秘书写作基础知识课件.ppt

1、秘书写作基础知识秘书写作基础知识主题主题材料材料 结构结构 语言语言 “灵魂灵魂”“血肉血肉”“骨骼骨骼”“细胞细胞”四要素四要素文文章章写写作作人人体体构构成成主题的含义主题的含义 主题又称主旨，是作者通过文章的具体材主题又称主旨，是作者通过文章的具体材料所表达的中心思想或基本观点。主题是料所表达的中心思想或基本观点。主题是文章的灵魂和统帅，决定着文章的质量。文章的灵魂和统帅，决定着文章的质量。正确正确集集中中鲜明鲜明主主 题题深深刻刻主题的要求主题的要求如何确定主题如何确定主题 正确领会和理解领导者的意图正确领会和理解领导者的意图 深入实践，积累材料深入实践，积累材料 深入开掘事物本质深入

2、开掘事物本质 反复提炼，不断提高反复提炼，不断提高主题的表达方式 标题显旨法标题显旨法 开篇明旨法开篇明旨法 段前撮要法段前撮要法 篇末点旨法篇末点旨法主题与标题 标题应为主题、内容服务，主题又直接影响标题的确立。标题应为主题、内容服务，主题又直接影响标题的确立。主题是文章的灵魂、统帅，标题是文章的名称。主题是文章的灵魂、统帅，标题是文章的名称。秘书写作的标题一般分两大类：单标题和双标题秘书写作的标题一般分两大类：单标题和双标题 单标题的单标题的完整完整形式包括三要素：发文机关、事由和文种。形式包括三要素：发文机关、事由和文种。国务院关于召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会的通国务院关于召开全

3、国劳动模范和先进工作者表彰大会的通知知河北省人民政府关于维护铁路运输安全的公告河北省人民政府关于维护铁路运输安全的公告黑河乡人民政府关于发展民俗产业的报告黑河乡人民政府关于发展民俗产业的报告 双标题由正题和副题组成，正题往往用来表明主题，副双标题由正题和副题组成，正题往往用来表明主题，副题用来说明关涉范围。题用来说明关涉范围。明晰产权起风波明晰产权起风波对太原市一集体企业被强行接管的调对太原市一集体企业被强行接管的调查查靠名牌赢得市场靠名牌赢得市场关于深圳市飞亚达（集团）股份有限关于深圳市飞亚达（集团）股份有限公司的调查公司的调查 为了沟通产销渠道，活跃市场，更好的听为了沟通产销渠道，活跃市场

4、，更好的听取顾客的意见，做好新产品的开发工作，取顾客的意见，做好新产品的开发工作，经公司董事会研究，决定设立新产品试销经公司董事会研究，决定设立新产品试销部。部。公司关于设立新产品试销部的公司关于设立新产品试销部的通知通知关于赋予生产企业进出口经营权有关问题的意见关于赋予生产企业进出口经营权有关问题的意见 就有关问题提出如下意见。就有关问题提出如下意见。一、赋予生产企业自营进出口权的原则一、赋予生产企业自营进出口权的原则 二、自营进出口企业应具备的条件二、自营进出口企业应具备的条件 三、生产企业申请进出口经营权需要申报的材料三、生产企业申请进出口经营权需要申报的材料 四、赋予生产企业自营进出口

5、权的审批程序四、赋予生产企业自营进出口权的审批程序 经国土资源部经国土资源部2002年第年第10次部长办公会次部长办公会议研究决定，废止议研究决定，废止国土资源部决定废止的国土资源部决定废止的部门规章目录部门规章目录所列的部门规章。所列的部门规章。国土资源部关于废止部分部门规章的决国土资源部关于废止部分部门规章的决定定材料的含义 制作者为了撰写目的而搜集或积累的能够表现文制作者为了撰写目的而搜集或积累的能够表现文章主题的事实或论据。章主题的事实或论据。包括素材和题材包括素材和题材 素材：暂时没有写入公文中，但已进入作者视野，素材：暂时没有写入公文中，但已进入作者视野，被作者所意识、搜集到的一些

6、事实和论据，也就被作者所意识、搜集到的一些事实和论据，也就是原始材料。是原始材料。题材：作者根据行文的目的和意图将所摄取的素题材：作者根据行文的目的和意图将所摄取的素材加以筛选、提炼和整理加工、组织到公文中，材加以筛选、提炼和整理加工、组织到公文中，用以表现行文主旨的事实或论据。用以表现行文主旨的事实或论据。感性、理性；现实、历史；直接、间接；正面、感性、理性；现实、历史；直接、间接；正面、反面反面 上海六家新闻媒体联合发起的上海六家新闻媒体联合发起的“全球知名注册商全球知名注册商标展示博览会标展示博览会”，涉及展商范围广，影响大。故，涉及展商范围广，影响大。故市场营销部拟参加此次会展。活动共

7、需经费市场营销部拟参加此次会展。活动共需经费8万万元，望上级予以拨款。元，望上级予以拨款。由文汇、新民、上视、东视、上广、东广等六家由文汇、新民、上视、东视、上广、东广等六家主流媒体联合发起主流媒体联合发起“全球知名注册商标展示博览全球知名注册商标展示博览会会”，诚邀诺基亚、索尼、三星、宝洁等全球数，诚邀诺基亚、索尼、三星、宝洁等全球数百个知名企业参加品牌展示，我公司以及同行业百个知名企业参加品牌展示，我公司以及同行业的的集团、集团、集团都位列其中。届时会有集团都位列其中。届时会有上百家媒体参与报道，具有很强的广告宣传效应。上百家媒体参与报道，具有很强的广告宣传效应。市场营销部接到邀请之后暂拟

8、参加，一天共计会市场营销部接到邀请之后暂拟参加，一天共计会展费人民币展费人民币8万元，特向上级请示要求拨款。万元，特向上级请示要求拨款。其他材料其他材料 社会有关情况社会有关情况 本行业本系统材料本行业本系统材料 本单位、本部门材料本单位、本部门材料材料来源材料来源 学习积累学习积累现场调研现场调研 网络搜寻网络搜寻 查阅文献查阅文献 材料的选择与使用材料的选择与使用选择材料选择材料去粗取精、去伪存真去粗取精、去伪存真使用材料使用材料梳理、剪裁、加工梳理、剪裁、加工材料选择的要求 真实真实 系统系统 典型典型 切旨切旨 必须经过反复核实证明确凿无误的，而不必须经过反复核实证明确凿无误的，而不能

9、是弄虚作假的能是弄虚作假的 要求材料是必然的，能够反映客观事物的要求材料是必然的，能够反映客观事物的一定本质，而不是个别的、偶然的表象一定本质，而不是个别的、偶然的表象 要求材料是客观的，而不是主观的要求材料是客观的，而不是主观的 正反对举（正面材料和反面材料）正反对举（正面材料和反面材料）前后相应（历史材料和现实材料）前后相应（历史材料和现实材料）“从从1986到到2005年，农业总产值平均每年年，农业总产值平均每年增长增长7.9%，2005年增长年增长14.5%，远远超过，远远超过了了1971年到年到1986年平均每年增长年平均每年增长3%的速的速度。度。”点面结合（总体材料和个别材料）点

10、面结合（总体材料和个别材料）必须看到，最近以来，在各级党政机关中，一些中必须看到，最近以来，在各级党政机关中，一些中央曾三令五申加以制止的不正之风不但没有完全刹住，央曾三令五申加以制止的不正之风不但没有完全刹住，而且在新形势下又有所发展，出现了一些性质十分严重而且在新形势下又有所发展，出现了一些性质十分严重的新问题。比如，一些机关违反规定滥用外汇大量购买的新问题。比如，一些机关违反规定滥用外汇大量购买汽车，某些领导干部争先更换豪华汽车；一些机关乘干汽车，某些领导干部争先更换豪华汽车；一些机关乘干部新老交替之际，巧立名目，安排领导干部轮流出国观部新老交替之际，巧立名目，安排领导干部轮流出国观光游

11、览，以此做人情；一些机关利用手中的权力，私自光游览，以此做人情；一些机关利用手中的权力，私自筹款经商，办企业、开公司，甚至投机诈骗，用非法的筹款经商，办企业、开公司，甚至投机诈骗，用非法的手段牟取暴利；一些领导干部及其子女、配偶，也利用手段牟取暴利；一些领导干部及其子女、配偶，也利用职权和某种方便，经商牟利，以饱私囊；一些机关请客职权和某种方便，经商牟利，以饱私囊；一些机关请客送礼成风，讲排场，比阔气，愈演愈烈；一些机关乱收送礼成风，讲排场，比阔气，愈演愈烈；一些机关乱收费、乱摊派，甚至弄虚作假，敲诈勒索，对中央规定置费、乱摊派，甚至弄虚作假，敲诈勒索，对中央规定置若罔闻，我行我素。所有这些腐

12、败现象，都是同社会主若罔闻，我行我素。所有这些腐败现象，都是同社会主义精神文明背道而驰的，虽然发生在少数机关和少数工义精神文明背道而驰的，虽然发生在少数机关和少数工作人员身上，但它严重的损害了党和政府在群众中的威作人员身上，但它严重的损害了党和政府在群众中的威望，败坏了党风和社会风气望，败坏了党风和社会风气 国务院办公厅关于解决当前机关作风中几个严重问国务院办公厅关于解决当前机关作风中几个严重问题的通知题的通知 要根据主旨的需要决定材料的数量要根据主旨的需要决定材料的数量 要根据主旨表达的要求决定材料的详略要根据主旨表达的要求决定材料的详略 要根据主旨的要求决定材料的表现形式要根据主旨的要求决

13、定材料的表现形式 你准备为即将离职的员工写一份工作推荐信，你准备为即将离职的员工写一份工作推荐信，其原来的工作职务是研发部项目主管，离职后其原来的工作职务是研发部项目主管，离职后的去向大体也是这一方面，以下材料中，应选的去向大体也是这一方面，以下材料中，应选取哪些：取哪些：1、该同志连续三年获得、该同志连续三年获得“优秀员工称号优秀员工称号”2、曾成功主持公司的大型晚会和会议、曾成功主持公司的大型晚会和会议 3、部门经理的评价：是一个热情稳重的员工、部门经理的评价：是一个热情稳重的员工 4、离职的原因是市场萎缩、总部裁员、离职的原因是市场萎缩、总部裁员 5、获得钢琴八级证书、获得钢琴八级证书

14、6、某项研究发明曾获大奖、某项研究发明曾获大奖 7、新近加入中国共产党、新近加入中国共产党结构的含义结构的含义 指材料的组织和编排形式，即根据主题表指材料的组织和编排形式，即根据主题表达的需要，把有关材料编排成有头有尾、达的需要，把有关材料编排成有头有尾、层次清楚、段落分明、首尾连贯的一个不层次清楚、段落分明、首尾连贯的一个不可分割的有机整体。可分割的有机整体。结构的设计结构的设计 精心设计写作提纲精心设计写作提纲 认真拟制标题认真拟制标题 划好段落层次划好段落层次 巧设过渡和照应巧设过渡和照应 斟酌开头结尾斟酌开头结尾 发文机关发文机关+事由事由+文种文种 发文机关发文机关+文种文种 事由事

15、由+文种文种 文种文种 嘉奖令嘉奖令 通知通知 通告通告 北京市人民政府关于坚决清理非法占道经营的通告北京市人民政府关于坚决清理非法占道经营的通告 关于成立自治区环保局团委的决定关于成立自治区环保局团委的决定 关于关于2007-2008学年度第一学期教学检查的实施意见学年度第一学期教学检查的实施意见 绵阳市人民政府会议纪要绵阳市人民政府会议纪要 大学生消费调查报告大学生消费调查报告 上海市人民代表大会常务委员会公告上海市人民代表大会常务委员会公告层次层次 并列式：将全文内容划分为若干层次，每一层词之间是并列式：将全文内容划分为若干层次，每一层词之间是并列关系。综合性的报告、总结、计划等文体常用

16、。并列关系。综合性的报告、总结、计划等文体常用。递进式：按实物自身的内在联系和逻辑发展顺序来安排递进式：按实物自身的内在联系和逻辑发展顺序来安排层次，由浅入深，由表及里，层层深入，各层之间为层层次，由浅入深，由表及里，层层深入，各层之间为层层递进的纵深关系。请示、报告、总结、计划、会议纪层递进的纵深关系。请示、报告、总结、计划、会议纪要等文体常用。要等文体常用。连贯式：按事情发展的经过和时间的先后顺序安排层次，连贯式：按事情发展的经过和时间的先后顺序安排层次，各层之间浑然贯通，连成一体。重大事故的调查报告、各层之间浑然贯通，连成一体。重大事故的调查报告、重点工程及重要经济技术活动的情况报告常用

17、。重点工程及重要经济技术活动的情况报告常用。总分式：先总说，后分说，或先分说，后总说，使行文总分式：先总说，后分说，或先分说，后总说，使行文析理入微，眉清目楚。工作总结，综合性报告常用。析理入微，眉清目楚。工作总结，综合性报告常用。广州市公安局关于洛溪大桥交通管理规定的通告广州市公安局关于洛溪大桥交通管理规定的通告 番禺县洛溪大桥将于番禺县洛溪大桥将于X月月X日通车，为加强大桥的交通日通车，为加强大桥的交通管理，保障交通安全畅通，特作如下规定：管理，保障交通安全畅通，特作如下规定：一、通过大桥的机动车驾驶员要自觉遵守一、通过大桥的机动车驾驶员要自觉遵守中华人民中华人民共和国道路交通管理条例共和

18、国道路交通管理条例服从大桥管理人员的指挥。服从大桥管理人员的指挥。二、通过大桥的机动车载重量不准超过二、通过大桥的机动车载重量不准超过20吨，高度不吨，高度不准超过准超过4.5米，时速不准超过米，时速不准超过40公里。公里。三、通过大桥的机动车辆要各行其道，即大型车走大三、通过大桥的机动车辆要各行其道，即大型车走大车道，小型车走小车道，各类机动车均不准在桥上调头，倒车道，小型车走小车道，各类机动车均不准在桥上调头，倒车、停车。如车辆发生故障，迅速拖离桥面。车、停车。如车辆发生故障，迅速拖离桥面。四、因大桥桥面坡度较大，为保障安全，禁止手扶拖四、因大桥桥面坡度较大，为保障安全，禁止手扶拖拉机、机

19、动三轮车、自行车、手推车、人力三轮车和残疾人拉机、机动三轮车、自行车、手推车、人力三轮车和残疾人专用车通行。专用车通行。五、行人必须走大桥人行道，严禁在车行道上行走或五、行人必须走大桥人行道，严禁在车行道上行走或横穿桥面。横穿桥面。本规定自通告之日起执行。本规定自通告之日起执行。年年月月日日关于违纪购房情况通报关于违纪购房情况通报各区房改办，市直各单位房改办，驻穗各单位房改办：各区房改办，市直各单位房改办，驻穗各单位房改办：去年年底，我办在房改售房审核过程中发现个别职工弄虚作假二次购房等去年年底，我办在房改售房审核过程中发现个别职工弄虚作假二次购房等情况，给予了通报批评。然而，近日我办再次发现

20、个别单位和职工弄虚作假骗购情况，给予了通报批评。然而，近日我办再次发现个别单位和职工弄虚作假骗购住房，有的为多购住房伪造公章，有的为多得工龄折扣搞假配偶，有的为达到换住房，有的为多购住房伪造公章，有的为多得工龄折扣搞假配偶，有的为达到换购目的搞假职务，还有的单位把关不严，导致职工出现违纪购房等情况。现将购目的搞假职务，还有的单位把关不严，导致职工出现违纪购房等情况。现将14宗违纪购房情况通报如下：宗违纪购房情况通报如下：一、广东一、广东房地产开发有限公司退休职工房地产开发有限公司退休职工，1996年年8月以本人名义在月以本人名义在配偶单位配偶单位购买了房改房购买了房改房92.29平方米，已达本

21、人职务住房面积标准。平方米，已达本人职务住房面积标准。1999年年10月，月，使用假公章，冒充配偶单位在购房申请书上加具审核意见，另购住使用假公章，冒充配偶单位在购房申请书上加具审核意见，另购住房房90.15平方米，违反规定购买两套房改房。平方米，违反规定购买两套房改房。上述单位和职工在已购房改房情况下，由于单位把关不严，有些单位甚至出上述单位和职工在已购房改房情况下，由于单位把关不严，有些单位甚至出具假证明，造成职工隐瞒事实，虚报资料，弄虚作假骗购公有住房，此类严重违具假证明，造成职工隐瞒事实，虚报资料，弄虚作假骗购公有住房，此类严重违反房改政策的行为，必须按有关规定严肃处理。对反房改政策的

22、行为，必须按有关规定严肃处理。对公司、公司、等单等单位给予通报批评。对位给予通报批评。对等等14名职工的违纪购房问题提出处理意见如下：名职工的违纪购房问题提出处理意见如下：责成上述违纪购房职工对其违纪行为作出书面检讨，由其工作单位的纪检部责成上述违纪购房职工对其违纪行为作出书面检讨，由其工作单位的纪检部门提出处理意见，并抄送上级纪委和我办备案。（略）门提出处理意见，并抄送上级纪委和我办备案。（略）各级领导应加强对这项工作的指导和管理，严格执行房改政策。各单位在办各级领导应加强对这项工作的指导和管理，严格执行房改政策。各单位在办理房改过程中应依法办事，如实申报，从这些违纪购房事件中吸取教训，引以

23、为理房改过程中应依法办事，如实申报，从这些违纪购房事件中吸取教训，引以为戒，杜绝类似行为的再次发生。戒，杜绝类似行为的再次发生。特此通报。特此通报。年年月月日日银行职员工作总结银行职员工作总结 我的我的2008年是在年是在*分理处度过的，分理处度过的，*分理处是一个业务量大，业分理处是一个业务量大，业务种类繁多的分理处，我的职责是接待单位客户，解答他们的有关务种类繁多的分理处，我的职责是接待单位客户，解答他们的有关业务业务问题问题，编制和录入，编制和录入会计会计凭证，登记账簿，整理和保管会计业务凭证，登记账簿，整理和保管会计业务资料。回顾这一年来的工作，我是问心无愧的。资料。回顾这一年来的工作

24、，我是问心无愧的。在思想上，我一贯热爱在思想上，我一贯热爱社会社会主义祖国，拥护主义祖国，拥护中国中国共产党的领导，共产党的领导，坚持四项基本原则，遵纪守法，为人正直。通过参加区直机关工委坚持四项基本原则，遵纪守法，为人正直。通过参加区直机关工委党校的党校的学习学习，使我对党的基本，使我对党的基本理论理论和国家的方针政策有了新的认识，和国家的方针政策有了新的认识，进一步领会到为人民服务的根本宗旨和江总书记进一步领会到为人民服务的根本宗旨和江总书记三个代表三个代表重要思重要思想的精神实质想的精神实质在工作中，我是忠于职守，尽力而为的，领导和同事们也给了在工作中，我是忠于职守，尽力而为的，领导和同

25、事们也给了我很大的帮助和鼓励，在大家的共同努力下，客户们都认为我很大的帮助和鼓励，在大家的共同努力下，客户们都认为*分理处分理处的服务比其他银行的好，都愿意来这里开立账户和办理业务，去年的服务比其他银行的好，都愿意来这里开立账户和办理业务，去年开立的会计账户有开立的会计账户有200多个，会计业务笔数去年更是从年初的日均多个，会计业务笔数去年更是从年初的日均*多笔上升到多笔上升到*多笔，人均笔数列居全行榜首，多笔，人均笔数列居全行榜首，回顾检查自身存在的问题，我认为：回顾检查自身存在的问题，我认为：一是学习不够。当前，以信息技术为基础的新一是学习不够。当前，以信息技术为基础的新经济经济蓬勃蓬勃发

26、展发展，新情况新问题层出不穷，新知识新科学不断问世。新情况新问题层出不穷，新知识新科学不断问世。二是在工作较累的时候，有过松弛思想二是在工作较累的时候，有过松弛思想 针对以上问题，今后的努力方向是：针对以上问题，今后的努力方向是：一是加强理论学习，进一步提高自身素质。一是加强理论学习，进一步提高自身素质。二是增强大局观念，转变工作作风，努力克服自己的消极情绪，二是增强大局观念，转变工作作风，努力克服自己的消极情绪，提高工作质量和效率，积极配合领导同事们把工作做得更好提高工作质量和效率，积极配合领导同事们把工作做得更好过渡和照应过渡和照应 过渡指层次、段落之间的衔接和转换。过渡指层次、段落之间的

27、衔接和转换。1、词语过渡、词语过渡 因此、总之、所以、由此观之、但是、然而、可因此、总之、所以、由此观之、但是、然而、可是、其实，相反地是、其实，相反地 2、句子过渡、句子过渡 现将有关事项通报如下现将有关事项通报如下 特通知如下特通知如下 特提出如下意见特提出如下意见 3、段落过渡、段落过渡 照应指文章的前后、上下内容要相互呼应。照应指文章的前后、上下内容要相互呼应。开头开头1、简明交代撰文的理由、目的和根据，以帮助读者理简明交代撰文的理由、目的和根据，以帮助读者理解其内容解其内容（根据；遵照；按照；为；为了；由于；（根据；遵照；按照；为；为了；由于；鉴于）鉴于）2、表明作者的态度。如：、表

28、明作者的态度。如：“国务院同意国务院同意部部关于关于的报告的报告，现转发你们，现转发你们.”，一般用于，一般用于批转、转发公文的通知或答复下级请示的批复。批转、转发公文的通知或答复下级请示的批复。3、概述有关的一般情况。如：总结报告、综合报告，概述有关的一般情况。如：总结报告、综合报告，一般要在开头处先概述某一时期、某一方面工作的一般要在开头处先概述某一时期、某一方面工作的基本情况；会议纪要、调查报告，首先要介绍会议基本情况；会议纪要、调查报告，首先要介绍会议与调查的时间、地点、范围及规模等。与调查的时间、地点、范围及规模等。4、以致意的词语开头。贺信、感谢信、慰问信、讲话以致意的词语开头。贺

29、信、感谢信、慰问信、讲话稿等多以这种方式来写开头。稿等多以这种方式来写开头。为了贯彻落实中央会议精神，深化外贸体制改革，增强国营大中型企业的活为了贯彻落实中央会议精神，深化外贸体制改革，增强国营大中型企业的活力，使其直接参与国际市场竞争，扩大我国工业产品出口，促进我国生产技术尽力，使其直接参与国际市场竞争，扩大我国工业产品出口，促进我国生产技术尽快赶上国际先进水平。根据快赶上国际先进水平。根据国务院关于进一步增强国营大中型企业活力的通知国务院关于进一步增强国营大中型企业活力的通知的精神，应本着积极、慎重的原则，对具备条件的大中型生产企业赋予自营进的精神，应本着积极、慎重的原则，对具备条件的大中

30、型生产企业赋予自营进出口权。出口权。关于赋予生产企业进出口经营权有关问题的意见关于赋予生产企业进出口经营权有关问题的意见 广州军区、自治区党委、自治区人民政府和广西军区于广州军区、自治区党委、自治区人民政府和广西军区于1999年年10月月28日在日在南宁召开广西伤病残战士移交安置工作军地领导联席会。广州军区副政委张国南宁召开广西伤病残战士移交安置工作军地领导联席会。广州军区副政委张国初，自治区党委副书记陆兵，自治区人民政府副主席周明甫，广西军区司令员刘初，自治区党委副书记陆兵，自治区人民政府副主席周明甫，广西军区司令员刘国裕、政委周遇奇、副政委杨先厚，广州军区司令部、政治部、后勤部，自治区国裕

31、、政委周遇奇、副政委杨先厚，广州军区司令部、政治部、后勤部，自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅、民政厅、财政厅、卫生厅、劳动厅，广西党委办公厅、自治区人民政府办公厅、民政厅、财政厅、卫生厅、劳动厅，广西军区司令部、政治部、后勤部等有关部门的负责人参加了会议。军区司令部、政治部、后勤部等有关部门的负责人参加了会议。广西伤病战士移交安置工作军地领导联席会议纪要广西伤病战士移交安置工作军地领导联席会议纪要 月日下午在中国四川汶川县发生月日下午在中国四川汶川县发生7.8级强烈地震，余震波及陕、黔、鄂级强烈地震，余震波及陕、黔、鄂、豫等多个地区的消息传来，世界华人联合总会全体工作人员心情十分悲痛，深

32、、豫等多个地区的消息传来，世界华人联合总会全体工作人员心情十分悲痛，深切关注灾区民众的生死安危、生活救助。在此，世界华人联合总会向灾区所有的切关注灾区民众的生死安危、生活救助。在此，世界华人联合总会向灾区所有的遇难者表示沉痛的哀悼！遇难者表示沉痛的哀悼！向遇难者家属和灾区人民表示深切的慰问！向战斗在向遇难者家属和灾区人民表示深切的慰问！向战斗在救灾第一线的广大干部群众、人民解放军指战员、武警官兵和医护人员、公安消救灾第一线的广大干部群众、人民解放军指战员、武警官兵和医护人员、公安消防人员等表示崇高的敬意！防人员等表示崇高的敬意！世界华人联合总会致灾区人民慰问信世界华人联合总会致灾区人民慰问信结

33、尾结尾 1、以专用词语，结束全文。如：、以专用词语，结束全文。如：特此报告特此报告、此布此布、此复此复等。等。2、以简要文字表示具体的要求，再次强调行文、以简要文字表示具体的要求，再次强调行文目的。如：目的。如：上述报告，如无不妥，请批转上述报告，如无不妥，请批转.，或或上述要求，请予批准上述要求，请予批准，或，或请尽快函复为盼请尽快函复为盼。3、再次点明与深化全文主题，使读者加深理解。再次点明与深化全文主题，使读者加深理解。4、发出号召，寄托希望。发出号召，寄托希望。5、秃尾型、秃尾型n 国家测试机构将编写相应的指导用书。各级测试国家测试机构将编写相应的指导用书。各级测试机构应根据机构应根据

34、大纲大纲对普通话水平测试员进行培训，并对普通话水平测试员进行培训，并开展科学研究。开展科学研究。教育部教育部 国家语言文字工作委员会关于印发国家语言文字工作委员会关于印发普通话普通话水平测试大纲水平测试大纲的通知的通知 国务院、中央军委号召广大科技工作者向钱学森同志学国务院、中央军委号召广大科技工作者向钱学森同志学习，学习他崇高的民族气节、严谨的科学态度、朴实的习，学习他崇高的民族气节、严谨的科学态度、朴实的工作作风。像他那样忠于党、忠于社会主义祖国、忠于工作作风。像他那样忠于党、忠于社会主义祖国、忠于人民，像他那样坚持运用辩证唯物主义和历史唯物主义人民，像他那样坚持运用辩证唯物主义和历史唯物

35、主义的科学世界观、方法论指导科研工作；像他那样勤勤恳的科学世界观、方法论指导科研工作；像他那样勤勤恳恳，艰苦奋斗，顽强拼搏，无私奉献，为发展和繁荣我恳，艰苦奋斗，顽强拼搏，无私奉献，为发展和繁荣我国科技事业，推进社会主义现代化建设，做出新的贡献。国科技事业，推进社会主义现代化建设，做出新的贡献。国务院、中央军委关于授予钱学森同志国家杰出贡献国务院、中央军委关于授予钱学森同志国家杰出贡献科学家荣誉称号的命令科学家荣誉称号的命令秘书写作各文种的外形结构秘书写作各文种的外形结构 篇段合一式篇段合一式 撮要分条式撮要分条式 分列小标题式分列小标题式 全面性分块式全面性分块式 章条款分列式章条款分列式语

36、言语言 秘书写作的语言是汉语言学的一个细小分秘书写作的语言是汉语言学的一个细小分支，是近几年我国语言学研究中心开辟的支，是近几年我国语言学研究中心开辟的一个领域，是各级机关、企事业单位从事一个领域，是各级机关、企事业单位从事公众事务活动的交际工具公众事务活动的交际工具“以上条件，如能答应，那千好万好；如不允许，就双以上条件，如能答应，那千好万好；如不允许，就双方拉倒方拉倒”。“党委成员在讨论中，心情格外激动，有的热泪盈眶，党委成员在讨论中，心情格外激动，有的热泪盈眶，泣泣不不成声，一致表示成声，一致表示”。“领导得法，生产直线上升，工人们干得也更带劲了领导得法，生产直线上升，工人们干得也更带劲

37、了”。“我们怀着无比激动、无比崇敬、无比兴奋、无比自豪我们怀着无比激动、无比崇敬、无比兴奋、无比自豪的心情，在这里举行空前热烈、空前盛大、空前隆重、的心情，在这里举行空前热烈、空前盛大、空前隆重、空前美好的大会，欢迎从浴血奋战的前线凯旋的最亲密、空前美好的大会，欢迎从浴血奋战的前线凯旋的最亲密、最可爱、最真挚的战友，怎能不热血沸腾、群情激奋、最可爱、最真挚的战友，怎能不热血沸腾、群情激奋、汹涌澎湃、斗志昂扬呢！汹涌澎湃、斗志昂扬呢！”“一把手亲自抓，县委委员人人抓，分管委员认真抓，一把手亲自抓，县委委员人人抓，分管委员认真抓，主管部门直接抓，有关部门配合抓，村镇党委层层抓主管部门直接抓，有关部

38、门配合抓，村镇党委层层抓”“生硬地对中国历史倒裁以无花之果，对历史人物勾画生硬地对中国历史倒裁以无花之果，对历史人物勾画以循环脸谱以循环脸谱”语言的要求语言的要求 要尽量做到：要尽量做到：严谨庄重严谨庄重 恰当准确恰当准确 朴实得体朴实得体 简明生动简明生动严谨庄重严谨庄重即使用规范化的书面语言即使用规范化的书面语言 首先，不要使用口语首先，不要使用口语 其次，不使用生造词语和不规范的行其次，不使用生造词语和不规范的行话、方言和简称话、方言和简称 选用含义明确而限定的词语选用含义明确而限定的词语 使用使用专用词语专用词语课堂练习：课堂练习：改正下面文件中不当的用语：改正下面文件中不当的用语：通

39、知通知 各系学生会各系学生会:经校团委商量，打算在最近几天举行经校团委商量，打算在最近几天举行“邓小邓小平同志生日平同志生日100周年周年”纪念晚会，请各系学生会纪念晚会，请各系学生会积极组织同学报名参加。积极组织同学报名参加。校团委校团委 2007年年x月月x日日商量商量 研究决定；打算研究决定；打算 拟；在拟；在 于；最近于；最近几天几天 x月月x日；生日日；生日 诞辰；诞辰；秘书写作专门用语秘书写作专门用语、称谓词称谓词、领叙词领叙词、追叙词追叙词 、承转词承转词、祈请词祈请词、商洽词商洽词、受事词受事词、命令词命令词、目的词目的词、表态词表态词、结尾词结尾词 恰当准确恰当准确 符合客观

40、实际，符合逻辑，概念明确，判断和推符合客观实际，符合逻辑，概念明确，判断和推理正确而恰当，同时还要符合语法修辞的规范。理正确而恰当，同时还要符合语法修辞的规范。勾通勾通 沟通沟通 必须必须 必需必需 制定制定 制订制订 亟待亟待 急待急待 侵吞侵吞 侵占侵占 推托推托 推脱推脱 截至截至 截止截止 出席出席 列席列席 朴实得体朴实得体 不追求华丽词藻，不搞形象描写，不追求华丽词藻，不搞形象描写，不用含蓄虚构的写作技巧不用含蓄虚构的写作技巧 说话有分寸、适度说话有分寸、适度 上行文，宜用语尊敬、简要上行文，宜用语尊敬、简要 平行机关行文，用语谦和、礼貌平行机关行文，用语谦和、礼貌 下行文，用语明

41、确具体，分寸得当下行文，用语明确具体，分寸得当 公布性文告，用语通俗明白公布性文告，用语通俗明白 社会公共服务的文件，用语平和而有礼貌社会公共服务的文件，用语平和而有礼貌简明生动简明生动 用尽可能少的文字，浓缩大量的信息，做用尽可能少的文字，浓缩大量的信息，做到言简意赅到言简意赅 练习：会议已经结束，我已于练习：会议已经结束，我已于8 8日购得日购得9 9日日晨返京晨返京457457次火车票，行李太多，请接站。次火车票，行李太多，请接站。重新表述以上信息，力求简练。重新表述以上信息，力求简练。请接请接9 9日晨日晨457457次车次车称谓词：即表示称谓关系的词称谓词：即表示称谓关系的词 涉及机

42、关或个人时涉及机关或个人时，应直呼机关的全称或规范化的，应直呼机关的全称或规范化的简称，以及对方的职务或简称，以及对方的职务或“同志同志”、“先先生生”。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专门。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专门用语：用语：第一人称：第一人称：“本本”、“我我”，后面加上所代表的单，后面加上所代表的单位简称。如：部、委、办、厅、局、厂或所等。位简称。如：部、委、办、厅、局、厂或所等。第二人称：第二人称：“贵贵”、“你你”，后面加上所代表的单，后面加上所代表的单位简称。一般用于平行文或涉外公文。位简称。一般用于平行文或涉外公文。第三人称：第三人称：“该该”，在应用文中使用广泛

43、，可用于，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。如：指代人、单位或事物。如：“该厂该厂”、“该部该部”、“该同志该同志”、“该产品该产品”等。等。专门用语专门用语领叙词领叙词 引出应用文撰写的根据、理由或应用引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容文的具体内容 常用的有：常用的有：根据根据、按照、按照、为了、为了、遵照、遵照、敬悉、惊悉、收悉敬悉、惊悉、收悉 、查为、特、查为、特、现现如下如下 追叙词追叙词 用以引出被追叙事实用以引出被追叙事实 应用文中有时需要简要追叙一下有关事件应用文中有时需要简要追叙一下有关事件的办理过程，为使追叙的内容出现得自然，的办理过程，为使追叙的内容出

44、现得自然，常常要使用一些追叙的词语。常常要使用一些追叙的词语。如：如：业经、前经、均经、复经、迭经业经、前经、均经、复经、迭经承转词承转词 用于陈述理由及事实之后引出作用于陈述理由及事实之后引出作者的意见和方案等。者的意见和方案等。如：如：为此为此、据此、故此、鉴此、据此、故此、鉴此、综上所述、总而言之、总之综上所述、总而言之、总之祈请词祈请词 用于向受文者表示请求与希望。用于向受文者表示请求与希望。主要有：主要有：希、即希、敬希、请、望、希、即希、敬希、请、望、敬请、烦请、恳请、希望、要求敬请、烦请、恳请、希望、要求 使用祈请词的目的在于造成机关之间使用祈请词的目的在于造成机关之间相互敬重、

45、和谐与协作的气氛，从而相互敬重、和谐与协作的气氛，从而建立正常的工作联系。建立正常的工作联系。商洽词商洽词 又称询问词；用于征询对方意见和反映，又称询问词；用于征询对方意见和反映，具有探询语气。具有探询语气。有：有：是否可行、妥否、当否、是否妥当、是否可行、妥否、当否、是否妥当、是否可以、是否同意、意见如何是否可以、是否同意、意见如何 这类词语一般在公文的上行文、平行文这类词语一般在公文的上行文、平行文中使用，在使用时要注意确有实际的针中使用，在使用时要注意确有实际的针对性，即在确需征询对方的意见时使用对性，即在确需征询对方的意见时使用。受事词受事词 向对方表示感激、感谢时使用的词语。向对方表

46、示感激、感谢时使用的词语。如：如：蒙蒙 、承蒙、承蒙 属于客套语，一般用于平行文或涉外属于客套语，一般用于平行文或涉外的公文。的公文。命令词命令词 表示命令或告诫语气，用以增强公文表示命令或告诫语气，用以增强公文的严肃性与权威性的严肃性与权威性 表示命令语气的语词有：表示命令语气的语词有：着着（zhuo2）、着令、特命、责成、令）、着令、特命、责成、令其、着即其、着即 表示告诫语气的词语有：切切、毋违、表示告诫语气的词语有：切切、毋违、切实执行、不得有误、严格办理切实执行、不得有误、严格办理目的词目的词 直接交待行文目的直接交待行文目的 用于上行文、平行文的目的词，还须加上期用于上行文、平行文

47、的目的词，还须加上期请词，如：请词，如：请批复、函复、批示、告知、批请批复、函复、批示、告知、批转、转发转、转发 用于下行文，如：用于下行文，如：查照办理、遵照办理、参查照办理、遵照办理、参照执行照执行 用于知照性的文件，如：用于知照性的文件，如：周知、知照、备案、周知、知照、备案、审阅审阅表态词表态词 针对对方的请示、问函，表示明确意针对对方的请示、问函，表示明确意 如：如：应应、应当、同意、不同意、准予、应当、同意、不同意、准予备案备案 、特此批准、特此批准、请即试行、按照、请即试行、按照执行执行、可行、不可行、迅即办理、可行、不可行、迅即办理 在使用上述词语时应对公文中的下行在使用上述词

48、语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。文和平行文严加区别。结尾词结尾词 表示正文结束表示正文结束 用以结束上文的词语。如：用以结束上文的词语。如：此布、特此报告此布、特此报告/通知通知/批复批复/函复函复/函告、函告、特予公布、此致、谨此、特予公布、此致、谨此、此令、此复此令、此复 再次明确行文的具体目的与要求。再次明确行文的具体目的与要求。如：如：为要、为要、为盼、为盼、是荷、是荷、为荷为荷（承受恩惠）（承受恩惠）表示敬意、谢意、希望。如：表示敬意、谢意、希望。如：敬礼、致以谢意、敬礼、致以谢意、谨致谢忱谨致谢忱运用秘书写作专用词语填空（运用秘书写作专用词语填空（1-10）1.省省局：局：

49、你你 局局字字1983第第073号请示号请示 收悉收悉，经与，经与部研究批复如下：部研究批复如下：2.据据 部领导指示精神，部领导指示精神，3.办法办法 经经 厂务委员会讨论通过，现发厂务委员会讨论通过，现发给你们，望结合本单位具体情况给你们，望结合本单位具体情况 参照参照 执行。执行。4.以上意见，如以上意见，如 无不妥无不妥，请请 批转各部属院校。批转各部属院校。5.为了为了的需要，特的需要，特 颁布颁布 如下指令。如下指令。6.承蒙贵承蒙贵 局大力协助，局大力协助，我校我校工作已基本告一工作已基本告一段落。段落。7.来函来函 已收悉已收悉，关于，关于一事，我部完全同一事，我部完全同意你局

50、意见意你局意见 特此特此 函复函复。8.以大力协作以大力协作 为盼为盼。9.以上所请以上所请 如无不妥如无不妥，以迅即批复为盼。，以迅即批复为盼。10.该该 生生是是我校我校系系专业专业级学员级学员运用秘书写作专用词语填空（运用秘书写作专用词语填空（11-20）11.针对针对 该厂此类错误做法，该厂此类错误做法，责令责令 其有关领导其有关领导 12.获获 悉悉 贵贵 公司成立，谨表公司成立，谨表 贺忱贺忱。13.以上命令以上命令 着即着即 施行，不得施行，不得 有违有违。14.以上通令，应使全体公民以上通令，应使全体公民 知晓知晓，切实，切实 遵照遵照 执行。执行。15.随函附送随函附送资料资