采购专题分析报告课件.ppt

1、CONTENTSCONTENTS电商化采购01非电商化采购02仓储流程03 存在问题存在问题01电商采购 采购流程采购流程 改进措施改进措施 原因分析原因分析1.采购流程运营类物资/服务采购系统（PMS、商务平台）推送下 单供应商发货收 货物资出入库管理业务部门业务部门商合岗商合岗供应商供应商仓储仓储/业务业务部门部门仓储仓储/业务业务部门部门综合类物资采购线下需求（会议纪要/签报）下 单供应商发货收 货需求需求部门部门商合岗商合岗供应商供应商商合岗商合岗2.存在问题系统推送环节：立项/设计信息不准确推送商合采购，商合下单后频繁设计变更甚至销项，造成后期操作不可逆。p问题12.存在问题订单稽核

2、结算环节：稽核流于形式，未仔细审核系统订单与实际工程现场的一致性。p问题23.原因分析及改进措施3.原因分析原因二、系统流程审核流于形式，未真正“审核”。原因一、业务部门对于系统流程和规则未完全吃透。4.改进措施（1）认真学习集团下发的相关流程规范关键部分，强审核。（3）物资收货不可取消。（2）物资供应商发货后如需取消订单需协商供应商同意后提集团后台操作。（4）服务订单稽核正常后，不可取消，只能将错就错。02非电商化采购 存在问题存在问题 采购流程采购流程 改进措施改进措施 原因分析原因分析1.采购流程需求提出采购方案编制方案决策采购文件编制和发售采购结果编制评审/谈判需求需求部门部门商合岗商

3、合岗决策委员会决策委员会代理单位代理单位代理单位代理单位/商合商合评审结果公示商合岗商合岗采购结果决策决策委员会决策委员会合同签订商合岗商合岗系统推送需求部门需求部门下 单商合岗商合岗发 货收 货供应商供应商需求部门需求部门/仓储仓储2.存在问题（1/3)需求提出环节：业务部门提供需求不完整；如技术规范、价格、邀请供应商，导致后续采购方案未能有效实施，需反复沟通，甚至不能实施采购。p问题1举例：邀请谈判的供应商邀请之前未充分沟通，供应商不参加报名或者敷衍参加，采购失败。采购环节：采购方式错误；业务部门在提需求时未根据项目特点提出合理的采购方式，同时商合岗在制定方案时也未认真审核把关。p问题2商

4、合岗制定的采购方案不合理甚至错误，代理单位也未审核。导致评审困难、无法评审，采购失败。p问题3评审/谈判环节：评审成员业务水平不足，代理单位人员水平不足，为采购合规性带来重大隐患。p问题42.存在问题（2/3)采购流程时间逻辑性错误。p问题52.存在问题（3/3)3.原因分析及改进措施3.原因分析 原因二、需求部门依赖心 较强、缺乏一定的责任担 当，本着“某某天提需求、多少后就要结果”心态，事前、事中对采购项目“不闻不问、放任自流”。原因一、需求部门和商合岗工作经验欠缺、业务水平有限，对采购相关法律法规学习不够、对公司下发采购流程规范未认真仔细掌握。4.改进措施（1）加强学习：商合岗和需求部门

5、的项目经办人仔细学习公司下发的采购相关的制度规范，避免出现原则性和逻辑性错误，减小采购合规性风险。（3）加强沟通：在项目实施前和实施过程中，商合岗与需求部门随时保持沟通和交流，发现异常问题及时沟通解决。（2）组织培训：综合部拟定于近期邀请专业招标代理单位对我单位全体成员进行系统培训。（4）在省公司下发的采购规范文件范围内，综合部在9月份之前制定市公司层面的非电商采购流程规范文件下发，明确各部门人员职责，严格按照规范文件执行。原因三、商合岗自身能力有限，同时向需求部门宣贯和沟通不足。03仓储管理 存在问题存在问题 采购流程采购流程 改进措施改进措施 原因分析原因分析1.采购流程发 货通知入库入库

6、（收货）通知出库出库通知供应商供应商料账员料账员仓管员仓管员业务部门业务部门料账员料账员2.存在问题（1/3)通用物资无货，导致现场和系统不能完工。p问题1提货人（通常为施工单位）到仓库后因业务部门、料账元系统操作流程未完成，仓库不发货，跑空路。p问题2物资周转率低、物资库龄较长，截止5月底，3个月以上库领物资金额达150余万。p问题3维护拆站利旧、报废物资缺乏管理，造成浪费。p问题43.原因分析原因分析 原因二、物资采购后，立 项不及时，甚至出现项目 完工后系统迟迟未立项，导致物资呆滞时间过长。原因一、仓储系统习惯性 奔溃影响系统操作，业务 部门对库存物资掌握不充分，仓储系统已上线半年有余，

7、思想未转变，未重视和熟练掌握仓储系统流程。原因分析 原因三、利旧、报废物资 无专人管理，公司未有相关 制度流程支撑（举例：XX站因市政搬迁需紧急拆迁，施 工单位在拆卸运输过程中，粗放操作导致物资受损，直接运往库房外随意露天堆放，正常物资变为废弃物资）原因四、商合岗线上、线下采购工作已经严重饱满，再无精力专门管理仓库。4.改进措施 维护类周期性批量立项维护类周期性批量立项提前了解仓储库存情况提前了解仓储库存情况指定物资报废规范文件指定物资报废规范文件业务部门立项前，对于通用物资，应充分了解项目所需物资在系统和仓库是否有库存，领货人去领料时，业务部门应按照项目编码查询整个项目的系统是否处理完成到“出库”环节。避免跑空路，提供工作效率针对维护项目，尽量避免所有项目完工后批量集中立项，考虑到维护项目的特殊性，建议周期性批量立项，提高物资利用周转率；新立项项目，在满足现场需求的前提下，优先选用库存编码物资。综合部于9月底前完成利旧、报废物资出入库管理规范文件制定和下发，业务部门严格按照规定执行（可申请公司管理创新项目）。增加物资管理专岗人员，在集团层面未增加人员，建议招聘外包人员临时解决。增加辅助性人员增加辅助性人员