文书的计算机处理课件.ppt

1、1.1.文稿的快速录入文稿的快速录入2.2.文书编辑技能文书编辑技能3.3.Windows Windows 基本操作基本操作文秘工作中的文书分为：文秘工作中的文书分为：公文文书、办公通用公文文书、办公通用文书、各类事物文书等。文书、各类事物文书等。秘书国家职业证书考试和中英剑桥秘书证书考秘书国家职业证书考试和中英剑桥秘书证书考试对文书成文格式都有严格要求。文书的拟写试对文书成文格式都有严格要求。文书的拟写除要达到写作质量要求外，还要符合一定的写除要达到写作质量要求外，还要符合一定的写作规范和标准的写作格式。作规范和标准的写作格式。文书特点：文书特点：文体基本是陈述或说明，以叙述为基文体基本是陈

2、述或说明，以叙述为基础，议论为手段，说明为目的，三者综合兼用。础，议论为手段，说明为目的，三者综合兼用。一般而言，反映情况的侧重叙述，阐明道理的偏一般而言，反映情况的侧重叙述，阐明道理的偏重于议论，提出要求的则多用说明。重于议论，提出要求的则多用说明。利用计算机拟写各类文书，可以方便地设置文书利用计算机拟写各类文书，可以方便地设置文书成文格式，快速录入文本，编辑修改文本，拼写成文格式，快速录入文本，编辑修改文本，拼写和校对词汇错误等。和校对词汇错误等。（一）（一）WordWord基本操作基本操作一一.文档的编辑文档的编辑u文档的编辑包括：输入、增加、删除、修改、文档的编辑包括：输入、增加、删除

3、、修改、复制、移动、查找与替换及页面设置等操作。复制、移动、查找与替换及页面设置等操作。u文档的格式可预先设置或事后编排，在输入过文档的格式可预先设置或事后编排，在输入过程中，无需时时注意格式。程中，无需时时注意格式。u文档标题和自然段顶格输入，居中或缩进不用文档标题和自然段顶格输入，居中或缩进不用加空格。加空格。1.1.输入文字输入文字(1)(1)输入法切换输入法切换u输入汉字，要转换到中文输入法状态，并保持输入汉字，要转换到中文输入法状态，并保持小写字母状态。小写字母状态。u鼠标点击状态栏输入法指示器，或组合键鼠标点击状态栏输入法指示器，或组合键CTRL+SHIFTCTRL+SHIFT选择

4、选择/改变输入法。改变输入法。(2)(2)中、英文切换中、英文切换 u组合键组合键CTRL+SPACECTRL+SPACE切换中、英文输入法。切换中、英文输入法。(3)(3)全角与半角全角与半角u全角是占全角是占2 2个显示位个显示位(字节字节)的汉字图形符号；的汉字图形符号；半角字符是占半角字符是占1 1个显示位个显示位(字节字节)的的ASCIIASCII符号。符号。u组合键组合键SHIFT+SPACESHIFT+SPACE切换全角与半角。切换全角与半角。u组合键组合键CTRL+/.CTRL+/.切换中、英文标点符号。切换中、英文标点符号。2.2.输入上标输入上标/下标下标u 选中要设置上标

5、选中要设置上标/下标的文字或符号，下标的文字或符号，格式格式 字体字体 上标上标/下标选项；也可利用字体、下标选项；也可利用字体、字号设置上字号设置上/下标。下标。3.3.文字选定文字选定(1)(1)选定一词：双击该词；选定一词：双击该词；(2)(2)选定一句：选定一句：Ctrl+Ctrl+单击该句；单击该句；(3)(3)选定一行：在选定行左边空白处单击该行；选定一行：在选定行左边空白处单击该行；(4)(4)选定一段：在选定行左边空白处双击该段，或选定一段：在选定行左边空白处双击该段，或直接在段中三击；直接在段中三击；(5)(5)选定全文：在选定行左边空白处三击，或选定全文：在选定行左边空白处

6、三击，或Ctrl+ACtrl+A，或，或 编辑编辑-全选全选；(6)(6)选定多行：鼠标从选定行行首纵向拖过各行；选定多行：鼠标从选定行行首纵向拖过各行；(7)(7)选定文本块：选定文本块：Shift+/Shift+Shift+/Shift+；或先单击块首或先单击块首/块尾，然后块尾，然后Shift+Shift+单击块尾单击块尾/块块首；首；(8)(8)任意列块：任意列块：Alt+Alt+拖动鼠标，或先在块首拖动鼠标，或先在块首/块尾块尾单击，然后在块尾单击，然后在块尾/块首块首Alt+ShiftAlt+Shift+单击；或单击；或先按先按Ctrl+Shift+F8Ctrl+Shift+F8键

7、使状态栏的扩展项转换键使状态栏的扩展项转换成列字，然后移动光标控制键选择列块。成列字，然后移动光标控制键选择列块。4.4.文字文字/图形复制图形复制选中要复制的文字选中要复制的文字/图形，利用图形，利用CC，或复制按钮，或复制按钮/复制命令可以把文字或图形从一个位置复制复制命令可以把文字或图形从一个位置复制到另一个位置。到另一个位置。选中一个文档中的文字选中一个文档中的文字/图形，在按下图形，在按下CtrlCtrl键键的同时直接拖入，可以将其从一个文档窗口复的同时直接拖入，可以将其从一个文档窗口复制、粘贴到另外一个文档窗口中。制、粘贴到另外一个文档窗口中。Ctrl+Ctrl+拖入拖入复制到复制

8、到5.5.移动文本移动文本/图形图形选定要移动的文本选定要移动的文本/图形，利用图形，利用XX，或剪切按钮，或剪切按钮/剪切命令；再使用剪切命令；再使用VV，或粘贴命令可以将其从，或粘贴命令可以将其从一个位置移动到另一个位置。一个位置移动到另一个位置。也可以使用直接拖入操作将其从一个窗口移动也可以使用直接拖入操作将其从一个窗口移动到另一个窗口。到另一个窗口。拖入拖入移动到移动到6.6.删除文本删除文本/图形图形(1)(1)删除单个字符删除单个字符(退格退格)删除光标前面的字符；删除光标前面的字符；Del/Delete Del/Delete 删除光标后面的字符。删除光标后面的字符。(2)(2)连

9、接两个文本段：连接两个文本段：将光标置于行首按退格键或将光标置于行首按退格键或置于行尾按置于行尾按DelDel键使两段合并。键使两段合并。(3)(3)删除词组删除词组 删除光标前面的一个单词；删除光标前面的一个单词；Del/Delete Del/Delete 删除光标后面的一个单词；删除光标后面的一个单词；X X 将所选文字块剪切到将所选文字块剪切到 剪贴板剪贴板。7.7.查找查找/替换替换查找功能：查找功能：WordWord的的查找查找/F/F命令可以在一篇命令可以在一篇文档中查找某个特定的词语，或者对查找的词文档中查找某个特定的词语，或者对查找的词语进行修改。例如，在文档中查找语进行修改。

10、例如，在文档中查找“计算机计算机”。替换功能：替换功能：WordWord的的替换替换/H/H的方法类似查找，的方法类似查找，区别在于替换命令将查找到的文字直接更换为用区别在于替换命令将查找到的文字直接更换为用户指定的内容。户指定的内容。例如，在文档中把例如，在文档中把“计算机计算机”替换为替换为“电脑电脑”。查找查找/替换高级功能替换高级功能v 利用高级功能可以对查找利用高级功能可以对查找/替换内容设置字体、替换内容设置字体、字号、颜色、下划线等格式。例如，在文档中把字号、颜色、下划线等格式。例如，在文档中把“电脑电脑”替换为替换为“计算机计算机”，并设置格式。，并设置格式。二二.页面设置与打

11、印页面设置与打印uWordWord创建文档时，系统默认状态是一个以创建文档时，系统默认状态是一个以A4A4为为基准的基准的NormalNormal模板，其预置的页面格式可以适用模板，其预置的页面格式可以适用于大多数文档。于大多数文档。u文稿编辑完毕，常常不一定符合预期要求，需文稿编辑完毕，常常不一定符合预期要求，需要重新设置文稿格式。要重新设置文稿格式。1.1.页面设置页面设置u页面设置在文档输入之前或之后都可以。页面设页面设置在文档输入之前或之后都可以。页面设置默认是对整个文档进行，也可仅对所选文字或所置默认是对整个文档进行，也可仅对所选文字或所选节设置。选节设置。u页面设置包括：页面大小、

12、上下左右边界、装订页面设置包括：页面大小、上下左右边界、装订线、每页的行数和每行的字数，给文档加页眉、页线、每页的行数和每行的字数，给文档加页眉、页脚、页码等。脚、页码等。2.2.页眉页脚页眉页脚u页眉：出现在文档中每一页的顶部，页眉可以页眉：出现在文档中每一页的顶部，页眉可以包含文字或图形。包含文字或图形。u页脚：出现在每一页的底部，页脚通常用于页页脚：出现在每一页的底部，页脚通常用于页码的设置。码的设置。3.3.打印预览与打印打印预览与打印u文档打印前，利用文档打印前，利用 打印预览打印预览 命令预览文档的命令预览文档的外观。外观。WordWord有默认的打印参数，如果不能满足需有默认的打

13、印参数，如果不能满足需要，可在打印设置对话框中修改直到满意。要，可在打印设置对话框中修改直到满意。打印输出，打印输出，文件文件-打印打印/工具栏工具栏 打印打印 按钮，按钮，在在 打印打印 对话框中指定打印的页、指定一个或多对话框中指定打印的页、指定一个或多个节、或指定页码范围、打印份数等。个节、或指定页码范围、打印份数等。三三.排版技术排版技术WordWord的排版技术包括：文字格式的设置、使用的排版技术包括：文字格式的设置、使用项目符号、设置文档的边框和底纹、文档的批注项目符号、设置文档的边框和底纹、文档的批注与修订、样式的创建与使用等。与修订、样式的创建与使用等。1.1.设置文字格式设置

14、文字格式u选中文字，利用选中文字，利用 格式格式 菜单菜单/格式工具栏命令。格式工具栏命令。文字的修饰文字的修饰格式工具栏按钮可对文字进行简单的修饰：格式工具栏按钮可对文字进行简单的修饰：u字体、字号与颜色字体、字号与颜色u粗体、斜体、与下划线粗体、斜体、与下划线u边框、底纹与字符缩放边框、底纹与字符缩放菜单方式：菜单方式：u 格式格式-字体字体，或，或 弹出菜单弹出菜单-字体字体 改变字改变字体、改变字号、给文字添加下划线、文字加粗、体、改变字号、给文字添加下划线、文字加粗、倾斜、改变字符颜色等。倾斜、改变字符颜色等。u 格式格式-边框和底纹边框和底纹 修饰文本块或段落边框、修饰文本块或段落

15、边框、阴影和底纹。阴影和底纹。对齐方式对齐方式u段落的对齐方式有：左对齐、居中、右对齐、段落的对齐方式有：左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐。两端对齐和分散对齐。u快捷方式：左对齐快捷方式：左对齐LL、右对齐、右对齐RR、居中、居中EE、两、两端对齐端对齐JJ文本缩进文本缩进u标尺法：标尺法：u菜单方式：菜单方式：格式格式-段落段落-缩进缩进 u工具方式：调整整个段落的左缩进位置工具方式：调整整个段落的左缩进位置使用下划线使用下划线下划线醒目、突出文字的显示。下划线醒目、突出文字的显示。n给标题添加下划线；给标题添加下划线；n改变下划线的线型；改变下划线的线型；n给下划线着色等。给下划线

16、着色等。行间距与段间距行间距与段间距u段落格式包括文本的行间距、段间距、段落缩段落格式包括文本的行间距、段间距、段落缩进、文本的对齐方式、中文版式等。进、文本的对齐方式、中文版式等。u 格式格式-段落段落，或，或 弹出菜单弹出菜单-段落段落-缩进缩进和间距和间距 2.2.使用项目符号和编号使用项目符号和编号u项目符号和项目编号：用于文本或标题文字内项目符号和项目编号：用于文本或标题文字内容分类，使文本美观、醒目。容分类，使文本美观、醒目。设置项目符号设置项目符号自动创建项目符号自动创建项目符号 先在文档中键入一个先在文档中键入一个“*”号，其后键入一个空格，然后输入文字，回车。号，其后键入一个

17、空格，然后输入文字，回车。系统自动创建项目符号。系统自动创建项目符号。工具栏工具栏 项目符号项目符号 按钮按钮u单击工具栏单击工具栏 项目符号项目符号 按钮，输入文字。按钮，输入文字。自定义图片项目符号自定义图片项目符号u 格式格式-项目符号和编号项目符号和编号，在，在 项目符号和编项目符号和编号号-自定义自定义，选择列表中的符号；或点击，选择列表中的符号；或点击 图图片片 按钮，下载所需图片作为项目符号按钮。按钮，下载所需图片作为项目符号按钮。创建编号创建编号自动创建编号自动创建编号 u在文档中键入一个编号在文档中键入一个编号“(1)”(1)”，其后键入一个，其后键入一个空格，然后输入文字，

18、回车。系统自动创建编号，空格，然后输入文字，回车。系统自动创建编号，并在下一个自然段自动添加该编号。并在下一个自然段自动添加该编号。自定义编号自定义编号 u 项目符号和编号项目符号和编号-自定义自定义 按钮，在列表中选按钮，在列表中选择编号样式，系统把该编号样式添加到文档中。择编号样式，系统把该编号样式添加到文档中。设置多级编号设置多级编号u在教材、论文编写中常常需要多级编号。在教材、论文编写中常常需要多级编号。3.3.添加边框与底纹添加边框与底纹添加边框添加边框 格式格式-边框和底纹边框和底纹，设置文字或，设置文字或段落的边框线型、颜色、宽度等。段落的边框线型、颜色、宽度等。添加底纹添加底纹

19、 底纹底纹 选择颜色、图案，设置文字选择颜色、图案，设置文字或段落的底纹样式与颜色。或段落的底纹样式与颜色。添加页面边框添加页面边框 页面边框页面边框-线型线型/艺术型艺术型，为文档添加页面边框。，为文档添加页面边框。4.4.批注与修订批注与修订批注批注 是给文档添加的注解与文字说明。批注是给文档添加的注解与文字说明。批注操作包括插入、编辑、删除、接收或拒绝所作批操作包括插入、编辑、删除、接收或拒绝所作批注等。文中可以显示或隐藏批注文字。注等。文中可以显示或隐藏批注文字。修订修订 是对文档所作修改。是对文档所作修改。视图视图-工具栏工具栏-审阅审阅-修订修订 u文档作者可以文档作者可以 接受修

20、改接受修改 或或 拒绝修改拒绝修改。文中。文中可以显示可以显示/隐藏修订格式。隐藏修订格式。5.5.文字竖排与分栏文字竖排与分栏文字竖排：文字竖排：文字在特定情况下竖文字在特定情况下竖排比较好看。排比较好看。u 格式格式-文字方向文字方向 文字分栏：文字分栏：分栏给文字一种特殊的排版方式。分栏给文字一种特殊的排版方式。u 格式格式-分栏分栏 6.6.样式样式u样式存储了文字和段落格式，以备需要同一格样式存储了文字和段落格式，以备需要同一格式时调用。样式常常用于较长文章的排版。式时调用。样式常常用于较长文章的排版。u改变某一样式，系统会自动改变所有使用了同改变某一样式，系统会自动改变所有使用了同

21、一样式的文字或段落的格式。一样式的文字或段落的格式。u模板以文件形式存储了整个文档格式，包括包模板以文件形式存储了整个文档格式，包括包括样式。括样式。(1)(1)设置样式设置样式u 格式格式-样式和格式样式和格式-新样式新样式，可创建文字和，可创建文字和段落样式。也可修改或删除样式。段落样式。也可修改或删除样式。(2)(2)样式的使用样式的使用 u工具方式：在格式工具栏样式框选择一种样式。工具方式：在格式工具栏样式框选择一种样式。u菜单方式：菜单方式：格式格式-样式和格式样式和格式，选择一种样，选择一种样式，式，应用应用 按钮确认。按钮确认。(3)(3)样式样式(格式格式)的复制的复制 u选中

22、应用了某种样式的文字或段落，用格式刷刷选中应用了某种样式的文字或段落，用格式刷刷过要复制样式的文字或段落。过要复制样式的文字或段落。【提示提示】单击格式刷工具，可复制样式一次；双击单击格式刷工具，可复制样式一次；双击格式刷工具，可复制样式多次。格式刷工具，可复制样式多次。(4)(4)抽取样式标题抽取样式标题u使用样式后就可以提取标题目录，该标题目录与使用样式后就可以提取标题目录，该标题目录与正文进行了链接。这对长文档正文进行了链接。这对长文档(如论文如论文)的修改特的修改特别方便。别方便。提取目录方法：提取目录方法：方法方法1 1：在文档上方插入标题目录在文档上方插入标题目录u光标定位在文首，

23、光标定位在文首，插入插入-索引索引-索引和目录索引和目录；选择；选择 目录目录 选项卡；设定制表符前导符、格式等选项卡；设定制表符前导符、格式等以确定目录的格式。以确定目录的格式。方法方法2 2：文档结构图显示标题目录文档结构图显示标题目录u 视图视图-文档结构图文档结构图，单击标题前，单击标题前+、-符号可符号可展开或折迭目录；单击某标题，光标就定位到文档展开或折迭目录；单击某标题，光标就定位到文档相应处。相应处。方法方法3 3：在大纲视图中折迭或展开标题目录在大纲视图中折迭或展开标题目录u在大纲视图方式下，文档标题前的在大纲视图方式下，文档标题前的+表示该级标表示该级标题下还有下级标题或文

24、本内容，题下还有下级标题或文本内容，-表示该级标题下表示该级标题下没有任何内容。没有任何内容。u大纲工具栏中工具大纲工具栏中工具+/-+/-符用于展开或折迭目录及符用于展开或折迭目录及文本内容。文本内容。展开标题目录展开标题目录四四.插入对象插入对象u在文档中可以插入数字、页码、日在文档中可以插入数字、页码、日期和时间、符号、特殊符号、文本框期和时间、符号、特殊符号、文本框、批注、文本框、数学公式、自动图、批注、文本框、数学公式、自动图文集、图片、文件、书签、超级链接文集、图片、文件、书签、超级链接等。等。1.1.插入符号或特殊符号插入符号或特殊符号u 插入插入-符号符号/特殊符号特殊符号 双

25、击要插入的符号、双击要插入的符号、字符或特殊符号。字符或特殊符号。2.2.插入日期和时间插入日期和时间u光标指向插入点，光标指向插入点，插入插入-日期和时间日期和时间，选择，选择日期日期/时间格式，或设置日期时间格式，或设置日期/时间显示样式。时间显示样式。3.3.插入图片文件和剪贴画插入图片文件和剪贴画(1)(1)插入图片：插入图片：插入插入-图片图片-来自文件来自文件【提示提示】设置图片的版式。设置图片的版式。(2)(2)插入剪贴画插入剪贴画u 插入插入-图片图片-剪贴画剪贴画【提示提示】设置图片的版式。设置图片的版式。(3)(3)插入自选图形，或在插入自选图形，或在WordWord中绘图

26、中绘图u利用自选图形或其他自选图形，可绘制一些常见利用自选图形或其他自选图形，可绘制一些常见的流程图、结构图和简单示意图等。的流程图、结构图和简单示意图等。4.4.插入文件插入文件插入插入WordWord文件：文件：插入插入-文件文件 插入插入插入其他格式的文件：插入其他格式的文件：插入插入-对象对象 5.5.插入艺术字插入艺术字u 插入插入-图片图片-艺术字艺术字，选择艺术字库样式，选择艺术字库样式，编辑艺术字文字。编辑艺术字文字。u可以利用可以利用 艺术字艺术字 工具栏，设置艺术字格式，工具栏，设置艺术字格式，并把艺术字插入到文档中。并把艺术字插入到文档中。6.6.插入插入“自动图文集自动

27、图文集”词条词条u自动图文集具有自动、快速地插入文字的功能。自动图文集具有自动、快速地插入文字的功能。插入插入-自动图文集自动图文集，选择，选择 自动图文集自动图文集 词条。词条。u可选中一段文字，可选中一段文字，Alt+F3Alt+F3创建自动图文词条。创建自动图文词条。uCtrl+F3Ctrl+F3剪切一段文字文字存入自动图文集。剪切一段文字文字存入自动图文集。uCtrl+Shift+F3Ctrl+Shift+F3粘贴自动图文集词条在文本中。粘贴自动图文集词条在文本中。7.7.插入文本框与设置文本框格式插入文本框与设置文本框格式u文本框指插入到文档中的一种可以移动、可以文本框指插入到文档中

28、的一种可以移动、可以调整大小和文字方向的文字块。调整大小和文字方向的文字块。u 插入插入-文本框文本框 u 设置文本框格式设置文本框格式 可以设置颜色与线条。可以设置颜色与线条。8.8.插入数学公式插入数学公式u利用利用WordWord的公式编辑器，可以建立较复杂的数的公式编辑器，可以建立较复杂的数学公式。学公式。u 插入插入-对象对象-新建新建，选中，选中 对象类型对象类型 框框“Microsoft 3.0”Microsoft 3.0”选项，打开公式编辑器并显选项，打开公式编辑器并显示编辑公式。示编辑公式。9.9.插入表格插入表格自动插入表格自动插入表格 表格表格-绘制表格绘制表格，或工具，

29、或工具栏栏 插入表格插入表格 按钮创建表格，并输入数据。按钮创建表格，并输入数据。手动插入表格手动插入表格 表格与边框表格与边框 对话框可绘制表格、对话框可绘制表格、插入表格、合并插入表格、合并/撤分单元格、设置单元格对齐方撤分单元格、设置单元格对齐方式、表格边框与底纹等属性。式、表格边框与底纹等属性。表格自动套用格式表格自动套用格式 如果对现有表格格式不满如果对现有表格格式不满意，可以利用表格自动套用格式。利用表格菜单意，可以利用表格自动套用格式。利用表格菜单可以设置表格标题在后续页重复、绘制斜线等。可以设置表格标题在后续页重复、绘制斜线等。将文本将文本/表格转换为表格表格转换为表格/文本文

30、本u 表格表格-转换转换，可以把文字转换成表格，或把表，可以把文字转换成表格，或把表格转换为文字。格转换为文字。表格数据排序与计算表格数据排序与计算数据排序：数据排序：单击表格列，单击单击表格列，单击 表格和边框表格和边框 对对话框中话框中 升序升序 或或 降序降序 按钮。按钮。【例例】对表格的学号排序。对表格的学号排序。数据计算：数据计算：通常在表格的右侧或底部另加一列或通常在表格的右侧或底部另加一列或一行，将计算结果写到新列或新行中。一行，将计算结果写到新列或新行中。表格表格-公公式式 可以实现数据计算。可以实现数据计算。【例例】求学生平均分和各科成绩总分。求学生平均分和各科成绩总分。利用

31、利用WordWord计算公式：计算公式：=AVERAGE(LEFT)=AVERAGE(LEFT)对左边数据求对左边数据求平均；平均；=SUM(ABOVE)=SUM(ABOVE)对上面数值求和。对上面数值求和。单元格地址及其引用单元格地址及其引用单元格地址：单元格地址：表格单元格有一个内容名称，称表格单元格有一个内容名称，称为为“地址地址”。每一个单元用地址来区别，。每一个单元用地址来区别，A1A1，A2A2，B1B1，B2B2。u引用单元格时可使用单元格名称，例如，引用单元格时可使用单元格名称，例如，C3C3表表示引用的是第示引用的是第3 3列和第列和第3 3行所相交的单元格。行所相交的单元格

32、。单元格地址在公式中的使用单元格地址在公式中的使用u在公式中引用单个单元格时，用逗号分隔单元在公式中引用单个单元格时，用逗号分隔单元格；用冒号分隔单元格区域。格；用冒号分隔单元格区域。11.11.文档的检查与更正文档的检查与更正自动更正自动更正u 工具工具-自动更正选项自动更正选项 自动更正自动更正 自动自动更正更正 键入时自动替换键入时自动替换，在，在 替换替换 和和 替换为替换为 中输入信息，可大大简化输入工作。中输入信息，可大大简化输入工作。【例例】在在 替换替换 和和 替换为替换为 中输入中输入、【，并添，并添加到词条表中，可快速完成特殊符号的插入。加到词条表中，可快速完成特殊符号的插

33、入。拼写和语法检查拼写和语法检查 uWordWord用红色波浪线标记输入错误，或不可识别用红色波浪线标记输入错误，或不可识别的单词，用绿色波浪线标记可能的语法错误。的单词，用绿色波浪线标记可能的语法错误。u 工具工具-选项选项-拼写和语法拼写和语法-键入时检查拼键入时检查拼写写 和和 键入时检查语法键入时检查语法 选项，可自动检查拼写选项，可自动检查拼写和语法错误。和语法错误。人工检查拼写和语法人工检查拼写和语法 工具工具-拼写和语法拼写和语法，在，在 拼写和语法拼写和语法 对话框对话框中，可选择中，可选择 忽略忽略/全部忽略全部忽略，消除波浪线。，消除波浪线。可用鼠标选中有绿色波浪线的文字，

34、利用弹出菜可用鼠标选中有绿色波浪线的文字，利用弹出菜单对其作出处理。单对其作出处理。u文件的安全性是非常重视和关注的问题。可文件的安全性是非常重视和关注的问题。可以通过给文档设置密码来保护文档。以通过给文档设置密码来保护文档。【提示提示】如果丢失密码，将无法打开或访问受如果丢失密码，将无法打开或访问受密码保护的文档。密码保护的文档。五五.文档的加密与保护文档的加密与保护1.1.设置打开文件密码设置打开文件密码u打开要设置密码的文档，打开要设置密码的文档，工具工具-选项选项 命令，命令，在在 安全性安全性 选项卡设置选项卡设置“打开文件时的密码打开文件时的密码”和和“修改文件时的密码修改文件时的密码”。u密码可以是字母、数字、空格以及符号的任意密码可以是字母、数字、空格以及符号的任意组合，最长可达组合，最长可达1515个字符。密码区分大小写。个字符。密码区分大小写。2.2.保护文档保护文档u 保护文档保护文档 命令设置命令设置“以只读方式打开文档以只读方式打开文档”，或或 工具工具-保存保存 选项卡设置选项卡设置“备份文档备份文档”等多种等多种方法可以避免因误操作而损坏文档。方法可以避免因误操作而损坏文档。