《公文写作步骤》课件.ppt

1、公文写作步骤公文写作步骤小测试小测试判断题判断题撰写商务文书的第一步是确定文章的整体风格。这种说法：A、正确 B、错误参考答案：错误小测试小测试判断题判断题撰写商务文书时不仅要照顾撰写者的意图，更要考虑读者的实际行动。此种说法：A、正确 B、错误参考答案：正确小测试小测试判断题判断题商务文书撰写者越了解目标读者，撰写的商务文书就应该越正式。此种说法：A、正确 B、错误参考答案：错误小测试小测试判断题判断题宣传册、电子邮件、便签都属于非正式的商务文书，此种说法：A、正确 B、错误参考答案：错误小测试小测试判断题判断题列大纲既费时又费力，而且不能表现在正文中，所以在撰写商务文书时没有必要做。此种说

2、法：A、正确 B、错误参考答案：错误公文写作步骤公文写作步骤一、制定行动目标一、制定行动目标二、确定文章正式程度二、确定文章正式程度三、确定文章总体风格三、确定文章总体风格四、确定文章层次结构四、确定文章层次结构五、列出文章大纲五、列出文章大纲六、撰写文章初稿六、撰写文章初稿一、一、如何制定正确的行动目标如何制定正确的行动目标撰写商务文书的行动目标是希望该文书的对象收到文书后采取什么行动。1 1、制定目标的误区制定目标的误区在撰写商务文书时，考虑的行动主体是收取商务文书的一方。因此，撰写商务文书时撰写者的意愿是“被动目标”，目标读者的实际行动才是“主动目标”。很多人撰写商务文书时往往陷入一个误

3、区把自己的被动目标当作主动目标，也就是只关注自己的主观想法或需要完成的工作任务，而忽略接收文书方的感受。一、一、如何制定正确的行动目标如何制定正确的行动目标1 1、制定目标的误区制定目标的误区认识到这个误区的存在，就要想办法将被动目标转变为主动目标。这就需要思考一个问题：作为商务文书的撰写者，我们在乎什么？换言之，我们从撰写商务文书、正确传递信息、获得对方行动响应的过程中，能够收获什么？只有使撰写者在乎的内容与希望对方采取的行动保持一致，才能有效地把被动目标转化为主动目标。一、一、如何制定正确的行动目标如何制定正确的行动目标2 2、避免误区的案例避免误区的案例以一个总经理组织召开公司全体秘书会

4、议的邮件为例。某公司总经理让他的秘书准备组织全公司秘书开会，要求秘书在确定时间和地点之后，发一封邮件告知所有秘书。一、一、如何制定正确的行动目标如何制定正确的行动目标2 2、避免误区的案例避免误区的案例这封邮件就是一个商务文书。在撰写邮件的过程中，总经理秘书的行动目标是“让所有秘书都参加会议”，因此邮件中仅仅明确会议的时间和地点还不够，这样不能确保所有秘书都按照要求参加会议，而应该进一步要求所有秘书在会议前一个星期确认是否参加会议。一、一、如何制定正确的行动目标如何制定正确的行动目标2 2、避免误区的案例避免误区的案例要想写好这个商务文书，总经理秘书需要把被动目标转化为主动目标。总经理秘书在乎

5、“所有秘书都按时参加会议”这件事情，原因是总经理的交代，如果秘书没有到齐，就意味着自己组织工作失败。换言之，总经理秘书希望在总经理面前表现良好，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员到齐，所以总经理秘书需要其他秘书给一个能否与会的确认回复，这就成功地把被动目标转化为主动目标。二、二、如何确定文章的正式程度如何确定文章的正式程度1 1、判断依据：正式指数判断依据：正式指数判断商务文书的正式程度，可以依据正式指数。正式指数主要由三个问题来确定：撰写者本身是否了解目标读者？目标读者的地位比撰写者低吗？商务文书的内容是好消息吗？二、二、如何确定文章的正式程度如何确定文章的正式程度1

6、1、判断依据：正式指数判断依据：正式指数商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况，在110分之间予以打分。例如，特别了解目标读者的为10份，比较了解的为7分，不了解的或者很不了解的为1-3分；给下属写文书为10分，给平级写为5分，给上级写为1分；内容为好消息的为10分，坏消息的为1分。三个问题的得分之和越低，商务文书越正式。二、二、如何确定文章的正式程度如何确定文章的正式程度2 2、正式程度的表现正式程度的表现商务文书的正式程度表现在三个方面:(1)形式形式是指商务文书采用的媒介形式，如电子邮件、书信或便签等。媒介形式可以决定商务文书的体裁、格式以及称谓的具体内容。按照正式程度划分，宣传册、

7、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，会给目标读者受到重视的感觉；一般的电子邮件和便签则属于非正式的商务文书。二、二、如何确定文章的正式程度如何确定文章的正式程度2 2、正式程度的表现正式程度的表现商务文书的正式程度表现在三个方面:(2)称谓称谓就是指对目标读者的称呼。(3)语气语气是指在撰写商务文书的过程中采取的口气，有轻松愉快和凝重严肃之分。二、二、如何确定文章的正式程度如何确定文章的正式程度3 3、案例分析案例分析（1 1）：如果你是总经理的秘书总经理要组织各部门秘书共进午餐来沟通感情，总经理要求你发一封邮件给所有秘书，分析一下这个邮件的正式程度：你跟

8、对方熟悉吗？对方的地位比你低吗？传递的是好消息吗？8-109-1010二、二、如何确定文章的正式程度如何确定文章的正式程度3 3、案例分析案例分析（1 1）：如果你是总经理的秘书总经理要组织各部门秘书共进午餐来沟通感情，总经理要求你发一封邮件给所有秘书，分析一下这个邮件的正式程度：答案应该是26-30分目标是让这些秘书都能参加，采用媒介为，电子邮件口吻语气：比较轻快，不必非常正式二、二、如何确定文章的正式程度如何确定文章的正式程度3 3、案例分析案例分析（2 2）：普通员工，写给行政部经理的投诉。分析正式程度：你跟对方熟悉吗？对方的地位比你低吗？传递的是好消息吗？因此，在写的时候，要注意措辞，

9、要求写的内容好很正式、用词讲究，但并不是要求写特别严厉指责类型的词汇。不熟悉不低投诉三、三、如何确定文章的总体风格如何确定文章的总体风格1 1、把握依据：游说矩阵、把握依据：游说矩阵把握商务文书的总体风格时，可以依据游说矩阵。三、三、如何确定文章的总体风格如何确定文章的总体风格1 1、把握依据：游说矩阵、把握依据：游说矩阵如图所示，在游说助阵中，纵坐标表示资源的充足程度，即沟通内容是否在目标读者的资源及能力范围之内，是否强人所难；三、三、如何确定文章的总体风格如何确定文章的总体风格1 1、把握依据：游说矩阵、把握依据：游说矩阵横坐标代表商务文书的撰写者与目标读者立场的一致程度，即双方是否相互认

10、可。这两方面的因素共同决定了商务文书的总体风格。三、三、如何确定文章的总体风格如何确定文章的总体风格1 1、把握依据：游说矩阵、把握依据：游说矩阵由图可以看到，商务文书的总体风格可以分为四种类型：第一象限是简单型，特点是撰写者与目标读者立场一致，并且资源充足、不存在障碍；三、三、如何确定文章的总体风格如何确定文章的总体风格1 1、把握依据：游说矩阵、把握依据：游说矩阵由图可以看到，商务文书的总体风格可以分为四种类型：第二象限是说服型，特点是资源充足，但撰写者与目标读者立场不一致；三、三、如何确定文章的总体风格如何确定文章的总体风格1 1、把握依据：游说矩阵、把握依据：游说矩阵由图可以看到，商务

11、文书的总体风格可以分为四种类型：第三象限是艰难型，特点是撰写者与目标读者立场不一致，资源也不充足；三、三、如何确定文章的总体风格如何确定文章的总体风格1 1、把握依据：游说矩阵、把握依据：游说矩阵由图可以看到，商务文书的总体风格可以分为四种类型：第四象限是解决问题型，特点是撰写者与目标读者立场一致，但资源并不充足。三、三、如何确定文章的总体风格如何确定文章的总体风格2 2、总体风格设定总体风格设定根据游说矩阵的分析结果，可以按照以下方式来把握商务文书的总体风格：简单型简单型商务文书的总体风格是以罗列事实为主。简单型商务文书的行动目标对目标读者的难度不大，并且立场也一致，所以在内容上只要告诉目标

12、读者要发生的事情即可，篇幅可以尽量简短。三、三、如何确定文章的总体风格如何确定文章的总体风格2 2、总体风格设定总体风格设定说服型由于说服型商务文书的行动目标与目标读者不一致，撰写者需要改变读者原来的想法和认识，尽管资源状况充足，仍然需要与目标读者进行反复沟通。因此，这类商务文书通常篇幅较长，并且需要突出强调撰写者的利益所在，充分分析自己观点或想法的优势和好处，以达到转变目标读者立场的目的。三、三、如何确定文章的总体风格如何确定文章的总体风格2 2、总体风格设定总体风格设定解决问题型解决问题型商务文书通常用于员工与领导进行沟通并且意见不一致的时候，总体风格是有问有答且篇幅较长。换言之，在这类商

13、务文书中，撰写者运用将问题和答案打包的形式向目标读者提供一种甚至多种方法的解决方案。三、三、如何确定文章的总体风格如何确定文章的总体风格2 2、总体风格设定总体风格设定艰难型艰难型商务文书在资源和立场上经常会遇到障碍，达到有效沟通的几率很小，是否值得花费精力撰写，需要三思而后行。三、三、如何确定文章的总体风格如何确定文章的总体风格3 3、案例案例分析分析安排新年晚会某公司总经理要求秘书安排公司的新年晚会，预算是5000元。在这个事件中，秘书可能需要撰写以下几种汇报邮件：第一，秘书发现了一个特别适合举办新年晚会的场所，距离公司很近，且饭菜可口，预算也没有超出5000元。这种情形属于简单型，秘书撰

14、写商务文书向总经理汇报的时候，只要简单地提出在这个场地举办新年晚会的建议即可。三、三、如何确定文章的总体风格如何确定文章的总体风格3 3、案例案例分析分析在这个事件中，秘书可能需要撰写以下几种汇报邮件：第二，秘书找到了一个场所，各方面都符合要求，只是报价与预算相比超出500元。这种情形属于解决问题型，秘书撰写商务文书向总经理汇报的时候，可以选择这个场所的好处及优点自问自答，把事情分析清楚，力图使总经理形成“虽然超支500元，但是物有所值”的认识。三、三、如何确定文章的总体风格如何确定文章的总体风格3 3、案例案例分析分析在这个事件中，秘书可能需要撰写以下几种汇报邮件：第三，秘书打算向总经理提出

15、新的建议在预算要求内，组织员工听新年音乐会。这种情形属于说服型，秘书撰写商务文书向总经理提出建议时，需要强调利益所在不仅可以给员工留下一个美好的回忆，还能够提升整体素质。撰写商务文书之前，先分析商务文书的总体风格，可以使撰写者清楚地认识到文书的重点所在，使商务文书逻辑清晰、重点突出，更容易达到行动目标。四、四、如何确定文章的层次结构如何确定文章的层次结构商务文书的层次结构主要包括五种类型：连贯式、并列式、分析问题式、问答式和行动结果式。1 1、连贯式连贯式所谓连贯式，是指商务文书的层次结构是按照事情发展的时间顺序展开的。四、四、如何确定文章的层次结构如何确定文章的层次结构1 1、连贯式连贯式突

16、出的重点连贯式层次结构突出的重点是事情的前因后果以及发展脉络。采用这种层次结构的商务文书在整体上浑然贯通、连成一体，读者不能颠倒顺序或者从中间节选开始阅读，否则表达的意思就不完整。四、四、如何确定文章的层次结构如何确定文章的层次结构1 1、连贯式连贯式适用的情形在日常工作中，连贯式层次结构适用于工作报告、事故调查报告、工程报告以及程序安装说明等，这些文体的共同要求都是内容清楚明白。四、四、如何确定文章的层次结构如何确定文章的层次结构2 2、并列式并列式所谓并列式，是指商务文书的各层次之间是并列的关系,又被称为“天鹅下蛋式”。突出的重点并列式层次结构突出的重点是每段前面的前提摘要，作为后续并列内

17、容的引子。并列式层次结构的各层次间是并列关系，便于读者按照兴趣或关注的重点分段阅读。适用的情形在日常工作中，并列式层次结构适用于报告、总结和建议书等类型的商务文书。四、四、如何确定文章的层次结构如何确定文章的层次结构3 3、分析问题式分析问题式所谓分析问题式，是指从问题出现到最终解决的逻辑关系展开的层次结构。在实际工作中，出于不同需要，分析问题式层次结构还可以分为四种类型：第一，“只有结果”，这种商务文书没有必要提及问题的原因和相关分析，包括批复、指示、命令等；第二，“提出问题并分析问题”，如情况简报；四、四、如何确定文章的层次结构如何确定文章的层次结构3 3、分析问题式分析问题式所谓分析问题

18、式，是指从问题出现到最终解决的逻辑关系展开的层次结构。在实际工作中，出于不同需要，分析问题式层次结构还可以分为四种类型：第三，“提出问题并解决问题”，如公告和通知；第四，“提出问题、分析问题、解决问题”，这种类型包括了处理问题的整个逻辑，如指导性的通报和决议。四、四、如何确定文章的层次结构如何确定文章的层次结构4 4、问答式问答式所谓问答式，是指运用问答的形式组织商务文书的全篇内容。突出的重点问答式层次结构突出的重点是问题的设计。问题是为突出文书的主旨进行的利益引导，不能随意设计，要突出利益和避免不良后果的方法。四、四、如何确定文章的层次结构如何确定文章的层次结构4 4、问答式问答式所谓问答式

19、，是指运用问答的形式组织商务文书的全篇内容。适用的情形在日常工作中，问答式层次结构适用于企业内刊、内部通讯以及操作程序指南等商务文书。四、四、如何确定文章的层次结构如何确定文章的层次结构5 5、行动结果式行动结果式所谓行动结果式，是指在商务文书中先提出问题、后突出结果以及结果的实现方式的层次结构。例如：“夏天草坪长得特别快，一个星期不剪就会很难看，夏日剪草是一件非常痛苦的事情，我们公司生产的XYZ型号家庭剪草机，可以使剪草这项繁重的体力劳动变得轻松。经过计算，我们公司的剪草机可以比同类型机器节省30%的时间以及20%的能源。选择我们的产品将是您明智的选择。”四、四、如何确定文章的层次结构如何确

20、定文章的层次结构5 5、行动结果式行动结果式所谓行动结果式，是指在商务文书中先提出问题、后突出结果以及结果的实现方式的层次结构。需要注意的是，不同的层次结构在同一商务文书中可以穿插使用。例如，某个事故报告在总体上采用连贯式，但在分析原因时则可以采用并列式。五、五、如何快速准确列出文章的大纲如何快速准确列出文章的大纲1 1、列出大纲的好处列出大纲的好处撰写商务文书之前，需要列出大纲，这样撰写时就能够有的放矢。撰写商务文书是“七分想，三分写”的过程，列提纲就是建立思维次序，确立了合理的撰写次序后，具体内容的行文就水到渠成了。五、五、如何快速准确列出文章的大纲如何快速准确列出文章的大纲2 2、快速列

21、出大纲的方法快速列出大纲的方法利用大纲有序组织撰写者的思路，有以下两种方法：提纲法提纲法是最常见的方法，就是围绕商务文书的核心主旨，按照时间顺序以及逻辑关系，将主要内容罗列出来，再往里边填充具体内容的方法。五、五、如何快速准确列出文章的大纲如何快速准确列出文章的大纲2 2、快速列出大纲的方法快速列出大纲的方法辐射法辐射法是一种发散思维的方法，在西方被称为“脑力激荡法”或“头脑风暴法”。撰写者从中心点出发，把联想到的东西或想法随性地写在纸上，在这个过程中，一开始不必着急考虑内容的价值问题和整体逻辑关系，而是当所有想法都呈现出来之后，再进行整体梳理，这样做的好处是不会漏掉撰写者的任何想法。五、五、

22、如何快速准确列出文章的大纲如何快速准确列出文章的大纲2 2、案例分析、案例分析申请参加培训某财务人员想报名参加新会计制度的讲解培训班，但是由于公司正在控制成本，原则上不批准任何培训申请，所以她打算给经理写一封邮件，请他批准并支持自己的请求。五、五、如何快速准确列出文章的大纲如何快速准确列出文章的大纲2 2、案例分析、案例分析这个商务文书的行动目标很简单，就是财务人员希望经理同意自己参加培训并支付培训费用。结构层次可以采用行动结果式，分别分析参加和不参加培训对公司产生的帮助或造成的损失。当然，层次结构也可以采用并列式，即并列地分析自己参加培训的原因。五、五、如何快速准确列出文章的大纲如何快速准确

23、列出文章的大纲2 2、案例分析、案例分析财务人员在做商务文书的大纲时，为了达到沟通目的，可以采用辐射法，在纸上列出以下几点：接受培训后再工作中可以减少出错，参加培训可以了解到新的合理避税方法帮助公司节省成本支出，培训有利于员工的个人成长和发展，提高员工的满意度，提升员工对于公司的忠诚度，形成公司良性的企业文化最后再形成一条主线，进行整体分析。六、六、如何撰写文章初稿如何撰写文章初稿前面的步骤是为撰写初稿做铺垫，做好前五个步骤之后，撰写者只要留出一段比较完整的时间，在一个相对安静的空间中，排除干扰，一气呵成即可。初稿撰写完成后，还应该进行细致校对，以使文书更加规范和生动。重点回顾重点回顾1 1、商务文书的总体风格类型商务文书的总体风格类型要点：简单型，说服型，解决问题型，艰难型2 2、商务文书的层次类型商务文书的层次类型要点：连贯式，并列式，分析问题式，问答式，行动结果式3 3、快速列出大纲的方法快速列出大纲的方法要点：提纲法，辐射法 谢谢！谢谢！ThanksThanks