内部会计控制规范-购货与付款课件.ppt
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- 关 键 词:
- 内部会计 控制 规范 购货 付款 课件
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1、内部会计控制规范内部会计控制规范采购与付款一、购货与付款循环中的主要业务活动一、购货与付款循环中的主要业务活动 在一个企业,如可能的话,应将各项职能活动指派给不同的部门或职员来完成。这样,每个部门或职员都可以独立检查一遍其他部门和职员工作的正确性。下面以采购商品为例,分别是阐述购货与付款循环中的主要经济活动及其适当的控制程序和相关的认定。(一)请购商品和劳务(一)请购商品和劳务 仓库负责对需要购买的已列入存货清单的项目填写请购单,其他部门也可以对所需要购买的未列入存货清单的项目编制请制单。但对资本支出和租赁合同,企业政策则通常要求作特别授权,只允许指定人员提出请购。请购单可由手工或计算机编制。
2、由于企业内不少部门都可以填列请购单,不便事先编号。为加强控制,每张请购单必须经过对这类支出负预算责任的主管人员签字批准。(二)编制订购单(二)编制订购单采购部门在收到请购单后,只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单,采购部门应确定最佳的供应来源。(三)验收商品(三)验收商品 有效的订购单代表企业已授权验收部门按受供应商发运来的商品。验收后,验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单,作为验收和检验商品的依据。(四)储存已验收的商品存货(四)储存已验收的商品存货 将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离,可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓储区应相对独立,
3、限制无关人员接近。(五)编制付款凭单(五)编制付款凭单 记录采购交易之前,应付凭单部门应编制付款凭单。(六)确认与记录负债(六)确认与记录负债 正确确认已验收货物和已接受劳务的债务,要求准确、迅速地记录负债。该记录对企业会计报表反映和企业实际现金支出有重大影响。因此,必须特别注意,按正确的数额记载企业确实已发生的购货和接受劳务事项。(七)付款(七)付款 通常是由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。(八)记录现金、银行存款支出(八)记录现金、银行存款支出二、主要凭证和会计记录二、主要凭证和会计记录 购货与付款业务通常要经过请购订货验收付款这样的程序,处理购货与付款业务通常也需要使用很多凭证
4、和会计记录。典型的购货与付款循环所涉及的主要凭据和会计记录有以下几种:(一)请购单(一)请购单 请购单是由商品制造、资产使用等部门的有关人员填写,送交采购部门,申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。(二)订购单(二)订购单 订购单是由采购部门填写,向另一企业购买订购单上所指定商品、劳务或其他资产的书面凭证。(三)验收单(三)验收单 验收单是收到商品、资产时所编制的凭证,列示从供应商处收到的商品、资产的种类和数量等内容。(四)卖方发票(四)卖方发票 卖方发票是供应商开具的,交给买方以载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证。(五)付款凭单(五)付款凭单付款凭单是采购方企业的
5、应付凭单部门编制的,载明已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。付款凭单是企业内部记录和支付负债的授权证明文件。(六)转账凭证(六)转账凭证 转账凭证是指记录转账业务的记账凭证,它是根据有关转账业务(即不涉及现金、银行存款收付的各项业务)的原始凭证编制的。(七)付款凭证(七)付款凭证付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证,是指用来记录现金和银行存款支出业务的记账凭证。(八)应付账款明细账(八)应付账款明细账 (九)现金日记账和银行存款日记账(九)现金日记账和银行存款日记账(十)卖方对账单(十)卖方对账单 卖方对账单是由供货方按月编制的,标明期初余额、本期购买、本期支付
6、给卖方的款项和期末余额的凭证。卖方对账单是供货方对有关业务的陈述,如果不考虑买卖双方在收发货物上可能存在的时间差等因素,其期末余额通常应与采购方相应的应付账款期末余额一致。三、购货与付款循环的性质三、购货与付款循环的性质 购货与付款循环包括为经营而获取商品和劳务所必须的决策和处理程序。这一循环一般由需要商品和劳务的被授权人员填制请购单开始,到为所获货物付款结束。下面我们以某一家生产有形产品并出售给第三者的小型制造企业为例,但其原理也同样适用于服务企业、政府单位或其他类型的组织。典型制造企业购货和付款循环的职能和典型制造企业购货和付款循环的职能和凭证的流程图如下:凭证的流程图如下:处理订单 收货
7、 确认负债 记录现金支出 根据请购单编制订单收商品及装箱单核对订单和验收报告收到卖方发票送卖方送卖方现金支出日记账支票订单装箱单卖方发票验收报告采购日记账应付账款试算表采购业务文件现金支出业务文件应付账款主文件登记采购业务文件检查凭证、调整退货与折让,登记现金支出业务文件验收货物编制验收报告登记应付账款主文件四、购货和付款循环流程图四、购货和付款循环流程图 下图是会计信息在购货与付款循环中各账户间的流动情况:现 金 预付账款 物资采购 进货退回及折让 固定资产 进货折扣 应付账款 五、购货交易内部控制调查表五、购货交易内部控制调查表被审计单位名称:注册会计师:审计日期:完成日期:复核人:续:续
8、:循环:购货与付款 交易类别:购货问 题 回答 备注是 否 不适用 一、二、请购商品或劳务1是否已建立请购的授权批准程序2每笔采购业务是否都必须具有经过批准的请购单订购商品或劳务1每笔采购业务是否都必须具有经过批准的请购单2是否使用预先编号的订购单续:续:循环:购货与付款 交易类别:购货问 题 回答 备注是 否 不适用 验收商品1验收部门接收货物之前是否必须取得订购单2是否清点、检查货物,并与订购单相核对3验收单是否预先编号,并附有验收人员的签字4验收部门将商品送交仓库时,是否取得对方签章的收据5送交验收部门的订购单副联是否已涂掉采购数量等栏目 续:续:循环:购货与付款 交易类别:购货问 题
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