秘书综合实训:差旅安排课件.pptx
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- 关 键 词:
- 秘书 综合 差旅 安排 课件
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1、在安排上司的差旅事务上,有两件事让经理助理李强至今记忆犹新,教训深刻。那一次是宏利公司肖总与金通公司经理就某合作项目安排了约见,预定在7月9日下午1:00开始。当时李强预订了7月8日晚直飞金通公司所在A城的机票。但肖总说8号晚上有个宴约,恐怕不能飞往A城。于是李强改订7月9日上午8:00的机票。但是,由于肖总晚上应酬时间太晚,而早班飞机又比较早,所以最终没能赶上班机。9号上午又只有那一次航班,于是,肖总只能立即买飞往相邻城市B城的机票,再乘大巴车赶到A城的金通公司。由于迟到,金通公司经理不悦,认为宏利公司对该项目的合作缺乏诚意。宏利公司差点失去了与金通公司合作的商机。情景案例还有一次是肖总要出
2、国出差一个星期。李强把整理好的具体的行程安排打印后交给肖总。他自认为已经做得很好,谁知肖总顺口问他一句那里的天气最近怎么样?李强一时哑口无言。他赶紧边上网查边通知外销公司负责这个区域的业务员帮他问问客户。忙碌一阵,终于把未来一周的天气趋势交给肖总,他也暗暗松了口气。谁知肖总又问李路明有没有新的名片。他准备带一盒完整的名片出去。李强暗暗叫苦:印刷好的那么多名片偏偏在这个节骨眼上没有了。于是赶紧通知总务后勤紧急印刷。当李强再一次交给肖总印好的名片时,真的怕他再问什么。但肖总偏偏又问了。情景案例肖总要去的国家包括美国,李强却不知道普通双频手机在美国是不能用的。肖总问他的时候,李强只好回答说:“只要开
3、通国际漫游就能用”。肖总却说:“怎么我听说,要什么3频手机呢?”李强赶紧说,我去问问。李强立刻打电话去本地的移动公司。对方非常热情,回答说不能在美国用,但是他们可以提供出租手机服务,并列举了一系列要办的手续李强头都大了,只能一一记录,准备帮肖总办理租机。谁知等李强转达这个信息时,肖总轻轻问他:“可以直接买一个这样的3频手机吗?”李强又傻眼了,赶紧又说:“我去问问”。情景案例当时李强真是尴尬万分!最搞笑的是,当李强开始查询关于3频手机的介绍时才发现,并不是只有移动电信局才有3频手机,现在很多上市比较晚的手机早就是3频了。可李强只知道肖总用的是Nokia,什么型号却不清楚。只有硬着头皮去问。那一刻
4、他真的想杀了自己,怎么就这样笨!果然,最后肖总的手机功能非常强大,早就是3频。情景案例宏利公司的经理助理李强在安排上司的差旅事务上有何不当之处?上司公务旅行,秘书应该要做好哪些准备工作?项目任务上司出差时,秘书应该准备些什么?差旅准备(一)选择、预定交通工具1、预定前要了解些什么?2、如何预定?3、注意事项 按公司规定办事 索要报销单据 明确接送工具小技法差旅准备(二)预定旅馆1、了解预定途径、预定方法2、注意事项 按公司规定办事 照顾上司的习惯 索取收据和认可书(见p197案例)差旅准备(三)预支差旅费可采用现金、旅行支票、信用卡等差旅准备(四)准备资料和行装差旅用品一览表(一)商务活动文件
5、资料差旅相关资料谈判提纲合同草案协议书演讲稿讨论有关问题的信件备忘录日程表科技、产品资料公司简介对方公司的相关资料目的地的交通图旅行指南请柬介绍信通讯录(地址、电话、传真)日历世界各地时间表差旅准备(四)准备资料和行装差旅用品一览表(二)办公用品个人物品笔记本电脑光盘或磁盘微型录音机及磁带照相/摄像机文件夹笔、笔记本公司信封及信纸邮票手机/快译通名片现金、支票工作证身份证信用卡替换衣服(公务装、运动装、泳装等)洗漱用品急救药品旅行箱车船票、机票手机备用电池/充电器思考1、出差计划主要包括哪些内容?2、旅程表和出差计划,哪个更详细?3、制作旅行计划有哪些注意事项?出差计划内容1、出差的时间、启程
6、及返程日期,接站安排2、出差的路线、终点及途经地点和住宿安排3、会晤计划(人员、地点、日期和时间)4、交通工具的选择5、需要携带的文件、合同、样品及其他资料。6、旅行内容:行程安排,约会、会议计划,会晤人员的名单背景,会晤主题7、出差日程表8、上司或接待人的特别要求9、差旅费用制定商务旅行计划(1)日期(2)时间(3)地点(4)交通工具(5)具体事项(6)备注(一)旅行计划一份周密详细的旅行计划主要从以下几方面进行考虑:1.时间 一是指旅行出发、返回的时间,包括因商务活动需要到两个或两个以上地点的抵离时间和中转时间;二是指旅行过程中各项活动的时间;三是指旅行期间就餐、休息时间。(一)旅行计划2
7、.地点 一是指旅行抵达的目的地(包括中转地)。目的地名称既可详写(即哪个地区、哪个公司),也可略写(即直接写到达的公司名称);二是指旅行过程中开展各项活动的地点;三是指食宿地点。(一)旅行计划3.交通工具 一是指出发、返回的交通工具;二是指商务活动中使用的交通工具。这要求秘书了解这方面知识,如识别火车种类等。4.具体事项 一是指商务活动内容,如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等;二是指私人事务活动。5.备注(见书上案例)(二)1.复印三份:上司;上司家属;办公室存档2.时间不可太紧,应留有余地;3.了解目的地相关情况:气候;交通等。4.如有可能,应多准备几份旅行计划,供上司参考。作业宝洁公司杨
8、总经理今年5月5日周三要从上海出差到北京,预订了浦东机场上午9:50的DH851班机,飞机将在11:00到达,之后他将入住距离机场仅30分钟的皇朝宾馆,当天下午14:00-16:00参观北京天成公司,参考产品质量,天成公司派车接机,之后杨总要应酬一些商场上的朋友。5月6日9:00与天成公司进行商务会谈,随后签订协约,下午五点坐火车赶往西安,入住西安饭店,5月7日周五,9:00杨总拜访西安大地公司总经理,并洽谈商务,中午12点视察本公司驻西安的办事处,下午两点乘坐飞机返回上海,公司派车接机。请根据上面内容,拟定一份出差旅程表。日期时间交通工具预定行程备注5/5星期三9:5011:00DH851班
9、机(浦东机场)从上海至北京。住皇朝宾馆(机场至宾馆30分钟),预订5/6北京至西安火车票7:30派车去总经理家接14:0016:00参观北京天成公司,参考产品质量天成公司厂长秘书机场接18:0020:00应酬5/6星期四9:0011:30商务会谈14:3016:00会谈或签约17:0020:30火车从北京至西安,住西安饭店确认次日机票5/7星期五9:0010:30拜访西安大地公司总经理,洽谈商务12:0013:00视察本公司驻西安的办事处14:0016:50飞机返回公司派车去机场接 一、动身之前动身当天,无论上司是从公司走还是直接从家里走,都要安排好送站的车。二、启程之后把上司送上火车或飞机之
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