会议组织与策划(37张)课件.ppt

1、会议组织与策划问题：n 1、我们平时主要组织哪些会议？n 2、我们组织会议的目的是什么？会议中，谁最重要？主持人主持人发言人发言人参与人参与人组织者组织者目标n 从会议组织者的角度了解会议的基本流程n 明确会议组织中的注意事项和基本原则n 分享以往会议组织中的得与失“为更好的组织会议做好准备！”Contents会议的基本流程1会议组织的注意事项2会议组织的基本原则3突发事件预防与处理4一、会议的基本流程会前会中会后1、会前准备 会前准备工作是会议管理的第一步，对会议做出事先安排与充分准备，是实现会议目的的重要条件。无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。“有备无患！”确认会议的基本信息n

2、What 会议主题n When 会议时间n Where 会议地点n Who 参会人员n Why 会议目标n How-how to do 会议形式 how much 会议预算“5W2H”1、会前准备确认会议的基本信息制定会议计划会场布置提出预防措施 制定会议计划n 会议议程计划：n 主题、主持人、地点、发言人、时间、嘉宾n 会议准备计划：n 事项、要求、负责人、完成时间 提出预防措施n 人n 预防：迟到、缺席n 财n 预防：不足，丢失n 物n 预防：不足、丢失、损坏2、会中执行根据会议计划完成分配的职责；了解会议需求及时提供方便；观察参会者情绪和反馈，弥补不足之处；认真记录会议内容，以备执行；相

3、互协助、配合解决突发事件。会议中可能出现的问题原因具体表现举例时间会议时间过长，没有休息，会议疲劳。地点场地空间小，隔音效果差，导致与会者分心参与者选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的人主持人会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。参会者参与者迟到，不能准时开始，并经常被打断资料资料数据不准确，内容不详细，资料不够用会议主题开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。3、会后总结跟进安排参会者相互交流的场所和机会 了解参会者的意见和建议（内容/组织）及时编辑会议资料整理后下发至相关人员手中（如会议纪要、会议简报）根进

4、会议决议的根进执行结果反省会议组织中的收获与不足-优点？问题？原因？改善？二、会议组织的注意事项5第三方沟通第三方沟通1场地选场地选择择2会议通知会议通知3会场布置会场布置4进程控进程控制制注意事项注意事项6VIP安排安排1、场地选择n 根据5W2H明确会议的场地要求n 城市、区域、会场级别、场地大小、场型、设备、周边环境n 根据场地要求和预算列出备选方案n 场地、联系人、基本信息、价格、优劣势分析、推荐n 了解周边环境n如：客户距离，交通环境，娱乐条件如：客户距离，交通环境，娱乐条件2、会议通知n 通知的基本内容：5W2Hn 表明后勤的关联信息：n 食宿安排、交通、后勤联系人n 与会者需要做

5、哪些准备工作：n 会前再提醒n 准备工作、日程等2、会议通知n 通知的形式：n 邮件n 电话n 短信n Outlookn 通知的常见附件n 会议资料n 日程表、交通图、参与人名单通讯录n 分房信息、航班及接送机安排、周边活动地点联系方式3、会场布置n 场型的确认n 资料的准备和确认n 打印文件、PPT等n 设备的准备和确认n 投影、相机、音频线、麦克、白板、笔n 其他物品的准备和确认n 横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇几种常见的场型A.鱼骨型 B课桌式 CU字形会议的准备和确认XX会议 工作准备单负责人：酒店联系人：时间：地点：一、请确认准备以下教学用品负责人 讲师台1个酒店 白板、白板笔（黑

6、红蓝三色各2）酒店 翻纸板、白板纸40张酒店 无线麦克风2支酒店 投影仪酒店 A4白纸 30 张酒店 资料30套人名 桌牌人名 茶歇酒店 签到表人名会场准备课桌课桌课桌课桌4、第三方沟通n 对象n 酒店n 印刷公司n 培训公司n 航空公司n n 关键点n 明确要求n 准确传达信息n 确认信息到达n 确认做到n 确认对口人n 确认关键时点 充分合作n 酒店能提供哪些免费服务？n 到店的资料发放n 叫醒服务n 资料店内的搬运n 桌牌制作？n 场地布置5、进程控制n 纪律：n 设定违规的规则n 时间提醒：n 发言时间、休息时间、返回时间n 午餐确认：n 留位确认、时间确认n 物品随检：n 麦克、纸笔

7、、茶水n 关于参会者反应n 对内容、对环境（如空调冷热）6、VIP安排n 会议要求确认n 鲜花 茶点n 喜好确认n 饮食要求、饮水偏好、是否抽烟、是否午休、航班要求n 日程安排n 车辆接送、晚餐陪同、出行陪同n 房间确认n 是否安静、视野如何、有无异味、设备是否正常三、会议组织的基本原则责任到人责任到人烂笔头烂笔头提前提前复查复查备份备份1、责任到人n 明确分工，专人专岗n 人人负责就是人人都不负责2、“烂笔头”原则“好记性不如烂笔头！”3、提前n 确认时间、人数，留出提前量n 宁可先预定再取消n 提前做好预案关键点：n 资料准备、酒店预定、借款、设备调试、车辆安排4、复查n 自己重复确认n 换人重复确认n 关键点：n 物品准备的重复确认n 关键信息重复确认：时间、地点5、备份n 备不足、备意外n 人n 如：第二个紧急联系人n 财n 留出足够的备用金n 物n 留余量，以备人员增加，物品丢失及损坏四、突发事件预防与处理n 你曾经遇到过哪些突发事件突发事件举例n 主持人迟到n 电脑损坏n 资料缺失n 突发疾病或意外n 停电n 突发事件处理的注意事项n 充分做好会前准备，避免突发意外事件n 如发生意外，首先要做的是：镇定！n 不要抱怨要立即行动n 利用现有资源n 就近寻求支持n 超权限及时请示总结突发事件基本原则注意事项基本流程谢谢大家！