价(计划价计划价)销售成本结转销售成本结转四、结账