档案知识讲座课件.ppt

1、档案知识讲座一、档案的定义及其基本含义 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。2、档案是保存备查的历史文件。（1）办理完毕的文件才能作为档案 （2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。（3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。3、档案信息的记录方式和载体是多种多样的。4、档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和性质属性。二、档案的作用 档案在社会中的作用是多方面的，对档案作用的认识是多角度的。从档案的作用性质看，可归

2、纳为以下两个方面的作用：1、凭证作用 从档案形成的过程及其结果来看,它是从当时当事直接使用的文件转化而来的,并非在现今使用之际临时编造的,它客观地记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据。2、参考借鉴作用 档案以知识原载体的形式，凝结了生产实践、改革社会、创造科学文化等各种实践活动的状况、创造成果和经验教训，可为人们今后处理社会与自然界的关系，处理社会内部 人与人的关系，与此相联的探索性和准备性活动等各方面提供借鉴。档案对于人们查考既往情况，研究有关事物的发展规律，具有方泛的参考作用。三、档案的种类按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及各种专门档案按档案的制成材料分：纸质档案、非纸质档案按

3、信息表达方式分：文字档案、音像档案按记录方式分：普通档案、电子档案按立档案单位性质分：党政机关档案、企业档案、军队档案、农村档案按时期分：建国前档案、建国后档案目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档案、科技档案、专业档案（会计档案、人事档案、诉讼档案）、声像档案、实物档案、电子档案。四、电子文件与电子档案电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并中在通信网络上传送的文件。电子档案：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子 文件电子档案的特性及问题：1、信息的非人工识读性（设备依赖性）；2、信息存储的高密度性；3、电子文件与载体相

4、分离性（易更改性、电子文件非实体归档的可能性）；4、多种信息媒体的集成性；5、系统依赖性（软件、操作系统、硬件环境）五、档案工作的内容档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务。档案具体业务工作内容：收集、整理、鉴定、检索、保管、统计、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利用工作1、档案的收集工作档案收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。具体而言，即将分散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案，按照国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，有计划地分别集中到各有关档案馆（室）的活动。档案收集的途径：（1）对本单位的收集工作：a、本

5、企业内部形成的文件材料；b、本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报企业的文件材料；c、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；d、本企业投资的全资、控股、参股企业应向企业提交的文件材料e、本企业执行、办理的外业文件材料（2）对外单位的收集工作 a、接收或代管与本单位档案室有关的撤销与合并单位及私人的档案材料；b、收集专项工作及科技项目合作、协作单位形成的相关档案材料；c、接收工作项目设计、施工等单位和设备厂商移交的相关档案材料；d、接收产权转让单位移交的材料。e、征集新闻媒体报道、反映本单位活动的在关资料。（3）对个人的收集工作：a、对项目及技术主要负责人手中存有资料的收集b、对调动、

6、离职、退休人员保存资料的收集1.1什么是归档,归档制度的主要内容是什么？各单位在工作活动中不断产生的文件材料，处理完毕以后，经由文书部门或业务部门整理立卷定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。归档制度的基本内容，一般包括归档范围、归档时间、归档要求和归档手续四个方面。1.2归档范围归档范围。就是哪些文件材料应该归档，哪些文件材料不必归档，根据国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会印发的国有企业文件材料归档办法，归档的企业文件材料是指企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。归档的具体范围参见清办200514号文关于转发国有企业文件材料归档办法的通知中有关规定1.2.1归档

7、过程中应注意的几个问题(1)上级机关下发的文件材料哪此应该归档?a、上级机关召开的需要本单位贯彻执行的会议的主要文件材料；b、上级机关颁发的属于本单位职能活动范围内的并要执行的文件，以及普发的的非本单位职能活动范围但需要执行的规定性文件；c、上级机关领导视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话和有特殊保存价值的录音、录像等材料；d、本单位代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本e、涉及本机关的表彰、批评及人员奖惩、职务会免等上级来文（2）同级机关或非隶属机关的来文哪些应该归档？a、同级机关和非隶属上级机关颁发的非本机关主要职能活动但需要执行的法规性文件；b、有关机关对本地区、本机关工作检查形

8、成的重要文件；c、同级机关和非隶属上级机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件（3）下级单位报送的文件材料哪些应归档?a、下级单位报送的年度以上的工作计划、总结、统计报表、财务预算、决算和重要报告、典型材料等文件；b、直属单位报送的重要的科技文件材料；c、下级机关报送的各项规章制度d、其它有重要查考利用价值的文件材料(4)文件草稿、传真稿、公务电话记录、电子邮件是否应归档？草稿是文件的原始稿件，供修改、讨论与审核使用，文件草稿经过审核修改签发以后，就成为定稿。文件的定稿应与正式印发稿（正稿）一同归档，装订成为一件，排列时正稿在前，定稿在后。经领导签字的传真稿（复印后归档）、机关领导公务活动形成

9、的重要信件、电报、电子邮件及重要事项的电话记录也应归档（5）不应归档的文件a、重份文件。b、一般事务性的无查考、保存价值的文件；c、未成文的草稿及一般性的文件的历次修改稿，但重要文件的历次稿均应归档；d、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件；e、本机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来参考的文件；f、本机关领导兼任其他机关职务形成的文件；g、一般往来信函 1.3归档要求（1）归档的文件材料应为原件、因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料；（2）非纸质文件材料应与其文说明一并归档；外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档；（3）具有永久、长期保存价值的电子文件，必

10、须形成一份纸质文件归档；（4）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。（5）归档的文件材料一般一式一份。本单位制发的文件应归档两份正稿，一份定稿。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。（6）两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件资料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件1.4归档时间(1)管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档.(2)基建项目文件材料在竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档；（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；（4）企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。（

11、5）会计文件在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。（7）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档1.5归档手续各部门的专(兼)职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕后编制移交目录清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。交接双方应认真核对移交清册，移交清册应注明移交份数、是否为原件、资料完整、准确程度。并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考2、档案的整理工作2.1何为档案整理工作档案整理工作的原则和

12、要求是什么?档案整理，就是按照一定的原则和方法，将处于零乱的和需要进一步条理化的档案文件材料，进行基本地分类、组合、排列和编目，组成有机体系的过程。档案整理的原则和要求：（1）按照档案形成规律和特点，保持档案文件材料之间的历史联系。a、保持文件在来源方面的联系；b、保持文件材料内容上的联系；c、保持文件在时间上的联系；d、文件材料形式上的联系。（2）充分利用原基础。（3）便 于保管和利用档案整理流程图待整文件分类、确定保管期限输入系统装订编页号编目文件组合装盒 排架编制卷内目录加盖档章、填写内容填写盒脊编件号、档号打印备考表2.1档案整理工作中的有关问题2.1.1档案的分类(1)档案常用分类有

13、按时间分类、按组织机构分类、按问题分类等方法，公司采用的是保管期限年度问题的复分法（2）分类表公司档案现采用的是水电厂企业档案分类表，共分0-9类，其中0-5类属于文书档案类，6-9类属于科技档案类：0 党群工作 6 水库调度运行1 行政管理 7 科学技术研究2 经营管理 8 基本建设3 生产技术管理 9 设备仪器4 财务审计5 人事劳资分类表示例 水电厂企业档案分类表采用的是一种层累制编号法这种分类方法采用用数字位数来表示类目的级位，一位数字代表一级类，两位代表二级类，依此类推。例：1 行政管理11 行政管理综合12 行政事务120 行政工作计划、总结、通知、规定、办法等 一般而言，组织全宗

14、内档案的分类以一至二级为宜。档案数量较少但需分类时，一般只分一个级次；档案数量较多时，可分两级或三级。2.1.2页号的编制文书档案的页号应编在文件正面的右上角位置，反面的左上角位置编页号。凡是印有文件内容的页都要编一个页号，空白页不编号。一张衬垫纸上贴有多张小型纸质材料的，这张衬纸上的每张小型纸质材料均应编页号。卷内文件页号编完后发现有重号和漏号，页数较少的应重新编页号，页数多时，有重号，如第18页重号，则将18号分为18甲、18乙，在备考表内注明第18页有甲乙两页。发现漏页，如第10页后编成了12页，可将第10页改成1011，并在备考表内注明1011合并成一页。右侧装订的文件，应在正面的左上

15、角，反面的右上角编页号；上侧装订的，编在文件下侧的中间位置。2.1.3文件的录入档案的著录：是指编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录的项目主要有：题名、文号、作者、主题词、形成时间、密级、页数、备注、附件项、保管期限、分类号、档号等题名项的录入题名分为正题名、并列题名、副题名及说明题名文字（1）正题名的著录：正题名照原文著录，题名中的各种符号亦不应遗漏。单份文件无题名的依据其内容拟写题名，并加“”号。单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“”号。（2）并列题名：并列题名是以第二种语言文字（如外文）书写的与正题名对照并列的题名，必

16、要时并列题名与正题名一并著录，并列题名前加”=”号。（3）副题名与说明题名文字：副题名是解释或从属于正题名的另一题名。必要时副题名照原文著录，其前加“：”号。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字，必要时对照原文著录，其前加“：”号。责任者的录入文件的责任者，即文件的内容进行创造并负责任的团体或个人。填写应注意以下几个问题：（1）应填写正式署名者和主要责任者，即以谁的名义行文谁就是责任者。有关单位行文印发的领导讲话，填写行文印发的单位，未正式行文印发的领导讲话，填写“讲话者”本人；（2）单位责任者应填写单位全称，若全称太长则应填写不会误解的通用简称。（3）责任者较多时，可

17、只填写主要责任者，其余用“等”字代替。（4）文件示署责任者或责任者有误时，应考证后填与，并加 ，证据不足时，在其后加“？”。如清江公司？文件日期、备注及附件的填写文件日期即文件的形成日期，也就是落款日期。文件没有日期的要考证清楚后填 入此项。一般公文填发文时间；会议决定或法规文件；填通过或批准、公布日期；合同、协义等填签署时间；报表、计划、规划等可填编制时间。备注，留待对卷内文件变化时作说明之用，有变化情况就如实填写，无变化情况空着不填。文件后附有附件的，应填写清楚所有附件的题名2.1.3文件的装订归档文件应按件装订。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为

18、一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。2.1.4文件的排列与编号文件的排列按保管期限年度问题发文时间的顺序排列。每份文件按照排列顺序依次编件号，一般一个年度为一个流水号。文件档号以档案代号+保管期限+年度+件号组成：例：深圳发展公司2005年第10件档案，其档号为05-C2005-102.1.5档章及盒脊的填写盒脊式样：印章式样：长：55mm宽：25mm全 宗 号年 度盒 号机构或问题保管期限件 号全宗号年度保管期限机构（问题）起止

19、件号室馆盒号2.1.6盒内目录式样档案编号文号责任者题名日期页数备注2.1.7备考表式样备考表置于盒 内文件之后，填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。盒内文件情况说明 整理人：检查 人：年 月 日3、档案的鉴定档案鉴定，即对档案价值的鉴别、判定工作。它是按照有关档案鉴定规定、标准和要求，鉴定档案材料的使用价值，确定其保管期限与存毁的工作。鉴定的结果，则是决定档案是否保存以及如何保存。如何鉴定档案的价值？（1）从内容上分析 （5）从典型性上分析 （2）从技术上分析 （6）从作者因素上分析 （3）从功能上分析 （7）从文件名称上分析 （4）从时间上分析 （8）从外形上分析 上述八个方面

20、的因素是相辅相成的，在鉴定中要综合看待，辩证分析，力求全面、准确、恰当。3.1档案的保管期限及保管期限表档案的保管期限分为永久（Y）、长期（C）和短期（D）三种，保存50年以上的为永久；1650年的为长期；15年以下的为短期。档案保管期限表，是以表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。它是进行档案保存价值的鉴定工作，确定档案保管期限的依据和标准。公司文书档案鉴定工作具体参见清办200267号关于清江公司文件4、档案的检索档案的检索：是指编制检索工具、建立检索体系以及按一定的检索方法检出档案材料的全过程。利用计算机进行档案检索的途径，常用的有以下几种：（1）按题名检

21、索（2）按文号检索（3）按责任者检索（4）按分类号检索（5 按时间检索日常检索过程中，通常将几种条件按逻辑关系组合在一起进行检索。5、档案的保管档案保管工作的基本任务有两条：一是维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；二是保护档案实体的理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的“自然寿命”。档案保管工作中的八防：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗不适宜的温、湿度对档案材料的损害：（1）加纸张老化（温），使纸张纤维素水解，降低纸张强度（湿）；（2）使耐热性较差的字迹发生油渗扩散；（3）有利于档案有害生物的生长和繁殖；（4）会加速

22、有害化学杂质对档案制成材料的破坏作用。5.1档案保管中温、湿度控制（1）各类档案保管适宜的温湿度范围为：库房种类温度范围湿度范围纸质档案1424 24560%5%录音磁带1522 4060%黑白胶片1022 5565%彩色胶片1317 5565%机读档案15 5 60%5%5.2光对档案的危害及防光措施光对档案的危害：（1）档案载体材料 的光老化（2）档案记录材料的光退变和失真（磁记录档案）。（3）光对纸质档案、字迹或线条材料色素的退变也有重要的影响。防光措施：档案库房的照度以30lx50lx，在各种光源中，以白炽灯为宜，白炽灯与档案的距离不小于50cm。灰尘对档案的危害：（1）灰尘沉降在档案

23、上，形成的污垢能影响表面清洁度和粘结档案，并能毁坏胶片感光层或磁层。当它们沉积在档案上而又长期不翻动时，能造成纸质档案的粘结，形成“档案砖”（2）大气尘对档案制成材料具有腐蚀作用；（3）粉尘是传播真菌的媒介；（4）污染档案，影响字迹的清晰度。措施：合理通风，保持档案库房的清洁卫生、密闭与除尘。5、3怎样选购档案柜（1）应根据库房面积、高度、温湿度控制、地面荷载等情况先购档案柜（架），要考虑到有利于档案的保护和提供利用，有利于合理利用库房空间。（2）档案柜所选用的材料和加工方法都不应该损害档案制成材料。（3）所选 购的档案柜要经久耐用、美观大方，财时符合节约原则，尽量做到整齐划一，便于管理。5、

24、4档案库房应配置哪些温湿度测量及调控设备？档案库房就配置温度计和湿度计，还应配置去湿机，排风扇和空调机等调控设备。档案库房内应根据温、湿度情况，确定库房是否通风或开启控制温湿度的设备。6、什么是档案的统计工作？档案统计工作的内容和任务是什么？档案统计工作，是用表册、数字的形式对档案和档案工作诸现象的数量进行登记、整理、分析和研究，进而提示其发展过程、现状及其一般规律的一项档案业务工作。档案统计的内容可概括为档案的基本统计和综合统计两部分。具体有档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用情况的登记和档案机构、人员、档案专业教育等情况的基本统计及其他专门统计。7、档案的利用工作档案的利用工作，就是档

25、案工作者将本室及其它单位所收藏的静态的档案信息，通过多种渠道与方式，开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，满足用户需要的一项业务工作。档案提供利用的方式主要有哪些？（1）提供利用档案原件。（2）提供利用档案复制件。（3）根据档案内容，通过制发档案证明、编写参考材料、文件汇编等多种形式提供利用。7.1档案利用中应注意的问题(1)外借档案要有严格制度,必须履行一定的批准手续；(2)外借档案的时间不宜过长,以免遗失、泄密；(3)外借档案的数量应予以控制，一次借出馆、室外的档案数量不宜过多；（4）应履行严格的签收手续，借出时应认真清点，归还时要进行认真细致的检查，并在借阅登记簿上注销（5）借阅者要对档案的保密和安全负责，不得污损、抽换、涂改、撕拆档案。归还时，如发现有损坏档案的问题，应立即向有关领导汇报，以便妥善处理。（6）做好档案利用的登记工作，登记清楚利用目的，利用件资次，利用者。8、档案的编研工作档案编研工作，是以馆（室）藏档案材料为主要物质对象，以主动提供或报道档案信息内容，满足利用者需要为主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集，筛选、加工整理、科学编排，使之转化为不同形式的档案编研成果的一种专业性工作。