管理体系审核知识学习学习培训模板课件.ppt
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1、246第三部分第三部分管理体系审核知识管理体系审核知识247目目 录录第一章内部审核的策划和准备第一章内部审核的策划和准备第二章管理体系审核的实施第二章管理体系审核的实施第三章审核报告的编制、批准和分发第三章审核报告的编制、批准和分发第四章审核后续活动的实施第四章审核后续活动的实施248第一章第一章内部审核内部审核的策划和准备的策划和准备第一节审核第一节审核概论概论第二节第二节管理体系管理体系审核的审核的策划策划第三节第三节 现场审核活动的策划和准备现场审核活动的策划和准备249第一节审核第一节审核概论概论1、审核原则的定义、审核原则的定义 审核原则使审核为管理提供可靠审核原则使审核为管理提供
2、可靠有效的工具和改进信息,是得出相应有效的工具和改进信息,是得出相应和充分审核结论的前提,是审核员独和充分审核结论的前提,是审核员独立工作时在相似的情况下得出相似结立工作时在相似的情况下得出相似结论的前提。论的前提。一、一、审核原则:审核原则:2502、与审核员有关的三项原则、与审核员有关的三项原则1)道德行为道德行为:职业的基础、诚信、正直、保守机密和:职业的基础、诚信、正直、保守机密和谨慎。谨慎。2)公正表达公正表达:真实、准确地报告的义务,审核发现、:真实、准确地报告的义务,审核发现、审核结论和审核报告的真实、准确地反映审核活动。审核结论和审核报告的真实、准确地反映审核活动。3)职业素养
3、职业素养:在审核中勤奋并具有判断力,珍视审核:在审核中勤奋并具有判断力,珍视审核任务的重要性,及委托方的信任,并具备必要的能任务的重要性,及委托方的信任,并具备必要的能力。力。2513、与审核有关的二项原则、与审核有关的二项原则1)独立性独立性:审核的公正性和审核结论的客观性的基础。:审核的公正性和审核结论的客观性的基础。审核是独立于受审核活动,不应有偏见和利益上的冲突。审核是独立于受审核活动,不应有偏见和利益上的冲突。在审核过程中保持客观、公正、确保审核发现和结论建立在客在审核过程中保持客观、公正、确保审核发现和结论建立在客观证据基础上。观证据基础上。2)基于证据的方法基于证据的方法:在一个
4、系统的审核过程中,基于:在一个系统的审核过程中,基于客观证据,保密可靠的和可重现的审核结论。客观证据,保密可靠的和可重现的审核结论。审核证据是可以被验证的,建立在可得到的信息样本基础上。审核证据是可以被验证的,建立在可得到的信息样本基础上。抽样的合理性对审核结论的可信性密切相关。抽样的合理性对审核结论的可信性密切相关。在有限的时间内并在有限的资源条件下采取抽样审核是可行的。在有限的时间内并在有限的资源条件下采取抽样审核是可行的。抽样是有风险的。抽样是有风险的。252二、二、与审核有关的术语与审核有关的术语(一)审核(一)审核(AuditAudit)(见(见ISO9000ISO9000第第3.9
5、.13.9.1条)条)定义:定义:为获得为获得审核证据审核证据并对其进行客观的评价,以确并对其进行客观的评价,以确定满足定满足审核准则审核准则的程度所进行的的程度所进行的系统的系统的、独立的独立的并并形成文件形成文件的过程。的过程。1.1.审核的形式和特点审核的形式和特点(系统性、独立性、文件化)(系统性、独立性、文件化)系统性:正规、有序、有策划、有授权,按程序进行;系统性:正规、有序、有策划、有授权,按程序进行;独立性:审核员与受审核方及受审核部门无利害关系,内审员独立性:审核员与受审核方及受审核部门无利害关系,内审员不能审核自己的工作,第三方认证审核的审核员不能审核不能审核自己的工作,第
6、三方认证审核的审核员不能审核自己咨询过的企业;自己咨询过的企业;文件化:审核过程应形成文件如:审核方案、审核计划、文件文件化:审核过程应形成文件如:审核方案、审核计划、文件审查报告、检查表、审核证据记录、不符合报告、审核报审查报告、检查表、审核证据记录、不符合报告、审核报告等均应形成文件。告等均应形成文件。2532 2、审核的目的:审核的目的:对获得的审核证据进行客观评价,确对获得的审核证据进行客观评价,确定满足审核准则的程度,定满足审核准则的程度,即确定质量管理体系的即确定质量管理体系的符符合性合性和和有效性有效性。a.a.确定管理体系对规定要求的符合性;确定管理体系对规定要求的符合性;b.
7、b.评价对法律法规要求的符合性;评价对法律法规要求的符合性;c.c.确认所实施的管理体系满足规定目标的有效性。确认所实施的管理体系满足规定目标的有效性。3.3.审核的对象:审核的对象:可以是产品、过程、管理体系审核。可以是产品、过程、管理体系审核。管理体系审核:可以是质量管理体系、环境管管理体系审核:可以是质量管理体系、环境管理体系、职业安全健康管理体系、食品安全管理体理体系、职业安全健康管理体系、食品安全管理体系等的审核。系等的审核。254(二)管理体系审核(二)管理体系审核(MS Audit)定义:为获得管理体系的审核证据,并对定义:为获得管理体系的审核证据,并对其进行客观的评价,以确定满
8、足管理体系准则其进行客观的评价,以确定满足管理体系准则的程度所进行的系统的、独立的、形成文件的的程度所进行的系统的、独立的、形成文件的过程。过程。1.1.管理体系审核的特点管理体系审核的特点1 1)被审核的管理体系必须是正规的、)被审核的管理体系必须是正规的、形成文件的体系。形成文件的体系。2 2)管理体系审核应是正式的活动,即)管理体系审核应是正式的活动,即 “系统的、独立的、形成文件的过程系统的、独立的、形成文件的过程”。2553 3)管理体系审核是一种抽样过程。)管理体系审核是一种抽样过程。4 4)被审核的质量管理体系应适当的形成文)被审核的质量管理体系应适当的形成文 件,只有正规的质量
9、管理体系才能对其进件,只有正规的质量管理体系才能对其进 行正规的审核。行正规的审核。5 5)管理体系审核是遵照)管理体系审核是遵照ISO19011ISO19011标准规标准规 定进行的正式活动,内部审核由组织的管定进行的正式活动,内部审核由组织的管 理者授权,按内审程序进行;外审按合同理者授权,按内审程序进行;外审按合同 进行,审核员应具有资格,且独立于被审进行,审核员应具有资格,且独立于被审 核的领域,核的领域,“审核审核”的定义要求,审核应的定义要求,审核应 形成文件。形成文件。6 6)管理体系审核受到人员和时间的限制)管理体系审核受到人员和时间的限制 ,采取抽样的方法来进行,抽样使审核结
10、,采取抽样的方法来进行,抽样使审核结 果存在不确定性,存在风险。果存在不确定性,存在风险。2562.2.管理体系审核的目的管理体系审核的目的 确定管理体系的符合性、有效性。确定管理体系的符合性、有效性。3.3.管理体系审核是评价管理体系的方法之一。管理体系审核是评价管理体系的方法之一。4.4.管理体系审核的对象管理体系审核的对象 管理体系的有关的活动及其结果,管理体管理体系的有关的活动及其结果,管理体系是通过过程实施的,所以,管理体系审系是通过过程实施的,所以,管理体系审核是对过程进行评价。核是对过程进行评价。5.5.对每一个过程进行评价应提出四个基本的对每一个过程进行评价应提出四个基本的问题
11、,综合四个问题答案,才能确定对管问题,综合四个问题答案,才能确定对管理体系评价的结果。理体系评价的结果。2571.过程是否已被识别并适当规定?过程是否已被识别并适当规定?2.职责是否已被分配?职责是否已被分配?3.程序是否得到实施和保持?程序是否得到实施和保持?4.在实现所要求的结果方面,过程是否有在实现所要求的结果方面,过程是否有效?效?258(三)审核证据(三)审核证据(见(见ISO9000ISO9000第第3.9.43.9.4条)条)定义:与审核准则有关并且能够证实的定义:与审核准则有关并且能够证实的记录记录、事实陈述事实陈述或或其他信息其他信息。注注:审核证据可以是审核证据可以是定性定
12、性的或的或定量定量的。的。包括:存在的客观事实;包括:存在的客观事实;被访问的负责的人员的陈述;被访问的负责的人员的陈述;现有的文件记录。现有的文件记录。审核证据应是事实描述,并可验证,不含有任何个人推理或审核证据应是事实描述,并可验证,不含有任何个人推理或猜想的成分。猜想的成分。审核证据获得的方式应当是正当的。审核证据获得的方式应当是正当的。259260261262(四)审核准则(四)审核准则(见(见ISO9000ISO9000第第3.9.33.9.3条)条)定义:一组方针、程序或要求。定义:一组方针、程序或要求。注:审核准则是用于与审核证据进行比较的依据。注:审核准则是用于与审核证据进行比
13、较的依据。a.a.GB/T 19001/24001/28001/22000GB/T 19001/24001/28001/22000标准标准b.b.体系文件(质量手册、程序文件、作业指导书、方针、目体系文件(质量手册、程序文件、作业指导书、方针、目标、政策、承诺等)及合同标、政策、承诺等)及合同c.c.适用于组织的法律、法规和其他要求(行业规范、与有关适用于组织的法律、法规和其他要求(行业规范、与有关机构的协定、非法规性指南等)机构的协定、非法规性指南等)263(五)(五)审核发现审核发现(见(见ISO9000第第3.9.5条)条)定义:将收集的审核证据对照定义:将收集的审核证据对照 审核准则进
14、行评价的结果。审核准则进行评价的结果。注注:审核发现能表明符合或不符合审核准则审核发现能表明符合或不符合审核准则,或指出改进的机会。或指出改进的机会。264(六)审核结论(六)审核结论(见(见ISO9000第第3.9.6条)条)定义:审核组考虑了审核目的和所定义:审核组考虑了审核目的和所有审核发现后得出的最终审核结果。有审核发现后得出的最终审核结果。265v审核证据,审核发现,审核结论审核证据,审核发现,审核结论 定义间的关系;定义间的关系;v审核是一个过程,也是把输入转审核是一个过程,也是把输入转 化为输出的活动;化为输出的活动;输入:审核方案、审核准则输入:审核方案、审核准则输出:审核发现
15、、审核结论输出:审核发现、审核结论活动:审核准备、审核实施活动:审核准备、审核实施266审核证据审核证据 审核准则审核准则审核发现审核发现审核结论审核结论267(七)审核范围(七)审核范围(见(见ISO9000第第3.9.13条)条)定义:审核的内容和界限。定义:审核的内容和界限。注:审核范围通常包括对受审核组织的实际位置、注:审核范围通常包括对受审核组织的实际位置、组织单元、活动和过程,以及审核所覆盖的组织单元、活动和过程,以及审核所覆盖的 时期的描述。时期的描述。1 1、界定组织建立、界定组织建立MSMS承诺和实施的责任范围。承诺和实施的责任范围。2 2、确定所审核的、确定所审核的MSMS
16、所覆盖的产品、场所、部门和活动(过所覆盖的产品、场所、部门和活动(过程),也是认证机构审核的范围。程),也是认证机构审核的范围。268(八)(八)审核的类型审核的类型1、审核的对象不同审核的对象不同 可以是产品、过程、管理体系审核。可以是产品、过程、管理体系审核。管理体系审核:可以是质量管理体系、环管理体系审核:可以是质量管理体系、环境管理体系、职业安全健康管理体系、食品境管理体系、职业安全健康管理体系、食品安全管理体系等的审核。安全管理体系等的审核。2、审核的体系不同审核的体系不同结合结合审核:两个以上管理体系一起审核。审核:两个以上管理体系一起审核。联合联合审核:两个以上审核机构合作,共同
17、审核审核:两个以上审核机构合作,共同审核同一受审核方。同一受审核方。269组织组织供方供方顾客顾客认证审核机构认证审核机构第一方审核第一方审核(内部)(内部)第二方审核第二方审核第二方审核第二方审核(外部)(外部)(外部)(外部)第三方审核第三方审核(外部)(外部)3、审核的组织不同审核的组织不同内审:第一方审核内审:第一方审核外审:第二方和第三方审核外审:第二方和第三方审核2701)第一方审核推动内部改进)第一方审核推动内部改进目的:目的:a.确保体系正常运行和改进的需要;确保体系正常运行和改进的需要;b.外部审核前的准备;外部审核前的准备;c.作为一种管理手段;作为一种管理手段;d.评价对
18、法规和标准的符合性。评价对法规和标准的符合性。主要准则:组织体系文件。主要准则:组织体系文件。审核范围:可扩展到所有内部管理。审核范围:可扩展到所有内部管理。纠正措施:可探讨、研究制定措施。纠正措施:可探讨、研究制定措施。审核人员:内审员审核人员:内审员2712)第二方审核选择、评定或控制供方)第二方审核选择、评定或控制供方目的:目的:a.合同前的评审(选择合格供方);合同前的评审(选择合格供方);b.合同签订后的审核(控制供方);合同签订后的审核(控制供方);c.促进供方改进体系,沟通对要求的共识;促进供方改进体系,沟通对要求的共识;d.加深双方对质量要求的理解。加深双方对质量要求的理解。主
19、要准则:顾客要求、合同要求。主要准则:顾客要求、合同要求。审核范围:顾客关心的产品、过程或场所。审核范围:顾客关心的产品、过程或场所。纠正措施:可提出纠正措施。纠正措施:可提出纠正措施。审核人员:顾客、审核员、主管领导。审核人员:顾客、审核员、主管领导。2723)第三方审核认证注册)第三方审核认证注册目的:目的:a.为潜在顾客提供信任;为潜在顾客提供信任;b.减少重复的第二方审核;减少重复的第二方审核;c.使管理体系认证注册;使管理体系认证注册;d.查证是否满足法规或其它规定的要求。查证是否满足法规或其它规定的要求。主要准则:主要准则:a.GB/T19001/24001/28001/22000
20、标准;标准;b.组织体系文件;组织体系文件;c.顾客要求和适用的法律法规。顾客要求和适用的法律法规。审核范围:申请的产品、标准规定的过程及场所。审核范围:申请的产品、标准规定的过程及场所。纠正措施:不提供纠正措施建议。纠正措施:不提供纠正措施建议。审核人员:国家注册审核员。审核人员:国家注册审核员。273第二节第二节 管理体系审核的策划管理体系审核的策划一、一、审核方案的管理审核方案的管理1 1、审核方案的定义审核方案的定义 针对特定时间段所策划并具有特针对特定时间段所策划并具有特定目的的一组(一次或多次)审核定目的的一组(一次或多次)审核。(见(见ISO9000第第3.9.2条)条)注:注:
21、审核方案审核方案包括策划、组织和实施审核的所有必包括策划、组织和实施审核的所有必要的要的活动活动。274一组(一次或多次)审核,不是简单累加,一组(一次或多次)审核,不是简单累加,而是一组有关联的审核,包括与审核相关而是一组有关联的审核,包括与审核相关的所有活动。的所有活动。“特定时间段特定时间段”,方案包括时间段内发生,方案包括时间段内发生的一组(一次或多次)审核。的一组(一次或多次)审核。“特定目的特定目的”,时间段内一组审核的总体,时间段内一组审核的总体目的。目的。审核方案不能理解为一份文件。审核方案不能理解为一份文件。典型的审核方案如典型的审核方案如:一年内覆盖组织体系全一年内覆盖组织
22、体系全部范围的一次或多次内部审核。部范围的一次或多次内部审核。2752、审核方案管理流程审核方案管理流程 1)流程图)流程图授权授权建立建立实施实施监视和评审监视和评审改进改进-目的、范围与程度目的、范围与程度-职责职责-资源资源-程序程序-安排审核日程安排审核日程-评价审核员评价审核员-选择审核组选择审核组-指导审核活动指导审核活动-保持记录保持记录-监视和评审监视和评审-识别纠正和预防措施的要求识别纠正和预防措施的要求-识别改进的机会识别改进的机会审核活动审核活动2762)影响审核方案管理的因素)影响审核方案管理的因素审核方案的复杂程度取决于受审核对象的审核方案的复杂程度取决于受审核对象的
23、规模、性质和复杂程度。规模、性质和复杂程度。一个审核方案可以包括一次或多次即可以一个审核方案可以包括一次或多次即可以是一组审核,这些审核可以有不同的目的,是一组审核,这些审核可以有不同的目的,但总的目的相同。但总的目的相同。审核方案可包括联合审核。这种情况下应审核方案可包括联合审核。这种情况下应特别关注职责分工、附加资源和提供,审特别关注职责分工、附加资源和提供,审核组的能力及适当的程序,应在审核开始核组的能力及适当的程序,应在审核开始前就达成一致意见。前就达成一致意见。审核方案也可包括结合审核。这种情况下审核方案也可包括结合审核。这种情况下应特别关注审核组的能力。应特别关注审核组的能力。27
24、7建立过程建立过程包括:对审核的类型和涉及的组包括:对审核的类型和涉及的组织单元、场所进行策划和组织,明确在规织单元、场所进行策划和组织,明确在规定的时间框架内所需的活动和资源等。合定的时间框架内所需的活动和资源等。合理的审核方案应能保证审核工作有组织、理的审核方案应能保证审核工作有组织、有计划、有系统地进行,并能实现审核方有计划、有系统地进行,并能实现审核方案预期的目的。案预期的目的。3)审核方案的建立、实施、监视与改进)审核方案的建立、实施、监视与改进278过程过程过程的作用过程的作用确定目的确定目的规定实施审核的目的,明确审核的总体目规定实施审核的目的,明确审核的总体目标和方向标和方向确
25、定范围和程确定范围和程度度明确为了实现审核方案管理的审核及需要明确为了实现审核方案管理的审核及需要开展的活动开展的活动确定职责确定职责规定建立、实施、监视、评审和改进审核规定建立、实施、监视、评审和改进审核方案以及提供资源所需各项活动的职责方案以及提供资源所需各项活动的职责确定资源确定资源确定实施审核方案中所确定的活动,需要确定实施审核方案中所确定的活动,需要的资源及如何提供资源的资源及如何提供资源确定程序确定程序为确保方案中规定的活动提到实施、监视为确保方案中规定的活动提到实施、监视其业绩和有效性规定程序和方法,必要时,其业绩和有效性规定程序和方法,必要时,包括准则要求包括准则要求审核方案建
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