Excel培训教程课件.ppt

1、1ppt课件1 Excel20101 Excel2010入门入门2 2 建立建立ExcelExcel工作簿与输入资料工作簿与输入资料3 3 公式与函数公式与函数4 4 工作表的编辑作业工作表的编辑作业5 5 建立图表建立图表6 6 打印工作表打印工作表7 7 文件管理文件管理2ppt课件1-1-1 1-1-1 启动启动ExcelExcel 方法一：执行“开始/所有程序/Microsoft office/Microsoft Excel 2010”命令启动Excel。方法二：双击已有Excel文件图示来启动Excel。1-1 1-1 启动启动ExcelExcel与认识工作环境与认识工作环境 Mic

2、rosoft Excel是一套功能完整、操作简易的电子计算表软体，提供丰富的函数及强大的图表、报表制作功能，能有助于有效率地建立与管理资料。1 Excel20101 Excel2010入门入门3ppt课件 除了执行命令来启动Excel外，在Windows桌面或文件资料夹视窗中双击Excel工作表的名称或图示，同样也可以启动Excel。启动Excel20104ppt课件公式栏公式栏列号列号名字框名字框行号行号当前单元格当前单元格工作表标签工作表标签工作表工作表工作簿工作簿 1-1-2 Excel 1-1-2 Excel界面介绍界面介绍p 启动Excel后，可以看到如下界面：5ppt课件p 认识功

3、能页次 Excel中所有的功能操作分门别类为8大页次，包括文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅和视图。各页次中收录相关的功能群组，方便使用者切换、选用。例如开始页次就是基本的操作功能，像是字型、对齐方式等设定，只要切换到该功能页次即可看到其中包含的内容。在功能页上按一下，即可切换到该页次p 认识功能区 视窗上半部的面板称为功能区，放置了编辑工作表时需要使用的工具按钮。开启Excel时预设会显示“开始”页次下的工具按钮，当按下其他的功能页次，便会改变显示该页次所包含的按钮。6ppt课件目前显示“开始”页次的工具按钮依功能还会再区隔成数个区块，例如此处为字体区 当我们要进行某一项工作时，就

4、先点选功能区上方的功能页次，再从中选择所需的工具钮。例如我们想在工作表中插入1张图片，便可按下“插入”页次，再按下“图例”区中的“图片”钮，即可选取要插入的图片。切换到此页按下此钮插入图片与图片、图形有关的功能，都可以在“插图”区中找到7ppt课件 在功能区中按下 钮，还可以开启专属的【交谈窗】或【工作窗格】来做更细部的设定。例如我们想要美化储存格的设定，就可以切换到“开始”页次，按下“字体”区右下角的 钮，开启储存格格式交谈窗来设定。切换到开始页次按下此钮开启交谈窗格更细部的设定8ppt课件 隐藏与显示“功能区”：如果觉得功能区占用太大的版面位置，可以将“功能区”隐藏起来。隐藏“功能区”的方

5、法如下：目前“功能区”是完整显示按下此钮将“功能区”隐藏起来再按一下此钮即可显示功能区9ppt课件 将“功能区”隐藏起来后，要再度使用“功能区”时，只要将鼠标移到任一个页次上按一下即可开启；然而当鼠标移到其他地方再按一下左键时，“功能区”又会自动隐藏了。如果要固定显示“功能区”，请在页次标签上按右键，取消最小化功能区项目。将鼠标移到任何一个功能页次上按一下，即会再度出现功能区取消“功能区最小化”10ppt课件p 快速存取工具栏 “快速存取工具栏”顾名思义就是将常用的工具摆放于此，帮助快速完成工作。预设的“快速存取工具栏”只有3个常用的工具，分别是“存储文件按”、“复原”及“取消复原”，如果想将

6、自己常用的工具也加此区，请按下 进行设定。按下此钮展开“自定义快速访问工具列”清单例如选择“新建”这里会列出常用的功能，如果正好是您需要的功能，只要选取功能命令，即可加入快速存储工具列加入“新建”钮，以后要打开新文件就方便度了11ppt课件p 显示比例工具 视窗右下角是“显示比例”区，显示目前工作表的检视比例，按下 可放大工作表的显示比例，每按一次放大10%,例如90%、100%、110%.;反之按下 钮会缩小显示比例，每按一次则会缩小10%,列入110%、100%、90%.。或者您也可以直接拉曳中间的滑动杆，往 钮方向拉曳可放大显示比例；往 钮方向拉曳可缩小显示比例。可利用按钮或滑动杆调整显

7、示比例12ppt课件 如果您的鼠标附有滚轮，只要按住键盘上的Ctrl键，在滚动滚轮，即可快速放大、缩小工作表的显示比例。此外，您也可以按下工具列左侧的“缩放比例”钮，由“显示比例”对话框来设定显示比例，或自行输入项要显示的比例。按下此钮选择显示比例，或在“自定义”栏中自行输入比例 当输入的值小于100%,表示要缩小显示比例；大于100%，则表示要放大。若按下“恰好容纳选定区域”项目，则Excel会根据您在工作表上选定的范围来计算缩放比例，使这个范围刚好填满整个工作簿视窗。13ppt课件1-1-3 1-1-3 工作簿与工作簿视窗工作簿与工作簿视窗p 工作簿与工作表工作簿与工作表 工作簿是Exce

8、l使用的文件架构，我们可以将它想象成是一个工作夹，在这个工作夹里面有许多工作纸，这些工作纸就是工作表：工作夹工作表14ppt课件p 单元格与单元格位址单元格与单元格位址 工作表内的方格称为“单元格”，我们所输入的资料便是排放在一个个的单元格中。在工作表的上面有每一栏的“列标题”A、B、C、,左边则有各列的行标题1、2、3、，将列标题和行标题组合起来，就是单元格的“位址”。例如工作表最左上角的单元格位于第A列第1行，其位址便是A1，同理，E栏的第3行单元格，其位址是E3。A1单元格E3单元格这是1行这是1列列标题行标题15ppt课件p 卷轴卷轴 我们可以利用工作簿视窗的卷轴，将工作表的各个部分分

9、批卷到荧幕上来。卷轴的前后端各有一个“卷轴钮”，中间则是一个滑动杆，底下我们一垂直卷轴来说明其用法。按下可卷动以列可上下卷动工作表水平卷轴可左右卷动工作表 可卷动一个荧幕 画片16ppt课件p 页次标签页次标签 每一本新的工作簿预设会有3张空白工作表，每一张工作表则会有一次页次标签（如工作表1、工作表2),我们就是利用页次标签来区分不同的工作表。工作表的页次标签按下此钮可建立新的工作表 一个工作簿中可以有数张工作表，目前显示在荧幕上的那种工作表称为作用工作表，也就是您现在的编辑对象。若想要编辑其它的工作表，只要按下该工作表的页次标签即可将它切换成作用工作表。17ppt课件p 结束结束Excel

10、Excel Excel的工作环境介绍的差不多了，若想离开Excel，只要按下主视窗右上角的“关闭”钮，或是按下“文件”页次，在按下“退出”钮，就可以结束Excel了。按此“关闭”钮按此“退出”钮按此钮关闭工作表 如果曾在Excel视窗中做过输入或编辑的动作，关闭时会出现提示存档信息，按需求选择即可。18ppt课件2-1 2-1 建立新文件及工作簿视窗的操作建立新文件及工作簿视窗的操作2-1-1 2-1-1 建立新工作簿建立新工作簿p 建立工作簿的动作，通常可借由启动Excel一并完成，因为启动Excel时，就会顺带开启一份空白的工作簿。启动Excel就会建立的新工作簿2 2 建立建立Excel

11、Excel工作簿与输入资料工作簿与输入资料19ppt课件p 你也可以按下“文件”标签，切换到“文件”标签后按下“新建”钮来建立新的工作簿。开启的新工作簿，Excel会依次以工作簿1、工作簿2来命名，要重新替工作簿命名，可在存储文件时变更。2-1-2 2-1-2 切换工作簿视图切换工作簿视图p 利用刚才所学的方法，再建立一个新工作簿，现在就有2个工作表视窗。p 切换至“视图”页次，再按下“窗口”区的“切换窗口”，即可从中选取工作簿。档名前显示打钩符号，表示是目前所在的工作簿显示Excel中所有已开启的工作簿按一下即可切换至此工作簿20ppt课件2-2 2-2 在单元格中输入资料在单元格中输入资料

12、2-2-1 2-2-1 认识资料的种类认识资料的种类p 单元格的资料大致可分成两类：一种是可计算的数字资料（包括日期、时间），另一种则是不可计算的文字资料。2-2-1 2-2-1 输入资料的程序输入资料的程序p 现在我们要练习在单元格输入资料，不管是文字或数字，其输入程序都是一样的，底下我们以文字资料来做示范。首先是选取要放入资料的单元格，例如在B2单元格按一下:21ppt课件 输入“货号”2个字，在输入资料时，环境会发生一些变化，请看下图的说明：在B2单元格按一下状态列表显示就绪，表示可以开始输入资料输入资料时，资料编辑列会出现取消钮或输入钮输入的资料会同时显示在资料编辑栏以及单元格中状态由

13、就绪变成输入22ppt课件 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认，Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。2-2-2 2-2-2 在单元格中输入多行资料在单元格中输入多行资料p 若想在一个单元格内输入多行资料，可在换行时按下Alt+Enter键，将插入点移到下一行，便能在同一单元格中继续输入下一行资料。在A2单元格中输入“订单”，然后按下Alt+Enter键，将插入点移到下一行。插入点移到第二行了其它单元格内容请自行练习输入 继续输入“明细”两个字，然后按下Enter键，A2单元格便会显示成2行文字。单元格的行高会自动调整23ppt课件 输入完请按下Enter键或是资料

14、编辑列的输入钮确认，Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。2-2-2 2-2-2 清除单元格内容清除单元格内容p 如果要清除单元格的内容，先选取欲清除的单元格，然后按下Delete键或者按下鼠标右键，在弹出的对话框中选择“清除内容”。2-3 2-3 资料的显示方式与调整单元格宽度资料的显示方式与调整单元格宽度p Excel会自动判断使用者输入的资料型态，来决定资料的预设显示方式，例如数字资料将会靠右对齐；文字资料则会靠左对齐。若输入的资料超过单元格宽度时，Excel将会改变资料的显示方式。p 当单元格宽度不足显示内容时，数字资料会显示成“#”,而文字资料则会由右边相邻的储存格决定如

15、何显示。当右邻单元格有内容时，文字资料会被截断当右邻单元格是空白时，文字资料会跨越到右边单元格太窄，数字会显示成#字24ppt课件p 这时候只要调整单元格的宽度或在标题栏的右框线上双击鼠标左键就可以调整宽度。p 调整高度的方法和调整宽度的方法一样，只要拉曳行下方的框线就可以了。25ppt课件2-4 2-4 选取单元格的方法选取单元格的方法2-4-1 2-4-1 选取多个单元格选取多个单元格p 在单元格内按一个鼠标左键，可选取该单元格；若要一次选取多个相邻的单元格，将鼠标指在欲选取范围的的第一个单元格，然后按住鼠标左键拉曳到欲选取范围的最后一个单元格，最后再放开左键。p 假设我们选取A2到D5这

16、个范围，选取的单元格范围我们会以范围做左上角及右下角的单元格位址来表示，如下图选取的范围即表示A2：D5。若要取消选取范围，只要在工作表内按下任一个单元格即可。先点选A2单元格按住鼠标左键不放，拉曳至D5单元格26ppt课件2-4-2 2-4-2 选取不连续的多个范围选取不连续的多个范围p 如果要选取多个不连续的单元格范围，如B2：D2、A3:A5,先选取B2：D2范围，然后按住Ctrl键，再选取第2个范围A3：A5，选好后再放开Ctrl键，就可以同时选取多个单元格范围了。先选取B2：D2范围按住Ctrl键后，再接着选取A3：A527ppt课件2-4-3 2-4-3 选取整行或整列选取整行或整

17、列p 要选取整行或整列，在行编号或列编号上按一下：在此按一下，选取整个B列在此按一下，选取整个第4列28ppt课件2-4-4 2-4-4 选取整张工作表选取整张工作表p 若要选取整张工作表，按下左上角的“全选按钮”即可一次选取所有的单元格。按下“全选按钮”可选取整张工作表29ppt课件2-5 2-5 从输入过的资料从输入过的资料练习填满功能练习填满功能p 请开敔一份新的工作簿，首先练习操作步骤较单纯的填满功能，看看如何在B2：B6范围内填满”业务部”。先如图输入内容，然后在B2单元格输入”业务部”3个字，并维持单元格的选取状态，然后将指标移至粗框线的右下角，此时指标会呈+状：选取某个单元格或范

18、围时，其周围会被粗框线围住，右下角的小方块稻为填满控点 将指标移到填满控点上，按住左钮不放向下拉至单元格B6，”业务部”2个字就会填满B2：B6范围了：指标旁出现工具提示，显示单元格将填入的资料自动填满选项钮30ppt课件 在刚才的操作中，数据自动填满B2：B6单元格后，B6单元格旁出现了一个自动填满选项钮，按下此钮可显示下拉选单，让你变更自动填满的方式：预设的填满方式，即填入单元格的内容与格式（如字型、颜色设定）若改选此项，只会填入单元格格式 选此项表示只填入单元格内容，但不要填入格式 自动填满选项钮的作用，可让我们选择是否要一并套用单元格的格式设定。不过，我们尚未设定格式，所以不用变更设定

19、，当你选取了其他单元格，并进行编辑动作后，自动填满选项钮就会自动消失。学会单元格的格式设定后，您就会感受到此钮的便利之处了。31ppt课件2-6 2-6 自动建立等差、日期及等比数列自动建立等差、日期及等比数列2-6-1 2-6-1 建立等差数列建立等差数列 首先要说明数列的类型，以便清楚知道哪些数列可由Excel的功能来自动建立。Exccl可建立的数列类型有4种：等差级数：数列中相邻两数字的差相等，例如：1、3、5、7等比级数：数列中相邻两数字的比值相等，例如：2、4、8、16日期：例如：2012/12/5、2012/12/6、2012/12/7自动填入：自动填入数列是属于不可计算的文字数据

20、，例如：一月、二月、三月，星期一、星期二、星期三等都是。Excel已将这类型文字数据建立成数据库，让我们使用自动填入数列时，就像使用一般数列一样。以下就分别说明如何建立以上这4种数列。建立等差数列 请接续上一节的练习，我们要在A2：A6单元格中，建立1、2、3、4、5的等差数列，请如下操作：在A2、A3单元格分别输入1、2，并选取A2：A3范围做为来源单元格，也就是要有两个初始值（如1、2），这样Excel才能判断等差数列的间距值是多少。来源储存格32ppt课件将指针移到填满控点上，按住鼠标左钮不放，向下拉曳至A6单元格：指针旁的数字表示目前到达的储存格将填入的值参考指针旁的数字，当建立到你要

21、的数字后请放开滑鼠，等差数列就建立好了：建立数列后，自动填满选项钮 又再度出现了，而且下拉选单中的第1个项目略有不同：以复制数据的方式来填满。就上例而言，A2：A6范围会变成1、2、1、2、1此外，利用填满控点还可以建立“项目1、专案3、专案5、专案7”的文数字组合数列，只要在来源单元格输入“项目1”、“专案3”，再拉曳填满控点即可完成，你可以自行试试看。33ppt课件2-6-2 2-6-2 建立日期数列建立日期数列 再来试试建立日期的功能。请开启一份新工作簿，假设我们要在Al：El建立一个日期数列，就可以在来源Al单元格中输入起始日期，然后拉曳填满控点至El单元格：1、输入起始日期2、拉曳填

22、满控点至El儲存格即可建立由于我们建立的是日期数列，所以当你按下自动填满选项钮熙时 ，会看到多出几个与日期有关的选项若改选此项，建立的日期数列会跳过星期六、日此为预设选项选此项，A1：El 会填入，2012/1/1、2012/2/12012/5/134ppt课件2-6-3 2-6-3 建立文字数列建立文字数列Excel 还内建许多常用的自动填人数列，例如 ”甲、乙、丙、丁”、”一月、二月、三月”等，方便我们使用填满控点快速完成输入。如右图操作，我们来练习在A3：Al0建立”甲、乙辛”：拉曳至A10建立不同的自动填入数列，自动填满选项钮下拉选单中的项目也会随数列的特性而有所不同。在A3输入“甲”

23、35ppt课件2-6-42-6-4建立等比数列建立等比数列不用按计算器，就能轻松建立等比数列等比数列无法像等差数列以拉曳填满控点的方式来建立，我们实际来操作看看。例如要在B3：Bl0建立5、25 、1 25 的等比数列。在B3单元格中输入5，按下圈图键，接着选取B3：Bl0的范围：切换到开始页次，按下编辑区的填满钮 ，由下拉选单中选择数列命令开启数列交谈窗：1、选择此项，因为 根据步骤1选 取的范围，数列 会产生在列2、选择要建立的数列类型此栏可设定数列最后结束的数字，若未设定将延伸到选取范围为止，此例为Bl0单元格3、输入等比的数值按下确定钮，等比数列就建立完成了：36ppt课件2-7 2-

24、7 工作表的操作工作表的操作2-8-1 2-8-1 插入与切换工作表插入与切换工作表目前使用中的工作表，页次卷标会呈白色，如果想要编辑其他工作表，只要按下该工作表的页次标签，即可将它切换成作用工作表。一本工作簿预设有3张工作表，若不够用时可以自行插入新的工作表。请开殷一份新工作簿，如下练习插入一张新的工作表：按下此钮插入工作表插入的新工作表学会数据的输入方法后，现在我们再来学学如何在工作簿中新增及切换工作表。当资料量多的时候，善用工作表可以帮助你有效率地完成工作。37ppt课件2-7-2 2-7-2 为工作表重新命名为工作表重新命名p Excel Excel双按工作表1页次卷标，使其呈选取状态

25、：Exccl会以工作表1、工作表2、工作表3为工作表命名，但这类名称没有意义，当工作表数量多时，应更改为有意义的名称，以利辨识。假设我们要在工作表1输入各项商品的销售统计数量，所以可以将它重新命名为”销售数量”。输入”销售数量”再按下 键，工作表就重新命名了。38ppt课件2-7-3 2-7-3 设定页次标签颜色设定页次标签颜色除了可以更改工作表的名称，页次卷标的颜色也可以个别设定，这样看起来就更容易辨识了。例如我们要将”销售数量”这个页次卷标改为红色：在页次卷标上按下鼠标右钮选择此命令选择页次卷标 的颜色设定好之后，”销售数量”工作表的页次卷标会显示红色底线，那是因为”销售数量”是目前的作用

26、工作表，若选取其他的工作表，就会看到”销售数量”工作表的页次卷标正是刚才设定的红色了：选择此项，可回复页次标签的默认色彩39ppt课件2-7-4 2-7-4 删除工作表删除工作表对于不再需要的工作表，可在工作表的页次卷标上按鼠标右钮执行删除命令将它删除。若工作表中含有内容，还出现提示交谈窗请你确认是否要删除，避免误删了重要的工作表。40ppt课件2-8 2-8 保存文件保存文件2-8-1 2-8-1 第一次存档第一次存档学习了一连串输入数据、编辑工作表等操作，现在来学习最重要的存盘工作。结束工作前，一定要确实做好存盘的工作，不然辛苦的编辑可就白费了。要储存文件，请按下快速存取工具栏的保存文件钮

27、 ，如果是第一次存盘，会开启另存新档交谈窗，让你配置文件案储存的相关信息。切换至保存文件的文件夹输入文件名按下保存钮当你修改了工作簿的内容，而再次按下保存文件钮时，就会将修改后的工作簿直接储存。若想要保留原来的文件，又要储存新的修改内容，请切换至文件页次，按下另存新档钮，以另一个档名来保存。41ppt课件2-8-2 2-8-2 开启旧文档开启旧文档 要重新开敔之前储存的文件，请切换至文件页次再按阔殿旧文件钮，就会显示开启旧文件交谈窗让你选择要开殷的文件了。若要想开启最近编辑过的工作簿文件，则可按下文件页次的最近钮，其中会列出最近编辑过的文件，若有想要开启的文件，按下文件名就会开启了。下次忘记文

28、件名、储存位置时，可以到这里看看，或许需要的文件就列在其中42ppt课件 利用利用“自动求和自动求和”钮快速输入函数钮快速输入函数 在开始页次编辑区有一个自动加按钮 ，可让我们快速输入函数。例如当我们选取B8单元格，并按下 钮时，便会自动插入SUM函数，且连自变量都自动帮我们设定好了：只要按下enter键，就可以算出班费的总支出了会自勤选取好函数引数，你也可以自行重新选取其他范围这里会有函数的输入格式提示 除了加总功能之外，还提供数种常用的函数供我们选择使用，只要按下 钮旁边的下拉钮，即可选择要进行的计算：可用来做这些运算若选此项，会开启插入函敷交谈窗3 3 公式与函数公式与函数43ppt课件

29、 自动计算功能不仅会计算总和、平均值、项目个敷，还可以计算最大值、最小值、数字计数等。若要燮更目前计算的项目，可如下操作：在状态栏按右键选择所要的计算功能，功能前显示打勾符虢，表示含列在状态列，此例请加选最大值、最小值2项可看出此次奖金发放最少是0元，最都是8000元44ppt课件4-1 单元格的新增与删除n 有时候舍在输入资料的遇程中爱发现资料漏打，需要在现有的资料周穿插放入这些资料时，就需要先在工作表中插入空白列、行或储存格，再到其中输入资料：若有空白的储存格，或用不到的内容，则可将之删除。4-1-1 新增与删除整行、整列 新增列 单击要插入位置后面的列标，选择一列单元格，单击右键弹出快捷

30、菜单，选择插入命令，或者选择“开始”菜单里的插入按钮。4 4 工作表的编辑作业工作表的编辑作业45ppt课件 新增行 单击要插入位置后面的行标，选择一行单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，或者选择“开始”菜单里的插入按钮。46ppt课件 删除行、列 在要删除的行或列上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令即可。或者选择“开始”菜单里的删除按钮。47ppt课件4-2 新增与删除空白单元格 新增空白单元格 假设要在B2：D2插入3个空白单元格，则先选取要插入空白单元格的B2:D2 切换至“开始”菜单的单元格区域下的插入按钮，执行插入单元格命令。48ppt课件 删除空白单元格 选取要删

31、除的单元格，比如B2：D249ppt课件 切换至“开始”菜单的单元格区域下的删除按钮，执行删除单元格命令。50ppt课件4-3 4-3 单元格的文字格式设定单元格的文字格式设定n 如果设定的封象是整个储存格的文字，只要选取储存格，或是选取储存格范围、整行、整列，再切换到开始页次，按下字体区的工具钮进行设定，文字就会套用设定的格式了。此区域用来设定文字格式51ppt课件4-4 4-4 数字资料的格式化数字资料的格式化n 工作表的数字资料，也许是一笔金额、一个数量或是银行利率等等，若能为数字加上货币符号”$”、百分比符号”%。，想必更能表达出它们的特性。4-7-1 4-7-1 直接输入数字格式直接

32、输入数字格式 储存格预设的数字格式精通用格式，表示用哪一种格式输入敷字，敷字就含以该种格式显示。如在Al储存格中输入”$123”：以后就算在Al储存格中重新输入其他敷字，Excel也会以货币格式来显示。再次选取Al储存格，然后输入”4567”（不要输入$符虢）：52ppt课件4-54-5以数值格式列示窗设定格式以数值格式列示窗设定格式 例如想把“$4567”改成“$4567.00”，选择“开始”菜单里数字区域，点击数据格式，选择适合的数值格式。选择此项 数据格式提供了多种设定数值格式的选项，具体可以自选择练习。53ppt课件4-6 4-6 日期和时间的格式设定日期和时间的格式设定n 日期和时间

33、也是属于数字资料，不过因为它们的格式比较特殊，可显示的格式也有多种变化，所以我们特别独立一节来详细说明。4-6-1 4-6-1 输入日期输入日期与与时间时间 当你在储存格中输入日期或时间资料时，必须以Excel能接受的格式输入，才会被当成是日期或时间，否则会被当成文字资料。以下列举Excel所能接受的日期与时间格式：54ppt课件输入单元格中的日期Excel判定的日期2017年12月1日2017/12/12017年12月1日2017/12/12017/12/12017/12/11-Dec-102017/12/112/12017/12/1(不输入年份将视为当年）1-DEC2017/12/1(不输

34、入年份将视为当年）输入单元格中的时间Excel判定的时间11:2011:20:00AM12:02AM12:02:00AM12时10分12:10:00PM12时10分30秒12:10:30PM上午8时50分08:50:00AM4-6-2 4-6-2 更改日期与时间的显示方式更改日期与时间的显示方式 选中要更改日期格式的单元格，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”，进入数字选项。如下图所示，选择要设定的日期格式。更改时间的显示方式和更改日期的方法类似。55ppt课件日期格式56ppt课件4-7 4-7 设定资料对齐方式、方向与自动换列功能设定资料对齐方式、方向与自动换列功能4-7-1 4-7-1

35、设定单元格资料的水平及垂直对齐方式设定单元格资料的水平及垂直对齐方式u 要调整储存格资料的对齐方式，最快的方法是选取储存格，然後切换到开始页次，按下对齐方式区的工具钮来设定。设定垂直的对齐方式设定水平的对齐方式57ppt课件4-7-2 4-7-2 设定文字的方向设定文字的方向u 储存格内的资料预设是横式走向，若字敷较多，储存格宽度较窄，还可以设为直式文字，更特别的是可以将文字旋转角度，将文字斜着放。u 要改变字体的方向，先选中单元格，切换到开始菜单，在对齐方式区下选择 钮。u 也可以通过设置单元格格式里的对齐方式进行设定。设定文字方向58ppt课件4-7-3 4-7-3 让单元格的文字能自动换

36、列让单元格的文字能自动换列u 先选中单元格，切换到开始菜单，在对齐方式区下选择自动换列 钮。选择此按钮59ppt课件4-8 4-8 数据有效性数据有效性u 利用数据菜单中的有效性功能可以控制一个范围内的数据类型、范围等，还可以快速、准确地输入一些数据。比如录入身份证号码、手机号这些数据长，数量多的数据，操作过程中容易出错，数据有效性可以帮助防止、避免错误的发生。u 数据有效性的设置方法如下：选定要输入数据的区域，如F列。60ppt课件 选择菜单栏里的“数据”-“有效性“，打开数据有效性对话框，设置有效性条件为“文本长度”，选择“数据”为“等于”，长度栏根据需要填写，如身份证为“18”，手机号码

37、就填“11”，这样在单元格填写的号码会以科学记数法的形式出现，要点击“设置单元格式”-选择“数据”中的文本。61ppt课件u 数据有效性还可以应用于时间、日期、整数、小数等的检查控制。u 数据有效性的出错信息 数据有效性的出错信息包括“停止”，“警告”，“信息”。62ppt课件5-1 5-1 图表类型介绍图表类型介绍u 工作表中的数据若用图表来表达，可让数据更具体、更易于了解。Excel内建了多达70余种的图表样式，你只要选择适合的样式，马上就能制作出一张具专业水平的图表。u 请切换到插入页次，在图表区中即可看到内建的图表类型。按下各个图表类型钮，可开启Excel内建的图表类型进一步选择副图表

38、类型，你可以参考5-5节的说明来更换5 5 建立图表建立图表63ppt课件u 以下我们就简单为你说明几种常见的图表类型，当你要建立图表前，可以依自己的需求来选择适当的图表。直条图：柱形图是最普遍使用的图表类型，它很适合用来表现一段期表现一段期间内数量上的变化，或是比较不同项目之间的差异间内数量上的变化，或是比较不同项目之间的差异，各种项目放置于水平坐标轴上，而其值则以垂直的长条显示。例如各项产品在第一季每个月的销售量：64ppt课件折线图：显示一段时间内的连续数据，适合用来显示相等间隔（每月、每季、每年）的资料趋势。例如某公司想查看各分公司每一季的销售状况，就可以利用折线图来显示：65ppt课

39、件 圆形图：饼图只能有一组数列数据，每个数据项都有唯一的色彩或是图样，饼图适合用来表现各个项目在全体数据中所占的比率。例如底下我们要查看流行时尚杂志中卖得最好的是哪一本，就可以使用饼图来表示：66ppt课件 横条图：可以显示每个项目之间的比较情形，Y轴表示类别项目，X轴表示值，条形图主要是强调各项目之间的比较，不强调时间。例如你可以查看各地区的销售额，或是像底下列出各项商品的人气指数。67ppt课件 区域图：强调一段时间的变动程度，可由值看出不同时间或类别的趋势。例如可用分区图强调某个时间的利润数据，或是某个地区的销售成长状况。底下以惠州近年来各县市新生儿人口数为例来绘制分区图。68ppt课件

40、 散布图：显示2组或是多组资料数值之间的关联。散布图若包含2组坐标轴，会在水平轴显示一组数字数据，在垂直轴显示另一组数据，图表会将这些值合并成单一的数据点，并以不均匀间隔显示这些值。散布图通常用于科学、统计及工程数据，你也可以拿来做产品的比较，例如底下的冰热两种饮料会随着气温变化而影响销售量，气温愈高，冷饮的销量愈好。69ppt课件 股票图：股票图顾名思义就是用在说明股价的波动，例如你可以依序输入成交量、开盘价、最高价、最低价、收盘价的数据，来当做投资的趋势分析图。70ppt课件 环圈图：与饼图类似，不过环圈图可以包含多个资料数列，而饼图只能包含一组数列。例如右图的例子，可以看出电器产品近三年

41、的销售状况。71ppt课件 泡泡图：泡泡图和散布图类似，不过泡泡图是比较3组数值，其数据在工作表中是以栏进行排列，水平轴的数值(X轴)在第一栏中，而对应的垂直轴数值(Y轴)及泡泡大小值则列在相邻的栏中。例如底下的例子，X轴代表产品的销售量，Y轴代表产品的销售额，而泡泡的大小则是广告费。72ppt课件 雷达图：可以用来做多个资料数列的比较。例如右图的例子，我们可以雷达图来了解每位学生最擅长及最不擅长的科目。73ppt课件5-2 5-2 建立图表对象建立图表对象u认识Excel的图表类型后，现在我们就以实际的例子来学学如何在工作表中建立图表对象，将令人眼花的数据数据转变成美观、易于辨别高低趋势变化

42、的图表，看起来也更为专业、有说服力！下面以房产销售量为例子说明建立销售图。若是修改了图表的来源资料，图表会自动重新修正内容，不需重新绘制图表74ppt课件按下柱形图按钮选择三维柱形图下的三维簇状柱形图随即在工作表中建立好图表物件75ppt课件6-1 预览打印结果p 在打印作业表或固表之前，最好可以先在荧幕上检查打印的结果，若发现有跨页资料不完整、圆表被截断等不理想的地方，都可以立即修正，以节省纸张及打印时间。p 开启“文件-打印”，可以在右边窗口预览打印的结果。由此设定打印选项此份工作比会打印的总页数及目前页次打印预览结果6 6 打印工作表打印工作表76ppt课件p 碓定要打印的资料正碓无误后

43、，可直接按下打印钮进行打印：若发现要打印的资料超出版面，需要再做修改，请再单击文件页次标签，或切换至其他页次继续编辑。6-1-1 编辑时由“整页模式”预览打印效果p 如果在褊辑工作表时，想预先知道工作表将会如何列印，可按下主视窗右下角的整页模式钮口。在此模式中，工作表会分割成多页文件，方便我们检视哪些内容将会印在同一张纸按此钮77ppt课件6-2 打印选项设定l 当打印的内容很罩纯，只要预览结果后按下打印钮，就可以将工作表打印成画面文件了。若是要进一步选取打印范圉、指定打印真数，或是多印畿份的话，则可在文件打印页次中设定后再打印。6-2-1 选择要使用的打印机 若安装一部以上的打印机，请先检查

44、设定的打印机名称，是否就是你要使用的打印机，或是按下列示窗重新选择。6-2-2 设定打印的范围 假如工作表的资料量量大，你可以选择打印全部、只印其中需要的畿页，或是只打印选取范圉，以免浪费祗张。78ppt课件6-2-3 设定列印方向 有时候工作表的资料列数较多、行数较少，就适合横向列印：相反的，若是资料列的内容比较多，行数较少，则可改用直式打印。6-2-4 设定页面边界 为求报表的美观，我们通常舍在纸张四周留一些空白，这些空白的区域就陈为边界，调整边界即是控制四周空白的大小，也就是控制资料在纸上打印的范圉。工作表预设会套用标准边界，如果想让边界再宽一黠，或是设定较窄的边界，可直接套用边界的预设

45、值。万一觉得预设的选项太少，还可以按下文件打印页次右下角的显示边界钮，直接在页面上显示边界，再拉曳控点就能调整边界位置了。79ppt课件6-2-5 缩小比例以符合纸张尺寸 有时候资料会单独多出一列，硬是跑到下一页：或是资料笔只差2-3笔，就能挤在同一页了。这种情况就可以试试缩小比例的方式，将资料缩小排列以符合纸张尺寸，不但资料完整、阅读起来也方便。6-2-4 设定打印分数 列印出来的工作表可能要分送给多人查阅，或多个部门参考，此时可在最上方的打印区设定复本的数量。当你要列印多份，可由下方选择是否要自勤分页。假设要列印5份，若设定为未自勤分页，表示会先印出5张第1页，再印5张第2页：设定为自动分

46、页时，一次会印出完整的第1份（共5页），再列印第2份，省去我们手动分页的麻烦。80ppt课件7-1 7-1 加密与备份加密与备份 选取“文件”-“另存为”,点击工具里的常规选项，可设置文件的打开权限密码和修改权限密码，以及设置只读和生成备份文件。或者通过选取“文件-信息-保护工作簿”里面的“用密码进行加密”也可以对文件进行加密动作。设置打开密码设置修改密码生成备份文件复选框设置只读7 7 文件管理文件管理81ppt课件7-27-2对单元格进行保护对单元格进行保护 设置锁定属性，以保护存入单元格的内容不被改写。选定需要锁定的单元格，选择“审阅”-“保护工作表”；在“单元格格式”对话框中选择“保护”标签并选中“锁定”；还可以设置取消保护密码，即完成对单元格的锁定设置。82ppt课件7-3 保护工作簿 打开“审阅”-“保护工作簿”或者“文件-信息-保护工作簿”。可保护工作簿结构，以免被删除、移动、隐藏、取消隐藏、重命名工作表，并且不可插入新的工作表。选定“窗口”选项”则可以保护工作簿窗口不被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭。83ppt课件84ppt课件