内部会计控制规范-购货与付款课件.ppt

1、内部会计控制规范内部会计控制规范采购与付款一、购货与付款循环中的主要业务活动一、购货与付款循环中的主要业务活动 在一个企业，如可能的话，应将各项职能活动指派给不同的部门或职员来完成。这样，每个部门或职员都可以独立检查一遍其他部门和职员工作的正确性。下面以采购商品为例，分别是阐述购货与付款循环中的主要经济活动及其适当的控制程序和相关的认定。（一）请购商品和劳务（一）请购商品和劳务 仓库负责对需要购买的已列入存货清单的项目填写请购单，其他部门也可以对所需要购买的未列入存货清单的项目编制请制单。但对资本支出和租赁合同，企业政策则通常要求作特别授权，只允许指定人员提出请购。请购单可由手工或计算机编制。

2、由于企业内不少部门都可以填列请购单，不便事先编号。为加强控制，每张请购单必须经过对这类支出负预算责任的主管人员签字批准。（二）编制订购单（二）编制订购单采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单，采购部门应确定最佳的供应来源。（三）验收商品（三）验收商品 有效的订购单代表企业已授权验收部门按受供应商发运来的商品。验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。（四）储存已验收的商品存货（四）储存已验收的商品存货 将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓储区应相对独立，

3、限制无关人员接近。（五）编制付款凭单（五）编制付款凭单 记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。（六）确认与记录负债（六）确认与记录负债 正确确认已验收货物和已接受劳务的债务，要求准确、迅速地记录负债。该记录对企业会计报表反映和企业实际现金支出有重大影响。因此，必须特别注意，按正确的数额记载企业确实已发生的购货和接受劳务事项。（七）付款（七）付款 通常是由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。（八）记录现金、银行存款支出（八）记录现金、银行存款支出二、主要凭证和会计记录二、主要凭证和会计记录 购货与付款业务通常要经过请购订货验收付款这样的程序，处理购货与付款业务通常也需要使用很多凭证

4、和会计记录。典型的购货与付款循环所涉及的主要凭据和会计记录有以下几种：（一）请购单（一）请购单 请购单是由商品制造、资产使用等部门的有关人员填写，送交采购部门，申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。（二）订购单（二）订购单 订购单是由采购部门填写，向另一企业购买订购单上所指定商品、劳务或其他资产的书面凭证。（三）验收单（三）验收单 验收单是收到商品、资产时所编制的凭证，列示从供应商处收到的商品、资产的种类和数量等内容。（四）卖方发票（四）卖方发票 卖方发票是供应商开具的，交给买方以载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证。（五）付款凭单（五）付款凭单付款凭单是采购方企业的

5、应付凭单部门编制的，载明已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。付款凭单是企业内部记录和支付负债的授权证明文件。（六）转账凭证（六）转账凭证 转账凭证是指记录转账业务的记账凭证，它是根据有关转账业务（即不涉及现金、银行存款收付的各项业务）的原始凭证编制的。（七）付款凭证（七）付款凭证付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证，是指用来记录现金和银行存款支出业务的记账凭证。（八）应付账款明细账（八）应付账款明细账 （九）现金日记账和银行存款日记账（九）现金日记账和银行存款日记账（十）卖方对账单（十）卖方对账单 卖方对账单是由供货方按月编制的，标明期初余额、本期购买、本期支付

6、给卖方的款项和期末余额的凭证。卖方对账单是供货方对有关业务的陈述，如果不考虑买卖双方在收发货物上可能存在的时间差等因素，其期末余额通常应与采购方相应的应付账款期末余额一致。三、购货与付款循环的性质三、购货与付款循环的性质 购货与付款循环包括为经营而获取商品和劳务所必须的决策和处理程序。这一循环一般由需要商品和劳务的被授权人员填制请购单开始，到为所获货物付款结束。下面我们以某一家生产有形产品并出售给第三者的小型制造企业为例，但其原理也同样适用于服务企业、政府单位或其他类型的组织。典型制造企业购货和付款循环的职能和典型制造企业购货和付款循环的职能和凭证的流程图如下：凭证的流程图如下：处理订单 收货

7、 确认负债 记录现金支出 根据请购单编制订单收商品及装箱单核对订单和验收报告收到卖方发票送卖方送卖方现金支出日记账支票订单装箱单卖方发票验收报告采购日记账应付账款试算表采购业务文件现金支出业务文件应付账款主文件登记采购业务文件检查凭证、调整退货与折让，登记现金支出业务文件验收货物编制验收报告登记应付账款主文件四、购货和付款循环流程图四、购货和付款循环流程图 下图是会计信息在购货与付款循环中各账户间的流动情况：现 金 预付账款 物资采购 进货退回及折让 固定资产 进货折扣 应付账款 五、购货交易内部控制调查表五、购货交易内部控制调查表被审计单位名称：注册会计师：审计日期：完成日期：复核人：续：续

8、：循环：购货与付款 交易类别：购货问 题 回答 备注是 否 不适用 一、二、请购商品或劳务1是否已建立请购的授权批准程序2每笔采购业务是否都必须具有经过批准的请购单订购商品或劳务1每笔采购业务是否都必须具有经过批准的请购单2是否使用预先编号的订购单续：续：循环：购货与付款 交易类别：购货问 题 回答 备注是 否 不适用 验收商品1验收部门接收货物之前是否必须取得订购单2是否清点、检查货物，并与订购单相核对3验收单是否预先编号，并附有验收人员的签字4验收部门将商品送交仓库时，是否取得对方签章的收据5送交验收部门的订购单副联是否已涂掉采购数量等栏目 续：续：循环：购货与付款 交易类别：购货问 题

9、回答 备注是 否 不适用 存储已验收的商品1商品是否存放在安全的地点，并仅限经过批准的人接近2是否设有保安人员守卫仓库存货记录负债1是否对有关记账凭证的分录进行独立检查，以确定账户分类的适当性和入账的及时性2是否核对购货发票与相关的订购验收单等，审核其内容是否一致 六、初步评价采购交易的内部控制六、初步评价采购交易的内部控制 职能可能发生的错、漏报必要的控制措施符合性测试订 购 商 品或劳务采购未经许可各订凤购单须附有经过批准的请购单检查订购单有无请购单为证验收商品1验收单中的商品与所订购的商品不符1每批运送的商品都必须有订购单1检查验收单是否附有订购单2收到商品的项目、数量或质量可能不正确2

10、验收人员清点、检查所收到的商品，并将其与订购单核对2观察验收人员验收七、业务环节控制七、业务环节控制 （一）（一）岗位分工控制岗位分工控制 1单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制、明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离，制约和监督。采购与付款业务不相容岗位至少包括：（1）请购与审批；（2）询价与确定供应商；（3）采购合同的订立与审计；（4）采购与验收；（5）采购、验收与相关会计记录；（6）付款审批与付款执行。单位不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。2单位应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道

11、德。单位应当根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。（二）授权批准控制 1单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。续：续：2审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。3单位对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，

12、防止出现决策失误而造成严重损失。4严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。5单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单（或采购合同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。（三）请购与审批控制（三）请购与审批控制1单位应当建立采购申请制度，依据购置物品或劳务等类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。2单位应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应严格按照预算执行进度办理请购

13、手续；对于超预算和预算外采购项目，具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。3单位应当建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购申请进行审批。（四）（四）采购与验收控制采购与验收控制 1单位应当建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等作出明确规定，确保采购过程的透明化。2单位应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。单位应当制定例外紧急需求的特殊采购处理程

14、序。3单位应当充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况，采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也应由经授权的部门事先对价格等有关内容进行审查。4单位应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应查明原因，及时处理。（五）付款控制（五）付款控制 1单位应当按照现金管理暂行条例、支付结算办法和内部会计控制规范货币资金（试行）等规定办理采购付款业务

15、。2单位财会部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。3单位应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。4单位应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。5单位应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，及时收回退货货款。6单位应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。八、八、监督检查监督检查 1单位应当建立对采购与付款内

16、部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。单位监督检查机构或人员应通过实施符合性测试和实质性测试检查采购与付款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。2采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：（1）采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。（2）采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。（3）应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。（4）有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。3对监督检查过程中发现的采购与付款内容控制中的薄弱环节，单位应当采取措施，及时加以纠正和完美。