Access数据库系统与应用-第5章-报表设计与打印课件.ppt

1、ACCESSACCESS数据库应用数据库应用Compute Center,Qiqihar University ACCESSACCESS数据库应用数据库应用ACCESSACCESS数据库应用数据库应用ACCESSACCESS数据库应用数据库应用数据浏览和打印功能。数据浏览和打印功能。对大量原始数据进行分组、汇总和小计。对大量原始数据进行分组、汇总和小计。对大量原始数据进行计数、求平均值、求和等统计计算。对大量原始数据进行计数、求平均值、求和等统计计算。生成清单、订单、标签、发票和信封等多种样式报表。生成清单、订单、标签、发票和信封等多种样式报表。可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅

2、可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。读和理解。可以嵌入图像或图片来美化报表的外观。可以嵌入图像或图片来美化报表的外观。通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息。息。可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。ACCESSACCESS数据库应用数据库应用文字报表文字报表 纵栏式：在主体节区内显示一条或多条记录纵栏式：在主体节区内显示一条或多条记录 表格式：在主体节区内，以行、列形式显示数据；表格式：在主体节区内，以行、列形式显示数据；字段标题在页面页眉中字段标题在页面页眉中图表报表

3、：包含图表报表：包含图表图表显示的报表显示的报表标签报表：大小、样式一致的卡片标签报表：大小、样式一致的卡片ACCESSACCESS数据库应用数据库应用设计视图：可以创建报表或修改报表设计视图：可以创建报表或修改报表打印预览：显示报表中的全部数据打印预览：显示报表中的全部数据版面预览：显示版面设置和数据示例版面预览：显示版面设置和数据示例菜单切换菜单切换工具栏切换工具栏切换ACCESSACCESS数据库应用数据库应用报表页眉：用于显示报表标题、徽标等；位置在第报表页眉：用于显示报表标题、徽标等；位置在第1页顶部，页面页眉前面页顶部，页面页眉前面页面页眉：用于显示列标题；位置在每一页的顶部页面页

4、眉：用于显示列标题；位置在每一页的顶部组页眉：用于显示每组的标题；位置每组顶部组页眉：用于显示每组的标题；位置每组顶部主体：用于显示每一条记录，该节重复显示主体：用于显示每一条记录，该节重复显示组页脚：用于显示每组的统计标题；位置每页底部组页脚：用于显示每组的统计标题；位置每页底部页面页脚：用于显示页码和页号等，位置在每一页页面页脚：用于显示页码和页号等，位置在每一页的底部的底部报表页脚：用于显示报表合计等项目，位置在报表报表页脚：用于显示报表合计等项目，位置在报表的最后一页，但在页面页脚之前的最后一页，但在页面页脚之前菜单栏菜单栏“视图视图”|“报表页眉报表页眉/页脚页脚”命令显示或隐藏报表

5、页眉和报表页脚节命令显示或隐藏报表页眉和报表页脚节菜单栏菜单栏“视图视图”|“页面页眉页面页眉/页脚页脚”命令显示或隐藏页面页眉和报表页脚节命令显示或隐藏页面页眉和报表页脚节使用使用“排序与分组排序与分组”对话框中的对话框中的“组属性组属性”来设置来设置“组页眉组页眉/组页脚组页脚”区域区域 ACCESSACCESS数据库应用数据库应用利用自动报表利用自动报表 自动创建报表：纵栏式自动创建报表：纵栏式 自动创建报表：表格式自动创建报表：表格式利用向导利用向导 报表向导报表向导 图表向导图表向导 标签向导标签向导 利用设计视图利用设计视图ACCESSACCESS数据库应用数据库应用打开数据库打开

6、数据库选择选择“报表报表”对象，按对象，按“新建新建”按钮按钮在在“新建报表新建报表”窗口，选择创建报表所需的窗口，选择创建报表所需的数据源数据源，再，再选择选择“自动创建报表自动创建报表”选择选择“纵栏式纵栏式”或或“表格式表格式”保存报表保存报表操作演示ACCESSACCESS数据库应用数据库应用打开数据库打开数据库选择选择“报表报表”对象，按对象，按“新建新建”按钮按钮在在“新建报表新建报表”窗口，选择创建报表所需的窗口，选择创建报表所需的数据源数据源，再选择再选择“报表向导报表向导”在在“报表向导报表向导”窗口，确定报表所需的窗口，确定报表所需的字段字段，选择，选择报表的报表的分组级别

7、分组级别、报表中数据的、报表中数据的排列顺序排列顺序、创建报、创建报表的表的布局方式布局方式、创建报表的、创建报表的样式样式，定义报表的，定义报表的标题标题保存报表保存报表ACCESSACCESS数据库应用数据库应用启动启动“图表向导图表向导”，选择创建图表报表所需的数据源；，选择创建图表报表所需的数据源；选出用于图表的字段；选出用于图表的字段；选定图表类型；选定图表类型；确定图表的确定图表的“轴轴”、“系列系列”和和“数据数据”信息；信息；输入图表标题；输入图表标题；保存图表。保存图表。操作演示ACCESSACCESS数据库应用数据库应用启动启动“标签向导标签向导”，选择创建标签报表所需的数

8、据源；，选择创建标签报表所需的数据源；选定标签尺寸；选定标签尺寸；设定字体、字号、字体粗细、文本颜色、倾斜和下划线设定字体、字号、字体粗细、文本颜色、倾斜和下划线等文本外观；等文本外观；选择创建标签要使用的字段；选择创建标签要使用的字段；在可用字段列表中选取排序依据字段；在可用字段列表中选取排序依据字段；保存标签。保存标签。操作演示ACCESSACCESS数据库应用数据库应用通常在下列情况下，可以直接使用通常在下列情况下，可以直接使用“设计视图设计视图”创创建报表：建报表：报表的数据源不是由表或查询提供的报表的数据源不是由表或查询提供的 需要自行设置报表的数据源需要自行设置报表的数据源ACCE

9、SSACCESS数据库应用数据库应用创建空白报表；创建空白报表；选择数据源；选择数据源；设置报表排序和分组属性；设置报表排序和分组属性；根据需要添加页眉页脚；根据需要添加页眉页脚；布置控件显示数值、文本和各种统计信息；布置控件显示数值、文本和各种统计信息；设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等；设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等；设置报表页面、打印预览和保存。设置报表页面、打印预览和保存。ACCESSACCESS数据库应用数据库应用打开数据库。打开数据库。选择准备转换的窗体或打开该窗体选择准备转换的窗体或打开该窗体“设计视图设计视图”。执行菜单栏执行菜单栏“文件文件”|“另存为

10、另存为”命令项。命令项。在在“另存为另存为”对话框中，输入生成报表的名称，选择保对话框中，输入生成报表的名称，选择保存类型为存类型为“报表报表”。选择新建的报表名称，单击数据库窗口工具栏中选择新建的报表名称，单击数据库窗口工具栏中“预览预览”按钮，预览窗体转换的报表效果。按钮，预览窗体转换的报表效果。ACCESSACCESS数据库应用数据库应用在数据库窗口的报表列表中，选择待编辑报表的名称后，单击数据在数据库窗口的报表列表中，选择待编辑报表的名称后，单击数据库窗口工具栏中的库窗口工具栏中的“设计设计”按钮。按钮。在数据库窗口的报表列表中，鼠标右击待编辑报表的名称，在弹出在数据库窗口的报表列表中

11、，鼠标右击待编辑报表的名称，在弹出的快捷菜单中选择的快捷菜单中选择“设计视图设计视图”。通过视图切换方式。通过视图切换方式。报表的美化报表的美化在报表中设置分页符、页码、日期和时间在报表中设置分页符、页码、日期和时间设置报表表达式设置报表表达式在报表中对记录进行分组、排序与汇总在报表中对记录进行分组、排序与汇总设计多列报表以及在报表中插入图表等设计多列报表以及在报表中插入图表等ACCESSACCESS数据库应用数据库应用在在“设计视图设计视图”中中|“格式格式”菜单菜单|“自动套用格式自动套用格式”命令命令选择对象选择对象|鼠标右键鼠标右键|背景背景“属性属性”窗口窗口|“对象对象”框中选择框

12、中选择“报表报表”|图片图片操作演示ACCESSACCESS数据库应用数据库应用“设计视图设计视图”|工具箱中的工具箱中的“分页符分页符”按钮按钮“插入插入”菜单菜单|选择选择“页码页码”命令命令“插入插入”菜单菜单|选择选择“日期和时间日期和时间”命令命令操作演示ACCESSACCESS数据库应用数据库应用ACCESSACCESS数据库应用数据库应用通过通过“设计视图设计视图”打开报表；打开报表；打开打开“视图视图”菜单；菜单；选择选择“排序与分组排序与分组”命令；命令；设置排序与分组设置排序与分组字段字段或表达式（最多或表达式（最多10个字段）及个字段）及排序次序排序次序（升序或降序）。（

13、升序或降序）。ACCESSACCESS数据库应用数据库应用在使用在使用“报表向导报表向导”创建报表时，添加分组级别。创建报表时，添加分组级别。在报表的在报表的“设计视图设计视图”中，打开中，打开“排序与分组排序与分组”对话框，设置排序对话框，设置排序与分组字段或表达式和排序方式，在与分组字段或表达式和排序方式，在“组属性组属性”中选择报表中选择报表“组页组页眉眉”和和“组页脚组页脚”的参数为的参数为“是是”，在具体的组页脚节中添加文本，在具体的组页脚节中添加文本框，设置分组字段表达式。框，设置分组字段表达式。添加添加“报表页眉报表页眉/页脚页脚”节，在报表页脚节中设置字段统计表达式，节，在报表

14、页脚节中设置字段统计表达式，报表汇总表达式的控件一般为文本框。报表汇总表达式的控件一般为文本框。ACCESSACCESS数据库应用数据库应用ACCESSACCESS数据库应用数据库应用可以在文本框中以等号可以在文本框中以等号“=”开头，直接键入开头，直接键入也可以在文本框的也可以在文本框的“控件来源控件来源”属性中进行设置属性中进行设置ACCESSACCESS数据库应用数据库应用如果计算每个人的总学分（组内计算），放一个如果计算每个人的总学分（组内计算），放一个“文本框文本框”控件在控件在组页眉组页眉或或组页脚组页脚内，然后文本框内，然后文本框的的控件来源控件来源属性中输入属性中输入=sum(

15、学分学分)如果计算所有记录的总学分（表内），把文本框放如果计算所有记录的总学分（表内），把文本框放在在报表页眉报表页眉或或报表页脚报表页脚内，属性设置相同。内，属性设置相同。ACCESSACCESS数据库应用数据库应用在主体节放置一个文本框，在主体节放置一个文本框，控件来源控件来源属性设置为：属性设置为：=学分学分/总学分总学分 其中其中总学分总学分 是前一个是前一个文本框的名称文本框的名称，在这里引用，在这里引用它的值它的值格式格式属性设置为：百分比，小数位数选择属性设置为：百分比，小数位数选择1，再放一，再放一个标签在页面页眉中，显示字段标题个标签在页面页眉中，显示字段标题ACCESSAC

16、CESS数据库应用数据库应用在在主体节主体节或或组页眉组页眉中添加文本框控件中添加文本框控件设置设置“控件来源控件来源”为为=1，设置，设置“运行总和运行总和”属性为属性为“全全部之上部之上”或或“工作组之上工作组之上”同记录汇总方法同记录汇总方法ACCESSACCESS数据库应用数据库应用ACCESSACCESS数据库应用数据库应用1、报表的组成及其功能？、报表的组成及其功能？2、报表的报表页脚与页面页脚的作用与区别？、报表的报表页脚与页面页脚的作用与区别？3、如何设置分组？汇总表达式常用什么控件绑定？、如何设置分组？汇总表达式常用什么控件绑定？ACCESSACCESS数据库应用数据库应用子

17、报表是出现在另一个报表内部的报表，包含子报表的子报表是出现在另一个报表内部的报表，包含子报表的报表称为主报表。主报表中包含的是一对多关系中的报表称为主报表。主报表中包含的是一对多关系中的“一一”，而子报表显示，而子报表显示“多多”的相关记录。的相关记录。当报表中的信息较短时，如果需要在一行打印多个记录，当报表中的信息较短时，如果需要在一行打印多个记录，即将报表分成多列打印，这就是多列报表。但需要注意即将报表分成多列打印，这就是多列报表。但需要注意设置多列后的页面宽度是否够容纳多列内容。设置多列后的页面宽度是否够容纳多列内容。ACCESSACCESS数据库应用数据库应用来自不相关记录源，则主报表

18、只是作为子报表的来自不相关记录源，则主报表只是作为子报表的“容器容器”使用。使用。来自相同数据源，则应使用查询将数据结合起来。来自相同数据源，则应使用查询将数据结合起来。来自相关记录源，则主报表包含共用的数据，子报表包来自相关记录源，则主报表包含共用的数据，子报表包含与公共数据相关的详细记录。含与公共数据相关的详细记录。ACCESSACCESS数据库应用数据库应用打开打开“读者档案表读者档案表1”报表的报表的“设计视图设计视图”窗口，调整主窗口，调整主题节高度，为添加子报表预留空间；题节高度，为添加子报表预留空间；向主体节中添加向主体节中添加“子窗体子窗体/子报表子报表”控件；控件；选择选择“

19、表表/查询查询”下拉列表中的下拉列表中的“读者借阅表读者借阅表”，选择，选择“读者卡号读者卡号”字段，再选择字段，再选择“表表/查询查询”下拉列表中的下拉列表中的“图书编目表图书编目表”，选择，选择“书籍名称书籍名称”字段，重新选择字段，重新选择“表表/查询查询”下拉列表中的下拉列表中的“读者借阅表读者借阅表”，选择，选择“借阅借阅时间时间”和和“归还时间归还时间”字段；字段；输入子报表名称输入子报表名称“读者借阅情况读者借阅情况”，单击，单击“完成完成”命令命令按钮；按钮；调整报表设计视图中控件位置和主体节高度，保存调整报表设计视图中控件位置和主体节高度，保存“读读者档案表者档案表1”报表。

20、报表。ACCESSACCESS数据库应用数据库应用打开报表，选择菜单栏打开报表，选择菜单栏“文件文件”|“页面设置页面设置”命令项，打命令项，打开开“页面设置页面设置”对话框；对话框；在在“页面设置页面设置”对话框中，选择对话框中，选择“列列”选项卡，指定打选项卡，指定打印列数、宽度和布局。印列数、宽度和布局。“边距边距”选项卡：用于设置纸张页边距等。选项卡：用于设置纸张页边距等。“页页”选项卡：用于设置纸张和选择打印机。选项卡：用于设置纸张和选择打印机。“列列”选项卡：指定打印列数、宽度和布局。选项卡：指定打印列数、宽度和布局。ACCESSACCESS数据库应用数据库应用ACCESSACCE

21、SS数据库应用数据库应用返回返回ACCESSACCESS数据库应用数据库应用返回返回ACCESSACCESS数据库应用数据库应用返回返回ACCESSACCESS数据库应用数据库应用返回返回ACCESSACCESS数据库应用数据库应用返回返回ACCESSACCESS数据库应用数据库应用返回返回ACCESSACCESS数据库应用数据库应用返回返回ACCESSACCESS数据库应用数据库应用报表选择器报表选择器 报表设计区报表设计区返回返回ACCESSACCESS数据库应用数据库应用打开报表打开报表“设计视图设计视图”窗口。窗口。选择菜单栏选择菜单栏“视图视图”|“属性属性”命令项，或者使用快捷菜单

22、命令项，或者使用快捷菜单中的中的“属性属性”菜单项，或者单击工具栏中菜单项，或者单击工具栏中“属性属性”按钮按钮或双击或双击“报表选择器报表选择器”，打开属性对话框。，打开属性对话框。在属性窗口中，单击要设置的属性，然后按需求设置属在属性窗口中，单击要设置的属性，然后按需求设置属性值。性值。说明：报表属性中说明：报表属性中“事件事件”选项卡有选项卡有“打开打开”和和“关闭关闭”等事件，而报表控件属性中无，这一点与窗体控件属性不同。等事件，而报表控件属性中无，这一点与窗体控件属性不同。返回返回ACCESSACCESS数据库应用数据库应用选择菜单栏选择菜单栏“视图视图”|“工具箱工具箱”命令项显示

23、或隐藏命令项显示或隐藏绑定控件：可用于显示、输入及更新数据库中的字段；绑定控件：可用于显示、输入及更新数据库中的字段；非绑定控件：用于显示信息、线条、矩形及图像等；非绑定控件：用于显示信息、线条、矩形及图像等；计算控件：计算控件则以表达式作为数据来源。计算控件：计算控件则以表达式作为数据来源。表达式可以使用报表的表或查询字段中的数据。表达式可以使用报表的表或查询字段中的数据。计算控件也是非绑定控件，它不能更新字段值。计算控件也是非绑定控件，它不能更新字段值。返回返回ACCESSACCESS数据库应用数据库应用通过鼠标拖动创建新控件、移动控件（可以按住通过鼠标拖动创建新控件、移动控件（可以按住C

24、trl键和键和方向键微调控件位置）。方向键微调控件位置）。通过按通过按Del键删除控件。键删除控件。激活控件对象，拖动控件的边界调整控件大小（也可以激活控件对象，拖动控件的边界调整控件大小（也可以按住按住Shift键加方向键）。键加方向键）。利用属性对话框改变控件属性。利用属性对话框改变控件属性。通过格式化改变控件外观，可以运用边框、粗体等效果。通过格式化改变控件外观，可以运用边框、粗体等效果。对控件增加边框和阴影等效果。对控件增加边框和阴影等效果。操作演示返回返回添加非绑定控件，从工具箱中选择相应的控件拖拽到报添加非绑定控件，从工具箱中选择相应的控件拖拽到报表上即可。表上即可。添加绑定控件，

25、从工具箱中选择相应的控件拖拽到报表添加绑定控件，从工具箱中选择相应的控件拖拽到报表上，并设置上，并设置“控件来源控件来源”属性使之与表或查询中的字段属性使之与表或查询中的字段相绑定。相绑定。创建计算控件时，可使用以下两种方法：创建计算控件时，可使用以下两种方法：直接在控件中输入计算表达式；直接在控件中输入计算表达式；使用表达式生成器来创建表达式。使用表达式生成器来创建表达式。ACCESSACCESS数据库应用数据库应用在设计视图中打开报表。在设计视图中打开报表。创建或选定一个非绑定的文本框。创建或选定一个非绑定的文本框。单击报表设计工具栏中的单击报表设计工具栏中的“属性属性”。打开属性对话框中的打开属性对话框中的“数据数据”标签，并单击标签，并单击“控件来控件来源源”。单击表达式生成器按钮，弹出单击表达式生成器按钮，弹出“表达式生成器表达式生成器”。单击单击“=”按钮，并单击相应的计算按钮。按钮，并单击相应的计算按钮。双击计算中使用的一个或多个字段。双击计算中使用的一个或多个字段。输入表达式中的其他数值，然后单击输入表达式中的其他数值，然后单击“确定确定”命令按钮。命令按钮。返回返回