公文写作与实训课件.ppt

1、2022/11/23公文公文写作写作与实与实训训讲解人：初晓明 公文写作与实训 v第一章 公文概述u第一节 公文的概念与作用u第二节 公文的分类 v第二章 公文写作概述u第一节 公文的结构u第二节 公文专门用语 u第三节 公文中的数字v第三章 通知 u第一节 通知的概念和主要类型u第二节 通知的特点u第三节 通知的使用范围u第四节 通知的写作要求u第五节 通知的写作方法u第六节不同类别的通知格式及写 法第一章 公文概述第一节 公文的概念与作用 公文，即公务文书，是国家机关及社会组织在行使职权和实施管理的过程中所使用的，具有规范格式和法定效用的应用文，是办理公务的重要工具。第一章 公文概述 公文

2、是机关单位和社会组织行使职权、实施管理、办理公务的重要工具。各级各类的公文在治理国家和管理社会的实践活动中发挥着各种具体作用，归纳起来，主要表现在以下4个方面：u法规和准绳作用。u沟通和联系作用。领导、指导作用。请示报告作用。横向联系、协调工作的纽带作用。u宣传教育作用。u依据和凭证作用。u记载和备查作用。第一章 公文概述 其实，每一份具体公文的作用并不是单一的，往往同时具有多种作用，因此，对公文的作用要综合地认识和理解。第一章 公文概述第二节 公文的分类 v按照公文的来源，可分为外发公文、收来公文。v按照公文的行文关系，可分为上行文、平行文和下行文。v按照公文的秘密要求，可分为秘密公文、非保

3、密公文。保密公文是涉及国家秘密。v根据公文的性质及作用，可分为规范性公文（条例、规定等）、决断性公文（决定、决议等）、指挥性公文（命令、指示等）公布性公文（公告、通告等）、报请行公文（报告、请示等）、知照性公文（通知、通报、函等）、记录性公文（会议纪要等）。v根据公文的时限要求，可分为特急公文、紧急公文、常规公文等。第一章 公文概述 我们需要了解掌握的公文，主要有以下三类：行政公文、通用公文和专用公文。u行政公文。国家行政机关公文处理办法的规 定，行政公文十三种：命令（令）、决定、议案、意见、公告、通知、通 报、报告、请示、批复、函、会议纪 要。u通用公文六种：计划、总结、调查报告、简报、讲话

4、稿、纪录稿。u专用公文四类：法规公文、科研文书、经济文书、现代电子公文。第二章 公文写作概述第一节 公文结构 公文正文结构一般由开头（或缘由）、主体（或事项）、结尾三部分组成。其基本特点和要求是：篇幅简短，结构完整，层次分明，段落清晰，过渡自然，逻辑严密，主次分明，详略得当，开头、结尾互相照应。公文结构的总体原则是：要服务于主旨；要适合文种要求；要正确反映公务活动的内在联系和发展规律。公文结构安排主要包括段落、层次、衔接和过渡的安排方法。第二章 公文写作概述v一、段落的安排方法 段落是行文中相对独立地表达一个完整意思而形成的自然段，是公文结构安排的基本单位。公文段落安排的基本要求是注意保持段落

5、的完整性与单一性，每个段落要相对完整地表达一个中心意思；注意段落的长短适度，各段落用词用语要讲究齐整；注意各段落之间的内在联系和自然过渡。第二章 公文写作概述v二、层次的安排方法 层次是公文主要观点的组成和次序。公文的主题是总观点，需要用若干个分观点来说明，各分观点具有相对的完整性，一个分观点即一个层次，公文层次安排就是对若干分观点的先后次序的安排，以反映各观点之间以及与主题的内在联系和逻辑关系。层次安排要先后有序，条理清楚其主要方法是并列法和递进法。第二章 公文写作概述v三、三、衔接、过渡的安排方法衔接、过渡的安排方法 公文段落与段落之间、层次与层次之间的连接与过渡同其他文章有明显的不同其主

6、要特点和要求是：普遍使用序数词、经常使用表示连接和转折的词语与句式。第二章 公文写作概述v使用序数词 用序数词对多层次结构进行标识的方法：第一层用：一、二、三 第二层用：（一）（二）（三）第三层用：1.2.3.第四层用：（1）（2）（3）个别出现第五层时用：注意事项：序数词的使用原则是注意事项：序数词的使用原则是可跳不可跳不 可倒。可倒。第二章 公文写作概述v使用表示连接和转折的词语和句式 这些词语和句式常用在公文结构中需要衔接与过渡的地方，如：开头与主体之间、主体与结尾之间、层次与层次之间、段落与段落之间。其目的是使公文内容脉络畅通，结构紧凑，全文连贯，转折自然。常用词语有：以下、以上、现将

7、、总之、为此、对此、因此、但是、一方面、另一方面等。常用句式有：“现将如下”、“具体做法是”、“主要表现在以下几方面”、“综上所述”等等。第二章 公文写作概述第二节 公文专门用语 1.称谓语：表称谓关系（我分公司、贵单位、该单位等）2.开头语：引出行文目的、依据、原因（依据、按照、关于、随着等）3.引叙语：以引叙来文（近悉、承蒙等）4.承接语：用于承上启下的关联和过渡语（为此、如下、综上所述、总而言之等）5.经办语:说明公务处理情况或要求（经、办理、责成、贯彻执行等）第二章 公文写作概述 6.祈请语:表示请求或希望（请、望等）7.征询语:用于征询对方意见（妥否当否、是否可行、意见如何、如无不妥

8、等）8.批转语:表示批转意见（批示、审批等）9.表态语:即回复用语（应、同意、不可行、请遵照执行等）10.结尾语：表示正文结束（此复、特此通知、谨此、为盼等）第二章 公文写作概述第三节 公文中的数字 数字在公文写作中经常使用，国家行政机关公文处理办法中规定“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、习惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉语外，应当用阿拉伯数字”。第二章 公文写作概述 (一一)阿拉伯数码的使用阿拉伯数码的使用 1.记时（公元、世纪、年代、月、日时刻等）例如：公元2012年5月3日，21世纪，70年代等。2.记数与计量正负整数、小数、分数百分数、约

9、数等）注意事项：凡用汉字书写的数字，注意事项：凡用汉字书写的数字，除除年份可用年份可用“O”O”外，其它应一律用外，其它应一律用“零零”。如如:“二二OOOO八年八年”；但；但“二百零三公里二百零三公里”，不，不能能写成写成“二百二百O O三公里三公里”。第二章 公文写作概述 (二)汉写数字的使用范围 1.公文成文日期，必须用汉字数字。例如：二一二年四月二十八日 2.星期几，一律用汉字数字。3.夏历和清代以前纪年，一般要用汉字数字。例如：农历五月初五，某朝八十年。4.文章结构的序次词的部分层次序数要用汉字数字，从第三层开始使用阿拉伯数字。5.数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有

10、修辞色彩的语句，必须用汉字数字。例如：十全十美，一个中心、两个基本点，如果说生命是一张七彩的唱片，那么感激就是一首和谐的歌。第三章 通知的写法v第一节 通知的概念和主要类型v第二节 通知的特点v第三节 通知的使用范围v第四节 通知的写作要求v第五节 通知的写作方法v第六节 不同类别的通知格式及写 法第三章 通知的写法第一节 通知的概念和主要类型 一、通知的概念 通知，就是通过传达使人知道。通知是行政公文中最常用的文种之一。通知的使用非常广泛，各级行政机关安排活动、指导工作、传递信息、知照事项等都可以用通知行文。第三章 通知的写法 二、通知的类型 国家行政机关公文处理办法规定：通知适用于“批转下

11、级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。”我们认为通知一般包含三层含义：其一，通知是下行文、平行文和不相隶属机关的公文；其二，通知具有一定的权威性；其三，通知具有明显的时间性。第三章 通知的写法 按照性质不同，可将通知分为以下四种类型：一般性通知、批示性通知、会议性通知、任免性通知。第三章 通知的写法 一、一般性通知 一般性通知用于告知需要有关机关或人员知道或办理的事项，如成立、调整、撤销机构等。一般通知又可分为两类：1.布置性通知，也叫部署工作的通知或事项通知。用于安排活动，部署工作，公布机关部门工作人员应执行的事项。2.告

12、谕性通知，用于通报情况、交流信息、公布机关内部各部门应该知道的而不需要办理和执行的通知。第三章 通知的写法 二、批示性通知 批示性通知用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，批准下级机关申报办理事项。批示性通知又分为以下三类：1.转发性通知。转发性通知用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。2.批转性通知。批转性通知用于批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。（书150页范例七）3.批准性通知。上级机关同意下级机关意见、建议和请求时用此种通知。（书152页范例八）第三章 通知的写法 三、会议性通知 会议性通知用于告知召开会议时使用。四、任免性通

13、知 任免性通知用于任免人员。第三章 通知的写法第二节 通知的特点 通知，具有广泛性、指导性和时效性的特点。1.广泛性。通知在日常公务活动中使用范围十分广泛。这是因为：其一，不受发文机关级别高低限制；其二，不受行文内容的限制；其三，行文关系限制不严，主要用于下行文，但平行、不相隶属的机关之间也可以用。第三章 通知的写法 2.指导性。通知往往是对受文对象有所要求，提出需要办理或执行的事项，且具体细致。因此，通知有一定的指挥作用和指导性。3.时效性。通知的事项一般要求在规定的时间内办理、执行或知照，不容拖延。否则，事过境迁，就会失去价值。第三章 通知的写法第三节 通知的适用范围1.上级机关用于印发领

14、导同志的讲话；2.用于批转下级机关公文，转发上级机关、平行机关和不相隶属机关的公文；3.用于召集有关单位、人员参加会议，或者在机关日常工作中常用通知文体；用于公布下级机关人事变动或上级机关人员任免情况；5.用于安排活动，部署工作；6.用于沟通情况、交流信息或公布机关内部人员应该知道的事项；7.上级机关对下级机关进行指示、安排或传达、布置任务。第三章 通知的写法第四节 通知的写作要求 主要有以下五点：1.撰写通知必须严肃认真。在撰写时，特别是撰写重要通知时，必须做到“三个吃透”，即吃透有关法律法规及方针政策；吃透领导的意图；吃透有关实际情况。第三章 通知的写法 2.要认真区分不同类型通知的不同性

15、能以及语言、语气等方面的差异。要根据具体内容来确定表达方式，在符合公文特定程式性的前提下，谋篇布局，力求灵活简便。3.通知的主送机关（受文单位），必须清楚准确。受文单位可以是一个或若干个，务必一一写出，严忌错漏。第三章 通知的写法 4.“通知导言”，务求简洁清楚，具有概括性；“通知正文”，务求明确具体，具有“可行性”。5.通知的表述方式必须以理性化的直述为主，严忌出现文学性的夸饰、含蓄等情况。第三章 通知的写法第五节 通知的一般格式和写法 通知由标题、主送机关（受文单位）、正文、发文机关和发文日期四个部分组成。一、标题 通知的标题，分完全式和非完全式两类。完全式标题由发文机关、事由、文种组成，

16、用于内容复杂、庄重的通知。非完全式标题用于内容简单的通知，可以直接写成“通知”或“紧急通知”、“重要通知”。第三章 通知的写法 标题的基本结构模式：发文机关+“批转”或“转发”+原件标题+文种。注意事项：其一，公文标题中除法规、规章名称用书名号外，一般不用标点符号。其二，对于层层转发的文件标题，不要造成层层叠构、题意不清的现象。第三章 通知的写法 应该注意的是，通知的标题一般都应符合“三要素”（发文机关、事由、文种）使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。近年来，通知的使用日益广泛，很多机关文件的标题就简单的写上“通知”二字，由于其不确切性，在撰写通知时应尽量避免。第三章 通知的写法

17、 二、主送机关（受文单位）在通知的标题之后、正文之前，要写明被通知的单位（主送机关）。被通知的单位可以是一个，也可以是几个，也可以是所有下属单位。有些通知往往不写被通知的单位（无主送机关），或直接称“有关单位”，这是不妥的。第三章 通知的写法 三、正文 如果通知内容较多，可分条写，一般每条一段。通知的类型不同，正文的格式亦会有一定的差别。1.一般性通知的正文要包括通知的目的、通知的事项、执行要求三部分，通知目的说明为什么要发通知，是通知正文的导语，一般比较简明扼要，通过承启用语，很快转入通知事项的拟写。目的与事项之间的承启用语有“特做如下通知”、“现通知如下”、“紧急通知如下”、“望按以下通知

18、执行”、“现将有关事项通知如下”等，其后一般用冒号，也可用句号。第三章 通知的写法 通知事项是通知正文的主体，一般分段或分条叙述，因为是要求办理的，所以务必分明、具体，便于迅速理解和执行。执行要求要另起一行。一般多用“以上通知望认真执行”、“本通知自下发之日起执行”。等语。有的要求比较具体，带有强调督促和号召性质。第三章 通知的写法 2.会议通知，一般直陈事项，最后一般用“特此通知”结尾，另起一行，不用标点。四、发文机关和发文日期 发文机关写在正文的右下方。以公文方式下发的通知，要加盖公章。通知如果有附件，就应在正文之后和发文机关之上另起一行空两格注明，如“附件：某某团支部关于开展义务植树活动

19、的倡议书”。发文日期写在发文机关之下。第三章 通知的写法第六节 不同类别的通知格式及写法 各类通知格式不同，其写法也就各异。在写作通知的过程中，必须首先明确要撰写的类型，其次根据各类通知不同的用途及特殊要求进行写作。各类通知写法如下：1.一般性通知 一般性通知的正文一般由缘由、事项结尾三部分组成。内容侧重于交代任务，提出要求，指出具体措施和方法，交代清楚所通知的事项的时间、地点、事由、有何要求、如何让办理。一般篇幅不长，内容单一，结构也较灵活，视需要而定。写作的时候要开宗明义，直叙其事，重要的是讲清楚告知的事项内容。第三章 通知的写法 2.批示性通知 指示性通知的正文包括两部分内容：一是关于同

20、意通知事项的意见；二是做出的指示或要求。需要注意的是，有时候根据情况需要提出更多详细具体的指示和要求，此时则要分条项进行阐述。3.任免性通知 任免性通知写明任免人员、时间、职务，并写明是根据什么会议文件作出决定的，要简明准确，不涉及过多问题。第三章 通知的写法 4.会议性通知 会议性通知是机关日常工作中常用的通知类型，以通知召开一个会议的有关事项为主要内容。会议通知的事项要写的周到具体。召集会议的机关、起止时间、开会地点、会议全称、会议基本内容、大致进程、与会具体范围、与会人员职务级别、需带的文件材料、报到的具体日期和地点，都要写清楚。第三章 通知的写法 总之，撰写通知时，标题应写清是由。如系紧急通知、补充通知、重要通知都要写清楚了。通知的受文单位时常较多，必须写全，严防遗漏。通知的内容应书写完整，以防误事，要注意把问题交代清楚，把依据、目的、任务、要求以及时间、地点、人员写明确、具体，对于涉及的一些细节问题，不能疏忽遗漏。用语不能模棱两可，更不能自相矛盾。